Para qué sirve el formulario
El formulario 1040-C es un documento tributario especial que los ciudadanos no estadounidenses (llamados «extranjeros» en la terminología tributaria) deben presentar antes de salir de los Estados Unidos o sus territorios. Piense en ello como un punto de control fiscal antes de partir. Cuando presentas este formulario y cumples todos los requisitos, el IRS te emite un «" certificado de cumplimiento "», comúnmente conocido como permiso de navegación o permiso de salida, que certifica que has liquidado tus obligaciones tributarias en EE. UU. de acuerdo con la información disponible.
Este formulario tiene dos propósitos principales: declarar todos los ingresos que recibió o espera recibir durante todo el año tributario hasta la fecha de salida y pagar la obligación tributaria esperada sobre esos ingresos. El formulario se aplica tanto a los extranjeros residentes (aquellos que tienen tarjetas de residencia permanente o que cumplen con el requisito de presencia sustancial) como a los extranjeros no residentes que no reúnen los requisitos para recibir exenciones específicas. Es importante entender que el formulario 1040-C NO es tu declaración de impuestos anual, sino una liquidación de impuestos previa a la salida que garantiza que el gobierno pueda recaudar impuestos antes de que salgas del país.
El certificado que recibe sirve como prueba de que sus asuntos fiscales están en orden. Sin este certificado, la mayoría de los extranjeros no pueden salir legalmente del territorio estadounidense. El sistema existe porque el IRS quiere asegurarse de que las personas que salen del país hayan pagado la parte que les corresponde de impuestos, ya que recaudar impuestos a alguien que ya se ha ido se vuelve mucho más difícil.
Cuándo lo usaría (cronograma de presentación, declaraciones tardías y enmendadas)
Debe presentar el formulario 1040-C antes de su salida real, con requisitos de tiempo específicos. El IRS exige que solicites tu permiso de navegación al menos 2 semanas antes de la fecha de salida prevista, pero no puedes solicitarlo antes de 30 días. Este período de 2 a 4 semanas existe para permitir un tiempo de procesamiento adecuado y, al mismo tiempo, garantizar que la información se mantenga actualizada. El consejo del IRS es claro: no espere hasta el último momento, ya que problemas inesperados podrían retrasar su partida.
Todos los Centros de Asistencia al Contribuyente (TAC) del IRS ahora funcionan solo con cita previa, y debe llamar al 844-545-5640 entre las 7 a.m. y las 7 p.m., hora local, para programar. Según la época del año, es posible que las citas disponibles sean escasas, así que planifique con anticipación. Es recomendable obtener el permiso en una oficina del TAC en la zona en la que hayas estado trabajando, aunque también puedes utilizar una oficina cercana al punto de partida.
Si se marcha entre el 1 de enero y el 15 de abril de cualquier año, se enfrenta a un requisito adicional: debe presentar la declaración de impuestos anual del año anterior (los formularios 1040-NR, 1040 o 1040-SR, según corresponda) y pagar también los impuestos adeudados de ese año. Esto garantiza que no queden obligaciones tributarias pendientes del ejercicio fiscal finalizado recientemente.
El formulario 1040-C en sí mismo no se puede modificar en el sentido tradicional porque no es su declaración final. Si sus circunstancias cambian después de la presentación (por ejemplo, si recibe más ingresos de los esperados o su salida se retrasa), es posible que tenga que presentar un nuevo formulario 1040-C para una salida posterior. Recuerde que todos los impuestos que pague con el formulario 1040-C se deducirán de su declaración anual de impuestos final. La conciliación final se produce cuando presenta su declaración de impuestos regular después de que termine el año, momento en el que se puede reembolsar cualquier pago excesivo.
Reglas y requisitos clave
Varias categorías de extranjeros están exentas del requisito del permiso de navegación. No necesita el formulario 1040-C si es diplomático de un gobierno extranjero con pasaporte diplomático, ciertos estudiantes y visitantes de intercambio con visas F, J, M o Q (con restricciones de ingresos específicas), turistas con visas B-2, visitantes de negocios con visas B-1 que permanecen menos de 90 días, residentes canadienses o mexicanos que viajan con frecuencia para trabajar en los EE. UU., o aprendices militares por orden oficial. Sin embargo, incluso si se encuentra en una categoría exenta, debe poder demostrar su exención con la documentación adecuada.
