Para qué sirve el formulario 1040-C
El formulario 1040-C es un documento tributario especializado que los extranjeros (ciudadanos no estadounidenses) deben presentar antes de salir de los Estados Unidos o de cualquiera de sus posesiones. Considérelo un punto de control fiscal previo a la salida, en lugar de su declaración de impuestos anual regular. El formulario tiene dos propósitos principales: informa sobre todos los ingresos que ha recibido o espera recibir durante todo el año tributario hasta la fecha de su salida, y garantiza que pagará cualquier obligación tributaria esperada sobre esos ingresos antes de salir del país.
El formulario está íntimamente relacionado con lo que comúnmente se denomina «permiso de navegación» o «permiso de salida», conocido oficialmente como certificado de cumplimiento. Este certificado, emitido por el director del área de asistencia sobre el terreno del IRS después de presentar el formulario 1040-C o el formulario 2063, más simple, demuestra que ha cumplido con sus obligaciones tributarias en EE. UU. Sin este certificado, la mayoría de los extranjeros no pueden salir legalmente de los Estados Unidos.
Es crucial entender que el formulario 1040-C no es su declaración de impuestos final del año. Cuando termine el año tributario, aún tendrá que presentar su declaración regular, ya sea el formulario 1040 si es un extranjero residente el 31 de diciembre o el formulario 1040-NR si es un extranjero no residente. Cualquier impuesto que pagues con el formulario 1040-C cuenta como un crédito para cubrir tu obligación tributaria final, y cualquier pago excesivo solo se reembolsará cuando presentes esa declaración final.
El formulario divide a los declarantes en tres grupos según su situación fiscal: el grupo I está formado por extranjeros residentes que declaran ingresos mundiales similares a los de los ciudadanos estadounidenses; el grupo II incluye a los extranjeros no residentes con ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial estadounidense (como los salarios de un empleo en EE. UU.); y el grupo III cubre a los extranjeros no residentes con ingresos de origen estadounidense no relacionados con un negocio (como ingresos por inversiones, premios o ciertas ganancias de juegos de azar).
Cuándo utilizaría el formulario 1040-C (presentaciones tardías o modificadas)
Debe presentar el formulario 1040-C al menos dos semanas antes de la fecha de salida prevista, pero no antes de 30 días antes de partir. El tiempo es fundamental: esperar hasta el último momento puede crear problemas graves si surgen problemas inesperados. Si sale entre el 1 de enero y el 15 de abril de 2014, también debe presentar su declaración de impuestos del año anterior (formulario 1040NR o formulario 1040) y pagar los impuestos adeudados.
Para presentar la solicitud, debe visitar el Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS local en persona con una cita. Debe llamar para programar esta cita y, según la temporada, es posible que las oficinas no tengan disponibilidad dentro del período requerido de dos a cuatro semanas, así que planifique en consecuencia. Es recomendable visitar una oficina del IRS en el área donde has estado trabajando, aunque también puedes ir a una oficina cerca de tu punto de partida.
Si después de salir de los Estados Unidos se da cuenta de que debería haber presentado el Formulario 1040-C pero no lo hizo, no puede presentar un Formulario 1040-C tardío en el sentido tradicional. Sin embargo, aún debe presentar su declaración de impuestos anual regular para ese año. Las multas por salir del país sin haber obtenido el certificado de cumplimiento obligatorio son distintas de las multas estándar por presentar la declaración de impuestos y pueden complicar las futuras entradas a los Estados Unidos.
No hay ninguna disposición para presentar un formulario 1040-C «modificado». El certificado de cumplimiento no es una determinación definitiva de su obligación tributaria, sino una instantánea basada en la información disponible cuando se marcha. Si el IRS determina más adelante que debes más impuestos después de examinar tu declaración final, tendrás que pagar esa cantidad adicional. Por el contrario, si pagaste de más, recibirás un reembolso solo después de presentar tu declaración final del año tributario.
