Para qué sirve el formulario
El formulario 1040-C es un documento tributario especializado que ciertos ciudadanos no estadounidenses deben presentar antes de salir de los Estados Unidos. Considérelo un punto de control fiscal previo a la salida, en lugar de su declaración de impuestos anual regular. El formulario sirve como prueba de que has liquidado tus obligaciones tributarias de EE. UU. para el año en curso hasta la fecha de salida. Cuando el IRS aprueba tu formulario 1040-C, emite un «certificado de cumplimiento», comúnmente llamado permiso de navegación o permiso de salida, que demuestra que sales del país en buen estado tributario.
Este formulario está diseñado específicamente para extranjeros (el término del IRS para los ciudadanos no estadounidenses) que necesitan declarar los ingresos que han recibido o esperan recibir durante el año tributario y pagar el impuesto anticipado sobre esos ingresos antes de partir. El formulario abarca tres categorías de declarantes: extranjeros residentes (aquellos que tienen tarjetas de residencia permanente o que cumplen con requisitos de presencia importantes), extranjeros no residentes con ingresos comerciales estadounidenses y extranjeros no residentes con ingresos pasivos o de inversiones de origen estadounidense. Es importante destacar que el formulario 1040-C no reemplaza su declaración de impuestos anual regular; aun así, tendrá que presentar los formularios 1040, 1040NR u otra declaración apropiada una vez que finalice el año tributario.
Cuándo utilizaría el formulario 1040-C
Debe presentar el formulario 1040-C si no es ciudadano estadounidense y planea salir de los Estados Unidos o sus posesiones y no reúne los requisitos para una de las varias excepciones específicas. El momento es crucial: debes visitar una oficina del IRS al menos dos semanas antes de la fecha de salida, pero no con más de 30 días de anticipación. Tanto la fecha límite anticipada como la tardía son importantes: presenta tu solicitud demasiado pronto y no la procesarán; si esperas demasiado, es posible que no recibas tu certificado a tiempo para salir.
Varias categorías de personas están exentas de presentar el formulario 1040-C. No necesita este formulario si es diplomático extranjero con pasaporte diplomático, ciertos estudiantes o visitantes de intercambio con visas F, J, H-3, M o Q que solo obtuvieron ingresos autorizados o becas, visitantes de negocios o placer que se quedan menos de 90 días con visas B-1 o B-2, personas que simplemente pasan por los EE. UU., residentes canadienses o mexicanos que viajan diariamente para trabajar en los EE. UU., o si son aprendices militares por orden oficial. Sin embargo, si recibió ingresos estadounidenses sujetos a impuestos fuera de estas excepciones limitadas, es probable que tenga que presentarlos.
El formulario no tiene versiones «tardías» o «modificadas» en el sentido tradicional. Si ya te fuiste y no presentaste la declaración cuando se te exigió, podrías enfrentarte a posibles multas y problemas con la recaudación de impuestos, pero aun así deberías presentar tu declaración anual regular. Si ya presentó el formulario 1040-C y necesita corregirlo, normalmente incluiría cualquier corrección en su declaración de impuestos anual final de ese año en lugar de modificar el formulario 1040-C en sí.
Reglas o detalles clave para 2017
Determinación del estado de extranjero residente frente al de extranjero no residente
Comprender su situación tributaria es fundamental para completar correctamente el formulario 1040-C. Se le considera extranjero residente si es titular de una tarjeta de residencia permanente o cumple con el requisito de presencia sustancial, lo que significa que estuvo físicamente presente en los EE. UU. durante al menos 31 días durante 2017 y un total de 183 días si se cuentan todo 2017, un tercio de los días de 2016 y una sexta parte de los de 2015. Los extranjeros residentes declaran tener ingresos internacionales y pueden solicitar las mismas deducciones y créditos que los ciudadanos estadounidenses. Los extranjeros no residentes, por otro lado, solo declaran ingresos de origen estadounidense y se enfrentan a más restricciones en cuanto a las deducciones.
Exenciones personales y deducciones estándar de 2017
Para 2017, las exenciones personales fueron de 4.050 dólares por persona (incluidos usted, su cónyuge y las personas a su cargo), aunque estas se eliminan gradualmente en los niveles de ingresos más altos, a partir de 156.900 dólares para los casados que presentan una declaración por separado. Las deducciones estándar eran de 12.700 dólares para las parejas casadas que presentaran una declaración conjunta, de 9.350 dólares para los cabezas de familia y de 6.350 dólares para las personas solteras o casadas que presentaran una declaración por separado, con montos adicionales para las personas de 65 años o más o ciegas. Las tasas impositivas oscilaron entre el 10 por ciento para los grupos de ingresos más bajos y el 39,6 por ciento para los ingresos más altos.