Para todos los demás, los requisitos de presentación dependen de si puede usar el Formulario 2063, más simple, o si debe presentar el Formulario 1040-C. Puede usar el formulario 2063 solo si ha presentado todas las declaraciones de impuestos estadounidenses requeridas y ha pagado todos los impuestos adeudados, y si no tenía ingresos imponibles durante el año en curso hasta la fecha de su partida y el año anterior, o si es un extranjero residente cuya salida no dificultará la recaudación de impuestos. Si no cumple con estas condiciones, debe presentar el formulario 1040-C.
Al presentar el formulario 1040-C, debe declarar todos los ingresos recibidos o que razonablemente se espera recibir durante todo el año tributario, incluida la fecha de salida. Este requisito prospectivo significa estimar los ingresos que aún no ha recibido pero que espera recibir antes de fin de año. El cálculo de los impuestos depende de tu condición de extranjero: los extranjeros residentes (declarantes del Grupo I) utilizan las mismas tasas y reglas impositivas que los ciudadanos estadounidenses para los ingresos mundiales; los extranjeros no residentes dividen sus ingresos en ingresos efectivamente relacionados, gravados a tasas graduales (Grupo II), e ingresos no relacionados de manera efectiva, que generalmente se gravan al 30% (Grupo III).
Por lo general, el pago se requiere al momento de la presentación con fondos certificados: cheque de caja, giro postal o bancario certificado o efectivo. En ciertas circunstancias, el IRS puede aceptar una fianza que garantice el pago en lugar del pago inmediato de impuestos, especialmente si puedes demostrar que tienes la intención de regresar a EE. UU. y tu salida no pone en peligro la recaudación de impuestos. Debes presentar tanto el original como una copia del formulario 1040-C.
Los extranjeros no residentes no pueden presentar declaraciones conjuntas en el formulario 1040-C. Los extranjeros residentes pueden presentar una declaración conjunta solo si ambos cónyuges tienen motivos razonables para presentar una declaración conjunta al cierre normal de sus años tributarios y estos últimos finalizan simultáneamente. Debe proporcionar números de identificación válidos (número de seguro social o número de identificación fiscal individual) para usted, su cónyuge si presenta una declaración conjunta y todas las personas a su cargo.
Proceso de presentación paso a paso (nivel alto)
El proceso de presentación comienza mucho antes de su partida, idealmente con un mes de antelación. En primer lugar, determine si necesita un permiso de navegación comprobando las categorías de exención. Si no está exento, determine si reúne los requisitos para el formulario 2063, que es más simple, o si debe presentar el formulario 1040-C. La mayoría de los extranjeros que trabajan y tienen ingresos sujetos a impuestos necesitarán el formulario 1040-C.
Luego, llame al 844-545-5640 para programar una cita en el Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS local, con al menos 2 semanas antes de la salida, pero no con más de 30 días de anticipación. Reúna toda la documentación necesaria: su pasaporte válido con tarjeta de registro de extranjero (tarjeta verde) o visa; copias de las declaraciones de impuestos estadounidenses sobre la renta de los últimos 2 años; recibos de impuestos pagados; registros bancarios y cheques cancelados que demuestren las deducciones y los gastos; estados de cuenta de todos los empleadores del año en curso que muestren los salarios y retenciones (o estados de ingresos y gastos si trabaja por cuenta propia); comprobantes de pagos de impuestos estimados; documentos que muestren las ganancias o pérdidas por la venta de propiedades; documentos sobre becas o becas; mostrar la elegibilidad para recibir beneficios del tratado ; comprobante de su fecha de salida, como un billete de avión; y verificación de su número de identificación fiscal.
Complete el formulario 1040-C identificando qué grupo se aplica a usted en función de su condición de extranjero residente o no residente y, a continuación, siga las secciones correspondientes para calcular su impuesto. Indique todos los ingresos recibidos y esperados hasta fin de año, no solo hasta la fecha de salida. Calcule su obligación tributaria utilizando el método apropiado para su grupo de estatus. Si es un extranjero residente, utilice las instrucciones estándar del formulario 1040; si no es residente, utilice las instrucciones del formulario 1040-NR.
