Instrucciones del formulario 1120-POL 2018: guía de presentación paso a paso

La presentación del formulario 1120-POL es esencial para las organizaciones políticas que generan ingresos imponibles. Esta declaración de impuestos sobre la renta garantiza el cumplimiento de Servicio de Impuestos Internos regula y ayuda a las organizaciones a cumplir con sus obligaciones tributarias federales. Comprender el formulario, los plazos y los métodos de presentación puede evitar errores y multas que afectan su situación tributaria.

La declaración de impuestos para organizaciones sin fines de lucro puede parecer compleja cuando las organizaciones se ocupan de ingresos exentos y no exentos. Las contribuciones y los gastos deben controlarse cuidadosamente, y las deducciones se aplican solo a los ingresos imponibles. Las instrucciones del IRS para el año tributario 2018 describen lo que se requiere y seguirlas de cerca ayuda a evitar el rechazo de las declaraciones, las multas innecesarias y los reembolsos retrasados.

Esta guía explica los formularios del IRS, los requisitos de presentación y las instrucciones paso a paso. Incluye la fecha límite, los formatos de presentación aceptados, las ventajas de la presentación electrónica y cómo retransmitir las declaraciones rechazadas. Las organizaciones también aprenderán a administrar la documentación, revisar los cronogramas y garantizar una presentación adecuada. El objetivo es ayudar a las organizaciones a archivar correctamente, evitar problemas y ahorrar tiempo.

Entendiendo el formulario 1120-POL

Formulario 1120-POL, titulada oficialmente «Declaración de impuestos sobre la renta de los Estados Unidos para ciertas organizaciones políticas», se aplica a las entidades que deben declarar los ingresos imponibles fuera de su función exenta. El IRS exige que se informen detalles específicos para cumplir adecuadamente con las normas y calcular con precisión la obligación tributaria.

Quién debe presentar la solicitud

• Organizaciones políticas: Toda organización política con ingresos sujetos a impuestos debe presentar el formulario 1120-POL, incluso si normalmente califica como exenta de impuestos según la sección 527.
  
  
• Entidades sin fines de lucro con ingresos de la sección 527 (f) (1): Una organización sin fines de lucro exenta debe presentar una declaración si genera ingresos imponibles a través de actividades políticas según la sección 527 (f) (1) del IRS.
  
  
• Requisito general: La presentación del formulario 1120-POL garantiza que el IRS pueda verificar los ingresos, gastos y deducciones declarados y, al mismo tiempo, evitar presentaciones duplicadas o declaraciones faltantes.

Definición de los términos clave

• Ingresos imponibles: Los ingresos imponibles son los ingresos brutos de la organización, excluidos los ingresos por funciones exentas, reducidos mediante las deducciones específicas permitidas por las normas del IRS.
  
  
• Ingresos por funciones exentas: Los ingresos por funciones exentas incluyen las contribuciones, las cuotas de membresía y los ingresos de la recaudación de fondos políticos que permanecen segregados para su uso exento y no están sujetos a impuestos.
  
  
• Formulario aprobado: Solo se debe usar el formulario oficial del IRS aprobado para su presentación, ya que otras versiones pueden rechazarse o crear errores de presentación.

Declaración de impuestos sin fines de lucro

Los requisitos de declaración de impuestos para las organizaciones sin fines de lucro varían según cómo se generen los ingresos y cómo se utilicen las contribuciones. Las organizaciones políticas deben separar los ingresos exentos de los montos imponibles y aplicar las deducciones correctamente.

Tipos de organizaciones políticas

• Organizaciones generales: Las organizaciones políticas generales incluyen comités, grupos de campaña y partidos que existen para influir en las elecciones mediante contribuciones y gastos relacionados.
  
  
• Fondos para boletines: Los candidatos o titulares de cargos públicos mantienen estas cuentas exclusivamente para publicar, imprimir y distribuir boletines informativos.
  
  
• Separado y segregado: Estos son fondos especiales mantenidos por organizaciones exentas de impuestos, creados específicamente para apoyar las actividades políticas según las pautas del IRS.

