Para qué sirve el formulario 1040-ES (NR)
El formulario 1040-ES (NR) es el paquete que utilizan los extranjeros no residentes para calcular y pagar los impuestos estimados a lo largo del año sobre los ingresos que no están sujetos a retenciones automáticas. Si es un extranjero no residente que gana ingresos en los Estados Unidos y no tiene impuestos deducidos en la fuente, o si la cantidad retenida no es suficiente para cubrir lo que debe, este formulario le ayuda a mantenerse al día con el IRS al hacer pagos trimestrales.
El impuesto estimado es esencialmente un sistema de pago por uso. En lugar de esperar a presentar su declaración anual para pagar todos sus impuestos de una sola vez, realiza pagos periódicos en función de los ingresos que espera recibir durante el año. Esto se aplica a los ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial estadounidense, así como a ciertos ingresos que no están relacionados de manera efectiva pero que siguen sujetos a impuestos estadounidenses. El formulario incluye hojas de cálculo que le ayudan a calcular sus ingresos brutos ajustados, deducciones, exenciones y obligaciones tributarias para el año, y luego divide esa obligación en pagos a plazos manejables.
La versión de 2013 refleja varias actualizaciones importantes, incluida la restauración de la tasa impositiva máxima del 39,6%, un nuevo impuesto adicional de Medicare del 0,9% para las personas con mayores ingresos, el aumento de los montos de exención personal para ciertos contribuyentes y los cambios en las tasas de ganancias de capital. Los extranjeros no residentes que esperan adeudar al menos 1000 dólares en impuestos después de restar la retención y los créditos reembolsables generalmente deben hacer estos pagos estimados para evitar multas.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-ES (NR) (incluidas las situaciones tardías y modificadas)
Debe usar el formulario 1040-ES (NR) si es un extranjero no residente y espera adeudar al menos $1,000 en impuestos para 2013 después de contabilizar las retenciones y los créditos. Además, sus créditos retenidos y reembolsables deben ser inferiores al 90% de sus impuestos del año en curso o el 100% del impuesto del año anterior, lo que es más pequeño (el 110% si su ingreso bruto ajustado de 2012 superó los 150 000$, o 75 000$ si presenta la declaración por separado). Se aplican umbrales especiales a los agricultores, pescadores y contribuyentes con ingresos más altos.
El calendario de pagos estándar exige cuatro cuotas que vencen el 15 de abril, el 17 de junio, el 16 de septiembre y el 15 de enero del año siguiente. Sin embargo, si no tiene ningún salario sujeto a retenciones en EE. UU., solo podrá hacer tres pagos a partir del 17 de junio. Puedes saltarte por completo el pago de enero si presentas tu declaración anual antes del 31 de enero y pagas el saldo total en ese momento.
Si sus circunstancias cambian durante el año (tal vez sus ingresos aumentan significativamente, recibe una ganancia de capital inesperada o sus deducciones disminuyen), debe modificar sus pagos de impuestos estimados. Para ello, vuelve a calcular tu impuesto total estimado utilizando la hoja de cálculo y ajusta los pagos restantes en consecuencia. El IRS proporciona una guía para este cálculo del «impuesto estimado modificado» en la Publicación 505, capítulo 2. Si descubre que pagó menos en un trimestre anterior, es posible que aumentar sus pagos posteriores no lo proteja completamente de las multas, por lo que es aconsejable hacer los ajustes tan pronto como cambien las circunstancias.
También hay flexibilidad para quienes tienen ingresos desiguales a lo largo del año. Si tienes un negocio de temporada o recibes una gran bonificación de fin de año o una ganancia de capital, puedes usar el método de pago en cuotas anualizado para que tus pagos coincidan más con el momento en que realmente obtuviste los ingresos. Esto puede reducir o eliminar las multas que, de otro modo, podrían aplicarse.
