Para qué sirve el formulario 1040-ES
El formulario 1040-ES es el formulario del IRS que se usa para calcular y pagar los impuestos estimados sobre los ingresos que no están sujetos a la retención automática de impuestos. El sistema tributario de los Estados Unidos se basa en el sistema de «pago por uso», lo que significa que los contribuyentes deben pagar impuestos durante todo el año a medida que obtienen ingresos, en lugar de esperar a presentar su declaración anual de impuestos en abril.
Este formulario está destinado a los contribuyentes que reciben ingresos sin la retención automática de impuestos, que por lo general incluyen los ingresos por cuenta propia (trabajadores independientes, contratistas independientes, trabajadores por encargo, propietarios de pequeñas empresas), los ingresos por propiedades de alquiler, los ingresos por inversiones (intereses, dividendos, ganancias de capital), los pagos de pensión alimenticia recibidos, las ganancias de premios y premios, la compensación por desempleo y la parte imponible de los beneficios del Seguro Social. Incluso si tiene un trabajo regular con retenciones, es posible que aún necesite el formulario 1040-ES si tiene ingresos adicionales sustanciales de estas otras fuentes.
El paquete de formularios incluye hojas de trabajo detalladas para ayudarlo a estimar su obligación tributaria anual total para 2023, contabilizando los ingresos esperados, las deducciones (incluidas las deducciones estándar aumentadas en 2023 de 13.850 dólares para las personas solteras, 27.700 dólares para las personas casadas que presentan una declaración conjunta y 20.800 dólares para el cabeza de familia), créditos tributarios y otros impuestos, como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia. También proporciona cuatro comprobantes de pago correspondientes a los cuatro plazos de pago trimestrales, aunque la mayoría de los contribuyentes ahora pagan electrónicamente a través de IRS.gov en lugar de enviar comprobantes en papel por correo.
Para 2023, el formulario 1040-ES también lo ayuda a calcular el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia sobre las ganancias netas de hasta 160,200 dólares para la parte del Seguro Social, más el impuesto de Medicare sobre todos los ingresos del trabajo por cuenta propia. El formulario garantiza que cumplirá con sus obligaciones tributarias durante todo el año y evitará multas por pago insuficiente al presentar su declaración anual.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-ES (y los pagos atrasados o modificados)
Cuándo debe usar el formulario 1040-ES
Debe realizar los pagos de impuestos estimados para 2023 si se cumplen las dos condiciones siguientes: Primero, espera adeudar al menos $1,000 en impuestos después de restar la retención y los créditos reembolsables al presentar su declaración. En segundo lugar, sus créditos retenidos y reembolsables serán inferiores al 90% del impuesto que figura en su declaración de impuestos de 2023 o al 100% del impuesto que figura en su declaración de impuestos de 2022, que sea menor. Su declaración de 2022 debe haber cubierto los 12 meses para que se aplique esta segunda prueba.
Hay una regla especial importante para los contribuyentes con ingresos más altos: si su ingreso bruto ajustado para 2022 superó los 150 000$ (o 75 000$ si es casado y presenta una declaración por separado para 2023), debe sustituir el 100% por el 110% cuando utilice el impuesto del año anterior como refugio seguro. Esto significa que las personas con altos ingresos deben pagar el 110% de sus impuestos de 2022 para evitar multas si utilizan el método del año anterior.
Excepciones: cuando no necesita presentar una solicitud
No tiene que pagar el impuesto estimado para 2023 si cumple con estas tres condiciones: fue ciudadano estadounidense o extranjero residente durante todo 2022, no tuvo ninguna obligación tributaria durante todo el año tributario de 12 meses de 2022 (lo que significa que su impuesto total fue cero o no tuvo que presentar una declaración de impuestos sobre la renta) y espera lo mismo para 2023. Además, los empleados que reciben salarios a menudo pueden evitar los pagos estimados si solicitan a su empleador que retenga el impuesto federal adicional sobre la renta mediante el formulario W-4. Hay una línea especial en el formulario W-4 específicamente para solicitar una retención adicional.
Fechas de vencimiento de los pagos de 2023
El año tributario se divide en cuatro períodos de pago con fechas de vencimiento específicas: el primer pago abarca del 1 de enero al 31 de marzo y vence el 18 de abril de 2023. El segundo pago abarca del 1 de abril al 31 de mayo y vence el 15 de junio de 2023. El tercer pago abarca del 1 de junio al 31 de agosto y vence el 15 de septiembre de 2023. El cuarto pago abarca del 1 de septiembre al 31 de diciembre y vence el 16 de enero de 2024. Sin embargo, no tiene que hacer el pago del 16 de enero de 2024 si presenta su declaración de impuestos completa de 2023 y paga la totalidad del saldo adeudado antes del 31 de enero de 2024.
Pagos atrasados y multas
Si no cumples con una fecha límite de pago o no pagas lo suficiente para un trimestre determinado, las multas comienzan a acumularse a partir de la fecha de vencimiento de ese período de pago específico. La multa por pago insuficiente se aplica a cada pago insuficiente por el número de días que permanezca sin pagar, y se calcula con la tasa federal a corto plazo más 3 puntos porcentuales. Esta multa puede aplicarse incluso si, en última instancia, se te adeuda un reembolso al presentar tu declaración anual; la cuestión no es cuánto debes al final del año, sino si pagaste lo suficiente durante cada trimestre del año.
Modificación de su impuesto estimado
Si sus ingresos, deducciones, créditos u otra situación tributaria cambian durante el año, debe volver a calcular su impuesto estimado utilizando una nueva hoja de trabajo del Formulario 1040-ES. Para calcular el pago corregido adeudado para cada trimestre restante, consulte la sección «Impuesto estimado modificado» en el capítulo 2 de la publicación 505. Si descubres que has pagado menos, aumenta los pagos restantes para compensar la diferencia, aunque es posible que aún debas pagar una multa por los trimestres anteriores en los que pagaste menos. Si has estado pagando de más, puedes reducir los pagos futuros en consecuencia. También puedes hacer pagos estimados con más frecuencia que trimestralmente (semanalmente, quincenalmente, mensualmente o según el cronograma que prefieras), siempre y cuando hayas pagado lo suficiente antes de la fecha de vencimiento de cada trimestre.