Lleve su formulario 1040-C completo (original y copia), todos los documentos de respaldo y el pago en fondos certificados a su cita con el TAC. Un agente del IRS revisará sus documentos, verificará el cálculo de sus impuestos y confirmará que ha presentado y pagado todos los impuestos del año anterior. Si todo está en orden, el agente firmará tu certificado de cumplimiento en una copia del formulario 1040-C, que se convertirá en tu permiso de navegación.
Después de recibir su permiso, guárdelo junto con sus documentos de viaje. Por lo general, el certificado cubre todas las salidas durante el año tributario en curso, aunque el IRS puede revocarlo para salidas posteriores si la recaudación de impuestos parece estar en peligro. Recuerde que recibir el permiso de navegación no pone fin a sus obligaciones tributarias; aun así, debe presentar su declaración anual de impuestos sobre la renta regular una vez finalizado el año.
Errores comunes y cómo evitarlos
Uno de los errores más importantes es tratar el formulario 1040-C como su declaración de impuestos final. Muchos extranjeros que salen del país creen que al presentar este formulario cumplen con sus obligaciones tributarias en EE. UU., pero aun así deben presentar una declaración anual regular (los formularios 1040, 1040-SR o 1040-NR, según corresponda) una vez finalizado el año tributario. El impuesto que paga con el formulario 1040-C es simplemente un crédito que se deduce de su obligación tributaria total al final del año. Marque su calendario para presentar la declaración anual antes de la fecha límite estándar, incluso si ya no se encuentra en los Estados Unidos.
Otro error común es no declarar todos los ingresos esperados hasta fin de año. El formulario 1040-C exige declarar no solo los ingresos recibidos antes de la fecha de salida, sino también los ingresos que razonablemente se esperan recibir durante todo el año tributario. Si se va en junio, por ejemplo, debe estimar sus ingresos hasta diciembre. La subdeclaración de los ingresos esperados puede resultar en impuestos adicionales que venzan más adelante y posibles multas.
Muchos declarantes no traen el formulario de pago correcto a su cita con el TAC. El IRS exige fondos certificados; no se aceptan cheques personales. Verifica con tu oficina específica del TAC qué métodos de pago aceptan (por lo general, cheques de caja, giros postales o bancarios certificados o efectivo) y obtén los fondos certificados antes de tu cita. Ir corriendo a un banco durante el período de tu cita es una pérdida de tiempo precioso.
La presentación de un formulario incorrecto genera demoras. Algunas personas presentan el formulario 2063 cuando no reúnen los requisitos para recibirlo, o viceversa. Revise cuidadosamente los criterios de calificación: el formulario 2063 es solo para extranjeros sin ingresos imponibles o cuya salida no dificulte la recaudación, y solo si se presentan todas las declaraciones anteriores y se pagan los impuestos. La mayoría de los extranjeros que trabajan y tienen ingresos deben usar el formulario 1040-C. En caso de duda, utilice el formulario 1040-C; es más completo y siempre es aceptable.
Los extranjeros no residentes que intentan presentar declaraciones conjuntas se enfrentan a un rechazo automático, ya que los no residentes no pueden presentar declaraciones conjuntas bajo ninguna circunstancia. Los extranjeros residentes pueden presentar una declaración conjunta solo si cumplen condiciones muy específicas con respecto a su elegibilidad y la alineación del año tributario para ellos y su cónyuge. Si no está seguro de si reúne los requisitos para presentar una declaración conjunta, preséntela por separado para evitar complicaciones.
La falta de los números de identificación requeridos para usted, su cónyuge o sus dependientes provoca demoras en el procesamiento. Si no tiene un número de seguro social y no reúne los requisitos para obtenerlo, debe solicitar un número de identificación fiscal individual con suficiente antelación; las solicitudes de ITIN suelen tardar entre 4 y 6 semanas en tramitarse. No espere hasta días antes de la salida para descubrir que le falta esta información crucial.
