Para qué sirve el formulario DE 9C (2017) de California
El formulario DE 9C de California sirve como el informe salarial que respalda la declaración de contribuciones trimestrales y el informe salarial. Registra los datos salariales de los empleados, las comprobaciones de nómina y las retenciones exigidas por el Departamento de Desarrollo del Empleo. Todos los empleadores de California deben presentarlos cada trimestre, incluso cuando utilizan las reglas del requisito de presentación de nóminas sin salario.
El formulario enlaza con los totales del formulario DE 9 de California, incluye entradas para el número de Seguro Social de cada trabajador y ayuda a garantizar la presentación precisa de informes sobre el seguro de desempleo, el seguro por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9C de California (2017)
Los empleadores utilizan el DE 9C cuando presentan una declaración de contribución trimestral para un ciclo regular o estacional de presentación de impuestos por parte del empleador. Los empleadores también lo utilizan para modificar los datos salariales o corregir los salarios de los empleados presentados anteriormente. Este formulario se aplica al responder a las notificaciones de requisitos del empleador o al alinear los registros de nómina con el informe salarial trimestral (formulario DE 9C) o con el informe trimestral de salarios y retenciones. También se aplica cuando es necesario actualizar las entradas salariales debido a las tasas de nuevas contrataciones, a actualizaciones de la fecha de entrada en vigor o a correcciones en la fecha de inscripción.
Reglas o detalles clave para 2017
- Requisito de presentación electrónica: Los empleadores sujetos a la AB 1245 cumplen con el mandato de presentar y pagar electrónicamente, y las presentaciones electrónicas respaldan la presentación de informes estatales precisos a través del sitio web de servicios electrónicos del EDD. Esta regla refuerza el cumplimiento por parte del empleador.
- Informes precisos sobre las categorías salariales: Los salarios totales, los salarios del PIT y las entradas de retenciones deben coincidir con los registros de nómina para evitar problemas con la agencia tributaria. Esto ayuda a garantizar un impuesto adecuado sobre la capacitación laboral, así como los cálculos del seguro de desempleo.
- Identificación completa del empleado: Cada inscripción requiere un número de Seguro Social correcto y un nombre legal completo para respaldar el procesamiento de las declaraciones de contribuciones trimestrales y los informes salariales. Esto evita demoras en el cálculo de los beneficios.
- Cumplir con el límite salarial imponible: California aplica un límite salarial imponible que determina la responsabilidad por el seguro estatal por discapacidad y los impuestos relacionados. Los empleadores deben verificar el límite salarial correcto para el trimestre.
- Informes separados para grupos especiales: Los trabajadores cubiertos por planes de seguro de discapacidad voluntarios o categorías similares deben presentar informes individuales para cumplir con los códigos de seguro y las normas de salud y seguridad.
- Sin obligaciones de nómina: Los empleadores aún deben presentar el DE 9C sin nómina para cumplir con los requisitos de presentación de la Sección 6522 y la Sección 100504 del Código Gubernamental.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir la información de los empleados
Recopile los salarios de los empleados, los detalles del archivo de datos salariales, los números de Seguro Social y los registros de nómina. Confirme que los salarios de los empleados se ajusten a los formularios federales, como el formulario 940, el formulario 944 y la publicación 15 del IRS, para garantizar la coherencia de los informes.
Paso 2: Prepare su método de presentación
Utilice los servicios electrónicos o el portal empresarial para cumplir con el mandato de pago electrónico. Confirme su número de identificación patronal federal y los detalles de la cuenta patronal antes de iniciar la presentación en línea o en papel.
Paso 3: Introducir los datos salariales con precisión
Registre los datos salariales de los empleados, la edad de los miembros, si corresponde, y todas las entradas obligatorias exactamente como aparecen en los informes de nómina. Confirme que la declaración de contribuciones y el informe de los totales salariales coincidan con los resúmenes de las declaraciones de contribuciones trimestrales.
Paso 4: Revisa los totales y los cálculos
Verifique que la información de los depósitos de impuestos sobre la nómina, los montos de los impuestos sobre la capacitación laboral y las entradas del impuesto sobre la renta personal coincidan con los registros de nómina subyacentes. Confirme la exactitud antes de enviar cualquier presentación en formato CSV o en papel.