Reglas especiales para diferentes grupos de contribuyentes
Los agricultores y pescadores que reciben al menos dos tercios de sus ingresos brutos de la agricultura o la pesca pueden pagar todos sus impuestos estimados antes del 16 de enero de 2024 o presentar su declaración completa de 2023 antes del 1 de marzo de 2024 y pagar el total de los impuestos adeudados, sin necesidad de realizar pagos estimados anteriores. Los contribuyentes del año fiscal (aquellos cuyo período tributario de 12 meses finaliza en cualquier día excepto el 31 de diciembre) realizan sus pagos el día 15 del cuarto, sexto y noveno meses de su año fiscal actual, más el primer mes del año fiscal siguiente.
Reglas o detalles clave para 2023
La regla del umbral de $1,000
El requisito fundamental que lo desencadena es que debe pagar el impuesto estimado si espera adeudar al menos 1000 dólares en impuestos al presentar su declaración, después de restar la retención y los créditos reembolsables. Este límite de 1000$ es tu primer punto de control. Si adeudas menos, no tienes que preocuparte por los pagos estimados, independientemente de tu nivel de ingresos o de tus fuentes.
Las reglas de puerto seguro
Las normas de puerto seguro lo protegen de las multas por pago insuficiente, incluso si termina adeudando impuestos adicionales al momento de presentar la declaración. Si el total de sus pagos estimados y retenciones es igual al menor de los dos importes: el 90% del impuesto que figura en su declaración de impuestos del año actual (2023) o el 100% del impuesto que figura en su declaración de impuestos del año anterior (2022), se salda con el puerto seguro y evita multas. Su declaración de 2022 debe haber cubierto los 12 meses para poder utilizar este refugio seguro del año anterior. Estas reglas le brindan flexibilidad cuando sus ingresos son impredecibles: puede usar el monto tributario conocido del año pasado como una meta segura, incluso si sus ingresos del año actual aumentan considerablemente.
Reglas para contribuyentes con ingresos más altos
Si su ingreso bruto ajustado para 2022 fue de más de 150 000$ (75 000$ si su estado civil civil en 2023 es casado y presenta una declaración por separado), el nivel de protección del año anterior aumenta del 100% al 110%. Esto significa que los contribuyentes con ingresos altos deben pagar el 110% de sus impuestos de 2022 para utilizar el método de puerto seguro del año anterior. Esta regla no se aplica al impuesto de puerto seguro del 90% del año en curso, y no se aplica a los agricultores o pescadores, independientemente de su nivel de ingresos.
Normas especiales para agricultores y pescadores
Si al menos dos tercios de sus ingresos brutos para 2022 o 2023 provienen de la agricultura o la pesca, sustituya el 66% por el 90% en el cálculo del puerto seguro. Además, puedes hacer un único pago de impuestos estimados antes del 16 de enero de 2024, en lugar de hacer cuatro pagos trimestrales, o bien presentar tu formulario 1040 o 1040-SR de 2023 completo antes del 1 de marzo de 2024 y pagar la totalidad de los impuestos adeudados, sin tener que hacer ningún pago estimado. Estas disposiciones especiales reconocen la naturaleza estacional de los ingresos agrícolas.
Requisitos tributarios para el trabajo por cuenta propia
Las personas que trabajan por cuenta propia deben pagar tanto el impuesto sobre la renta como el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia mediante pagos estimados. El impuesto sobre el trabajo por cuenta propia cubre el Seguro Social y Medicare y equivale al 15,3% de los ingresos netos del trabajo por cuenta propia: el 12,4% para el Seguro Social sobre los primeros 160 200 dólares de ingresos netos de 2023, más el 2,9% para Medicare sobre todos los ingresos netos, más un impuesto adicional del 0,9% de Medicare sobre los ingresos que superen ciertos umbrales (200 000 dólares para las personas solteras que declaran impuestos, 250 000 dólares para las personas casadas que presentan una declaración conjunta). Al calcular su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, multiplique primero su beneficio neto por el 92,35% (0,9235). Luego, puede deducir la mitad de su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia al calcular el ingreso bruto ajustado, que la hoja de trabajo del formulario 1040-ES contabiliza automáticamente.
La retención se considera pagada de manera uniforme durante todo el año
Esta regla brinda una ventaja significativa a los asalariados con ingresos adicionales: el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios, las pensiones, las anualidades u otras fuentes se considera que se ha pagado de manera uniforme durante todo el año, incluso si la retención real se produjo a finales del año. Esto significa que puede evitar multas por pago insuficiente en los primeros trimestres aumentando significativamente la retención en los cheques de pago posteriores, mientras que los pagos de impuestos estimados deben efectuarse antes de las fechas de vencimiento respectivas para que se tengan en cuenta para ese trimestre.
Pagos de impuestos estimados conjuntos
Las parejas casadas pueden hacer pagos conjuntos de impuestos estimados si presentan una declaración conjunta para el año. Sin embargo, no pueden hacer pagos conjuntos de impuestos estimados si usted o su cónyuge son extranjeros no residentes, están separados en virtud de una sentencia de divorcio o pensión alimenticia separada, o si ustedes y su cónyuge tienen diferentes años tributarios. Anote los nombres y números de seguro social en el mismo orden en los comprobantes de pago de impuestos estimados que en su declaración anual conjunta. Las personas que estén registradas como parejas de hecho, uniones civiles u otras relaciones similares que no constituyan un matrimonio según la ley estatal no pueden hacer pagos estimados conjuntos y solo pueden acreditar los pagos que hayan realizado individualmente.