Reglas o detalles clave para 2013
Hay varias reglas importantes que rigen quién debe presentar la solicitud y cuánto pagar. En primer lugar, solo debes hacer pagos estimados si tienes previsto adeudar al menos 1000$ y la retención no cubre al menos el 90% del impuesto del año en curso o el 100% del impuesto del año anterior. En el caso de las personas con ingresos más altos (aquellas con ingresos brutos ajustados de 2012 superiores a 150 000 dólares (75 000 dólares si están casados y presentan una declaración por separado), el umbral del año anterior sube al 110%.
Los agricultores y pescadores disfrutan de un trato especial: si al menos dos tercios de sus ingresos brutos provienen de la agricultura o la pesca, puede pagar la totalidad de su impuesto estimado en un solo pago antes del 15 de enero, o presentar su declaración antes del 3 de marzo y pagarlo todo entonces. Los empleadores domésticos deben incluir los impuestos sobre el empleo doméstico en sus pagos estimados si se les retiene el impuesto federal sobre la renta o si, de lo contrario, tienen que hacer pagos estimados.
Para 2013, varios cambios tributarios importantes afectarán a sus cálculos. Los montos de la exención del impuesto mínimo alternativo (AMT) aumentaron considerablemente: la exención única se elevó a 51.900 dólares y la exención de viudedad que cumplía los requisitos a 80.800 dólares. Las exenciones personales aumentaron a 3.900 dólares por persona, aunque se eliminaron gradualmente para las personas con mayores ingresos. Las deducciones detalladas también tienen limitaciones cuando el ingreso bruto ajustado supera ciertos límites: 250 000 dólares para las personas solteras que presentan una declaración, 300 000 dólares para las viudas que reúnen los requisitos y 150 000 dólares para las personas casadas que presentan una declaración por separado.
El año tributario 2013 introdujo el impuesto adicional a Medicare, un impuesto del 0.9% sobre los salarios de Medicare, la compensación de la Ley del Impuesto de Jubilación Ferroviaria y los ingresos por trabajo por cuenta propia que superan los 200 000 dólares para los declarantes solteros o los 125 000 dólares para los casados que presentan una declaración por separado. Esto debe tenerse en cuenta en sus cálculos de impuestos estimados. Además, la tasa máxima de ganancias de capital subió hasta el 20% para ciertos contribuyentes de ingresos altos, lo que cambió el panorama tributario de los ingresos por inversiones.
Los impuestos del Seguro Social y Medicare también cambiaron en 2013. La tasa de retención de la seguridad social para los empleados volvió a situarse en el 6,2% (frente a la tasa temporal del 4,2%) y se aplicó a salarios de hasta 113.700 dólares. Los cálculos del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia deben representar el 92,35% de las ganancias netas, con una tasa del 12,4% para los montos que alcancen la base salarial de la seguridad social y una tasa del 2,9% para Medicare sobre todos los ingresos del trabajo por cuenta propia.
Una restricción importante: no puede hacer pagos conjuntos de impuestos estimados si uno de los cónyuges es un extranjero no residente, si están separados en virtud de una sentencia de divorcio o si tienen diferentes años tributarios. El IRS no enviará recordatorios de los pagos estimados; la responsabilidad de hacer un seguimiento de las fechas de vencimiento recae exclusivamente en usted.
Paso a paso (nivel alto)
El proceso comienza con la hoja de trabajo de impuestos estimados de 2013 incluida en el paquete del formulario. Comience por estimar su ingreso bruto ajustado para el año, utilizando su declaración de 2012 como guía, pero incorporando cualquier cambio esperado. Si trabaja por cuenta propia, tendrá que completar la hoja de trabajo sobre impuestos y deducciones sobre el trabajo por cuenta propia para calcular tanto su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia como la deducción de la mitad de ese impuesto.
