Para qué sirve el formulario 1040-C
El formulario 1040-C es un formulario tributario especializado que se requiere cuando los ciudadanos no estadounidenses (extranjeros) planean salir de los Estados Unidos o sus territorios. Considérelo un documento de liquidación de impuestos de salida. A diferencia de su declaración de impuestos anual regular, este formulario tiene dos propósitos específicos: declarar todos los ingresos que ha recibido o espera recibir durante todo el año tributario hasta la fecha de salida, y pagar el impuesto estimado sobre esos ingresos antes de salir del país. El formulario actúa como una especie de punto de control financiero, ya que garantiza que los extranjeros que salen de Estados Unidos paguen sus obligaciones tributarias antes de salir de territorio estadounidense.
El IRS usa el formulario 1040-C para emitir lo que comúnmente se denomina «permiso de navegación» o certificado de cumplimiento, una prueba oficial de que ha cumplido con sus obligaciones tributarias y puede partir sin complicaciones relacionadas con los impuestos. Este requisito existe porque el IRS quiere recaudar impuestos a personas que podrían ser difíciles de localizar una vez que hayan abandonado el país. El formulario se aplica tanto si eres un extranjero residente (alguien que tiene una tarjeta verde o que cumple con requisitos de presencia importantes) como si eres un extranjero no residente con ingresos de origen estadounidense.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-C (incluidas las situaciones tardías o modificadas)
Debe presentar el formulario 1040-C antes de salir de los Estados Unidos si es un extranjero que no reúne los requisitos para una de las excepciones específicas. Los plazos son estrictos: debes visitar una oficina del IRS al menos dos semanas antes de la salida prevista, pero el certificado no se puede emitir más de 30 días antes de tu partida. Este plazo tan reducido significa que es fundamental planificar con cuidado: no puedes esperar hasta el último momento, pero tampoco puedes presentar la solicitud demasiado pronto.
No existe ninguna disposición para presentar el formulario 1040-C con retraso o modificarlo en el sentido tradicional, porque está vinculado a un evento de salida específico y no a una fecha límite para el año tributario. Si descubres errores después de recibir tu certificado de cumplimiento pero antes de partir, debes comunicarte de inmediato con la oficina del IRS que lo emitió. Si ya saliste de los Estados Unidos sin obtener el certificado requerido, podrías enfrentarte a multas y acciones de cobro, y deberías consultar con un profesional de impuestos para solucionar la situación.
Es importante entender que el formulario 1040-C no es su declaración de impuestos final del año. Una vez que termine el año tributario, aún tendrá que presentar su declaración anual regular (el formulario 1040 si es un extranjero residente, o el formulario 1040-NR si es un extranjero no residente). El impuesto que pagas con el formulario 1040-C se acredita al total de tu obligación tributaria en esa declaración final.
Reglas o detalles clave para 2018
Hay varias reglas fundamentales que rigen la presentación del formulario 1040-C. En primer lugar, ambos cónyuges deben comparecer en la oficina del IRS si ambos son extranjeros y ambos van a salir juntos de los Estados Unidos. No puede presentar este formulario por correo; requiere una cita en persona en un Centro de Asistencia al Contribuyente que brinda servicios de autorización de extranjeros.
El formulario divide a los archivadores en tres grupos. El grupo I incluye a los extranjeros residentes que declaran sus ingresos mundiales, similares a los de los ciudadanos estadounidenses. El grupo II abarca a los extranjeros no residentes con ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial en los EE. UU., como los salarios derivados de un empleo en los EE. UU. El grupo III se aplica a los extranjeros no residentes con ingresos de origen estadounidense no relacionados con un oficio o negocio, como los ingresos por inversiones, que normalmente se gravan con una tasa fija del 30% (o una tasa convencional más baja, si corresponde).
Existen excepciones importantes que pueden eximirlo de presentar una solicitud por completo. Los estudiantes y visitantes de intercambio con visas F, J, H-3 o Q generalmente no necesitan un certificado si sus únicos ingresos en EE. UU. provienen de empleos autorizados, becas o intereses bancarios. También están exentos los viajeros de negocios con visas B que permanecen menos de 90 días, los titulares de pasaportes diplomáticos, los viajeros canadienses y mexicanos cuyos salarios están sujetos a retenciones y varias otras categorías. Sin embargo, el IRS puede revocar estas excepciones si considera que su salida dificultaría la recaudación de impuestos.