Ingresos conectados de manera efectiva versus ingresos pasivos de origen estadounidense
Los ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial estadounidense, incluidos los salarios derivados del empleo, se gravan con tasas graduales, tal como pagan los ciudadanos estadounidenses. Sin embargo, los extranjeros no residentes con ingresos pasivos provenientes de fuentes estadounidenses (como intereses, dividendos o alquileres no relacionados con una empresa) se enfrentan a una tasa impositiva fija del 30 por ciento, aunque los tratados tributarios pueden reducir esta tasa. Si tiene derecho a los beneficios de un tratado que reduzcan sus impuestos, debe adjuntar una declaración en la que explique el artículo específico del tratado y su cálculo.
Paso a paso (nivel alto)
Reúna su documentación
Comience por reunir la documentación con suficiente antelación. Necesitarás tu pasaporte con una visa o tarjeta de registro de extranjero, copias de las declaraciones de impuestos de los últimos dos años (o del tiempo que lleves en los EE. UU. si es menos), recibos que demuestren que pagaste esos impuestos y estados de cuenta de todos los empleadores de 2017 que muestren los salarios y las retenciones. Si trabajas por cuenta propia, prepara una declaración de ingresos y gastos antes de la fecha de salida. Reúne también comprobantes de los pagos de impuestos estimados, los documentos sobre la venta de cualquier propiedad, la información sobre las becas, si corresponde, y la evidencia de los beneficios del tratado que solicitas.
Programe una cita con el IRS
Programa una cita en tu oficina local del IRS, teniendo en cuenta que algunas oficinas requieren que las citas se hagan con mucha antelación. Planifica tu visita al menos dos semanas antes de la salida, pero no más de 30 días antes. Si está casado y su cónyuge también es un extranjero que se va, ambos deben asistir juntos a la cita. Traiga todos los documentos reunidos, además de la verificación de su número de identificación fiscal (número de seguro social o número de identificación fiscal individual) y un comprobante de la fecha de salida, como un billete de avión.
Complete las partes y los anexos del formulario 1040-C
Complete el formulario 1040-C, que tiene tres partes principales. La parte I establece si es un extranjero residente o no residente y formula preguntas detalladas sobre su estadía, el estado de su visa y sus planes de regreso. La parte II cubre las exenciones: la cantidad que puede solicitar depende de su estado y nacionalidad. La parte III consiste en calcular su impuesto real, utilizando el Anexo A para declarar todos los ingresos, el Anexo B para las ganancias de capital, si corresponde, el Anexo C para las deducciones y el Anexo D para calcular su obligación tributaria final.
Presente el formulario y obtenga su certificado
Presente un original y una copia del formulario 1040-C en la oficina del IRS. También debe presentar cualquier declaración de impuestos vencida de años anteriores y pagar los impuestos adeudados. Si su formulario 1040-C muestra que adeuda impuestos y el IRS cree que su partida podría dificultar la recaudación, tendrá que pagar el impuesto o depositar una fianza antes de recibir su certificado. Una vez aprobado, un funcionario del IRS firma la sección del certificado de cumplimiento que aparece en la página 2 de tu formulario; este certificado firmado es tu permiso de navegación.
Errores comunes y cómo evitarlos
Malentendiendo la ventana de presentación
Uno de los errores más frecuentes es la confusión sobre la ventana de presentación. Las personas llegan demasiado pronto (más de 30 días antes de la salida) o esperan hasta el último momento y descubren demasiado tarde que la oficina local del IRS exige programar citas con semanas de anticipación. Marque su calendario y programe su cita tan pronto como se confirmen las fechas de su viaje. Recuerde que este formulario no se puede presentar por correo; debe comparecer en persona.
Cómo tratar el formulario 1040-C como la declaración de impuestos final
Muchos declarantes creen erróneamente que el Formulario 1040-C es su última declaración de impuestos del año y nunca presentan el Formulario 1040 o 1040NR después. Esto está mal. El formulario 1040-C es solo una instantánea anterior a la salida que cubre los ingresos hasta la fecha de salida. Aún debe presentar una declaración anual adecuada después del 31 de diciembre, la cual conciliará sus ingresos de todo el año, aplicará como crédito el impuesto que pagó con el formulario 1040-C y determinará si recibe un reembolso o adeuda impuestos adicionales. Pensar que el 1040-C completa su obligación tributaria puede resultar en multas por no presentarla.
Confusión sobre la presentación conjunta y la información conyugal
La elegibilidad para una declaración conjunta causa confusión. Los extranjeros no residentes no pueden presentar una solicitud conjunta bajo ninguna circunstancia. Los extranjeros residentes pueden presentar una solicitud conjunta en el formulario 1040-C solo si ambos cónyuges esperan razonablemente reunir los requisitos para presentar la solicitud conjunta al final del año y ambos períodos tributarios terminan simultáneamente. Si presentan una declaración conjunta, ambos cónyuges deben proporcionar toda la información requerida en la Parte I, lo que podría significar completar secciones separadas de la Parte I para cada cónyuge.