Luego, calcule sus deducciones detalladas. Si su ingreso bruto ajustado supera los 300 000$ (viudos que reúnen los requisitos), 250 000$ (soltero) o 150 000$ (casado y presenta una declaración por separado), utilice la hoja de trabajo de deducciones detalladas, ya que sus deducciones pueden ser limitadas. Del mismo modo, si sus ingresos superan estos límites, utilice la hoja de cálculo de deducciones por exenciones para calcular sus exenciones personales, que se eliminan gradualmente a medida que los niveles de ingresos son más altos.
Después de restar las deducciones y exenciones de sus ingresos, calcule su impuesto utilizando las listas de tasas impositivas de 2013 que se proporcionan con el formulario. Asegúrese de utilizar la tabla de tasas correcta en función de su situación fiscal: los extranjeros no residentes que estén casados deben utilizar la lista de tasas «casados que presentan una declaración por separado», a menos que se apliquen disposiciones específicas de un tratado. Agregue cualquier impuesto mínimo alternativo del formulario 6251 y otros impuestos, como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia o el impuesto adicional de Medicare.
Reste cualquier crédito que espere solicitar, como el crédito tributario por hijos, los créditos educativos o el crédito tributario extranjero. La cifra resultante representa tu impuesto estimado sobre los ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial en EE. UU. Si también tienes ingresos que no están relacionados de manera efectiva con una empresa estadounidense, como ciertos intereses, dividendos o regalías, calcula ese impuesto por separado utilizando la tasa del 30% o una tasa convencional inferior, si corresponde.
Luego, la hoja de trabajo lo ayuda a determinar el pago anual requerido. Por lo general, se trata del 90% de los impuestos del año en curso o del 100% de los impuestos del año anterior (el 110% en el caso de las personas con altos ingresos). Resta cualquier retención que esperes de tu salario u otras fuentes, más cualquier sobrepago, de la declaración de 2012 que vas a solicitar para el 2013. Divida el saldo restante entre cuatro (o tres, si va a hacer tres pagos) para determinar el monto de cada cuota.
Para realizar el pago, puede enviar por correo un cheque o giro postal con el comprobante de pago incluido en el paquete, pagar en línea mediante Direct Pay del IRS o el sistema de pago de facturas de su banco, pagar por teléfono con una tarjeta de crédito o débito a través de proveedores de servicios aprobados o utilizar el Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS). Cada cupón viene preimpreso con una fecha de vencimiento; simplemente complete su información de identificación y el monto del pago, luego envíelo por correo a la dirección especificada para Charlotte, Carolina del Norte. Recuerde escribir «" Formulario 1040-ES (NR) de 2013 "» y su número de identificación fiscal en su cheque.
Errores comunes y cómo evitarlos
Uno de los errores más frecuentes es simplemente no realizar los pagos estimados cuando es necesario o realizarlos con retraso. A diferencia de la retención por parte de los empleados, que ocurre automáticamente, los impuestos estimados son de su entera responsabilidad. El IRS no envía recordatorios, así que marca las fechas de vencimiento en tu calendario: 15 de abril, 17 de junio, 16 de septiembre y 15 de enero. Omitir un solo pago puede generar multas, y la multa se aplica por separado a cada pago insuficiente por cada día que permanezca sin pagar.
Otro error común es no ajustar los pagos cuando las circunstancias cambian durante el año. Tal vez reciba una bonificación inesperada, venda una propiedad con una ganancia o pierda una deducción con la que contaba. Cuando se produzca un cambio significativo, vuelva a calcular de inmediato su impuesto estimado y ajuste los pagos restantes. Algunos contribuyentes creen erróneamente que pueden «ponerse al día» con un pago mayor al final del año, pero el IRS calcula las multas período por período. Pagar de menos en un primer trimestre no se perdona por completo solo porque pagues de más más en el futuro.
Muchos extranjeros no residentes pasan por alto las reglas especiales que se les aplican. Los contribuyentes con ingresos altos (aquellos con ingresos brutos ajustados del año anterior superiores a 150 000 dólares (75 000 dólares si están casados y presentan una declaración por separado) deben basar su refugio en el 110% del impuesto del año anterior, no en el 100%. Los agricultores y los pescadores disfrutan de umbrales totalmente diferentes. Algunos contribuyentes que reciben ingresos de manera desigual a lo largo del año se beneficiarían del método de pago en cuotas anualizado, pero no se dan cuenta de que existe. Este método puede reducir o eliminar significativamente las multas cuando la mayoría de sus ingresos llegan a finales del año.
