Para qué sirve el formulario DE 9C (2020) de California
El formulario DE 9C de California respalda la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios al enumerar los salarios pagados, los salarios del PIT y los impuestos retenidos para cada empleado. El Departamento de Desarrollo del Empleo exige este informe salarial a todos los empleadores que gestionan la nómina de California porque verifica las declaraciones de impuestos laborales, los informes del UI y los detalles del impuesto sobre la renta personal utilizados para calcular las prestaciones del seguro de desempleo.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9C (2020) de California
Los empleadores presentan el DE 9C cada trimestre junto con el formulario DE 9 para informar los detalles salariales, la información de las declaraciones de impuestos y los impuestos sobre la nómina del estado de California. Las presentaciones tardías o modificadas se aplican cuando los informes salariales requieren correcciones o cuando los empleadores no cumplen con los plazos relacionados con los impuestos sobre la nómina o los requisitos tributarios laborales vigentes.
Reglas o detalles clave para 2020
- Requisito de presentación electrónica: Los empleadores presentan el DE 9C a través de sistemas de presentación electrónica, ya que el mandato de presentación y pago electrónicos respalda la precisión de los informes salariales y ayuda a garantizar que los impuestos retenidos y los salarios del PIT se declaren correctamente.
- Datos precisos de los empleados: Cada registro de empleado debe mostrar con precisión el número correcto de Seguro Social y los salarios pagados. Los empleadores mantienen la precisión mediante la introducción cuidadosa de los datos, respaldada por productos de nómina y herramientas de actualización de nómina.
- Presentación trimestral pareada: El DE 9C debe acompañar la declaración de contribución trimestral porque ambos formularios de impuestos concilian los salarios y los impuestos retenidos para la declaración de impuestos sobre el seguro de desempleo del estado de California y la declaración de impuestos sobre el empleo.
- Clasificación de los trabajadores: Los empleadores excluyen a los contratistas independientes de los informes salariales y confirman la situación laboral de los empleados para evitar problemas de auditoría fiscal sobre la nómina relacionados con los informes del UI y las contribuciones al Programa de Capacitación Laboral del Estado de California.
- Categorías especiales: Los casos de pago por enfermedad, exenciones de accionista único y exención religiosa requieren informes por separado, y los empleadores identifican situaciones únicas para mantener los informes salariales de acuerdo con las reglas del EDD de California.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir información de nómina
Los empleadores recopilan registros y recopilan materiales como registros de nóminas, resúmenes de períodos de pago, estados de cuenta bancarios, datos del libro mayor y documentos tributarios anteriores, ya que los totales salariales precisos respaldan la presentación adecuada de todas las entradas de las declaraciones de impuestos sobre el empleo y de contribuciones trimestrales.
Paso 2: Acceder al sistema de archivo
Los empleadores inician sesión en la interfaz basada en la web a través de una solicitud en línea que brinda un acceso conveniente a los formularios de presentación electrónica y garantiza que las entradas del DE 9C sigan la guía de presentación electrónica para los requisitos de presentación de informes de la temporada de impuestos.
Paso 3: Ingresa los detalles salariales de los empleados
Los empleadores ingresan los nombres de los empleados, los números de seguro social, los salarios pagados y los salarios del PIT porque el DE 9C requiere información salarial completa que se alinee con el formulario W-2 y otros formularios tributarios utilizados con fines tributarios y de cumplimiento.
Paso 4: Complete los totales y las declaraciones
Los empleadores confirman los totales de las páginas y los resúmenes finales para incluir los datos de nómina, ya que los totales precisos respaldan la presentación del CA DE 9 y garantizan que la declaración de contribuciones y el informe de salarios coincidan con los cálculos del impuesto sobre la nómina del estado de California.