Documentación incompleta y declaraciones de tratados faltantes
Los errores de documentación son comunes: llegar a la oficina del IRS sin los registros adecuados para verificar los ingresos, las deducciones o los pagos de impuestos anteriores. Crea una lista de verificación a partir de las instrucciones y reúne todo antes de tu cita. La falta de documentos puede impedir la emisión del certificado o requerir una visita de seguimiento. Además, muchos extranjeros no residentes se olvidan de adjuntar la declaración requerida explicando los beneficios del tratado cuando solicitan tasas impositivas reducidas, lo que puede retrasar la tramitación.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Suponiendo que haya presentado su declaración de manera completa y precisa, haya pagado los impuestos requeridos y haya cumplido con todas las obligaciones de presentación del año anterior, el director del área de asistencia de campo del IRS (o su agente) firmará la sección del certificado de cumplimiento en la página 2 de su formulario 1040-C. Esta firma convierte su copia en un permiso de navegación oficial. Lleve consigo este documento cuando salga. Si bien hoy en día rara vez se comprueba en los aeropuertos, los funcionarios de inmigración o aduanas pueden solicitarlo.
El certificado entra en vigor para la salida específica para la que se emitió o, si cumples ciertas condiciones que demuestran que regresarás, puede cubrir todas las salidas durante el año fiscal actual. Sin embargo, el IRS puede revocarlo para cualquier salida posterior si considera que tu salida pondría en peligro la recaudación de impuestos. El certificado no es una determinación definitiva de tu obligación tributaria, sino que se basa en la información disponible en el momento de la emisión. Si el IRS descubre más adelante que adeudabas más impuestos, seguirás siendo responsable de pagar el monto adicional más los posibles intereses y multas.
Cualquier impuesto que haya pagado con el formulario 1040-C se considera un pago del total de sus impuestos del año. Esta cantidad aparece como un crédito en la línea 28 (u otra línea de pagos) cuando presenta su declaración anual final. Si el formulario 1040-C muestra un sobrepago, no espere recibir un reembolso inmediato; solo recibirá un reembolso si su declaración anual final también muestra un sobrepago después de contabilizar los ingresos de todo el año y el pago del formulario 1040-C.
Una vez finalizado el año tributario, debe presentar la declaración final correspondiente. Si era residente de los EE. UU. el 31 de diciembre, presente el formulario 1040 en el que se informen los ingresos mundiales. Si no era residente el último día del año, presente el formulario 1040NR o 1040NR-EZ. Algunos extranjeros que salen del país tendrán un estatus doble durante los años tributarios, ya que serán residentes durante una parte del año y no residentes durante el resto, lo que requerirá un tratamiento especial para la declaración de impuestos con doble estatus. Su declaración final debe hacer referencia al pago del formulario 1040-C y conciliar cualquier diferencia entre su obligación tributaria estimada a la fecha de salida y su obligación tributaria anual real.
Preguntas frecuentes
¿Puedo presentar el formulario 1040-C por correo o electrónicamente en lugar de visitar una oficina del IRS en persona?
No, no puede enviar el formulario 1040-C por correo ni presentarlo electrónicamente. El formulario requiere una cita en persona en una oficina del IRS donde un agente revisará su documentación y, si todo está en orden, emitirá su certificado de cumplimiento al instante. Este proceso presencial permite al IRS verificar su identidad, examinar los documentos originales y responder cualquier pregunta de inmediato. Algunas oficinas del IRS se ocupan de las visitas sin cita previa, pero muchas requieren citas programadas, así que llame con anticipación para no desperdiciar un viaje.
Soy un estudiante con una visa F-1 que trabaja a tiempo parcial en el campus. ¿Necesito el formulario 1040-C antes de irme a casa durante el verano?
Probablemente no, pero depende de tus circunstancias específicas. Los estudiantes con visas F-1 o F-2 generalmente están exentos del requisito del formulario 1040-C si sus únicos ingresos en EE. UU. provienen de empleos autorizados en el campus, becas o becas o intereses sobre depósitos bancarios no relacionados con una empresa estadounidense. Sin embargo, si obtuvo ingresos de un empleo no autorizado o de fuentes ajenas a estas categorías, tendrá que presentar el formulario 1040-C. En caso de duda, consulta la lista de excepciones que figura en las instrucciones o consulta con la oficina de estudiantes internacionales de tu escuela.
Mi cónyuge es ciudadano estadounidense, pero yo soy un extranjero residente con una tarjeta verde. ¿Necesito el formulario 1040-C si me voy de viaje temporalmente por una emergencia familiar?