Una excepción importante: si proporcionó información al IRS que demuestra que tiene la intención de regresar a los Estados Unidos y su salida no pone en peligro la recaudación de impuestos, puede obtener un certificado de cumplimiento sin pagar inmediatamente el impuesto que se muestra en el formulario 1040-C. En este caso, el certificado puede cubrir todas las salidas del país durante el año tributario en curso, sin perjuicio de su revocación si el IRS considera más adelante que su salida dificultaría la recaudación del impuesto.
Reglas o detalles clave
Exenciones de presentación
No todos los extraterrestres necesitan el formulario 1040-C. Estás exento si perteneces a categorías específicas, como el personal diplomático y los miembros de su familia cuyo pago por servicio oficial está exento de impuestos, los estudiantes con visas F-1, F-2, H-3, H-4, J-1, J-2 o Q que solo reciben ingresos relacionados con los estudios o ingresos laborales autorizados, ciertos viajeros con visas B-1 o B-2 que permanecen menos de 90 días, los residentes canadienses o mexicanos que se desplazan para trabajar en los EE. UU. con salarios sujetos a retención, y personas que pasen por los EE. UU. con visas de tránsito. Sin embargo, estas excepciones no se aplican si el director de área del IRS cree que usted tenía ingresos sujetos a impuestos y su salida dificultaría la recaudación de impuestos.
Estatus de residente frente a estatus de no residente
Comprender su condición de extranjero es fundamental porque determina qué ingresos debe declarar y qué deducciones puede solicitar. Eres extranjero residente si apruebas la «prueba de la tarjeta verde» (se te ha otorgado el privilegio de residir permanentemente en los EE. UU.) o la «prueba de presencia sustancial» (estuviste físicamente presente en los EE. UU. durante al menos 31 días durante 2014 y 183 días entre 2012 y 2014 utilizando una fórmula ponderada). Sin embargo, incluso si cumple con el requisito de presencia sustancial, puede calificar como no residente si tiene una conexión más estrecha con un país extranjero o si un tratado fiscal determina su residencia.
Devoluciones conjuntas
Las parejas extranjeras no residentes no pueden presentar declaraciones conjuntas en el formulario 1040-C. Sin embargo, si uno de los cónyuges es un extranjero residente, solo pueden presentar una declaración conjunta si ambos cónyuges esperan razonablemente reunir los requisitos para una declaración conjunta al final del año y sus años tributarios terminan al mismo tiempo.
Requisitos de declaración de ingresos
Los extranjeros residentes deben declarar sus ingresos mundiales en el formulario 1040-C. Los extranjeros no residentes declaran únicamente los ingresos de origen estadounidense, que se dividen en dos categorías: los ingresos relacionados de manera efectiva con una actividad comercial o empresarial estadounidense (que se gravan con tasas graduales, como las de los ciudadanos estadounidenses) y los ingresos no relacionados de manera efectiva (por lo general, se gravan al 30%, aunque los tipos establecidos en los tratados pueden ser más bajos). Debes declarar todos los ingresos que recibas y que razonablemente esperes recibir durante todo el año tributario hasta la fecha de salida.
Números de identificación
Debe proporcionar un número de seguro social o un número de identificación fiscal individual (ITIN). Si no tiene un SSN y no es elegible para uno, debe solicitar un ITIN mediante el formulario W-7. La tramitación de un ITIN suele tardar entre 4 y 6 semanas, así que planifica con antelación.
Requisitos de pago
Por lo general, debe pagar todos los impuestos que figuran como adeudados en el formulario 1040-C cuando lo presenta, más los impuestos impagos de años anteriores. En ciertas circunstancias, el IRS puede permitirle presentar una fianza que garantice el pago en lugar del pago inmediato.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Determine su obligación de presentación
Revisa las excepciones detenidamente para ver si tienes la obligación de obtener un certificado de cumplimiento. Si no estás seguro, opta por presentar la solicitud: las consecuencias de salir sin el certificado requerido pueden ser graves. Confirme su condición de extranjero residente o no residente mediante la prueba de la tarjeta verde y la prueba de presencia sustancial que se describen en las instrucciones.