Requisitos de presentación

• Formulario aceptado: Las organizaciones siempre deben presentar la solicitud utilizando la versión del formulario 1120-POL del IRS, ya que es posible que no se acepten otros formatos no oficiales durante el procesamiento.
  
  
• Envío de devoluciones: Las organizaciones deben presentar sus declaraciones antes de la fecha límite establecida por el IRS y seguir las instrucciones oficiales para evitar multas e intereses.
  
  
• Verificación del IRS: El IRS revisa los ingresos y deducciones declarados para verificar la obligación tributaria, lo que reduce los errores y los problemas que pueden encontrar las organizaciones más pequeñas.

Organizaciones políticas e ingresos imponibles

Los ingresos imponibles de las organizaciones políticas se determinan revisando todos los ingresos brutos y restando las deducciones permitidas. El IRS exige cronogramas detallados e información de respaldo para cada monto declarado.

Fuentes de ingresos

• Ingresos por inversiones: Los ingresos por inversiones, como los dividendos, los intereses y los pagos de alquiler, deben declararse en su totalidad y contabilizarse para el total de los ingresos imponibles.
  
  
• Ganancias de capital: Las ganancias de capital por la venta de valores o propiedades deben incluirse en la renta imponible si no se segregan para fines exentos.
  
  
• Otros ingresos: Otros ingresos imponibles incluyen contribuciones, actividades comerciales o ingresos indebidamente segregados que no califican como exentos según las normas del IRS.

Deducciones permitidas

• Gastos directos: Los gastos directos pueden deducirse solo si están directamente relacionados con la producción de ingresos imponibles, no para eximir los gastos políticos.
  
  
• Normas de gastos: Los gastos de campañas, cabildeo u otras funciones exentas no se pueden deducir al calcular los ingresos imponibles de una organización política.
  
  
• Detalles reportados: Cada deducción debe estar respaldada por documentación, cronogramas o anexos para que el IRS pueda verificar su exactitud durante la revisión.

Fecha límite para presentar el formulario 1120-POL

El IRS establece una fecha límite clara para el formulario 1120-POL. Las organizaciones políticas deben presentar la solicitud a tiempo para evitar multas e intereses. La fecha de vencimiento depende de si la entidad sigue un año fiscal o calendario. La presentación tardía puede resultar en una multa mínima, incluso si no se adeuda ningún impuesto.

Plazos de presentación

• Declarantes del año calendario: Las organizaciones políticas que siguen un año calendario deben presentar el formulario 1120-POL antes del 15 de abril del año siguiente sin excepción.
  
  
• Declarantes del año fiscal: Las organizaciones que utilizan un año fiscal deben presentar la declaración antes del día 15 del cuarto mes siguiente al cierre de su año fiscal.
  
  
• Regla de fin de semana: Si la fecha de presentación coincide con un fin de semana o un feriado legal, el IRS acepta automáticamente la declaración el siguiente día hábil.

Presentación paso a paso del formulario 1120-POL

Esta guía paso a paso abarca la preparación, la finalización y el envío. Comienza confirmando los requisitos de presentación, continúa completando las líneas de ingresos y deducciones y termina con el ensamblaje, el pago y la presentación.

Paso 1: Confirme el requisito de presentación

Determine si la organización debe presentar una solicitud en virtud de la sección 527 o 527 (f) (1). Revise las fuentes de ingresos, las contribuciones y los gastos para confirmar que existen ingresos imponibles. Consulta los requisitos e instrucciones del IRS para tu tipo de organización. Si no está seguro, haga preguntas con anticipación y documente las decisiones. Establezca la responsabilidad con respecto a la declaración de impuestos sobre la renta y el cronograma de presentación.

Paso 2: Establecer el año tributario, la fecha de vencimiento y los detalles de la dirección

Confirma si sigues un año calendario o un año fiscal. Identifique la fecha límite, anote las fechas límite de abril para quienes presenten declaraciones en el calendario y considere la posibilidad de solicitar una prórroga con el formulario 7004. Verifique el nombre legal, el EIN y la dirección de la organización. Confirme el centro de procesamiento del IRS correcto si lo envía por correo. Capture el correo electrónico de contacto para las confirmaciones y las preguntas sobre la presentación.