Los errores de cálculo también crean problemas. El formulario de 2013 exige prestar atención a las nuevas disposiciones: el impuesto adicional de Medicare para las personas con ingresos más altos, la revisión de los montos de exención del AMT, la eliminación gradual de las exenciones personales y las deducciones detalladas, y la devolución de la tasa máxima del 39,6%. Los contribuyentes que simplemente copian los números del año anterior sin revisar «Novedades» con frecuencia calculan mal. Las personas que trabajan por cuenta propia a veces se olvidan de incluir el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en sus estimaciones o calculan incorrectamente la deducción de la mitad de ese impuesto.
Por último, algunos contribuyentes utilizan un estado civil incorrecto o hacen suposiciones incorrectas sobre su estado de residencia. Los extranjeros no residentes generalmente no pueden presentar una solicitud conjunta a menos que elijan ser tratados como residentes (una elección con importantes implicaciones). Los extranjeros no residentes casados deben utilizar las listas de estatus y tarifas que presentan la declaración de casados por separado. Los contribuyentes con doble estatus (aquellos que cambian de estatus durante el año) enfrentan restricciones adicionales y no pueden usar la deducción estándar ni siquiera durante la parte del año en que fueron residentes.
Para evitar estos errores: lea detenidamente la sección «Novedades» cada año, utilice todas las hojas de trabajo aplicables, mantenga un buen registro durante todo el año, marque las fechas de vencimiento de los pagos de forma destacada y vuelva a calcular cada vez que cambien sus circunstancias. En caso de duda, consulte la publicación 505 del IRS o busque el asesoramiento de un profesional tributario familiarizado con la tributación de extranjeros no residentes.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de realizar cada pago de impuestos estimados, el IRS lo acredita en su cuenta tributaria del año. Si envías un pago por correo, la fecha del sello postal de EE. UU. determina si es puntual; los pagos con sello postal antes de la fecha de vencimiento se consideran puntuales, incluso si llegan más tarde. Los pagos electrónicos se acreditan en la fecha en que se procesan. No recibirás un aviso de confirmación para los pagos enviados por correo, aunque los sistemas de pago electrónico suelen proporcionar un número de confirmación. Es tu responsabilidad mantener un registro de cuándo y cuánto pagaste.
El IRS no envía recordatorios sobre los próximos pagos de impuestos estimados. Esto difiere de muchas otras obligaciones tributarias en las que el IRS se comunica con usted para informarle sobre los montos adeudados. En el caso de los impuestos estimados, usted mismo debe llevar un registro de las fechas de vencimiento y realizar los pagos puntualmente. Si no hace un pago o paga muy poco, lo primero que se enterará será cuando reciba un aviso de multa después de presentar su declaración anual, o cuando presente esa declaración y calcule la multa usted mismo.
Cuando presente su formulario 1040-NR para 2013 (que vence antes del 15 de abril de 2014, si su salario estaba sujeto a retención, o el 16 de junio de 2014, si no lo hizo), declarará todos los pagos de impuestos estimados en la sección de pagos de esa declaración. El IRS compara el total de sus pagos (incluidos los pagos estimados y cualquier retención) con su obligación tributaria real. Si pagaste lo suficiente o más que lo suficiente, recibirás un reembolso o podrás aplicar el sobrepago al impuesto estimado del próximo año. Si no pagó lo suficiente, adeudará el saldo más posibles multas e intereses.
