Para qué sirve el formulario 1099-NEC (2021)
Formulario 1099-NEC (2021) del IRS lo utilizan las empresas para informar los pagos realizados a contratistas independientes y otras personas que trabajan por cuenta propia. Reporta específicamente la compensación de personas que no son empleados, que incluye las tarifas por los servicios prestados por personas que no son empleados. El IRS restableció este formulario en 2020 para separar estos pagos del formulario 1099-MISC, simplificando así la declaración y verificación de los ingresos a efectos del impuesto federal sobre la renta.
Una empresa debe presentar el formulario 1099-NEC si paga 600 dólares o más durante el año calendario a un contratista, consultor u otro proveedor de servicios. Esto incluye a individuos, sociedades y ciertas corporaciones, como bufetes de abogados. Estos pagos se consideran ingresos imponibles para el destinatario y deben declararse con precisión para evitar multas y garantizar la presentación adecuada de los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, el Seguro Social y el Medicare.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra completa Formulario 1065-X: Declaración modificada o solicitud de ajuste administrativo (AAR): una guía completa para 2021.
Cuándo utilizaría el formulario 1099-NEC
Las empresas utilizan el formulario 1099-NEC para informar los pagos realizados a contratistas independientes y personas que trabajan por cuenta propia por los servicios prestados durante el año calendario. Si una empresa paga 600 dólares o más en compensación a personas que no son empleados, debe presentar el formulario 1099-NEC ante el IRS. El pagador también debe presentar una copia en papel o una versión electrónica al contratista antes de la fecha límite, generalmente el 31 de enero del año tributario siguiente. La presentación de la declaración a tiempo y en el formato adecuado ayuda a evitar multas y garantiza una declaración precisa de los ingresos imponibles.
Si se producen errores o el formulario se presenta con retraso, las empresas deben corregirlo y presentarlo electrónicamente utilizando el Sistema de admisión de devoluciones de información del IRS o la plataforma FIRE. Presentar una declaración corregida ayuda a mantener el cumplimiento y evita posibles problemas de responsabilidad tributaria relacionados con los pagos declarados y las compensaciones pagadas.
Reglas o detalles clave para 2021
Para el año tributario 2021, las empresas deben presentar el formulario 1099-NEC para declarar una compensación de 600 dólares o más que no sea un empleado pagada a contratistas independientes, sociedades o sucesiones. Por lo general, se excluyen los pagos a empresas, excepto los realizados a abogados que prestan servicios legales. El IRS exige que se informen todas las compensaciones pagadas durante el año calendario por los servicios prestados, garantizando la precisión de los números de identificación del contribuyente y de los montos totales declarados.
Los pagos como el alquiler pagado, los pagos personales u otras compensaciones no relacionadas con las actividades comerciales no deben declararse en el formulario 1099-NEC. Las empresas pueden presentar la solicitud electrónicamente a través de la plataforma FIRE (Sistema de admisión de devoluciones informativas) para cumplir con la fecha límite del 31 de enero. La presentación en el formato adecuado y el mantenimiento de registros completos ayudan a reducir las multas, verificar los ingresos y garantizar el cumplimiento de los requisitos del impuesto federal sobre la renta y del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.
Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía para Formularios de declaraciones e informes informativos.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir información
Reúna el formulario W-9 de cada contratista para obtener el número de identificación del contribuyente y el nombre legal correcto. Registre todos los pagos realizados por los servicios durante el año calendario, incluidas las fechas y la compensación total pagada.
Paso 2: Determine quién necesita los formularios
Revise los registros de pagos para encontrar contratistas, asociaciones o patrimonios que hayan recibido 600 dólares o más en compensación para personas ajenas a sus empleados. Excluya a las empresas, a menos que la empresa pague a un abogado o a un bufete de abogados por los servicios legales.
Paso 3: Complete el formulario
Ingresa los detalles del pagador y el destinatario, incluidos el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal. Indique la compensación a personas que no son empleados y cualquier impuesto federal sobre la renta retenido y asegúrese de que toda la información siga el formato correcto del IRS.
Paso 4: Presente ante el IRS
Presente el formulario 1099-NEC electrónicamente a través del sistema de admisión FIRE o IRIS del IRS, o envíe una copia impresa con el formulario 1096. Asegúrese de presentarlo antes de la fecha límite del 31 de enero o el siguiente día hábil si la fecha límite es un fin de semana.