Paso 3: Reunir registros y segregar fondos

Recopile los estados de cuenta bancarios, los registros de inversiones y las declaraciones anteriores: separe los ingresos por funciones exentas de los ingresos imponibles para evitar problemas de asignación posteriores. Reúna registros de contribuciones, facturas y recibos que respalden las deducciones. Realice una breve auditoría interna para verificar las cifras. Abra las cuentas necesarias para los fondos segregados. Garantice la seguridad de los registros y comparta el acceso solo con los usuarios autorizados.

Paso 4: Llene las líneas de ingresos 1 a 8 con precisión

Reporte dividendos, intereses, alquileres, regalías, ganancias de capital y otros ingresos. Incluya los ingresos exentos indebidamente segregados en los totales imponibles. Haga coincidir las cifras reportadas con los estados de cuenta y los cronogramas requeridos. Descargue el formulario actual del IRS y lea cada página de instrucciones. Si los números cambian, actualice las entradas y vuelva a comprobar los totales. Mantén los detalles disponibles para su verificación si los solicitas.

Paso 5: Introduzca las líneas de deducciones 9 a 16 con soporte de asignación

Solicita deducciones solo cuando estén directamente relacionadas con la producción de ingresos imponibles. Distribuya los gastos mixtos entre las actividades exentas y las sujetas a impuestos utilizando métodos consistentes. Conserve las hojas de trabajo para documentar los métodos de asignación. Compare los totales con los documentos fuente. Excluya los gastos de la campaña. Mantenga la documentación para cada tipo de deducción. Asegúrese de que la documentación respalde incluso los pequeños ajustes.

Paso 6: Calcule los impuestos, los créditos y los pagos

Calcule los ingresos imponibles después de la deducción específica y aplique la tasa del 21 por ciento. Revisa los créditos disponibles, como los créditos fiscales extranjeros, y ajusta los totales. Determine los pagos adeudados y planifique cómo pagar a través del EFTPS. Tenga en cuenta las implicaciones del reembolso. Aborda las penalizaciones en caso de retraso. Confirme la precisión antes de la certificación. Registre la fecha en que se finalizaron los cálculos para fines de seguimiento interno.

Paso 7: Reunir los cronogramas, verificar y revisar

Adjunte los anexos requeridos, incluidos el Anexo D, el Formulario 4797 y el Formulario 4562, según corresponda. Coloque los archivos adjuntos en el orden recomendado. Revisa cada figura, página y campo de firma. Utilice el software de la empresa o las herramientas que pueda rellenar el IRS para reducir los errores. Confirme que está utilizando el formulario actual aprobado por el IRS. Asegúrese de que la revisión, las correcciones y la aprobación final estén documentadas.

Paso 8: Enviar electrónicamente o por correo y supervisar el estado

Elija e-file para un acuse de recibo más rápido y menos errores, o envíelo por correo si es necesario. Si se rechaza, corrija el problema y vuelva a transmitir electrónicamente las declaraciones rechazadas. Evite las presentaciones duplicadas. Reenvíe las confirmaciones a las partes interesadas y conserve las confirmaciones en los registros. Actualice el estado hasta que se acepte. Si no puede presentar la solicitud electrónicamente, verifique la dirección postal, incluya todos los archivos adjuntos y controle el tiempo de entrega.

Garantía de devolución de dinero y soporte para la presentación

Algunas compañías ofrecen asistencia para la presentación con una garantía de devolución del dinero. Si bien el IRS no reembolsa las tasas de presentación, los proveedores externos pueden emitir garantías para la presentación electrónica. Las organizaciones deben revisar cuidadosamente los términos antes de confiar en servicios externos.

Consideraciones para las organizaciones

• Políticas de reembolso: Las compañías privadas que ayudan con la presentación de impuestos para organizaciones sin fines de lucro a veces ofrecen una garantía de devolución de dinero si el IRS rechaza la presentación electrónica.
  
  
• Medidas de seguridad: Antes de seleccionar una sociedad registradora, las organizaciones deben verificar que el proveedor utilice sistemas aprobados por el IRS y proteja los detalles de los usuarios durante el proceso.
  
