Para qué sirve el formulario DE 9C (2022) de California
El formulario DE 9C de California sirve como un informe detallado de los salarios que respalda la declaración de contribución trimestral presentada en el formulario DE 9. Enumera la información salarial de los empleados, los impuestos retenidos y los montos sujetos al seguro de desempleo y al seguro estatal de discapacidad. Los empleadores de California presentan este formulario trimestralmente para garantizar que los informes salariales sean precisos y cumplir con las regulaciones tributarias sobre la nómina establecidas por el Departamento de Desarrollo del Empleo.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9C (2022) de California
Los empleadores de California utilizan el formulario DE 9C al presentar informes salariales con cada declaración de contribución trimestral. Se aplica tanto si se pagan los salarios como si se produce un trimestre sin salario. Los empleadores también utilizan el formulario para corregir la información tributaria sobre el empleo o actualizar los registros de nómina mediante presentaciones modificadas presentadas utilizando los servicios electrónicos para las empresas en virtud del mandato de presentar y pagar electrónicamente.
Reglas o detalles clave para 2022
- Requisito de presentación electrónica: Todos los empleadores que reúnan los requisitos deben presentar el DE 9C utilizando el mandato de presentación electrónica y pago electrónico, lo que garantiza la precisión de la declaración de impuestos sobre el empleo y facilita la validación eficiente de los registros de nómina por parte del Departamento de Desarrollo Laboral de California. Estas reglas se aplican a todos los empleadores de California durante cada ciclo de presentación de impuestos trimestrales.
- Precisión de las categorías salariales: Los empleadores deben declarar con precisión los salarios sujetos al seguro de desempleo, al seguro estatal por discapacidad y al impuesto sobre la capacitación laboral, ya que estas categorías salariales determinan las contribuciones de los empleados y los impuestos sobre la nómina adeudados. La clasificación adecuada evita los ajustes y la correspondencia de la oficina de impuestos sobre la nómina.
- Datos de identidad del empleado: Cada entrada debe incluir el nombre del empleado y el número de seguro social correctos, ya que los errores pueden afectar la elegibilidad para recibir los beneficios y retrasar los cálculos de la licencia familiar remunerada. Los empleadores pueden actualizar los detalles faltantes mediante informes salariales modificados, según sea necesario.
- Recuentos obligatorios de empleados: Los empleadores reportan los recuentos de empleados en tres fechas específicas porque estos recuentos ayudan al EDD de California a evaluar las fluctuaciones estacionales en la actividad de nómina de California. Las fechas corresponden al duodécimo día de cada mes del trimestre de presentación.
- Requisitos de documentación: Los empleadores mantienen registros de nómina, copias de los formularios W-2, DE 4, W-4 y 1099-NEC, ya que estos documentos respaldan la precisión de los salarios y ayudan a verificar los informes sobre los totales salariales. Estos registros también ayudan a verificar el cumplimiento de los requisitos de salario mínimo y a garantizar que los pagos de las licencias por enfermedad sean precisos.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir información sobre empleados y salarios
Recopile todos los registros de nómina, incluidos los nombres de los empleados, los números de seguro social, los montos salariales y los impuestos retenidos. Antes de acceder al sistema de archivos, asegúrese de calcular correctamente las categorías salariales del seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal.
Paso 2: Inicie sesión en e-Services for Business
Acceda a los servicios electrónicos para empresas y seleccione el trimestre correcto para la presentación. Confirme los detalles de la empresa, como el nombre del empleador, el EIN federal y el estado de la cuenta, antes de seleccionar la opción de presentación del DE 9C.
Paso 3: Ingresar los detalles de salario e identidad
Introduzca la fecha de inicio del trabajo, el nombre, el número de Seguro Social y los montos salariales de cada empleado. Confirme que los salarios del impuesto sobre la renta personal, los salarios con tasa del UI, los salarios tributarios por capacitación laboral y los salarios del seguro por discapacidad reflejen los totales correctos del trimestre.