Reglas para empleadores domésticos
Si emplea a trabajadores domésticos (amas de casa, niñeras, cuidadores, etc.), incluya los impuestos sobre el empleo doméstico en sus pagos de impuestos estimados solo si se aplica alguna de las siguientes condiciones: se le retendrá el impuesto federal sobre la renta de los salarios, las pensiones, las anualidades, las ganancias del juego u otros ingresos; o se le exigirá que haga pagos de impuestos estimados incluso sin incluir los impuestos sobre el empleo doméstico. Si no se aplica ninguna de las condiciones, no incluya los impuestos sobre el empleo doméstico en sus estimaciones trimestrales; en su lugar, los pagará con su declaración anual.
Paso a paso: Cómo completar el formulario 1040-ES (nivel alto)
Paso 1: Reúna su información financiera y la declaración del año anterior
Comience por recopilar su formulario 1040 o 1040-SR de 2022 y todos los anexos correspondientes para usarlos como base. Revisa la sección «Novedades» del formulario 1040-ES para identificar los cambios en la legislación tributaria que se introducirán en 2023, como el aumento de los montos de las deducciones estándar y cualquier cambio en las tasas, los créditos o las deducciones impositivas. Calcule sus ingresos esperados para 2023 a partir de todas las fuentes: salarios (si los hubiera), ingresos por trabajo por cuenta propia, ingresos por alquileres, intereses, dividendos, ganancias de capital, distribuciones para la jubilación y cualquier otro ingreso sujeto a impuestos. Si trabajas por cuenta propia, proyecta tus ganancias netas de manera realista, teniendo en cuenta tanto las variaciones estacionales como las tendencias empresariales.
Paso 2: Complete la hoja de trabajo de impuestos estimados para 2023: ingresos y deducciones
Comience con la línea 1 e introduzca su ingreso bruto ajustado esperado para 2023. Este es su ingreso total menos ciertas deducciones, como la parte deducible del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, las contribuciones a los planes de jubilación para trabajadores autónomos, el seguro médico para trabajadores autónomos y las deducciones de la IRA. Para la línea 2a, ingresa tus deducciones detalladas estimadas o tu deducción estándar, la que sea mayor. Usa los montos de deducción estándar aumentados de 2023, a menos que tengas gastos deducibles importantes, como intereses hipotecarios, impuestos estatales y locales (limitados a 10 000$), contribuciones caritativas o gastos médicos que superen el 7,5% del AGI. En la línea 2b, si cumples con los requisitos para la deducción por ingresos empresariales que reúne los requisitos (disponible para muchas personas que trabajan por cuenta propia y propietarios de empresas que no trabajan por cuenta propia), ingresa el monto estimado de la deducción. Suma las líneas 2a y 2b, anota el total en la línea 2c y luego resta la línea 2c de la línea 1 para obtener tu ingreso imponible en la línea 3.
Paso 3: Calcule su impuesto utilizando las listas de tasas impositivas de 2023
En la línea 4, calcule su impuesto aplicando la lista de tasas impositivas de 2023 correspondiente (incluida en el formulario 1040-ES) según su estado civil civil: soltero, casado que presenta una declaración conjunta o cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos, casado que presenta una declaración por separado o cabeza de familia. Las tasas para 2023 son del 10%, el 12%, el 22%, el 24%, el 32%, el 35% y el 37%, y se aplican a los niveles de ingresos progresivamente más altos. Si espera obtener dividendos o ganancias netas de capital que reúnan los requisitos, o si va a excluir o deducir los ingresos obtenidos en el extranjero, tendrá que usar las hojas de cálculo más complejas de la publicación 505 para calcular sus impuestos correctamente, ya que estos rubros reciben un tratamiento tributario preferencial.
Paso 4: Añadir un impuesto mínimo alternativo y otros impuestos
En la línea 5, anote cualquier impuesto mínimo alternativo que espere adeudar (calcúlelo con el formulario 6251 si tiene ajustes o preferencias sustanciales). Agregue las líneas 4 y 5, más cualquier impuesto adicional del Anexo 2 (formulario 1040), e ingrese el total en la línea 6. En la línea 9, calcule su impuesto sobre el trabajo por cuenta propia utilizando la hoja de trabajo sobre impuestos y deducciones sobre el trabajo por cuenta propia que se incluye en el formulario 1040. Esto es crucial para las personas que trabajan por cuenta propia, ya que este impuesto suele igualar o superar el impuesto sobre la renta regular. En la línea 10, incluya otros impuestos, como el impuesto adicional de Medicare para las personas con altos ingresos (el 0,9% sobre los salarios y los ingresos por cuenta propia superiores a 200 000 dólares/250 000 dólares), el impuesto sobre la renta neta de inversiones (el 3,8% sobre ciertos ingresos por inversiones para los contribuyentes con ingresos más altos), los impuestos sobre el empleo familiar (si se aplican) o los impuestos de recuperación. No incluya ciertos impuestos que no son obligatorios hasta que presente su declaración anual, como el reembolso del crédito para compradores de vivienda por primera vez o los impuestos del Seguro Social y Medicare no cobrados.
Paso 5: Restar créditos y determinar el impuesto total estimado
En la línea 7, anote los créditos que espera solicitar, como el crédito tributario por hijos, el crédito por cuidado de niños y dependientes, los créditos educativos, los créditos de energía residencial u otros créditos no reembolsables. No incluyas ninguna retención de impuestos sobre la renta en esta línea; eso vendrá más adelante. Resta la línea 7 de la línea 6 para obtener la línea 8. En la línea 11a, suma las líneas 8, 9 y 10. En la línea 11b, anote los créditos reembolsables, como el crédito por ingreso del trabajo, el crédito tributario adicional por hijos, el crédito tributario por combustible, el crédito tributario para las primas netas y el crédito reembolsable de oportunidad estadounidense. Por último, reste la línea 11b de la línea 11a para obtener la línea 11c, su impuesto total estimado para 2023.