  
• Riesgos potenciales: Confiar en garantías externas puede crear problemas si se rechaza la declaración, ya que la organización sigue siendo responsable de volver a presentarla.

Auditoría y revisión internas

Una auditoría interna es una práctica recomendada para cualquier organización que presente el formulario 1120-POL. Ayuda a identificar errores, verificar los gastos y garantizar el cumplimiento de los requisitos del IRS. Realizar una revisión antes de la presentación reduce el riesgo de multas y demoras en el procesamiento.

Beneficios de una auditoría interna

• Detección de errores: Realizar una revisión interna permite a la organización encontrar errores en los cronogramas, deducciones o cifras antes de que estos errores lleguen al IRS.
  
  
• Verificación de cumplimiento: Las auditorías internas confirman que la declaración incluye toda la información, los archivos adjuntos y los cronogramas requeridos, lo que reduce la probabilidad de que el IRS la rechace.
  
  
• Preparación futura: Las auditorías periódicas permiten a las organizaciones actualizar los procedimientos, fortalecer los registros contables y seguir de manera más efectiva las instrucciones del IRS en los próximos años de presentación.

Retransmitir devoluciones rechazadas

Cuando una declaración se rechaza electrónicamente, las organizaciones deben retransmitir las declaraciones rechazadas con prontitud. El IRS permite volver a presentarla una vez que se corrijan los errores. Este proceso garantiza la aceptación del formulario y reduce el riesgo de multas o intereses.

Problemas comunes de rechazo

• Envío duplicado: Es posible que se rechace una declaración si el mismo formulario se presentó anteriormente, ya que el IRS no procesa las presentaciones electrónicas duplicadas.
  
  
• Cifras incorrectas: El rechazo ocurre con frecuencia cuando los números reportados contienen errores matemáticos o no coinciden con los detalles de los anexos requeridos y los cronogramas de respaldo.
  
  
• Horarios faltantes: El IRS rechaza las declaraciones si los anexos necesarios, como el Anexo D o el Formulario 4797, no se adjuntan o archivan con detalles precisos.

Ventajas de la presentación electrónica para las organizaciones políticas

El IRS alienta a las organizaciones políticas a presentar electrónicamente el formulario 1120-POL. La presentación electrónica proporciona una confirmación más rápida, reduce los errores y acelera el procesamiento de los reembolsos. Las organizaciones que manejan detalles financieros confidenciales suelen considerar que la presentación electrónica es más segura y confiable que la presentación en papel.

Beneficios de la presentación electrónica

• Confirmación rápida: Las organizaciones que presentan la declaración electrónicamente reciben un acuse de recibo electrónico cuando el IRS acepta la declaración, lo que brinda a las organizaciones una confirmación rápida y una mayor seguridad.
  
  
• Reducción de errores: La presentación electrónica detecta automáticamente los problemas comunes antes de la presentación, lo que ayuda a reducir el número de devoluciones rechazadas causadas por errores evitables.
  
  
• Reembolsos más rápidos: Los reembolsos se emiten más rápidamente cuando las organizaciones presentan sus declaraciones electrónicamente, ya que el IRS puede procesar las declaraciones sin demoras causadas por la revisión manual.

Reglas del año tributario y del año calendario

Es fundamental saber si se debe presentar la solicitud en un año calendario o en un año fiscal. La mayoría de las organizaciones políticas siguen un año calendario que termina el 31 de diciembre. Sin embargo, las organizaciones pueden elegir un año tributario diferente si lo aprueba el IRS. Los requisitos de presentación varían según el tipo de año seleccionado.

Estructura de presentación anual

• Año natural: Las organizaciones políticas que presenten su declaración utilizando un año calendario deben presentar su declaración antes del 15 de abril del año siguiente sin excepción.
  
  
• Ejercicio fiscal: Las organizaciones que utilizan un año fiscal deben presentar el formulario 1120-POL antes del día 15 del cuarto mes después de que finalice su año tributario.
  
  
• Aprobación del IRS: Una organización que quiera cambiar su año tributario debe obtener la aprobación del IRS antes de implementar una estructura diferente.

