Para qué sirve el formulario 1040-ES (NR)
El formulario 1040-ES (NR) es el paquete de comprobantes de pago que los extranjeros no residentes utilizan para calcular y pagar los impuestos estimados a lo largo del año. A diferencia de los empleados regulares, a quienes se les retienen automáticamente los impuestos de sus cheques de pago, muchos extranjeros no residentes obtienen ingresos que no están sujetos a retenciones, como los ingresos por trabajo por cuenta propia, los ingresos por alquileres, los intereses, los dividendos o las ganancias comerciales. Este formulario le ayuda a calcular la cantidad de impuestos que debe pagar por adelantado y proporciona comprobantes de pago que puede presentar junto con sus pagos trimestrales.
Técnicamente, el formulario en sí no se presenta con su declaración de impuestos anual. Por el contrario, es una hoja de cálculo y un sistema de pago que utilizas durante el año para mantenerte al día con tus obligaciones tributarias. Cuando completa el formulario 1040-ES (NR), calcula su obligación tributaria esperada para el año y la divide en cuotas trimestrales. El IRS diseñó este sistema para recaudar impuestos gradualmente en lugar de hacerlo en una sola suma global al final del año, lo que ayuda tanto a los contribuyentes a administrar el flujo de caja como al gobierno a mantener ingresos estables.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-ES (NR)
Debe usar el formulario 1040-ES (NR) si es un extranjero no residente y espera adeudar al menos 1000 dólares en impuestos después de restar la retención y los créditos reembolsables, y su retención y sus créditos serán inferiores al 90% de su impuesto del año en curso o el 100% del impuesto del año pasado, que sea menor (el 110% si su ingreso bruto ajustado de 2022 superó los 150 000 dólares). Hay una excepción importante: no necesita pagar el impuesto estimado si no tuvo ninguna obligación tributaria durante todo el año tributario de 12 meses de 2022, o si fue ciudadano estadounidense o extranjero residente durante todo el año 2022 sin ninguna obligación tributaria.
Si necesita modificar sus pagos de impuestos estimados después de enviar las cuotas anteriores, volverá a calcular el impuesto total estimado utilizando la hoja de trabajo y ajustará los pagos restantes en consecuencia. Tal vez recibiste un contrato inesperado, vendiste una propiedad o tus ingresos cambiaron considerablemente; estas situaciones requieren un nuevo cálculo. El formulario le indica que vuelva a calcular su impuesto estimado modificado y que distribuya el monto ajustado entre los períodos de pago restantes. Si descubres que pagaste cuotas anteriores de manera insuficiente, es posible que te impongan multas incluso después de hacer las correcciones, por lo que es importante detectar los cambios con prontitud. No puede presentar pagos conjuntos de impuestos estimados si usted o su cónyuge son extranjeros no residentes, a menos que hayan elegido que se les trate como residentes de los EE. UU. a efectos fiscales.
Reglas o detalles clave para 2023
El sistema de impuestos estimados se basa en reglas específicas que los extranjeros no residentes deben seguir. En primer lugar, comprenda que el impuesto estimado cubre los ingresos «" relacionados de manera efectiva "» con una actividad comercial o empresarial estadounidense; esto generalmente incluye los salarios, los ingresos del trabajo por cuenta propia y las ganancias comerciales. Los ingresos que no están relacionados de manera efectiva (como ciertos ingresos por inversiones) generalmente se gravan con una tasa fija del 30% mediante retenciones en lugar de impuestos estimados, aunque los tratados tributarios pueden reducir esta tasa.
Las normas de puerto seguro lo protegen de las sanciones: no se enfrentará a multas si paga al menos el 90% de los impuestos del año en curso o el 100% del impuesto del año pasado (lo que sea menor). Los contribuyentes con ingresos más altos con ingresos brutos ajustados superiores a 150 000$ deben pagar el 110% de los impuestos del año anterior para poder utilizar el puerto seguro. Se aplican reglas especiales a los agricultores y pescadores, que solo tienen que pagar el 66% de sus impuestos del año en curso y tienen diferentes plazos de pago.
