Para qué sirve el formulario DE 9C (2018) de California
El formulario DE 9C de California es el informe salarial a nivel de empleado que respalda la declaración de contribuciones y el informe salarial trimestrales. Enumera los salarios de los empleados, los detalles de las retenciones y la información sobre el número de seguro social que el Departamento de Desarrollo Laboral utiliza para verificar la declaración de impuestos sobre el empleo. Todos los empleadores con nómina en California presentan el formulario trimestralmente y, de conformidad con el mandato de presentar y pagar electrónicamente a través del sitio web de los servicios electrónicos del EDD, es obligatorio presentarlo electrónicamente a través del sitio web de los servicios electrónicos del EDD.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9C (2018) de California
Los empleadores presentan el DE 9C cada trimestre para informar los datos salariales de los empleados que respaldan las entradas en el formulario DE 9 de California. La presentación tardía se produce cuando pasa la fecha límite sin presentar los registros de nómina requeridos, y la presentación enmendada ocurre cuando es necesario corregir los montos salariales, los nombres o los números de identificación. Los plazos de presentación siguen el calendario estándar de depósitos tributarios sobre la nómina, a menos que se ajusten mediante la orden ejecutiva N-40-20 o la orden ejecutiva N-66-20.
Reglas o detalles clave para 2018
- Requisito de presentación electrónica: La presentación electrónica se aplica a todos los empleadores, y puede evitar las multas si presenta la solicitud a través de e-Services for Business y cumple con los requisitos del mandato de pago electrónico. El Departamento de Desarrollo del Empleo asigna 20 dólares por empleado cuando no se utiliza la presentación electrónica.
- Datos precisos de los empleados: Los datos salariales correctos de los empleados son esenciales, y puede evitar demoras si proporciona información precisa sobre el número de Seguro Social y verifica los salarios de los empleados antes de enviar el informe salarial. Este formulario garantiza que la agencia tributaria procese los totales correctamente.
- Comprender las categorías salariales: Los salarios totales difieren de los montos límite salariales imponibles, y puede evitar errores si comprende las normas estatales sobre el seguro de discapacidad y los impuestos sobre la capacitación laboral. Esto garantiza un cálculo preciso de acuerdo con las regulaciones de California.
- Necesidades de presentación de informes independientes: Algunos empleados exigen que se presenten por separado, y usted puede evitar problemas si sigue las reglas especiales de presentación de informes para las correcciones de contratistas independientes o los acuerdos de organizaciones de empleadores profesionales. Este proceso garantiza que las declaraciones de cotizaciones y las entradas de los informes salariales sean coherentes.
- Plazos trimestrales: Se aplican plazos de presentación trimestrales, y puede evitar multas si presenta la solicitud a través del sitio web de servicios electrónicos del EDD en la fecha de vencimiento o antes. Esto garantiza el cumplimiento de la sección 11346.1 (d) del Código Gubernamental.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir información de nómina
Recopile los salarios de los empleados, los totales sujetos al seguro estatal de discapacidad y los detalles del impuesto de capacitación laboral. Confirme la exactitud del número de Seguro Social y verifique su número de identificación patronal federal para todas las entradas antes de preparar su informe trimestral de salarios y retenciones.
Paso 2: Acceda a los servicios electrónicos para empresas
Inicie sesión en el sitio web de servicios electrónicos del EDD y seleccione la sección de declaración de contribuciones trimestrales e informe de salarios. Utilice la importación de datos o el ingreso manual para cargar los registros salariales de los empleados en un formato que cumpla con las instrucciones del archivo.
Paso 3: Introducir los datos salariales de los empleados
Introduzca los salarios de los empleados, los números de identificación y los totales de las declaraciones de contribuciones del trimestre. Asegúrese de que las entradas reflejen información precisa sobre los límites salariales imponibles y se ajusten a los requisitos de declaración de impuestos sobre el empleo establecidos en el título 26 del Código de los Estados Unidos.
Paso 4: Revise los totales antes de presentar la solicitud
Confirme la exactitud de los cálculos de los salarios, las retenciones y las declaraciones de contribuciones de los empleados. Verifique que la información del cupón de pago del DE 88 coincida con los totales del servicio de nómina y confirme que el archivo adjunto es correcto.