Los beneficios del tratado tributario pueden reducir su obligación tributaria, pero debe adjuntar documentación que explique qué artículo del tratado se aplica. En 2018, el formulario 1040-C sufrió importantes cambios en la legislación tributaria, como las nuevas tasas impositivas (que oscilaban entre el 10% y el 37%), el aumento de las deducciones estándar, la suspensión de las exenciones personales y la ampliación de los créditos tributarios por hijos.
Paso a paso (nivel alto)
El primer paso es programar una cita con un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS que brinde servicios de autorización de extranjeros, recordando el aviso mínimo de dos semanas. Antes de su cita, reúna una amplia documentación: su pasaporte válido con visa o tarjeta de registro de extranjero, copias de las declaraciones de impuestos estadounidenses de los últimos dos años, recibos de todos los pagos de impuestos y comprobantes de las deducciones y los gastos. También necesitarás las declaraciones salariales del año en curso de todos los empleadores (o registros de ingresos por cuenta propia), los recibos estimados de los pagos de impuestos, la documentación de cualquier venta de propiedades, los detalles de las becas o becas, si corresponde, un comprobante de tu número de seguro social o número de identificación fiscal individual y documentación que muestre tu fecha de salida, como un billete de avión.
En la oficina del IRS, presentará el formulario 1040-C (en original más una copia) junto con cualquier otra declaración de impuestos requerida que aún no haya presentado. Si se va entre el 1 de enero y el 17 de abril de 2018, también debe presentar su declaración de impuestos de 2017 en esta cita. El formulario en sí requiere información detallada sobre su condición de extranjero, el tipo de visa, las fuentes de ingresos y si reúne los requisitos del Grupo I, II o III a efectos fiscales.
En las listas de ingresos, declararás todos los ingresos recibidos y esperados para el año, desglosándolos por tipo y por si están relacionados de manera efectiva con las actividades comerciales de EE. UU. Calcularás tu obligación tributaria con el método adecuado para tu grupo, aplicarás las retenciones y los pagos estimados y pagarás el saldo adeudado. El IRS revisará tu declaración y, si todo está en orden y has pagado lo que debes (o depositado una fianza si es necesario), emitirá tu certificado de cumplimiento ese mismo día o poco después.
Por último, recuerde guardar copias de todo y presentar su declaración de impuestos anual final después de que finalice el año tributario, reclamando el pago del formulario 1040-C como crédito para cubrir su responsabilidad total.
Errores comunes y cómo evitarlos
Uno de los errores más frecuentes es esperar demasiado para programar una cita con el IRS. Dado el requisito de avisar con un mínimo de dos semanas de antelación y el hecho de que las citas son obligatorias, reservar solo unos días antes de la salida suele provocar la pérdida de vuelos o la salida sin un certificado, dos resultados negativos. Programa tu cita con al menos un mes de antelación para evitar retrasos inesperados.
Muchos declarantes llegan a su cita sin la documentación completa, lo que los obliga a cambiar la cita y puede poner en peligro sus planes de viaje. Use la lista de verificación del IRS y reúna todos los documentos requeridos mucho antes de su cita. Si te falta algo, comunícate con empleadores, bancos u otras instituciones anteriores con la suficiente antelación para obtener reemplazos.
Otro error común es no entender qué ingresos declarar. Debe declarar no solo los ingresos que ya ha recibido, sino también los ingresos que espera recibir durante todo el año tributario hasta el 31 de diciembre. Esto requiere una proyección y una estimación, que muchas personas olvidan incluir. Del mismo modo, si no se declaran los ingresos procedentes del extranjero (en el caso de los extranjeros residentes) o si se clasifican incorrectamente los ingresos como relacionados de manera efectiva o no efectiva, se producen errores de cálculo.