Para 2023, el ingreso máximo sujeto al impuesto del Seguro Social es de 160.200 dólares, lo cual es importante si trabaja por cuenta propia y calcula el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Al calcular el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, debes usar el 92,35% de tus ganancias netas y luego calcular tanto la porción del Seguro Social del 12,4% (sobre los ingresos hasta el límite máximo) como la porción de Medicare del 2,9%. También puede deducir la mitad de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al calcular su ingreso bruto ajustado.
Los extranjeros con doble estatus (aquellos que son extranjeros residentes y no residentes durante el mismo año tributario) enfrentan consideraciones especiales. Si está casado con un ciudadano o residente de los EE. UU., puede optar por que se le trate como residente durante todo el año y presentar una declaración conjunta, lo que cambia los formularios que utiliza. El formulario incluye listas detalladas de tasas impositivas para las personas que declaran impuestos solteros, los cónyuges sobrevivientes que reúnen los requisitos, las personas casadas que presentan una declaración por separado y las sucesiones o fideicomisos.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir información del año anterior y del año actual
Comience por recopilar su declaración de impuestos de 2022 y las instrucciones como punto de referencia, junto con sus registros de los ingresos y deducciones esperados para 2023. El paquete incluye una hoja de trabajo completa en la que calculará sus ingresos brutos ajustados para 2023, incluidos todos los ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial en EE. UU. Reste sus deducciones detalladas estimadas (o la deducción estándar si reúne los requisitos, aunque la mayoría de los extranjeros no residentes no pueden reclamarla) y cualquier deducción por ingresos comerciales que cumpla con los requisitos establecidos en la sección 199A.
Paso 2: Calcule su impuesto de 2023
Calcule su impuesto esperado utilizando las tablas de tasas impositivas que se proporcionan en el paquete, que varían según el estado de su declaración. Si va a recibir dividendos o ganancias de capital que reúnan los requisitos, tendrá que consultar la Hoja de trabajo 2-5 de la publicación 505 del IRS para obtener cálculos especiales. Agregue cualquier impuesto mínimo alternativo del formulario 6251 y otros impuestos, como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. Luego, reste los créditos que espera solicitar, como el crédito tributario por hijos o el crédito tributario extranjero.
Paso 3: Aplicar puntos de referencia de puerto seguro y retención
Luego, la hoja de trabajo compara su impuesto total estimado con dos puntos de referencia: el 90% del impuesto esperado del año actual y el 100% (o el 110% para las personas con altos ingresos) del impuesto del año anterior. Deducirás cualquier retención que esperes durante el año. Si el resultado indica que debes hacer pagos estimados, divide este monto entre cuatro para obtener pagos trimestrales iguales, o usa el calendario de pagos alternativo si no tienes el salario sujeto a retención.
Paso 4: Complete los comprobantes de pago
Complete los comprobantes de pago con su nombre, dirección, número de seguro social o número de identificación fiscal individual y el monto del pago de cada trimestre. Haga los cheques a nombre del «" Tesoro de los Estados Unidos "» y escriba «" Formulario 1040-ES (NR) 2023 "» más su número de identificación en el cheque.
Errores comunes y cómo evitarlos
Un error frecuente es confundir los números de los formularios: los extranjeros no residentes deben usar el formulario 1040-ES (NR), no el formulario 1040-ES normal que utilizan los ciudadanos y residentes. El uso de un formulario incorrecto puede provocar demoras en el procesamiento y confusión. Otro error común es no incluir todos los tipos de ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial estadounidense. Si dirige un negocio, recibe ingresos por alquiler de propiedades estadounidenses o trabaja por cuenta propia, debe incluir todos estos factores en su estimación.
Muchos extranjeros no residentes calculan incorrectamente el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al olvidar multiplicar el beneficio neto por el 92,35% antes de aplicar las tasas impositivas. Este detalle aparentemente insignificante afecta significativamente su cálculo y puede conllevar multas por pago insuficiente. Del mismo modo, si te olvidas de deducir la mitad de tu impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al calcular el ingreso bruto ajustado, tendrás que pagar de más.