Cronogramas y anexos requeridos

Es posible que las organizaciones políticas que presenten el formulario 1120-POL deban incluir formularios y anexos adicionales del IRS. Estos archivos adjuntos proporcionan detalles justificativos de los ingresos imponibles, las deducciones y los créditos. Adjuntar correctamente los cronogramas requeridos garantiza la precisión del procesamiento y reduce la posibilidad de rechazo o demoras.

Adjuntos comunes

• Programa D: Las organizaciones adjuntan el Anexo D cuando declaran las ganancias o pérdidas de capital, proporcionan detalles de las transacciones y se aseguran de que las cifras coincidan con los ingresos imponibles declarados.
  
  
• Formulario 4797: Este formulario es obligatorio si la organización informa sobre las ganancias o pérdidas por la venta de propiedades comerciales, como equipos de oficina o edificios.
  
  
• Formulario 4562: Adjunte este formulario si solicita deducciones por depreciación, incluida información sobre el tipo de propiedad, la base del costo y el método de cálculo.

Documentación de respaldo

• Otras deducciones: Las declaraciones de respaldo deben enumerar todas las deducciones declaradas, incluidos los gastos directos, para que el IRS pueda verificar la precisión y la categorización adecuada.
  
  
• Otros ingresos: Se requieren explicaciones detalladas para los montos listados en otros ingresos, lo que garantiza la transparencia y el cumplimiento de los requisitos de presentación del IRS.
  
  
• Gastos exentos: Las organizaciones de la Sección 501 (c) deben adjuntar declaraciones que expliquen los gastos de las funciones exentas para documentar las asignaciones y preservar el cumplimiento.

Errores y penalizaciones comunes

Los errores en el formulario 1120-POL pueden ocasionar multas, envíos rechazados o reembolsos retrasados. Revisar las instrucciones del IRS, verificar las cifras y confirmar los archivos adjuntos puede ayudar a las organizaciones políticas a evitar estos problemas. Con frecuencia se aplican multas por no presentar la declaración a tiempo, declarar menos ingresos imponibles o cometer errores en los pagos.

Errores comunes

• Errores matemáticos: Las cifras incorrectas sobre los ingresos o las deducciones suelen provocar el rechazo, lo que requiere que el declarante vuelva a transmitir electrónicamente las declaraciones rechazadas después de su corrección.
  
  
• Deducciones indebidas: No se permite reclamar como deducibles los gastos de la campaña o los costos exentos, lo que generará multas o una revisión del IRS.
  
  
• Presentación tardía: El incumplimiento de la fecha límite sin una prórroga conlleva multas, incluida una multa mínima que se aplica incluso si no se adeudan impuestos.

Tipos de penalización

• Sanción por presentación tardía: El IRS cobra multas por la presentación tardía, según el tiempo transcurrido después de la fecha de vencimiento requerida.
  
  
• Multa por pago atrasado: Las organizaciones que no paguen la totalidad de su responsabilidad a tiempo deberán pagar multas, más intereses, hasta que se pague el saldo.
  
  
• Penalización por precisión: El IRS aplica multas si una organización no declara sustancialmente sus ingresos imponibles o no proporciona detalles precisos del cronograma.

Cero actividad y años de inactividad

Es posible que algunas organizaciones políticas tengan años sin ingresos sujetos a impuestos. Si bien es posible que la presentación no sea obligatoria, el IRS recomienda que las organizaciones presenten sus declaraciones de todos modos. La presentación de una declaración sin actividad inicia el período de prescripción, documenta el cumplimiento y ayuda a evitar futuras disputas durante una auditoría o revisión interna.

Cuándo archivar es útil

• Protección legal: La presentación crea un registro que da inicio al período de prescripción de tres años para que el IRS examine la declaración de la organización.
  
  
• Transparencia: Una presentación de un año de inactividad muestra al IRS que la organización sigue cumpliendo con las normas, incluso si ese año no se obtuvo ningún ingreso imponible.
  
  
• Mantenimiento de registros: Las declaraciones sin actividad ayudan a mantener la coherencia en los registros tributarios históricos de la organización y simplifican la presentación de informes futuros cuando se reanuden las actividades.