Algunos extranjeros que se van creen erróneamente que el formulario 1040-C es su última declaración de impuestos del año y no presentan una declaración anual más adelante. Esto hace que el IRS lo clasifique como incumplidor y puede generar multas y acciones de cobro. Marque su calendario para presentar la declaración regular después de que finalice el año tributario.
Los estudiantes y otras personas que reúnen los requisitos para las excepciones a veces presentan el formulario 1040-C innecesariamente, lo que supone una pérdida de tiempo y dinero. Revise cuidadosamente las categorías de excepciones antes de asumir que necesita el certificado. Por el contrario, algunas personas que no reúnen los requisitos para acogerse a las excepciones se van sin un certificado, lo que crea graves problemas de cumplimiento tributario. En caso de duda, consulta al IRS o a un profesional de impuestos en lugar de hacer suposiciones.
Por último, las parejas casadas en las que ambos cónyuges son extranjeros suelen hacer que solo uno de los cónyuges se presente en la oficina del IRS, sin darse cuenta de que ambos deben asistir si ambos se van. Esto requiere una reprogramación y retrasa el certificado.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que presente el formulario 1040-C y toda la documentación de respaldo, el examinador del IRS revisará su presentación para verificar que esté completa y sea precisa. Si presentaste todas las declaraciones requeridas, pagaste todos los impuestos adeudados y proporcionaste documentación satisfactoria, el IRS emitirá tu certificado de cumplimiento, normalmente el mismo día de tu cita. Este certificado autoriza todas las salidas del país durante el año tributario en curso, aunque el IRS puede revocarlo en una fecha posterior si considera que tu salida podría obstaculizar la recaudación de impuestos.
Si adeuda impuestos sobre la renta y el IRS determina que su salida pondría en peligro el cobro, el certificado solo se emitirá después de que pague el monto total o deposite una fianza. En tales casos, el certificado se aplica específicamente a la salida para la que se emitió. Esta no es una determinación definitiva de tu obligación tributaria; si el IRS determina más adelante que debes más, igual tendrás que pagar el monto adicional.
Después de recibir su certificado, guárdelo junto con sus documentos de viaje. Si bien es posible que no necesite presentarlo al salir de los Estados Unidos, tenerlo disponible evita complicaciones si las autoridades lo interrogan. Algunas aerolíneas o funcionarios fronterizos pueden solicitarlo en determinadas circunstancias.
El requisito posterior a la presentación más importante es completar su declaración de impuestos anual después de que finalice el año tributario. Cuando presente el formulario 1040 o 1040-NR para todo el año, incluirá todos los ingresos de todo el año y declarará el impuesto que pagó con el formulario 1040-C como crédito en la línea 27 (o en la línea correspondiente para otros pagos). Si pagaste más de lo que realmente debes, recibirás un reembolso cuando presentes la declaración anual. Si pagaste menos, deberás pagar la diferencia.
Cualquier sobrepago que aparezca en el propio formulario 1040-C no se reembolsa automáticamente; solo se le devolverá ese dinero si y en la medida en que su declaración anual final muestre un sobrepago. Es por eso que es importante hacer una proyección precisa de sus ingresos para todo el año al preparar el formulario 1040-C.
Preguntas frecuentes
Si soy un estudiante con una visa F-1, ¿necesito el formulario 1040-C antes de viajar a casa para las vacaciones de verano?
La mayoría de los estudiantes con visas F-1 no necesitan un certificado de cumplimiento si sus únicos ingresos en EE. UU. provienen de empleos autorizados en el campus, becas que cubren gastos educativos o intereses bancarios no relacionados con un negocio. Sin embargo, si ha obtenido ingresos de fuentes ajenas a estas excepciones, como trabajos no autorizados, ingresos empresariales o ganancias sustanciales por inversiones, es posible que necesite el certificado. La excepción no se aplica si el IRS cree que debes impuestos y que tu partida dificultaría la recaudación.
¿Alguien puede presentar el formulario 1040-C en mi nombre si ya estoy fuera de los Estados Unidos?