Los errores de cronometraje son particularmente costosos. Los comprobantes de pago tienen una fecha anterior para determinados trimestres: 18 de abril, 15 de junio, 15 de septiembre y 16 de enero (del año siguiente). El incumplimiento de estos plazos conlleva penalizaciones que se calculan diariamente a partir de la fecha de vencimiento. Algunos contribuyentes creen erróneamente que el IRS les enviará recordatorios, pero no es así. Usted es responsable de hacer un seguimiento de los pagos y realizarlos a tiempo.
Si sus ingresos llegan de manera desigual a lo largo del año, tal vez debido a negocios estacionales o a una gran ganancia de capital al final del año, hacer pagos trimestrales iguales puede generar multas innecesarias. El método de pago en cuotas anualizado te permite ajustar los pagos en función del momento en que realmente recibas los ingresos, pero debes presentar el formulario 2210 junto con el anexo AI junto con tu declaración para utilizar este método.
Por último, no grapes ni adjuntes el pago al comprobante y asegúrate de enviarlo por correo a la dirección correcta: Internal Revenue Service, P.O. Box 1303, Charlotte, NC 28201-1303. Solo el Servicio Postal de los EE. UU. puede realizar envíos a apartados postales, por lo que los transportistas privados no funcionan para los pagos por correo.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de enviar por correo sus pagos de impuestos estimados con cupones o pagar electrónicamente, el IRS acredita su cuenta tributaria correspondiente al año. No recibirá la confirmación de los pagos enviados por correo a menos que utilice el correo certificado con acuse de recibo. Los pagos electrónicos a través de Direct Pay del IRS, EFTPS o proveedores de tarjetas de débito/crédito generan números de confirmación inmediatos que debes guardar.
La tabla Registro de pagos de impuestos estimados del paquete del formulario es esencial para hacer un seguimiento de lo que ha pagado. Registra la fecha, el monto, el número de cheque o el número de confirmación de cada pago y cualquier crédito por sobrepago que solicites del año anterior. Necesitarás estas cifras cuando prepares tu declaración anual del formulario 1040-NR de 2023.
Cuando presente su formulario 1040-NR anual para 2023 (normalmente vence antes del 15 de abril de 2024, con posibles prórrogas), declarará el total de sus pagos de impuestos estimados. El IRS compara estos pagos más cualquier retención con tu obligación tributaria real. Si pagaste en exceso, recibirás un reembolso o podrás aplicar el sobrepago a tu impuesto estimado para 2024. Si pagaste menos, deberás pagar el saldo más posibles multas.
El IRS calcula las multas por pago insuficiente en función de cuánto pagó mal y durante cuánto tiempo. Las multas se aplican por separado al pago insuficiente de cada trimestre y se acumulan diariamente hasta que se paguen. La multa se puede eximir si tuvo una causa razonable (como un hecho fortuito, un desastre o circunstancias inusuales), si se jubiló después de los 62 años o quedó discapacitado durante el año tributario y el pago insuficiente se debió a una causa razonable, o si el pago insuficiente se debió a un hecho fortuito, desastre u otra circunstancia inusual en la que imponerle la multa no fuera equitativo.
Preguntas frecuentes
¿Puedo aumentar mi retención en lugar de hacer pagos de impuestos estimados?
Sí, si recibe un salario, puede presentar un nuevo formulario W-4 a su empleador solicitando una retención adicional. Esta estrategia suele ser más sencilla que hacer pagos estimados trimestrales porque su empleador gestiona la retención automáticamente. El estimador de retención de impuestos en IRS.gov/W4app lo ayuda a determinar el monto de retención correcto. Sin embargo, esto solo funciona si tiene un salario; el trabajo por cuenta propia y otros ingresos no sujetos a retención aún requieren el pago de impuestos estimados.
¿Qué métodos de pago están disponibles además del envío de cheques?