Paso 6: Aplicar las reglas de puerto seguro y determinar el pago requerido
En la línea 12a, multiplica la línea 11c por 90% (o 66% si eres agricultor o pescador). En la línea 12b, ingresa el impuesto del año anterior de tu declaración de 2022: el 100% de esa cantidad si tu AGI de 2022 fue de 150 000$ o menos (75 000$ o menos si eres casado y declaras por separado), o el 110% si tu AGI de 2022 superó esos umbrales. Sigue las instrucciones específicas para determinar correctamente tu impuesto de 2022, restando ciertas partidas y haciendo ajustes si cambias de estado declarante o si presentaste una declaración conjunta el año pasado, pero este año la presentarás por separado. En la línea 12c, escribe la línea 12a o 12b que sea más pequeña; este es el pago anual que debes hacer para evitar multas.
Paso 7: Tenga en cuenta la retención y calcule los pagos trimestrales
En la línea 13, anote el impuesto sobre la renta total que espera haber retenido durante 2023 de salarios, pensiones, anualidades, ganancias de juegos de azar u otras fuentes. No incluyas los impuestos del Seguro Social o Medicare retenidos de los salarios; aquí solo se cuentan las retenciones del impuesto federal sobre la renta. En la línea 14a, reste la línea 13 de la línea 12c. Si el resultado es cero o menos, deténgase, ya que no está obligado a hacer pagos de impuestos estimados. Si la línea 14a es positiva, continúe hasta la línea 14b: reste la línea 13 de la línea 11c. Si este resultado es inferior a $1,000, deténgase, ya que no está obligado a hacer pagos de impuestos estimados. Si la línea 14b es de 1000$ o más, pasa a la línea 15.
Paso 8: Calcular los montos de pago individuales y enviar los pagos
En la línea 15, si tu primer pago vence el 18 de abril de 2023, ingresa un cuarto (¼) de la línea 14a, menos cualquier sobrepago de 2022 que estés solicitando a esta cuota. Esto te da el monto de tu pago trimestral. Realice los pagos mediante uno de varios métodos: el más rápido y conveniente es el pago directo del IRS en IRS.gov/payments, que permite realizar transferencias electrónicas gratuitas directamente desde su cuenta corriente o de ahorros. También puede pagar a través de su cuenta en línea del IRS en IRS.gov/account, donde puede ver su historial de pagos y sus registros tributarios. Otras opciones incluyen pagar con tarjeta de débito o crédito (se aplican tarifas de conveniencia), a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) después de inscribirse, a través de la aplicación móvil IRS2Go o enviando por correo un cheque o giro postal con el comprobante de pago correspondiente a la dirección de su estado. Si envía pagos por correo, haga cheques a nombre del «Tesoro de los Estados Unidos», escriba «Formulario 1040-ES 2023» y su número de Seguro Social en el cheque, y no grape el pago en el comprobante.
Paso 9: Mantenga registros y realice un seguimiento de sus pagos
Mantenga un registro de todos los pagos de impuestos estimados, incluidas las fechas de pago, los montos, los números de confirmación (para los pagos electrónicos) o los números de cheques (para los pagos enviados por correo). Utilice la tabla «Registro de pagos de impuestos estimados» que se incluye en el formulario 1040-ES para llevar un registro de esta información. Guarde la hoja de trabajo completa y todos los cálculos; los necesitará al preparar su declaración de impuestos de 2023. Revisa periódicamente tu situación tributaria y de ingresos a lo largo del año, especialmente después de cambios financieros importantes, y vuelve a calcularla si es necesario para evitar multas por pago insuficiente o sobrepagos excesivos.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error 1: subestimar significativamente los ingresos o sobreestimar las deducciones
El error más común y costoso es proyectar incorrectamente los ingresos anuales, especialmente para las personas que trabajan por cuenta propia cuyos ingresos fluctúan. Ser demasiado optimista con respecto a las deducciones o demasiado pesimista con respecto a los ingresos conlleva multas por pago insuficiente. Evite este error revisando sus ingresos reales trimestralmente y comparándolos con sus proyecciones. Si gana constantemente más de lo esperado, complete inmediatamente una nueva hoja de trabajo del formulario 1040-ES y aumente sus pagos trimestrales restantes. Considera la posibilidad de utilizar el método de pago en cuotas anualizado (formulario 2210, anexo AI) si tus ingresos llegan de manera desigual a lo largo del año, por ejemplo, si tienes una empresa de temporada que obtiene la mayoría de los ingresos en verano o si consigues una gran ganancia de capital en noviembre. Este método permite hacer pagos más pequeños en los trimestres en los que en realidad has ganado menos ingresos, lo que evita penalizaciones durante esos períodos.
Error 2: olvidarse de incluir el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia en el cálculo
Los contribuyentes que trabajan por cuenta propia con frecuencia calculan correctamente su impuesto sobre la renta regular, pero se olvidan por completo del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, que equivale al 15,3% de los ingresos netos del trabajo por cuenta propia. Este descuido puede resultar en un pago insuficiente masivo. Para evitar este error, utilice siempre la hoja de cálculo de impuestos y deducciones sobre el trabajo por cuenta propia para las líneas 1 y 9 de la hoja de cálculo de impuestos estimados que se incluye en el formulario 1040-ES. Esta hoja de trabajo le permite calcular tanto el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (que figura en la línea 9) como la deducción de la mitad del impuesto sobre el trabajo por cuenta propia (lo que reduce su ingreso bruto ajustado en la línea 1). Recuerde que el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia suele igualar o superar su impuesto sobre la renta regular, especialmente en los niveles de ingresos más bajos, donde las tasas impositivas marginales sobre la renta son modestas, pero el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia del 15,3% se aplica en su totalidad.