Paso 5: Entregar copias a los destinatarios
Entregue la copia B a cada contratista antes del 31 de enero. Envíe las copias electrónicamente o por correo para que los destinatarios puedan incluir los ingresos en su declaración de impuestos y declararlos correctamente a los fines del trabajo por cuenta propia y del impuesto federal sobre la renta.
Paso 6: Mantener los registros y gestionar las correcciones
Guarde copias, detalles de pago y registros relacionados durante al menos tres años. Si se produce un error, presente un formulario 1099-NEC corregido en la casilla «CORREGIDO» y vuelva a enviarlo electrónicamente o en papel en el formato correcto.
Errores comunes y cómo evitarlos
La presentación del formulario 1099-NEC requiere precisión y atención a los detalles. Algunos de los errores más comunes incluyen:
- Proporcionar un número de identificación fiscal incorrecto. Verifique siempre la información del contratista mediante el formulario W-9 antes de realizar los pagos.
- Reportar pagos personales o transacciones no comerciales. El formulario 1099-NEC solo debe informar los pagos realizados en el curso de la actividad comercial.
- Uso del formulario 1099-MISC para la compensación de personas que no son empleados. Todos los pagos por servicios prestados por personas que no son empleados deben declararse en el formulario 1099-NEC.
- Seleccionar la casilla VOID en una declaración corregida. En su lugar, elija siempre «CORREGIDO».
- Falta la fecha límite del 31 de enero. Establecer recordatorios en el calendario y mantener registros precisos puede evitar multas por presentación tardía.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de que las empresas presenten el formulario 1099-NEC, el IRS compara la información con la declaración de impuestos del contratista para confirmar que todos los ingresos y deducciones se declaran correctamente. Tanto el pagador como el destinatario deben mantener registros precisos, incluidos los números de identificación del contribuyente y los montos totales pagados, durante al menos tres años. Los contratistas deben declarar sus ingresos en su declaración de impuestos y pagar el impuesto federal sobre la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare. El mantenimiento de registros organizados garantiza que el IRS pueda verificar los salarios, las tarifas y otras compensaciones declaradas durante el año tributario.
Para los empleadores, mantener un comprobante de todas las presentaciones y correspondencia reduce el riesgo de sanciones o copias de seguridad avisos de retención. En el caso de las personas que trabajan por cuenta propia, revisar cada 1099 NEC para declarar los ingresos garantiza el cumplimiento y el cálculo preciso de las deducciones y la obligación tributaria.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si a un contratista se le paga menos de 600 dólares?
Si a un contratista se le paga menos de 600 dólares en un año calendario, la empresa no necesita presentar el formulario 1099-NEC. Sin embargo, aún se deben mantener registros de pago precisos para verificar los ingresos y, si es posible, que el IRS los revise.
¿Las corporaciones reciben el formulario 1099-NEC?
Por lo general, las corporaciones no reciben el formulario 1099-NEC, excepto cuando una empresa paga a un abogado o bufete de abogados por los servicios legales. Estos pagos deben declararse independientemente de la estructura comercial de la empresa.
¿Cómo se puede corregir un error?
Para corregir un error, presente un formulario 1099-NEC corregido utilizando la casilla «CORREGIDO», no la casilla «NULO». Envíelo a través del sistema FIRE o IRIS del IRS y entregue al contratista una copia impresa actualizada.
¿Los pagos realizados a través de PayPal o tarjetas de crédito se denuncian a las autoridades pertinentes?
Los pagos realizados por PayPal u otros procesadores de terceros no se declaran en el formulario 1099-NEC. El procesador informa por separado de estas transacciones en el formulario 1099-K.
¿Qué impuestos se aplican a los ingresos de personas que no son empleados?
Los ingresos no relacionados con los empleados declarados en el formulario 1099-NEC están sujetos al impuesto federal sobre la renta, al impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y a los impuestos de Medicare. Los contratistas declaran estos ingresos y las deducciones relacionadas en su declaración de impuestos.
¿Durante cuánto tiempo deben mantener los registros los pagadores?
Las empresas deben conservar todos los formularios, recibos y registros de identificación del contribuyente presentados durante un mínimo de tres años después de la fecha de presentación. Mantener registros completos contribuye a la precisión de las futuras presentaciones y respuestas a las notificaciones del IRS.
Para obtener más recursos sobre cómo presentar o entender los formularios del IRS del año anterior, visite nuestro Biblioteca de resúmenes y guías de formularios o consulta nuestra guía de asistencia del IRS.