Paso 2: Reunir la documentación requerida
Reúna su pasaporte y su visa o tarjeta de registro de extranjero, copias de las declaraciones de impuestos estadounidenses presentadas durante los últimos dos años (o de todo su tiempo en los EE. UU. si es inferior a dos años), recibos que acrediten el pago de impuestos en esas declaraciones, documentación de deducciones y gastos comerciales, estados de cuenta de todos los empleadores que muestren los salarios pagados y los impuestos retenidos durante el año en curso hasta la fecha de salida, el comprobante de los pagos de impuestos estimados, los documentos que muestren las ganancias o pérdidas por la venta de propiedades, la documentación de becas o becas si aplicable, documentos que indiquen la calificación para los beneficios de un tratado tributario, la verificación de su fecha de salida, como un billete de avión, y su tarjeta de Seguro Social o aviso de ITIN.
Paso 3: Programe su cita con el IRS
Comunícate con el Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS local para programar una cita al menos dos semanas antes de la salida, pero no con más de 30 días de anticipación. Tenga en cuenta que la disponibilidad de citas puede ser limitada durante la temporada alta. Si está casado y presenta una declaración conjunta, ambos cónyuges deben asistir a la cita.
Paso 4: Complete el formulario
Complete el formulario 1040-C en original y una copia. Complete la parte I explicando su condición de extranjero residente o no residente y proporcionando detalles sobre su visa, ocupación, declaraciones anteriores presentadas y propiedades en EE. UU. En la parte II, solicite sus exenciones en función de su estatus: los extranjeros residentes solicitan las mismas exenciones que los ciudadanos estadounidenses, mientras que los extranjeros no residentes tienen solicitudes de exención más limitadas. En la parte III, calcule sus impuestos según la tabla correspondiente (lista D para los grupos I y II, con tasas impositivas graduadas; tasa fija del 30% para el grupo III).
Paso 5: Complete los cronogramas de soporte
Complete el Anexo A para declarar todos los ingresos por tipo y fuente, distinguiendo entre los ingresos de extranjeros residentes, los ingresos de extranjeros no residentes relacionados de manera efectiva con negocios en los EE. UU. y los ingresos de extranjeros no residentes que no estén conectados de manera efectiva. Complete el Anexo B si vendió una propiedad que no estaba relacionada de manera efectiva con una empresa estadounidense. Complete el Anexo C para solicitar deducciones detalladas si es un extranjero residente o un extranjero no residente con ingresos relacionados de manera efectiva. Complete el Anexo D para calcular su obligación tributaria real utilizando las tablas de tasas impositivas de 2014.
Paso 6: Asista a su cita con el IRS
Lleve a su cita todos los documentos requeridos y su formulario 1040-C completado. Prepárate para pagar cualquier impuesto adeudado, a menos que hayas acordado pagar una fianza o puedas demostrar que tu salida no pone en peligro el cobro. El IRS revisará tu formulario y los documentos justificativos. Si todo está en orden y se cumplen los requisitos de pago, el director del área de asistencia de campo (o la persona que él designe) firmará la sección del certificado de cumplimiento al final de la página 2.
Paso 7: Conserve su certificado
Su copia firmada del formulario 1040-C con la sección de certificado de cumplimiento completada es su permiso de navegación o salida. Guárdela junto con sus documentos de viaje. Recuerde que este certificado puede cubrir solo la salida específica para la que se emitió, según sus circunstancias, o puede aplicarse a todas las salidas durante el año fiscal en curso.
Paso 8: Presente su declaración anual final
Cuando termine el año tributario, presente su formulario 1040 o 1040-NR regular, según sea necesario. Reclame el impuesto pagado con el formulario 1040-C como crédito para cubrir el total de su obligación tributaria. Si pagó de más en el formulario 1040-C, recibirá el reembolso cuando se procese su declaración final.
Errores comunes y cómo evitarlos
Esperando hasta el último minuto
Muchos extraterrestres subestiman la duración del proceso. Entre recopilar los documentos, programar una cita (que puede no estar disponible de inmediato) y darle tiempo al IRS para revisar su presentación, necesita al menos dos semanas antes de la salida. Inicie el proceso con un mes de anticipación para evitar perder la fecha de salida.