Error 3: Usar el porcentaje de refugio seguro incorrecto para los contribuyentes de altos ingresos
Los contribuyentes de altos ingresos cuyos ingresos brutos ajustados en 2022 superaron los 150 000 dólares (75 000 dólares si están casados y presentan una declaración por separado) deben utilizar el 110% de sus impuestos del año anterior como refugio, no el 100%. No cumplir con este ajuste hace que los contribuyentes crean que han pagado lo suficiente cuando en realidad no lo han hecho, lo que se traduce en multas inesperadas. Verifique su AGI de 2022 antes de calcular su requisito de puerto seguro: es el monto que figura en la línea 11 de su formulario 1040 o 1040-SR de 2022. Si supera el límite, multiplique su impuesto total de 2022 por el 110% (1,10) al completar la línea 12b de la hoja de trabajo.
Error 4: Faltan o son confusas las fechas de vencimiento de los pagos trimestrales
Muchos contribuyentes asumen que los pagos estimados vencen el mismo día de cada trimestre o el último día de cada trimestre, pero las fechas de vencimiento reales son el 18 de abril, el 15 de junio, el 15 de septiembre y el 16 de enero. Estas fechas no están espaciadas de manera uniforme. Tenga en cuenta que el período de pago del segundo trimestre es de solo dos meses (de abril a mayo), mientras que el período del tercer trimestre es de tres meses (de junio a agosto). La falta de una fecha de vencimiento significa que las multas comienzan a acumularse inmediatamente a partir de esa fecha, no a partir del final del año. Marca las cuatro fechas de vencimiento de forma destacada en tu calendario con recordatorios con una semana de antelación. Si la fecha límite coincide con un sábado, un domingo o un feriado legal, la fecha límite pasa al siguiente día hábil.
Error 5: Números y nombres de Seguro Social incorrectos o que no coinciden
El uso de un número de Seguro Social, un número de identificación fiscal individual (ITIN) incorrecto o un nombre que no coincide con los registros de la Administración del Seguro Social provoca demoras en el procesamiento de los pagos y puede provocar que los pagos se apliquen incorrectamente o se pierdan. Si cambiaste tu nombre recientemente por matrimonio, divorcio u otros motivos, notifica el cambio a la Administración del Seguro Social mediante la presentación del formulario SS-5 antes de realizar los pagos estimados con tu nuevo nombre. Cuando haga pagos estimados conjuntos, anote los nombres y números de Seguro Social exactamente en el mismo orden que usará en su formulario 1040 conjunto: el contribuyente primero y el cónyuge después. Si anteriormente usó un ITIN, pero ahora se le ha emitido un número de Seguro Social, deje de usar el ITIN de inmediato y use solo su SSN.
Error 6: No recalcular cuando cambian las circunstancias financieras o de la vida
Muchos contribuyentes calculan los pagos estimados en enero o abril y nunca los revisan, incluso cuando se producen cambios importantes en la vida. Casarse o divorciarse, tener un hijo o adoptarlo, iniciar o perder un empleo, sufrir una pérdida o una ganancia inesperada para una gran empresa, recibir una herencia, vender una propiedad o cualquier otro acontecimiento financiero importante cambia su panorama tributario. No espere hasta presentar su declaración para descubrir el problema. Vuelva a calcular su impuesto estimado al menos trimestralmente; establezca un recordatorio periódico en el calendario para la semana anterior a la fecha de vencimiento de cada pago. Completar una hoja de trabajo nueva lleva entre 30 y 45 minutos, pero puede ahorrarle cientos o miles de dólares en multas e intereses.
Error 7: Confundir los pagos de impuestos estimados con la retención en el formulario W-4
Algunos contribuyentes con ingresos salariales más ingresos por trabajo por cuenta propia intentan gestionar todo mediante pagos estimados e ignoran los ajustes de retención, o viceversa. La estrategia óptima suele consistir en ambas: ajustar la retención para cubrir el impuesto sobre los ingresos salariales más una parte adicional, y luego hacer los pagos estimados para cubrir el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia y el impuesto sobre otros ingresos no salariales. Recuerde que las retenciones se consideran pagadas de manera uniforme durante todo el año a efectos de penalización, incluso si realmente se retienen a finales del año, mientras que los pagos estimados deben efectuarse antes de las fechas de vencimiento reales. Si estás atrasado en los pagos estimados de octubre, aumentar la retención del formulario W-4 durante el resto del año puede ayudarte a evitar multas por trimestres anteriores.
Error 8: Realizar el pago a una dirección incorrecta o completar el comprobante de forma incorrecta
Si paga con cheque, cada comprobante de pago debe dirigirse a la dirección específica de su estado, tal como se muestra en las instrucciones del formulario 1040-ES; estas direcciones son diferentes a las direcciones a las que envía por correo su declaración de impuestos anual. El uso de una dirección incorrecta retrasa el procesamiento semanas o meses. Al completar los comprobantes de pago, introduce solo el importe que realmente vas a enviar con cheque en la casilla del importe del pago. No incluyas en esta casilla ningún sobrepago de 2022 que estés solicitando hasta 2023, aunque reduzcas el cálculo de la línea 15 en ese importe. Haga que los cheques sean pagaderos exactamente al «Departamento del Tesoro de los Estados Unidos» (no al IRS ni al Servicio de Impuestos Internos), escriba «Formulario 1040-ES 2023» y su número de seguro social en el cheque, y no engrape ni adjunte el cheque al comprobante, simplemente adjúntelos juntos en el sobre.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento de pagos y acreditación de cuentas
Cuando haces un pago de impuestos estimados, el IRS lo contabiliza en tu cuenta tributaria con tu número de Seguro Social. Los pagos electrónicos realizados a través de Direct Pay del IRS, su cuenta en línea, el EFTPS o los procesadores de tarjetas suelen registrarse en uno o dos días hábiles. Los pagos enviados por correo demoran mucho más; por lo general, de dos a cuatro semanas a partir de la fecha en que el IRS los recibe, no desde la fecha de cierre postal. El IRS acredita los pagos al trimestre para el que fueron designados, según el comprobante de pago o la designación de pago electrónico. Para verificar que los pagos se hayan registrado correctamente, inicie sesión en su cuenta en línea en IRS.gov/account y consulte su historial de pagos. Esta cuenta muestra su saldo actual, los registros de pagos de los últimos cinco años y los pagos programados.