Por último, muchas personas programan citas demasiado cerca de la fecha de salida, lo que no deja margen para problemas inesperados. ¿Qué pasa si faltan documentos? ¿Qué pasa si es necesario revisar los cálculos? ¿Qué sucede si el IRS tiene preguntas sobre años anteriores? Programa tu cita con al menos una semana de antelación antes de tu partida, preferiblemente dos semanas o más.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que presente el formulario 1040-C y pague los impuestos adeudados, un agente del IRS firmará su certificado de cumplimiento; este certificado firmado es su permiso de navegación o salida. A continuación, puede salir legalmente de los Estados Unidos. Por lo general, el certificado cubre todas sus salidas durante el año tributario en curso, aunque el IRS se reserva el derecho de revocarlo para salidas posteriores si considera que su salida dificultaría la recaudación de impuestos.
Sin embargo, el permiso de navegación no representa una determinación final de su obligación tributaria. El certificado se limita a confirmar que, según la información disponible en ese momento, sus asuntos fiscales parecen estar en orden. Si el IRS determina más adelante que adeuda más impuestos para ese año, usted sigue siendo responsable de pagar el monto adicional más los intereses y multas aplicables. Esto puede suceder si tus ingresos reales superaron tus estimaciones, si solicitaste deducciones a las que no tenías derecho o si surgen otros problemas durante las auditorías posteriores.
El impuesto que pagó con el formulario 1040-C se transfiere como crédito. Cuando presente su declaración de impuestos anual una vez finalizado el año, declarará este pago y lo deducirá del total de su obligación tributaria correspondiente al año. Si su formulario 1040-C mostró un pago excesivo, no recibirá ningún reembolso en el momento de la salida. En cambio, el reembolso solo se emitirá si, y en la medida en que, su declaración anual final muestre un sobrepago. Esta es la razón por la que una estimación precisa de los ingresos es crucial: sobreestimar significa esperar meses para recibir un reembolso, mientras que subestimar significa adeudar más dinero más adelante.
Debe presentar su declaración anual de impuestos sobre la renta regular incluso después de presentar el formulario 1040-C. Si es ciudadano estadounidense o era extranjero residente el último día del año tributario, presente el formulario 1040 o 1040-SR. Si no es ciudadano o extranjero residente el último día del año, presente el formulario 1040-NR. Algunas personas que eran extranjeras residentes al principio del año y extranjeras no residentes al final del año tienen un año de «doble estatus» y deben seguir las reglas especiales de presentación que se detallan en las instrucciones del formulario 1040-NR.
Si ha abandonado el país, aún puede cumplir con su obligación de presentación anual enviando su declaración por correo a la dirección del IRS especificada en las instrucciones del formulario para declarantes internacionales. El IRS procesará tu declaración, la conciliará con el pago del formulario 1040-C y enviará cualquier reembolso a la dirección que proporciones (que puede ser una dirección extranjera). Por el contrario, si adeuda impuestos adicionales, recibirá un aviso del monto adeudado y las instrucciones de pago.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre el formulario 1040-C y el formulario 2063?
El formulario 2063 es una declaración simplificada para los extranjeros que no tienen ingresos imponibles para el año actual y el anterior, o son extranjeros residentes cuya salida no obstaculizará la recaudación de impuestos, y que han presentado todas las declaraciones anteriores y pagado todos los impuestos anteriores. El formulario 1040-C es la declaración completa de impuestos sobre la renta de los extranjeros que salen del país y que deben presentar todos los demás. El formulario 1040-C incluye informes de ingresos completos y cálculos de impuestos, mientras que el formulario 2063 es esencialmente una certificación de cumplimiento sin cálculo de impuestos. La mayoría de los extranjeros que trabajan con ingresos estadounidenses necesitarán el formulario 1040-C. El permiso de navegación que figura en el formulario 2063 se puede utilizar para todas las salidas del año en curso, aunque puede revocarse si surgen problemas de cobro más adelante.
¿Aún tengo que presentar una declaración de impuestos regular después de presentar el formulario 1040-C?
Absolutamente sí. El formulario 1040-C no es una declaración de impuestos anual, sino una liquidación de impuestos antes de la salida. Aún debe presentar su formulario anual regular 1040, 1040-SR o 1040-NR después de que termine su año tributario, declarando todos los ingresos de todo el año. El impuesto pagado con el formulario 1040-C aparece como un crédito en su declaración anual. Si su declaración final muestra que pagó en exceso, recibirá un reembolso; si pagó menos, deberá pagar la diferencia. Este requisito se aplica incluso si has abandonado los Estados Unidos de forma permanente.