Suponiendo que está exento sin una revisión cuidadosa
Las excepciones son específicas y están definidas de forma restringida. Por ejemplo, los estudiantes con visas F-1 que tienen ingresos superiores a los de un empleo autorizado, intereses sobre depósitos y subsidios relacionados con los estudios no reúnen los requisitos para la exención. Del mismo modo, los viajeros de negocios que se quedan más de 90 días no pueden utilizar la excepción para visitantes de negocios. Lea detenidamente los criterios de excepción teniendo en cuenta sus circunstancias específicas.
Malentendido entre el estado de residente y el de no residente
La prueba de presencia sustancial es matemática y no depende de su intención ni de su estado migratorio. Los días se ponderan: cada día de 2014 cuenta completamente, cada día de 2013 cuenta como un tercio y cada día de 2012 cuenta como un sexto. Muchas personas autodeterminan su estado de manera incorrecta. Tómate un tiempo para calcular realmente tus días usando la fórmula, excluyendo los días que no cuentan (viajes desde Canadá/México, en tránsito, presencia temporal como miembro de la tripulación del barco, imposibilidad de salir por motivos de salud y días como persona exenta).
No informar los ingresos esperados
El formulario 1040-C requiere que declare no solo los ingresos ya recibidos, sino también los ingresos razonablemente esperados hasta fin de año. Si tiene un salario regular, prorratéelo hasta el 31 de diciembre. Si tiene ingresos por inversiones, calcule los totales de fin de año. Si no lo declaras porque «aún no lo has recibido», es incorrecto y puede ocasionar problemas a la hora de presentar tu declaración final.
Confundir el formulario 1040-C con su declaración final
Este es quizás el error conceptual más común. El formulario 1040-C es un documento de cumplimiento previo a la salida, no su declaración anual de impuestos sobre la renta. No cabe duda de que debe presentar un formulario 1040 o 1040-NR normal una vez finalizado el año. Si no presenta esa declaración final, estará sujeto a todas las multas estándar por no presentar la declaración, aunque haya obtenido un certificado de salida.
Reclamación incorrecta de exenciones
Los extranjeros no residentes que realizan negocios en EE. UU. generalmente solo pueden solicitar una exención personal (con excepciones para los ciudadanos estadounidenses y los residentes de Canadá, India, México o Corea del Sur). Los extranjeros no residentes que no tengan negocios en EE. UU. no pueden solicitar ninguna exención. Los extranjeros residentes siguen las mismas reglas de exención que los ciudadanos estadounidenses. El uso de reglas incorrectas por malinterpretar su estado conduce a cálculos impositivos incorrectos.
No trae la documentación completa
Llegar a su cita con el IRS sin la documentación adecuada retrasa el proceso. Si está casado y vive en un estado de propiedad comunitaria, traiga la documentación de ambos cónyuges, independientemente de si ambos necesitan certificados. El IRS debe verificar la información en el acto, y es posible que sea necesario cambiar la fecha de entrega de los documentos faltantes, posiblemente después de la fecha de salida.
Ignorar los beneficios de los tratados fiscales
Si su país tiene un tratado de impuestos sobre la renta con los Estados Unidos, puede que reúna los requisitos para recibir tasas de retención reducidas o exenciones para ciertos tipos de ingresos. Sin embargo, debes solicitar estos beneficios de manera adecuada proporcionando la documentación requerida y adjuntando declaraciones en las que se explique el artículo del tratado aplicable. No solicitar los beneficios del tratado significa pagar impuestos de más, y reclamarlos de manera incorrecta puede provocar demoras en la tramitación.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Cuando presenta el formulario 1040-C en su cita con el IRS y cumple con todos los requisitos de pago, el director del área de asistencia de campo (o la persona autorizada) firma la sección del certificado de cumplimiento en la página 2 de su formulario. Esta firma convierte su formulario en su permiso de viaje o de salida. Recibirás una copia firmada para guardarla junto con tus documentos de viaje, mientras que el IRS conserva el original.
El certificado confirma que, según la información disponible en ese momento, has cumplido con todos los requisitos del Código de Impuestos Internos y las regulaciones relacionadas con los extranjeros que salen. No se trata de una determinación definitiva de tu obligación tributaria; básicamente, el IRS dice «por lo que sabemos en este momento, estás cumpliendo con las normas». Si más adelante, el IRS descubre que declaraste ingresos insuficientes o calculaste mal los impuestos en tu declaración final, seguirás adeudando ese monto adicional más los intereses aplicables y las posibles multas.