El formulario 1040-C requiere su comparecencia personal en una oficina del IRS, por lo que no puede presentarlo después de salir del país. Si no puede comparecer físicamente debido a una enfermedad o discapacidad grave, puede autorizar a un agente a preparar y firmar el formulario en su nombre, pero necesita la aprobación del IRS mediante la presentación de una declaración escrita en la que explique por qué no puede firmarlo. Si ya te has marchado sin presentar la declaración y crees que deberías haberlo hecho, consulta a un profesional de impuestos sobre tus opciones, que pueden incluir pagar los impuestos adeudados, presentar las declaraciones atrasadas y abordar las posibles multas.
¿Cuál es la diferencia entre el formulario 1040-C y el formulario 2063?
El formulario 2063 es una alternativa más corta al formulario 1040-C para los extranjeros que salen y cumplen con condiciones específicas: ha presentado todas las declaraciones de impuestos estadounidenses requeridas, ha pagado todos los impuestos adeudados y no ha tenido ingresos imponibles tanto en el año de salida como en el año anterior, o es un extranjero residente cuya salida no dificultará la recaudación de impuestos (según lo determine el IRS). El formulario 2063 es más sencillo y rápido de procesar. Si no cumple con estos requisitos, debe usar el formulario 1040-C.
¿Necesito un certificado de cumplimiento para cada viaje fuera de los Estados Unidos?
Por lo general, no. Si está realizando un breve viaje de placer o de negocios y planea regresar a los Estados Unidos y cumple con una de las excepciones enumeradas (como tener una visa de turista B-2 o una visa de negocios B-1 para quedarse menos de 90 días), no necesita un certificado. El requisito se aplica principalmente a los extranjeros que se van con la intención de marcharse por un período prolongado o permanente, o que tienen obligaciones tributarias importantes en EE. UU. que podrían no cobrarse si se van.
Tengo una tarjeta verde, pero me voy a mudar a mi país de origen de forma permanente. ¿Necesito el formulario 1040-C?
Sí. Los titulares de la tarjeta verde son extranjeros residentes a efectos fiscales y, por lo general, necesitan un certificado de cumplimiento al salir. Sin embargo, es posible que reúna los requisitos para recibir el formulario 2063 (la versión más corta) si ha presentado todas las declaraciones requeridas y pagado todos los impuestos. Además, cuando abandone su condición de residente permanente, es posible que tenga que presentar otros requisitos, incluido el formulario 8854, si se le considera residente de larga duración a efectos fiscales. Esta situación puede dar lugar a normas tributarias de expatriación complejas, por lo que se recomienda encarecidamente el asesoramiento fiscal profesional.
El IRS dice que adeudo impuestos antes de que emitan mi certificado, pero no estoy de acuerdo con su cálculo. ¿Qué puedo hacer?
Puede analizar el cálculo con el examinador del IRS en su cita y proporcionarle la documentación que respalde su posición. Si el problema no se resuelve y tienes que marcharte, tienes dos opciones: pagar la cantidad en disputa (que puedes recuperar al presentar tu declaración anual) o pagar una fianza por la cantidad en disputa. Si te vas sin el certificado a pesar de que se te exige tenerlo, puedes enfrentarte a sanciones y a acciones de cobro. En caso de disputas complejas, considera la posibilidad de consultar a un abogado especializado en impuestos antes de la salida programada.
¿No tener un certificado de cumplimiento afectará mi capacidad para regresar a los Estados Unidos?
Si bien el requisito del permiso de navegación se basa principalmente en el cumplimiento de los impuestos más que en el estatus migratorio, no obtener el certificado requerido puede tener consecuencias. El IRS puede emprender acciones de cobro, incluidos gravámenes contra propiedades estadounidenses, gravámenes contra cuentas bancarias estadounidenses y derivaciones a agencias de cobro. Si solicita visas o tarjetas verdes en el futuro, las autoridades de inmigración pueden tener en cuenta su historial de cumplimiento tributario. Además, las deudas tributarias no resueltas pueden crear complicaciones si regresas a EE. UU. y presentas declaraciones de impuestos posteriores.
Fuentes
Fuente: Instrucciones del formulario 1040-C del IRS (2018)
Fuente: IRS Acerca del formulario 1040-C
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