Conciliación al presentar su declaración anual
Cuando prepare y presente su formulario 1040 o 1040-SR de 2023 en 2024, declarará el monto total de los pagos de impuestos estimados que realizó durante 2023 en la línea 26 del formulario 1040. El sistema informático del IRS compara automáticamente los pagos estimados de su cuenta (identificados por su número de Seguro Social) con el monto que reclama en su declaración. El total de sus pagos estimados, más cualquier impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios, las pensiones u otras fuentes, más cualquier crédito reembolsable, se restan de su obligación tributaria total para determinar el saldo final adeudado o el monto del reembolso. Si los registros del IRS muestran montos de pago estimados diferentes a los que declaras, recibirás un aviso pidiéndote que verifiques la discrepancia; por eso, es fundamental conservar los números de confirmación y los registros.
Opciones de sobrepago
Si sus pagos estimados y su retención superan su obligación tributaria real, tiene dos opciones: recibir el sobrepago como reembolso o aplicarlo total o parcialmente a su impuesto estimado para 2024. Puede hacer esta elección en su formulario 1040 de 2023, donde indica el monto que se aplicará hasta 2024. Si opta por aplicar el sobrepago al impuesto estimado del próximo año, se considerará como si hubiera hecho un pago el 15 de abril de 2024 (la fecha límite de su declaración de 2023, no cuando la presenta). Esto reduce su requisito de pago para el primer trimestre de 2024. Sin embargo, ten en cuenta que, si decides aplicar un sobrepago al impuesto estimado del año siguiente, la decisión es irrevocable: no puedes cambiar de opinión y solicitar un reembolso, incluso si tus circunstancias en 2024 cambian drásticamente.
Evaluación de multas por pago insuficiente
Si no pagó suficientes impuestos estimados o pagó con retraso, el IRS calculará automáticamente la multa por pago insuficiente del impuesto estimado por parte de una persona física y le facturará por separado o reducirá su reembolso según el monto de la multa. En la mayoría de los casos, no es necesario que calcule la multa usted mismo; el IRS lo hace por usted y le envía el Aviso CP14 o un aviso similar en el que se indica el monto de la multa, la forma en que se calculó y las instrucciones de pago en caso de que adeude dinero adicional. La multa se calcula por separado para cada período de pago en función del importe del pago insuficiente, el número de días que permaneció sin pagar y la tasa de interés aplicable (la tasa federal a corto plazo más 3 puntos porcentuales, que cambia trimestralmente). La multa se puede aplicar incluso si se te adeuda un reembolso; la cuestión no es cuál es el saldo final de la declaración, sino si pagaste lo suficiente durante cada trimestre del año.
Cómo calcular y reportar la multa usted mismo (opcional)
Si bien el IRS suele calcular automáticamente las multas por pago insuficiente, puede calcularlas usted mismo mediante el formulario 2210 (pago insuficiente del impuesto estimado por parte de personas, sucesiones y fideicomisos) si desea ver el cálculo exacto, si reúne los requisitos para una excepción o exención, o si utiliza el método de pago anualizado de ingresos en cuotas. Debe presentar el formulario 2210 con su declaración si utiliza el método de pago anualizado de ingresos, incluso si muestra que no se adeuda ninguna multa, para que el IRS sepa que no debe aplicar una multa automáticamente. Presenta el formulario 2210 con el Anexo AI si solicitas una exención por circunstancias inusuales, por jubilación o discapacidad, o por una retención irregular. Si calculas tú mismo la multa con el formulario 2210, indica el importe de la multa en la línea 8 del anexo 2 (formulario 1040) y marca la casilla que indica que incluyes el formulario 2210.
Exenciones y reducciones de sanciones
El IRS puede eximir de la multa por pago insuficiente en ciertas situaciones, aunque los criterios son limitados. Se puede eximir de la multa si el pago insuficiente se debió a un hecho fortuito, un desastre u otra circunstancia inusual y no sería equitativo imponerla; por ejemplo, su casa fue destruida en un desastre declarado por el gobierno federal, una enfermedad grave le impidió administrar sus finanzas o si confió directamente en un asesoramiento erróneo por escrito del IRS en respuesta a su solicitud por escrito. La multa también se puede eximir o reducir si usted o su cónyuge se jubilaron (después de cumplir 62 años) o quedaron discapacitados durante 2023 o 2022, y el pago insuficiente se debió a una causa razonable y no a una negligencia deliberada. Si reúne los requisitos para recibir una exención, envíe una explicación por escrito firmada so pena de perjurio a la dirección que aparece en la notificación de la multa, junto con la documentación justificativa. El IRS revisará tu solicitud y te notificará su decisión.
Intereses sobre multas
El IRS cobra intereses sobre las multas desde la fecha de vencimiento original hasta que pagues en su totalidad. Los intereses sobre la multa por pago insuficiente en sí se acumulan a la misma tasa utilizada para calcular la multa (tasa federal a corto plazo más 3 puntos porcentuales). Esto significa que si no paga una multa impuesta cuando se le notifique, adeudará intereses además de la multa, con lo que se acumulará el total de su obligación. Los intereses se siguen acumulando hasta que pagues la multa original y todos los intereses acumulados en su totalidad.