Dependiendo de sus circunstancias, su certificado puede tener diferentes alcances. Si pagaste todos los impuestos adeudados y al IRS no le preocupa cobrarlos, es posible que tu certificado sea válido para todas las salidas durante el año tributario en curso. Esto significa que puede salir y regresar a los Estados Unidos varias veces durante 2014 sin tener que obtener un certificado nuevo cada vez. Sin embargo, el IRS puede revocar este certificado para cualquier salida posterior si las circunstancias cambian y el director de área cree que su salida dificultaría la recaudación de impuestos.
Alternativamente, si el IRS determina que tu salida podría poner en peligro el cobro y tuviste que depositar una fianza o hacer arreglos especiales, es posible que tu certificado solo se aplique a la salida específica para la que se emitió. En este caso, si regresas a EE. UU. y más adelante planeas salir de nuevo durante el mismo año, tendrás que obtener un nuevo certificado para esa salida posterior.
Aún debe presentar su declaración anual regular de impuestos sobre la renta después de que finalice el año tributario. La fecha límite para la presentación sigue las reglas normales: el 15 de abril del año siguiente para la mayoría de los contribuyentes, aunque es posible que se apliquen prórrogas. En esa declaración, declaras tus ingresos reales de todo el año. El impuesto que pagó con el formulario 1040-C aparece como un crédito contra su obligación tributaria total.
Si su declaración final muestra que adeuda impuestos adicionales a los que pagó con el formulario 1040-C, debe pagar ese saldo antes de la fecha de vencimiento de la declaración (o fecha de vencimiento extendida). Si su declaración final muestra un pago excesivo (es decir, el impuesto pagado con el formulario 1040-C supera su obligación anual real), el IRS le reembolsará la diferencia de acuerdo con los plazos normales de procesamiento de los reembolsos. No puede recibir este reembolso en el momento de la salida; solo estará disponible después de que se procese su declaración final.
Los registros de su presentación del formulario 1040-C permanecen en los sistemas del IRS y puede acceder a ellos si regresa a los Estados Unidos en años futuros. Si es un residente permanente legal (titular de una tarjeta verde) que se marcha sin planes definitivos de regresar y ha mantenido la condición de residente permanente durante al menos ocho de los quince años anteriores, también debe notificarlo al Departamento de Seguridad Nacional y presentar el formulario 8854 (Declaración de información de expatriación inicial y anual), ya que puede estar sujeto a normas fiscales de expatriación especiales.
Preguntas frecuentes
¿Qué sucede si salgo de los Estados Unidos sin presentar el formulario 1040-C cuando tenía que hacerlo?
Salir sin el certificado de cumplimiento obligatorio infringe la ley tributaria de EE. UU. y puede crear problemas importantes. Si bien las consecuencias inmediatas dependen de si los funcionarios de inmigración descubren la infracción en el momento de la salida, las consecuencias a largo plazo incluyen posibles dificultades para obtener visados o entrar en los Estados Unidos en el futuro, el IRS puede solicitar el cobro de impuestos impagos con intereses y multas adicionales, y su incumplimiento crea un historial negativo en los sistemas federales. Si ya se ha marchado y se da cuenta de que debería haber presentado su declaración anual de impuestos sobre la renta de ese año y pagar los impuestos adeudados lo antes posible, y considerar la posibilidad de consultar a un profesional de impuestos sobre cómo solucionar el incumplimiento.
¿Puedo presentar el formulario 1040-C electrónicamente o por correo?
No. El formulario 1040-C debe presentarse en persona en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS con cita previa. El formulario requiere la firma original de un funcionario autorizado del IRS en la sección de certificados de cumplimiento, y el IRS debe revisar su documentación de respaldo en el acto. El requisito de presentación en persona garantiza que el IRS pueda responder de inmediato a las preguntas, verificar su identidad y documentación y cobrar el pago de cualquier impuesto adeudado antes de emitir su certificado de salida.