¿Puedo presentar el formulario 1040-C electrónicamente o por correo?
No. El formulario 1040-C debe presentarse en persona en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS con cita previa. No puede presentarlo electrónicamente o por correo porque el proceso implica que un agente del IRS revise su documentación, verifique su cumplimiento previo y emita su permiso de navegación en el acto. Dado que todas las oficinas del TAC solo funcionan con cita previa, llame al 844-545-5640 con bastante antelación a su salida para programar una cita. El requisito de presencia presencial garantiza una verificación exhaustiva antes de salir del país.
¿Qué sucede si salgo de los Estados Unidos sin obtener un permiso de navegación?
Salir sin el permiso de navegación requerido puede tener graves consecuencias. Los funcionarios de inmigración pueden impedir su salida por el punto de salida. Si logra salir, es posible que tenga dificultades para solicitar un visado en el futuro, volver a entrar a los Estados Unidos y posibles sanciones por no cumplir con las leyes tributarias. El IRS también puede iniciar acciones de cobro en su contra por cualquier impuesto impagado. Si cree que reúne los requisitos para obtener una exención del requisito del permiso de navegación, prepárese para proporcionar a los funcionarios de inmigración la documentación que demuestre su estado de exención.
Soy un estudiante con una visa F-1 y solo tengo ingresos por becas. ¿Necesito el formulario 1040-C?
Es probable que reúnas los requisitos para la exención del requisito del permiso de navegación si eres estudiante con una visa F, J, M o Q y tus únicos ingresos de origen estadounidense consisten en fondos de becas que cubren los gastos de estudio, los servicios o el alojamiento relacionados con tus estudios, los ingresos de un empleo autorizado en virtud de las leyes de inmigración de los EE. UU. o los intereses de depósitos que no estén relacionados de manera efectiva con una empresa estadounidense. Si bien es posible que esté exento de necesitar el formulario 1040-C, debe presentar el formulario 8843 (Declaración para personas exentas) si excluye los días de presencia en los EE. UU., y es posible que aún deba presentar una declaración anual de impuestos sobre la renta, según sus ingresos totales.
¿Cuánto tiempo lleva obtener el permiso de navegación después de presentar el formulario 1040-C?
Si traes todos los documentos requeridos, pagas con fondos certificados y has presentado y pagado todos los impuestos del año anterior, normalmente recibirás tu permiso de navegación inmediatamente en tu cita con el TAC. El agente del IRS revisa tu formulario 1040-C, verifica la información y firma tu certificado de cumplimiento en el acto. Ese certificado firmado es tu permiso. Es por eso que es obligatorio presentarlo en persona. Sin embargo, si hay complicaciones con sus declaraciones anteriores, falta documentación o tiene preguntas sobre el cálculo de sus impuestos, el proceso puede llevar más tiempo. Esta es otra razón para programar su cita al menos 2 semanas antes de la fecha prevista de salida.
¿Qué pasa si regreso a los Estados Unidos más adelante en el mismo año? ¿Necesito otro permiso de navegación?
Por lo general, no. El permiso de navegación emitido con el formulario 1040-C normalmente cubre todas sus salidas durante el año fiscal en curso, siempre que las circunstancias no hayan cambiado. Sin embargo, el IRS puede revocar el certificado para una salida posterior si considera que tu salida podría poner en peligro la recaudación de impuestos, por ejemplo, si has recibido un ingreso adicional sustancial desde que presentaste el formulario 1040-C. Si planeas varios viajes internacionales durante el año, habla de ello con el agente del IRS cuando presentes la solicitud. En los casos en los que hayas depositado una fianza en lugar de pagar impuestos, es posible que el permiso solo sea válido para la salida específica para la que se emitió.
Toda la información proviene de publicaciones oficiales del IRS: Instrucciones para el formulario 1040-C (versión revisada en enero de 2025), Guía de autorización de salida de extranjeros (permiso de navegación), y Publicación 519 (2024), Guía tributaria de los Estados Unidos para extranjeros.
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