Paso 5: Presentar el formulario electrónicamente
Los empleadores presentan el DE 9C a través de sistemas de archivo electrónico y guardan copias en PDF para acceder a él cómodamente, ya que las confirmaciones ayudan a verificar que los informes del UI y las entradas salariales se procesaron durante el período de auditoría.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Categorías salariales incorrectas: Los empleadores a veces confunden los salarios pagados, los salarios del PIT y los impuestos retenidos. Para evitar problemas, revisan los productos de nómina y los documentos tributarios que ayudan a aclarar cada categoría impositiva.
- Errores en el número de seguro social: Los empleadores pueden experimentar errores al ingresar datos relacionados con los números de empleados, y pueden evitar problemas verificando cada entrada con el formulario W-4 y los registros de impuestos sobre el empleo antes de presentar las declaraciones.
- Faltan declaraciones sin salario: En ocasiones, los empleadores se saltan el DE 9C cuando no pagan ningún salario, y pueden evitar las multas presentando informes de salario cero que, aun así, cumplan con los requisitos trimestrales del Departamento de Desarrollo del Empleo.
- Combinación de categorías de trabajadores: Los empleadores a veces combinan los casos de pago por enfermedad o las exenciones de los accionistas únicos con los empleados estándar, y pueden evitar errores al usar páginas separadas para cualquier categoría especial de informes.
- Modificaciones tardías: Los empleadores presentan las correcciones demasiado tarde, lo que corre el riesgo de perder oportunidades de ajuste. Pueden evitar problemas modificando inmediatamente los informes salariales cada vez que aparezcan errores en el DE 9 o en los datos de nómina.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El Departamento de Desarrollo del Empleo revisa el DE 9C, actualiza los informes del UI y aplica los detalles salariales a los cálculos del seguro de desempleo. Cualquier incoherencia puede provocar solicitudes de información adicional o iniciar una auditoría fiscal sobre la nómina, y los empleadores mantienen su buena reputación manteniendo los documentos fiscales, los estados de cuenta bancarios y los registros de los períodos de pago disponibles para su revisión.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario DE 9C de California para 2020?
Todos los empleadores con nómina en California deben presentar el DE 9C cada trimestre, según lo exija el Departamento de Desarrollo del Empleo, para respaldar los cálculos del impuesto sobre el empleo y el seguro de desempleo.
¿El DE 9C incluye contratistas independientes?
Los pagos a contratistas independientes no aparecen en el DE 9C porque no se consideran salarios pagados. Los empleadores los declaran por separado cuando así lo exigen otros formularios tributarios.
¿Puedo modificar el DE 9C si la información salarial es incorrecta?
Sí, los empleadores pueden modificar los informes salariales cuando se producen errores. El DE 9C corregido debe alinearse con la declaración de contribuciones trimestral y reflejar las entradas de datos y las cifras salariales actualizadas.
¿Qué pasa si un empleado tiene una categoría de informes especial?
Los beneficiarios de pagos por enfermedad, las exenciones de accionista único y los trabajadores con clasificaciones de exención religiosa requieren entradas separadas. Los empleadores envían estas categorías en las páginas de continuación específicas.
¿Cómo se conecta el DE 9C con mis otras declaraciones de impuestos sobre el empleo?
El DE 9C vincula la información salarial con la declaración de contribuciones trimestral, el formulario DE 9, el formulario W-2 y otros formularios de impuestos requeridos para los impuestos sobre la nómina del estado de California y la presentación de informes con el formulario 8879-EMP.
¿La presentación del DE 9C afecta mi riesgo de auditoría de impuestos sobre la nómina?
La entrada precisa de datos, la presentación oportuna y la clasificación salarial adecuada reducen el riesgo de una auditoría de impuestos sobre la nómina. El Departamento de Desarrollo del Empleo revisa los informes salariales al evaluar el cumplimiento del empleador.
¿El DE 9C interactúa con las declaraciones de nómina federales?
El DE 9C respalda los datos salariales a los que los empleadores también hacen referencia al preparar las presentaciones federales, como el formulario 941, el formulario 940, el formulario 944, la declaración anual de impuestos federales del empleador y el formulario 945.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.