Las multas por pago insuficiente se calculan período por período. El IRS determina el pago requerido para cada trimestre y aplica una multa por cada día que quede sin pagar cualquier pago insuficiente. Esto significa que no puedes eludir por completo las multas haciendo un pago importante en el cuarto trimestre si pagaste menos de lo que pagaste en trimestres anteriores. Sin embargo, puedes eximirte de las multas si cumples con ciertas condiciones detalladas en el capítulo 4 de la publicación 505 del IRS, por ejemplo, si el pago insuficiente se debió a un hecho fortuito, a un desastre o a circunstancias inusuales, o si te jubilaste o quedaste discapacitado durante el año y el pago insuficiente fue razonable.
Para los contribuyentes que reciben ingresos de manera desigual a lo largo del año, el método de pago en cuotas anualizado puede reducir o eliminar las multas. Si utilizas este método, tendrás que presentar el formulario 2210 (pago insuficiente del impuesto estimado por parte de personas, sucesiones y fideicomisos) junto con tu declaración anual para mostrar cómo calculaste los pagos en función del momento en que realmente obtuviste ingresos, en lugar de asumir que estos llegaron de manera uniforme a lo largo del año.
Por lo general, el IRS procesa cualquier reembolso o envía cualquier aviso de multa a los pocos meses de recibir su declaración anual. Si su situación es compleja o si existen discrepancias entre los pagos declarados y los registros del IRS, el procesamiento puede tardar más. Los impuestos pendientes de pago se acumulan intereses desde la fecha de vencimiento original hasta que pagues, y el IRS también cobra intereses sobre las multas. Por el contrario, si pagaste en exceso de manera significativa, el IRS te pagará intereses sobre el sobrepago, aunque por lo general a una tasa inferior a la que cobran.
Preguntas frecuentes
Si soy un extranjero no residente y solo el salario está sujeto a retención, ¿aún tengo que presentar el formulario 1040-ES (NR)?
No necesariamente. Debe hacer los pagos de impuestos estimados solo si tiene previsto adeudar al menos 1000$ en impuestos después de restar la retención y los créditos reembolsables, y si su retención no cubre al menos el 90% del impuesto del año en curso o el 100% del impuesto del año anterior. Si su empleador retiene suficientes impuestos de su salario para cumplir con estos límites, no es necesario que haga pagos estimados. Sin embargo, si tienes ingresos sustanciales de fuentes distintas a los salarios (como los ingresos por cuenta propia, los ingresos por inversiones o los ingresos que no están relacionados de manera efectiva con una empresa estadounidense), es probable que tengas que hacer pagos estimados sobre esos ingresos adicionales.
¿Puedo pagar todos mis impuestos estimados en una sola suma global en lugar de hacer cuatro pagos?
Sí. Si sus salarios están sujetos a la retención del impuesto sobre la renta de EE. UU., puede pagar la totalidad de su impuesto estimado antes del 15 de abril. Si no tiene ese salario, puede pagarlo todo antes del 17 de junio. También puede saltarse el pago del 15 de enero si presenta su declaración anual antes del 31 de enero y paga el saldo total adeudado en ese momento. Sin embargo, pagar en cuotas durante todo el año con frecuencia facilita la elaboración del presupuesto y garantiza que estés al día con tus obligaciones tributarias. Si la mayor parte de tus ingresos llega a finales del año, también podrías beneficiarte del método de pago en cuotas anualizado, que permite hacer pagos más bajos por adelantado y pagos más altos más adelante.
¿Qué sucede si mis ingresos cambian significativamente durante el año? ¿Debo ajustar mis pagos estimados?
Absolutamente. Si experimenta un cambio importante en sus ingresos, deducciones, créditos o impuestos adicionales después de abril, debe volver a calcular su impuesto estimado de inmediato. Para modificar sus pagos estimados, vuelva a calcular su impuesto total estimado utilizando la hoja de trabajo y, a continuación, determine los nuevos montos de pago para los períodos restantes. El formulario lo dirige al capítulo 2 de la Publicación 505, donde se explica cómo calcular los pagos modificados con el método de pago en cuotas regular. Si no hace ajustes y pagó mucho menos de lo que pagó en los primeros trimestres, podría enfrentarse a multas incluso si aumenta los pagos posteriores, ya que las multas se calculan por separado para cada período.