Requisitos de retención de registros
Mantenga un registro completo de todos los pagos de impuestos estimados y los cálculos relacionados durante al menos tres años después de presentar su declaración, o durante más tiempo si tiene circunstancias específicas que requieren una retención prolongada de registros. Los registros deben incluir hojas de cálculo del formulario 1040-ES cumplimentadas que muestren sus cálculos, números de confirmación o recibos de todos los pagos realizados, copias de cheques o giros postales si pagó por correo, extractos bancarios que muestren retiros electrónicos de pagos, copias de comprobantes de pago y correspondencia con el IRS sobre los pagos estimados o las multas. Estos registros demuestran que realizó los pagos si surgen discrepancias, respaldan sus cálculos si el IRS cuestiona sus determinaciones de impuestos estimados y documentan su elegibilidad para las exenciones de multas si necesita solicitarlas.
Planes de pago para montos adeudados
Si no puede pagar la totalidad de su obligación tributaria al presentar su declaración de 2023, incluidas las multas por pago insuficiente, puede solicitar un plan de pago a plazos. Presente su solicitud en línea en IRS.gov/payments o envíe el formulario 9465 junto con su declaración de impuestos. Los planes de pago a corto plazo (180 días o menos) no tienen una tarifa inicial para los pagos electrónicos, mientras que los planes a largo plazo cobran una tarifa inicial que varía según si eliges la domiciliación bancaria mensual automática (la tarifa más baja) u otros métodos de pago. Ten en cuenta que las multas y los intereses por pago insuficiente se siguen acumulando sobre los saldos impagos aunque tengas un plan de pagos, por lo que es mejor pagar todo lo que puedas por adelantado y minimizar la cantidad que financias mediante el acuerdo de pagos a plazos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo hacer pagos de impuestos estimados de manera voluntaria aunque no esté legalmente obligado a hacerlo?
Por supuesto, puede hacer pagos voluntarios de impuestos estimados en cualquier momento, incluso si no cumple con los límites que exigen los pagos. Muchos contribuyentes lo hacen para evitar adeudar una gran cantidad al presentar su declaración, para distribuir sus obligaciones tributarias de manera uniforme a lo largo del año con fines presupuestarios o para asegurarse de que recibirán un reembolso en lugar de adeudar dinero. Realizar pagos estimados voluntarios no conlleva ninguna penalización ni inconveniente. Cualquier pago excesivo se reembolsará cuando presente su declaración o se aplicará al impuesto estimado del próximo año, según su elección. Algunos contribuyentes utilizan los pagos estimados voluntarios como una forma de ahorro forzoso; básicamente, hacen que el IRS les guarde el dinero hasta que presenten su declaración.
¿Qué sucede si no puedo pagar mi impuesto estimado a tiempo en absoluto?
Pague la cantidad que pueda antes de la fecha de vencimiento; incluso un pago parcial reduce la multa por pago insuficiente, ya que se calcula sobre el saldo pendiente de pago. La multa se acumula diariamente sobre lo que quede sin pagar, por lo que cada dólar que pagues a tiempo reduce la multa total. Si su situación financiera mejora más adelante en el año, puede ponerse al día o aumentar los pagos trimestrales restantes para minimizar las multas. Cuando presente su declaración anual, si aún adeuda dinero que no puede pagar, solicite un acuerdo de pago a plazos a través de su cuenta en línea en IRS.gov/account o presente el formulario 9465. La multa por pago insuficiente por pagos estimados atrasados debe pagarse por separado y no puede incluirse en los planes de acuerdo de pago a plazos, pero la obligación tributaria subyacente se puede pagar con el tiempo.
¿Tengo que presentar o enviar por correo la documentación del formulario 1040-ES si pago electrónicamente?
No: el formulario 1040-ES tiene dos propósitos distintos: la hoja de trabajo lo ayuda a calcular cuánto debe pagar y los comprobantes de pago proporcionan una forma de enviar cheques por correo. Si completa la hoja de cálculo (lo cual debería hacer) para determinar el monto de su pago, pero luego paga electrónicamente mediante Direct Pay del IRS, su cuenta en línea, el EFTPS, con tarjeta o mediante una aplicación móvil, no presenta nada al IRS excepto el pago electrónico en sí. Guarde la hoja de trabajo completa para sus registros y como referencia cuando prepare su declaración anual, pero no la envíe por correo a ninguna parte. La hoja de trabajo es exclusivamente para sus propios fines de cálculo. Esta es una de las muchas ventajas de pagar electrónicamente: sin papeleo, con confirmación instantánea, contabilización inmediata en su cuenta y sin riesgo de pérdida de correo.
¿Pueden las parejas casadas hacer pagos conjuntos de impuestos estimados y qué sucede si cambiamos de opinión?
Las parejas casadas pueden hacer pagos conjuntos de impuestos estimados si planean presentar una declaración conjunta para el año. Sin embargo, no se permiten los pagos estimados conjuntos si alguno de los cónyuges es un extranjero no residente, si están separados en virtud de una sentencia de divorcio o pensión alimenticia separada, si tienen diferentes años tributarios o si forman una unión civil o pareja de hecho registrada que no es un matrimonio según la ley estatal. Si haces pagos estimados conjuntos durante el año, pero luego decides presentar declaraciones por separado, debes distribuir los pagos entre los cónyuges. Por lo general, cada cónyuge recibe un crédito por los pagos que realmente hizo, aunque usted puede acordar lo contrario por escrito. Esta asignación puede volverse complicada y polémica si el matrimonio se está disolviendo. Anote los nombres y números de seguro social en los comprobantes de pago conjunto exactamente en el mismo orden que usará en su declaración conjunta (el contribuyente primero y el cónyuge después) para evitar problemas de procesamiento.