El IRS ofrece varias opciones de pago electrónico que son más rápidas y seguras que el correo. Direct Pay del IRS permite transferencias en línea gratuitas desde su cuenta corriente o de ahorros. Puede pagar a través de su cuenta en línea en IRS.gov/account, que también le permite ver el historial de pagos. El Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) es un sistema gratuito del Tesoro para pagos en línea y por teléfono; es necesario inscribirse. También puede pagar con tarjeta de débito o crédito a través de proveedores de servicios aprobados (se aplican tarifas de conveniencia), usar la aplicación móvil IRS2Go o incluso pagar en efectivo en socios minoristas (un máximo de 1000 dólares por día). El retiro electrónico de fondos está disponible al presentar su declaración electrónicamente.
¿Qué pasa si no tengo un número de seguro social?
Si no reúne los requisitos para obtener un número de seguro social, debe obtener un número de identificación fiscal individual (ITIN) del IRS. Haga su solicitud mediante el formulario W-7, solicitud de número de identificación fiscal individual del IRS. Ingresará su ITIN siempre que el formulario solicite un SSN. Si su ITIN se emitió antes del 1 de enero de 2013 o no se ha utilizado en una declaración de impuestos en los últimos tres años consecutivos, es posible que deba renovarlo. Para sucesiones o fideicomisos, usa en su lugar el número de identificación patronal (EIN).
¿Se aplican reglas diferentes si estoy casado con un ciudadano estadounidense?
Sí, tienes opciones. Si está casado con un ciudadano estadounidense o un extranjero residente al final del año tributario, puede optar por que se le trate como residente de los EE. UU. a efectos fiscales y presentar la declaración conjunta en el formulario 1040 en lugar del formulario 1040-NR. Esta elección cambia el formulario de impuestos estimados que debe utilizar: utilizaría el formulario 1040-ES en lugar del 1040-ES (NR). Esta elección tiene importantes implicaciones tributarias, por lo que debe revisar el capítulo 1 de la Publicación 519 de la Guía tributaria de los Estados Unidos para extranjeros antes de tomar una decisión. Una vez que haga esta elección, se aplicará a todos los años futuros, a menos que se revoque.
¿En qué se diferencian los agricultores y pescadores de otros extranjeros no residentes en cuanto al impuesto estimado?
Si al menos dos tercios de sus ingresos brutos para 2022 o 2023 provienen de la agricultura o la pesca, tiene opciones de pago flexibles: pague todos los impuestos estimados antes del 16 de enero de 2024 o presente su formulario 1040-NR de 2023 antes del 1 de marzo de 2024 y pague el impuesto total en ese momento. También está protegido contra las multas si paga al menos el 66% (en lugar del 90%) de sus impuestos del año en curso. Estas reglas especiales reconocen la naturaleza estacional e impredecible de los ingresos agrícolas.
¿Qué pasa si mis ingresos cambian drásticamente durante el año?
Puede modificar su impuesto estimado en cualquier momento recalculando la hoja de trabajo y ajustando los pagos restantes. Si necesita aumentar los pagos debido al aumento de sus ingresos, calcule el nuevo impuesto total estimado y redistribúyalo entre los períodos de pago restantes. El método de pago anualizado de los ingresos, explicado en el capítulo 2 de la Publicación 505, le permite hacer coincidir los pagos con el momento en que realmente recibe ingresos a lo largo del año, lo que resulta especialmente útil si sus ingresos son estacionales o llegan en forma de grandes sumas globales. Este método requiere presentar el formulario 2210 con el Anexo AI junto con la declaración anual.
¿Tendré que pagar multas aunque reciba un reembolso al presentar mi declaración?
Sí, se pueden aplicar multas incluso si el total de sus pagos supera su obligación tributaria final. El sistema de penalización determina si has pagado lo suficiente en cada plazo trimestral, no solo el total de fin de año. Si pagaste menos en los primeros trimestres pero pagaste de más después, es posible que debas pagar multas por esos pagos insuficientes anticipados a pesar de haber recibido un reembolso total. Esto sorprende a muchos contribuyentes, pero está diseñado para fomentar el pago puntual durante todo el año, en lugar de retrasar los pagos.
Esta guía se basa en el formulario 1040-ES (NR) de 2023 y en las instrucciones disponibles en IRS.gov. Para obtener la información más actualizada y cualquier actualización promulgada después de la publicación, visite IRS.gov/form1040esnr.