Soy un extranjero no residente casado con un ciudadano estadounidense. ¿Podemos hacer pagos conjuntos de impuestos estimados?
No. El formulario establece explícitamente que no puede hacer pagos conjuntos de impuestos estimados si alguno de los cónyuges es un extranjero no residente. Cada cónyuge debe hacer pagos de impuestos estimados por separado según sus circunstancias individuales y su obligación tributaria esperada. Sin embargo, cuando presente su declaración anual, es posible que pueda optar por que se le trate como extranjero residente en los EE. UU. durante todo el año, lo que le permitiría presentar una declaración conjunta, pero esta elección tiene importantes implicaciones en la forma en que se gravan sus ingresos en todo el mundo y puede afectar su elegibilidad para acogerse a los beneficios de los tratados tributarios.
¿Cómo sé si debo pagar el impuesto adicional de Medicare y cómo afecta esto a mis pagos estimados?
El impuesto adicional de Medicare es un impuesto del 0.9% que se aplica a los salarios de Medicare, a las compensaciones de la Ley del Impuesto de Jubilación Ferroviaria y a los ingresos por cuenta propia que superen ciertos umbrales: 200 000 dólares para las personas que presentan una declaración soltera y viudas que reúnan los requisitos, o 125 000 dólares si está casado y presenta una declaración por separado (que deben utilizar la mayoría de los extranjeros no residentes casados). Si espera que su salario o sus ingresos por trabajo por cuenta propia superen estas cantidades, debe incluir el impuesto adicional de Medicare al calcular su impuesto estimado en la línea 12 de la hoja de trabajo. Su empleador retendrá este impuesto sobre los salarios que superen los 200 000$, pero usted es responsable de pagarlo sobre los ingresos del trabajo por cuenta propia mediante sus pagos de impuestos estimados.
¿Qué pasa si no cumplo con la fecha límite para el pago de impuestos estimados? ¿Puedo seguir pagando tarde sin penalización?
Aun así, debes hacer el pago lo antes posible, pero es probable que debas pagar una multa. La multa se aplica a cada pago insuficiente según el número de días que permanezca sin pagar, por lo que pagar tarde es mejor que no pagar nada, ya que evita que la multa aumente. La multa se puede eximir bajo ciertas condiciones, por ejemplo, si el pago insuficiente se debió a un hecho fortuito, a un desastre o a circunstancias inusuales ajenas a su voluntad, o si se jubiló o quedó discapacitado durante el año. Estas exenciones se detallan en el capítulo 4 de la Publicación 505. Cuando presente su declaración anual, calculará la multa en el formulario 2210 o el IRS la calculará y le enviará una notificación.
Si pago el impuesto estimado pero luego presento mi declaración anual y descubro que pagué de más, ¿cómo puedo recuperar mi dinero?
Cuando presente el formulario 1040-NR para 2013, declarará todos sus pagos de impuestos estimados en la sección de pagos. Si el total de sus pagos supera su obligación tributaria, el sobrepago aparecerá en su declaración. Puedes optar por que el IRS te reembolse el sobrepago (incluso puedes dividirlo entre varias cuentas bancarias mediante depósito directo) o puedes aplicarlo en parte o en su totalidad a tu impuesto estimado de 2014. La opción de reembolso normalmente implica que el IRS deposite dinero en tu cuenta o te envíe un cheque unos meses después de procesar tu declaración. Si lo aplicas al impuesto estimado del próximo año, ese monto se acreditará a tu primer pago estimado de 2014.
Nota: Este resumen se basa en la versión de 2013 del formulario 1040-ES (NR) y en fuentes fidedignas del IRS. Las leyes tributarias cambian con frecuencia. Consulta siempre los formularios e instrucciones del año en curso o busca el asesoramiento de un profesional tributario cualificado para tu situación específica.
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