Paso 5: Presente su solicitud
Envíe el DE 9C electrónicamente a través del sitio web de servicios electrónicos del EDD, asegurándose de cumplir con el mandato de presentar y pagar electrónicamente. Guarde el certificado de cumplimiento para sus registros y conserve todas las comprobaciones de nómina y los registros de nómina correspondientes.
Paso 6: Presente las enmiendas si es necesario
Utilice la función de ajuste del sistema cuando actualice los datos de los empleados o corrija los montos salariales. Las declaraciones modificadas se aplican cuando se resuelven errores relacionados con los salarios de los empleados, los números de identificación o los informes de entradas salariales que afectan a los totales del DE 9.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Categorías salariales incorrectas: Los empleadores a veces tratan todos los campos salariales como idénticos, pero puedes evitar errores revisando las pautas para el empleo, la capacitación, el impuesto y el seguro por discapacidad. Esto garantiza que los totales coincidan con los salarios reales de cada empleado.
- Presentación sin presentación electrónica: Algunos empleadores ignoran las reglas de presentación electrónica, pero usted puede evitar las sanciones siguiendo las instrucciones de la Guía de presentación electrónica. Esto garantiza el cumplimiento del mandato de presentar y pagar electrónicamente.
- Ingresos incorrectos del número de seguro social: Los errores de identificación causan demoras, pero puede evitar desajustes verificando la exactitud del número de Seguro Social antes de presentar la solicitud. Esto garantiza que las publicaciones de datos salariales se informen correctamente.
- Problemas con la presentación tardía: El incumplimiento de los plazos aumenta las multas, pero puede evitar este tipo de incidentes siguiendo el cronograma de depósitos de impuestos sobre la nómina. Esto garantiza la presentación puntual de cada declaración de contribución trimestral.
- Presentaciones modificadas incorrectas: Las correcciones incorrectas provocan más demoras, pero puede evitar estos problemas enviando las actualizaciones solo cuando sea necesario. Esto garantiza que las declaraciones de contribuciones modificadas sigan siendo precisas.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El Departamento de Desarrollo del Empleo revisa su presentación del DE 9C y actualiza trimestralmente las cuentas de impuestos sobre el empleo. Los datos salariales de los empleados se publican en los sistemas estatales y se utilizan para el seguro por discapacidad, los cálculos de la tasa de desempleo y la presentación de informes fiscales sobre la capacitación laboral. Si se modifican sus datos, la agencia tributaria verificará las correcciones de acuerdo con las normas de California y puede solicitar documentos adicionales para garantizar el cumplimiento de las normas de emergencia descritas en el proyecto de ley 833 del Senado y en la sección 11343.4 (b) (3) del Código de Gobierno.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo presentan los empleadores el formulario DE 9C de California para cada trimestre?
Los empleadores presentan la solicitud después de que finalice cada trimestre y deben cumplir con las fechas de vencimiento estándar, a menos que las ajusten las órdenes estatales. La presentación electrónica garantiza un procesamiento oportuno.
¿Los salarios de los empleados deben coincidir con el límite salarial imponible de cada empleado?
No, los salarios totales pueden superar el límite salarial imponible, mientras que solo una parte de los salarios se aplica a los cálculos del seguro por discapacidad y del impuesto de capacitación laboral.
¿Cómo corrijo un número de Seguro Social en una presentación del DE 9C?
Usted envía un informe de salarios modificado a través del sitio web de servicios electrónicos del EDD y actualiza la información incorrecta mediante la opción de ajuste.
¿El DE 9C exige un cupón de pago similar al formulario DE 88?
El DE 9C no exige un cupón de pago, pero el formulario DE 88 se aplica al presentar los pagos que respaldan la declaración de contribución trimestral.
¿Puede un empleador cliente que utilice una organización empleadora profesional presentar un DE 9C?
Sí, el empleador cliente debe asegurarse de que los salarios de los empleados se informen con precisión, incluso cuando se utilice un acuerdo de organización empresarial profesional.
¿Se requiere una versión escaneable del formulario DE 9C?
El estado utiliza la presentación electrónica en lugar de las versiones escaneables, y los empleadores siguen las instrucciones de presentación en línea en lugar de presentar formularios especiales en papel rojo.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.