Paso 5: Enviar el formulario y conservar los registros
Después de presentar su declaración de contribuciones trimestrales y su informe salarial, guarde los detalles de confirmación y conserve la documentación para que la agencia tributaria la revise. Mantenga organizados los registros del servicio de nómina para futuros ajustes o modificaciones.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Ingresos incorrectos del número de seguro social: El uso de números inexactos conduce a que los registros de los empleados no coincidan. Puede evitar esta situación comprobando cuidadosamente cada entrada y comparando las cifras con los registros de nómina antes de enviarlas.
- Combinación de categorías salariales: La combinación incorrecta de los salarios totales de los sujetos y los salarios del PIT crea discrepancias en la presentación. Puede evitar errores revisando trimestralmente los salarios de los empleados en la guía para empleadores de California.
- Haciendo caso omiso de las normas de presentación electrónica: El incumplimiento del mandato de presentación electrónica y pago electrónico conlleva una multa por no presentar la solicitud. Puede evitar las multas si envía su solicitud a través del sitio web de servicios electrónicos del EDD antes de la fecha límite.
- Reportar totales salariales incompletos: Dejar campos en blanco en la declaración de contribuciones trimestrales y en el informe de salarios (DE 9C) genera demoras en el procesamiento. Puede evitar problemas verificando todas las entradas de datos salariales de los empleados.
- Envío de enmiendas no respaldadas: Presentar una declaración de contribuciones corregida y un informe de salarios sin los registros de nómina adecuados crea complicaciones. Puede evitar esto manteniendo registros de nómina precisos y utilizando correctamente las reglas de la sección 408 (d) (2) del IRC.
- Clasificación incorrecta para grupos especiales: Informar erróneamente sobre los salarios de los empleadores de temporada o de categorías especiales genera errores. Puede evitar estos problemas confirmando las exenciones previstas en el proyecto de ley 833 del Senado o leyes relacionadas antes de presentar su declaración.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El Departamento de Desarrollo del Empleo revisa los totales, las entradas salariales y la información de retención para verificar la exactitud de los informes sobre el seguro de desempleo y el seguro estatal de discapacidad. La agencia tributaria actualiza los registros trimestrales de las declaraciones de contribuciones, verifica los montos de los impuestos sobre la capacitación laboral y compara los totales salariales con las declaraciones del DE 3BHW, del DEL 88 y con la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios (DE 9). Los empleadores pueden recibir avisos si se producen discrepancias, y para corregirlos es necesario disponer de registros de nómina precisos.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que presentar el DE 9C si declaro un salario cero en el trimestre?
Sí, los empleadores deben presentar la solicitud utilizando el requisito de presentación de nómina con salario cero para cumplir con las normas y mantener un estado activo dentro del sistema del Departamento de Desarrollo del Empleo.
¿Por qué el DE 9C solicita datos detallados sobre los salarios de los empleados?
El formulario documenta los salarios de los empleados, las entradas de límites salariales imponibles y los montos de retención necesarios para el seguro de desempleo, el seguro por discapacidad y la declaración del impuesto sobre la renta personal.
¿Se pueden presentar electrónicamente las presentaciones modificadas en virtud de la AB 1245?
Sí, los empleadores utilizan el mandato de presentación electrónica y pago electrónico a través de servicios electrónicos para que las empresas presenten correcciones al ajustar los datos salariales de los empleados o retener las entradas.
¿Cómo afecta el proyecto de ley de la asamblea de California a la presentación electrónica?
Establece reglas obligatorias de presentación electrónica para las declaraciones de contribuciones y los informes salariales, lo que mejora la precisión y la puntualidad de la entrega de datos salariales.
¿El DE 9C se coordina con las declaraciones de impuestos federales?
Sí, las entradas salariales suelen coincidir con el formulario 1099-MISC, el anexo K-1 del formulario 1065 del IRS, el anexo C del formulario 1040 del IRS y otros formularios para respaldar los registros de nómina consistentes.
¿Cómo afectan los informes salariales al seguro de desempleo?
Los informes precisos respaldan los cálculos del seguro de desempleo, las evaluaciones de la tasa de desempleo y el cumplimiento de los requisitos tributarios federales de la FUTA.
¿Se permiten las entradas relacionadas con la jubilación en los informes salariales?
Sí, las inscripciones que incluyan una IRA Roth o un acuerdo de asociación pueden afectar a los registros de retención si así lo exigen las normas federales, como la sección 408 (d) (2) del IRC.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.