Paso 4: Revise los totales y confirme la precisión
Verifique los totales de las páginas y los totales generales para asegurarse de que coincidan con los registros de nómina internos. Confirme la exactitud de los datos de la lista de empleados, las categorías impositivas y los requisitos de depósito de impuestos sobre la nómina antes de pasar a la página de declaración.
Paso 5: Presentar la presentación y guardar la confirmación
Envíe el DE 9C a través de los servicios electrónicos y guarde el número de confirmación para sus declaraciones de impuestos. Esta confirmación respalda el cumplimiento de la guía de presentación electrónica y ayuda a resolver cualquier problema que pueda surgir.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Informe incorrecto del número de seguro social: Los empleadores a veces ingresan los dígitos de manera incorrecta, lo que impide que coincidan correctamente en los sistemas de EDD de California. Puede evitarlo verificando cada número de Seguro Social directamente en los documentos del empleado antes de completar los informes salariales.
- Informar erróneamente las categorías salariales: Es posible que los montos salariales se coloquen incorrectamente en las categorías incorrectas, lo que afecta a los cálculos de las tarifas del UI y a las contribuciones de los empleados. Puede evitarlo consultando las instrucciones de la guía DE 44 para empleadores de California antes de introducir los impuestos sobre la nómina de cada empleado.
- Faltan solicitudes de salario cero: Algunos empleadores omiten la presentación de solicitudes cuando no se pagan los salarios, lo que puede provocar problemas de cumplimiento y resultar en el envío de avisos por correo. Puede evitar las multas presentando un DE 9C con salario cero, incluso cuando no haya ninguna actividad relacionada con la nómina.
- Clasificación incorrecta de los trabajadores: Los trabajadores pueden clasificarse erróneamente como contratistas independientes, lo que resulta en una notificación inexacta de las entradas salariales. Puede evitar errores revisando los criterios de clasificación del Código de Regulaciones de California y verificando la situación de los trabajadores antes de presentar la denuncia.
- Mezcla de categorías especiales: Los empleadores pueden combinar grupos de manera indebida, como los detalles del empleador doméstico o del empleador del cliente, lo que interrumpe el procesamiento. Puede evitar errores si sigue la guía del empleador doméstico para obtener instrucciones de presentación de informes por separado.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de la presentación, el EDD de California publica la información salarial en las cuentas de los empleados y actualiza las obligaciones tributarias del empleador. El departamento usa estos datos para determinar la elegibilidad para los programas de seguro de desempleo, licencia familiar remunerada y seguro por discapacidad. Los empleadores solo reciben avisos cuando los informes salariales contienen errores o cuando es necesario realizar ajustes en los impuestos laborales.
Preguntas frecuentes
¿Cómo usa el EDD de California la información del formulario DE 9C?
El departamento utiliza los datos salariales para actualizar la elegibilidad para el seguro de desempleo, la licencia familiar remunerada y el seguro estatal de discapacidad, al tiempo que confirma la precisión de la nómina según los requisitos del impuesto sobre el empleo.
¿Los empleadores presentan el DE 9C durante los trimestres sin nómina?
Sí, los empleadores presentan un DE 9C sin salario para mantener el cumplimiento y evitar la correspondencia automatizada o la evaluación de multas.
¿Qué pasa si el número de Seguro Social de un empleado es incorrecto en el formulario presentado?
Usted envía un DE 9C modificado a través de los servicios electrónicos para que las empresas corrijan el número y garantizar una publicación precisa en el historial salarial del empleado.
¿Pueden las organizaciones profesionales de empleadores o los grupos de empleadores clientes presentar el DE 9C de manera diferente?
Cumplen con los requisitos de impuestos sobre la nómina y las normas de la Sección 7705, pero aun así presentan informes salariales para todos los trabajadores cubiertos, tal como lo exigen las regulaciones de nómina de California.
¿La Orden Ejecutiva N-40-20 o el lenguaje de emergencia afectan los informes salariales de 2022?
Brinda flexibilidad para presentar solicitudes durante emergencias, pero los empleadores aún deben seguir las reglas estándar de presentación de informes salariales descritas en el Código de Seguro de Desempleo de California y el Código de Gobierno.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.