Por lo general, si tiene una tarjeta verde (es residente permanente legal) y planea regresar, aún debe obtener el formulario 1040-C antes de partir, a menos que el IRS esté convencido de que su partida no pone en peligro la recaudación de impuestos. En la práctica, a los titulares de tarjetas de residencia permanente con registros tributarios limpios que estén regresando claramente a EE. UU. se les puede expedir un certificado sin pagar impuestos por adelantado, pero aun así es necesario presentar el formulario y obtener el certificado. Tanto usted como el IRS deben estar de acuerdo en que la recaudación no está en riesgo. Presente pruebas de su intención de regresar, como la verificación de empleo, la propiedad o los lazos familiares.
¿Qué sucede si salgo de los Estados Unidos sin presentar el formulario 1040-C cuando tenía que presentarlo?
Salir sin el certificado de cumplimiento requerido puede tener varias consecuencias. Es posible que tenga dificultades para volver a ingresar a los Estados Unidos porque la falta de un certificado sugiere que sus obligaciones tributarias no se han resuelto. El IRS puede fijar los impuestos y las multas, y su deuda tributaria se vuelve mucho más difícil de resolver desde el extranjero. Los intereses se acumulan sobre los impuestos impagos a partir de la fecha de vencimiento original. Además, el hecho de no obtener deliberadamente el certificado requerido podría considerarse evasión fiscal en casos extremos. Si ya te quedaste sin presentar la declaración, consulta a un profesional de impuestos sobre la mejor manera de resolver tu situación, que normalmente implica presentar todas las declaraciones requeridas y pagar los impuestos adeudados lo antes posible.
Presenté el formulario 1040-C y pagué 5000 dólares en impuestos antes de irme en junio de 2017. Cuando presento mi formulario 1040NR para todo el año, muestra que solo debo 4.200 dólares en total. ¿Recibiré un reembolso?
Sí, recibirá un reembolso de $800 cuando presente su formulario 1040NR para todo el año tributario 2017. Los 5000$ que pagó con el formulario 1040-C se acreditan a su obligación tributaria total del año. Si su declaración final calcula un impuesto total de 4,200 USD y ya ha pagado 5000$, habrá pagado 800$ de más. Indique el pago de 5.000 dólares del formulario 1040-C en la línea correspondiente del formulario 1040NR y el IRS le reembolsará el sobrepago de 800 dólares. Precisamente por eso el formulario 1040-C no es su declaración final, sino un pago estimado que se concilia cuando presenta su declaración de fin de año.
¿Tengo que presentar el formulario 1040-C cada vez que salgo de los EE. UU., o un certificado cubre varios viajes?
Depende del tipo de certificado que reciba. Si el IRS determina que tu partida no pone en peligro la recaudación de impuestos (por lo general, porque tienes la intención y la capacidad claras de declararlo), tu certificado de cumplimiento puede ser válido para todas las salidas del país durante el año tributario en curso. En este caso, una sola presentación del formulario 1040-C cubre varios viajes. Sin embargo, el IRS puede revocar este certificado de viajes múltiples si las circunstancias cambian. Si su salida pone en peligro el cobro y tiene que pagar su obligación tributaria estimada o depositar una fianza, el certificado solo es válido para esa salida específica y tendrá que presentar un nuevo formulario 1040-C para cualquier salida posterior de ese año.
Tengo derecho a tasas impositivas más bajas en virtud de un tratado tributario entre mi país y los Estados Unidos. ¿Cómo puedo solicitarlo en el formulario 1040-C?
Para solicitar los beneficios del tratado en el formulario 1040-C, debe adjuntar una declaración detallada a su declaración explicando el artículo específico del tratado que se aplica a su situación y que muestre cómo calculó el impuesto reducido. Por ejemplo, si un tratado reduce la tasa de retención del 30 por ciento sobre los dividendos al 15 por ciento, su estado de cuenta debe identificar el tratado, citar el número de artículo específico y mostrar el cálculo aplicando la tasa del 15 por ciento. En la línea 24 del formulario 1040-C (en el que se calculan los impuestos sobre los ingresos no relacionados de manera efectiva), introduzca el impuesto calculado en función de la tasa convencional y no del 30 por ciento predeterminado. También es posible que tengas que presentar el formulario 8833 junto con tu declaración anual final para dar a conocer tu postura con base en un tratado, en caso de que esto reduzca tus impuestos. Lleve a su cita con el IRS la documentación que demuestre su residencia en el país del tratado.
Fuentes: Toda la información de este resumen proviene de publicaciones oficiales del IRS: Formulario 1040-C de 2017, Instrucciones de 2017 para el formulario 1040-C, y el Página de autorización de salida de extranjeros del IRS.
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