Consejos para quienes declaran por primera vez

Presentar el formulario 1120-POL por primera vez puede ser difícil, pero seguir las instrucciones del IRS paso a paso ayuda a las organizaciones a cumplir con las normas. La creación de sistemas internos eficaces, la segregación de fondos y el mantenimiento de registros precisos facilitan la presentación de solicitudes y ayudan a prevenir errores, rechazos o sanciones.

Consejos prácticos

• Configuración previa a la presentación: Para prepararse para la presentación y los pagos electrónicos, obtenga un número de identificación del empleador, configure sistemas de contabilidad e inscríbase en el EFTPS.
  
  
• Cuentas segregadas: Para simplificar el mantenimiento de registros y los cálculos de las deducciones, mantenga cuentas bancarias separadas para las contribuciones exentas y los ingresos de inversiones sujetos a impuestos.
  
  
• Retención de registros: Guarde la documentación de respaldo, incluidos los recibos, los estados de cuenta bancarios y las actas de la junta, durante al menos tres años para verificar los detalles en caso de ser cuestionado.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo vence el formulario 1120-POL en el año tributario 2018?

Para los contribuyentes del año calendario, la fecha límite era el 15 de abril de 2019. Para los declarantes del año fiscal, la fecha límite era el decimoquinto día del cuarto mes siguiente al final del año. El siguiente día hábil se convertía en la fecha límite si la fecha caía en fin de semana o feriado. Las prórrogas de presentación eran posibles, pero la solicitud no ampliaba los plazos de pago.

¿Las organizaciones políticas deben presentar electrónicamente su formulario 1120-POL?

Las organizaciones políticas no están obligadas a presentar la solicitud electrónicamente, pero el IRS lo recomienda encarecidamente. La presentación electrónica reduce los errores, acelera el procesamiento de los reembolsos y proporciona una confirmación más rápida de la aceptación. La presentación en papel sigue siendo aceptable, pero la presentación electrónica ofrece una seguridad y una eficiencia de las que se benefician las organizaciones políticas, especialmente cuando manejan detalles financieros confidenciales o cuando se retransmiten las declaraciones rechazadas después de las correcciones.

¿Las contribuciones y los gastos exentos son ingresos imponibles?

Las contribuciones, las cuotas de membresía y los gastos exentos segregados para fines políticos no son ingresos imponibles si se registran correctamente. Sin embargo, si los ingresos por funciones exentas no se segregan, pasan a estar sujetos a impuestos y deben declararse. Las organizaciones políticas deben garantizar el cumplimiento separando estos fondos en las cuentas bancarias y proporcionando los detalles de respaldo en los anexos adjuntos a la declaración de impuestos sobre la renta.

¿Qué sucede si mi organización no presenta la solicitud a tiempo?

Se pueden aplicar sanciones si una organización política no presenta el formulario 1120-POL a tiempo. El IRS impone una multa por presentación tardía, una multa por pago atrasado e intereses sobre los saldos impagos. Se aplica una multa mínima si la declaración se retrasa sesenta días, independientemente de si se adeuda o no el impuesto. La presentación de prórrogas ayuda, pero no prolonga los plazos de pago.

¿Puede una organización retransmitir electrónicamente las declaraciones rechazadas?

Si el IRS rechaza una declaración, debe corregirse y retransmitirse electrónicamente. Los motivos más comunes de rechazo incluyen la falta de cronogramas, las cifras incorrectas o las presentaciones duplicadas. Las organizaciones deben revisar cuidadosamente los mensajes de error del IRS, actualizar el formulario y volver a enviarlo a través de los sistemas de archivos. Este proceso garantiza que el formulario se acepte sin más penalizaciones ni demoras.

¿Cuáles son los beneficios de una auditoría interna antes de presentarla?

Una auditoría interna ayuda a identificar errores, verificar las deducciones y confirmar el cumplimiento de las instrucciones del IRS antes de presentarlas. Las organizaciones que realizan auditorías internas reducen el riesgo de sanciones, devoluciones rechazadas y problemas de cumplimiento. Las auditorías también preparan a la organización para los próximos años tributarios al actualizar los procesos, fortalecer los sistemas de contabilidad y garantizar que los detalles financieros se informen con precisión en los formularios del IRS.