¿Qué debo hacer si mis ingresos cambian drásticamente a mediados de año, aumentando o disminuyendo de manera significativa?
Vuelva a calcular su impuesto estimado de inmediato utilizando una hoja de trabajo nueva del Formulario 1040-ES. Si los ingresos aumentaron considerablemente, aumente sus pagos trimestrales restantes para evitar multas por pago insuficiente. Calcula cuánto ya has pagado, determina tu nueva obligación tributaria anual total, resta lo que ya has pagado y divide el resto entre los períodos de pago restantes (asegurándote de que el pago de cada trimestre cumpla al menos con los requisitos mínimos de protección). Si los ingresos disminuyeron drásticamente (tal vez perdió a un cliente importante, su negocio se desaceleró o se jubiló a mitad de año), recalcule y reduzca sus pagos restantes para no prestar al gobierno fondos excesivos sin intereses. Es posible que aún deba pagar una multa por los trimestres en los que haya pagado de más en relación con los ingresos reales devengados durante ese período, pero puede utilizar el método de pago anualizado de ingresos del formulario 2210, anexo AI, para minimizar o eliminar las multas al demostrar que pagó lo suficiente según el momento en que realmente obtuvo los ingresos.
¿En qué se compara el aumento de la retención de mi formulario W-4 con el pago de impuestos estimados?
Aumentar la retención a través del formulario W-4 ofrece ventajas significativas si recibe un salario. Lo que es más importante, la retención se considera pagada de manera uniforme durante todo el año a los efectos del cálculo de las multas, incluso si realmente se retiene en los últimos meses. Esto significa que si en noviembre te das cuenta de que has pagado menos impuestos estimados de los primeros trimestres, aumentar drásticamente la retención del formulario W-4 para noviembre y diciembre puede eliminar o reducir las multas que, de otro modo, se aplicarían a los meses de abril, junio y septiembre. Por el contrario, los pagos de impuestos estimados deben efectuarse antes de las fechas de vencimiento específicas para que se tengan en cuenta en ese trimestre. La retención también es automática una vez que envías el formulario W-4; no tienes que recordar las fechas de vencimiento trimestrales. Sin embargo, si tiene ingresos considerables como trabajador por cuenta propia o si su obligación tributaria total supera con creces su salario, la retención por sí sola no cubrirá la totalidad de su obligación y también necesitará hacer pagos estimados. Muchos contribuyentes utilizan una combinación: maximizan la retención del W-4 para cubrir la mayor cantidad posible y, luego, hacen pagos estimados por el resto.
¿Existen realmente normas especiales solo para los agricultores y pescadores? ¿Cómo puedo saber si cumplo los requisitos?
Sí, los agricultores y pescadores reciben normas fiscales estimadas significativamente más flexibles que reconocen que los ingresos agrícolas y pesqueros llegan en períodos concentrados y no de manera uniforme a lo largo del año. Usted reúne los requisitos si al menos dos tercios de sus ingresos brutos totales para 2022 o 2023 provienen de la agricultura o la pesca. Si reúne los requisitos, puede elegir una de las tres opciones: hacer solo un pago estimado antes del 16 de enero de 2024 (en lugar de cuatro pagos trimestrales), presentar su declaración de impuestos completa de 2023 y pagar todo el saldo adeudado antes del 1 de marzo de 2024 (evitando por completo los pagos estimados), o realizar cuatro pagos trimestrales utilizando el puerto seguro reducido del 66% del impuesto del año en curso en lugar del 90%. Calcula los ingresos brutos sumando todos los ingresos antes de restar cualquier gasto o deducción. Si los ingresos agrícolas o pesqueros divididos por el ingreso bruto total equivalen al 66,67% o más, calificas. La agricultura incluye operar una granja, plantación, rancho, vivero o huerto; cultivar o cosechar productos agrícolas u hortícolas; y operar una granja con fines de lucro. La pesca incluye la operación de embarcaciones pesqueras. Si reúne los requisitos y adeuda una multa por pago insuficiente, utilice el formulario 2210-F en lugar del 2210.
¿Qué sucede si cambio mi nombre durante el año y cómo me aseguro de que mis pagos estimados se acrediten correctamente?
Si cambia su nombre por matrimonio, divorcio o cualquier otro motivo, informe inmediatamente el cambio a la Administración del Seguro Social mediante la presentación del formulario SS-5 antes de realizar cualquier pago de impuestos con su nuevo nombre. El IRS recibe los datos del nombre y el número de seguro social de la Administración del Seguro Social, y los pagos realizados con un nombre que no coincide con los registros de la SSA pueden rechazarse, retrasarse o aplicarse de forma incorrecta. Cuando presente su declaración de impuestos de 2023 en 2024, si hizo pagos estimados con su nombre anterior, adjunte una declaración al anverso de su declaración impresa (o incluya una explicación si la presenta electrónicamente) en la que figuren todos los pagos de impuestos estimados que realizó, que muestre su nombre anterior y su nombre nuevo, junto con su número de Seguro Social y las fechas y montos de los pagos. Esto ayuda al IRS a comparar y acreditar adecuadamente todos los pagos en su declaración, independientemente del nombre que aparezca en el pago. Para pagos futuros después de que cambies de nombre, usa solo tu nombre nuevo pero el mismo número de Seguro Social; tu SSN nunca cambia aunque tu nombre lo haga.
Toda la información proviene exclusivamente de las publicaciones oficiales y la guía de IRS.gov para el año tributario 2023, incluido el formulario 1040-ES y sus instrucciones, la publicación 505 (retención de impuestos e impuestos estimados) y las páginas web oficiales del IRS sobre impuestos y multas estimados. Para conocer su situación tributaria específica, consulte los formularios e instrucciones del año en curso o consulte a un profesional tributario calificado.