Solo me voy de vacaciones por dos semanas. ¿Realmente necesito el formulario 1040-C?
La mayoría de los turistas y visitantes de corta duración están exentos del requisito del formulario 1040-C. Si viajas por placer con una visa B-2, o por negocios con una visa B-1 o una combinación B-1/B-2 y te quedas menos de 90 días, generalmente no necesitas un certificado de cumplimiento. Sin embargo, esta excepción no se aplica si el director de área del IRS cree que usted tuvo ingresos sujetos a impuestos durante el año y su salida dificultaría la recaudación del impuesto. Si no está seguro de si reúne los requisitos para una excepción, es más seguro que se comunique con el IRS para obtener una aclaración.
Presenté el formulario 1040-C y pagué de más. ¿Cuándo recibiré mi reembolso?
No puede recibir un reembolso al momento de presentar el formulario 1040-C, incluso si el formulario muestra un sobrepago. El reembolso estará disponible solo después de que presente su última declaración anual de impuestos sobre la renta (formulario 1040 o formulario 1040-NR) para todo el año tributario. En esa declaración final, el impuesto que pagó con el formulario 1040-C cuenta como crédito y, si el total de sus pagos supera su obligación tributaria real del año, el IRS le reembolsará la diferencia de acuerdo con los tiempos de procesamiento normales, por lo general entre unas semanas y unos meses después de presentar la declaración final.
Mi cónyuge es ciudadano estadounidense y yo soy extranjero residente. ¿Podemos presentar el formulario 1040-C de manera conjunta?
Los extranjeros residentes pueden presentar declaraciones conjuntas en el formulario 1040-C, pero ambos cónyuges deben cumplir con requisitos específicos: usted y su cónyuge deben esperar razonablemente ser elegibles para presentar una declaración conjunta al final del año tributario y, si su período tributario termina debido a la salida, el período tributario de su cónyuge debe terminar al mismo tiempo. Si su cónyuge ciudadano estadounidense no se marcha con usted y su período tributario no termina, no cumpliría con estos requisitos para presentar un formulario 1040-C conjunto. Consulta las instrucciones detenidamente o habla con un profesional de impuestos sobre tu situación específica.
¿Cómo funciona el formulario 1040-C con los tratados tributarios entre mi país y los Estados Unidos?
Si su país de origen tiene un tratado de impuestos sobre la renta con los Estados Unidos, puede reunir los requisitos para recibir tasas impositivas reducidas o exenciones sobre ciertos tipos de ingresos. En el formulario 1040-C, usted solicita estos beneficios calculando su impuesto utilizando las tasas convencionales en lugar de las tasas estándar, y adjuntando una declaración en la que se explique qué tratado y qué artículos específicos se aplican a su situación. Por ejemplo, si el tratado establece que ciertos ingresos por inversiones se gravan al 15% en lugar del 30% estándar, calcularía el impuesto al 15% en la línea 24 y adjuntaría su explicación. Asegúrese de llevar la documentación de los beneficios de su tratado a su cita con el IRS.
Soy un estudiante extranjero no residente con una visa F-1. Pensé que estaba exento del formulario 1040-C, pero gané dinero con un trabajo a tiempo parcial. ¿Tengo que presentar una solicitud?
La exención para estudiantes del formulario 1040-C solo está disponible si sus ingresos se limitan a tipos específicos: asignaciones para gastos relacionados con los estudios, el valor de los servicios o alojamientos proporcionados para su estudio, los ingresos de un empleo autorizado en virtud de las leyes de inmigración de los EE. UU. e intereses sobre depósitos no relacionados con una empresa estadounidense. Si su trabajo a tiempo parcial es un empleo autorizado (como un trabajo en el campus o un empleo autorizado a través de la capacitación práctica opcional o la capacitación práctica curricular) y no tiene otros ingresos más allá de estas categorías, es probable que califique para la exención. Sin embargo, si tiene otros ingresos en los EE. UU., como trabajo independiente, ingresos por alquiler u otros ingresos comerciales, no calificaría para la exención y necesitaría el formulario 1040-C. En caso de duda, comunícate con el IRS o consulta la Publicación 519.