Para qué sirve el formulario DE 9C (2016) de California
El formulario DE 9C de California ayuda a un empleador de California a informar sobre los salarios y los detalles de las retenciones. El Departamento de Desarrollo del Empleo utiliza este informe salarial para verificar los registros de nómina, los impuestos retenidos y el cumplimiento de los impuestos laborales. El formulario también hace un seguimiento de los salarios de los sujetos al seguro de discapacidad y al seguro de discapacidad estatal en función del límite salarial imponible del año.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9C (2016) de California
Los empleadores de California deben presentar este informe salarial trimestral cada trimestre, incluso cuando no se pague ningún salario. Los empleadores también lo utilizan para presentar declaraciones de impuestos laborales, corregir errores, actualizar las entradas de los números de Seguro Social o alinear la nómina de California con la declaración de contribuciones y el informe de salarios.
Reglas o detalles clave para 2016
- Identificación precisa de los empleados: Cada línea salarial requiere un número de Seguro Social correcto, que respalda los impuestos sobre la nómina y evita que el Departamento de Desarrollo Laboral notifique desajustes al presentar informes salariales precisos.
- Clasificación salarial correcta: Los salarios sujetos deben seguir las definiciones del Código de Regulaciones de California y reflejar los cálculos estatales del seguro por discapacidad, el impuesto de capacitación laboral y el impuesto sobre la renta personal de California para cada trabajador.
- Expectativas de presentación trimestral: Cada empleador de California debe presentar el DE 9C trimestralmente para mantener una licencia comercial de California activa y cumplir con los requisitos de impuestos laborales.
- Límites y tasas imponibles: Los empleadores deben aplicar el límite salarial imponible, la tasa de desempleo y los detalles de salarios y retenciones correctos, tal como se describe en la guía del empleador de California, para garantizar que la declaración de contribuciones sea precisa.
- Guía de presentación electrónica: El mandato de presentación electrónica y pago electrónico fomenta la presentación electrónica con firmas electrónicas para agilizar las declaraciones y cumplir con las expectativas del mandato de pago electrónico.
- Normas de mantenimiento de registros: Los empleadores mantienen registros de nómina que respaldan las entradas del formulario 1040 del IRS, el anexo K-1 del formulario 1065 y el formulario DE 9 del IRS, tal como aparecen en las declaraciones de impuestos sobre el empleo relacionadas.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir datos de nómina
Recopile la información laboral de los registros de nómina, como los salarios, los impuestos retenidos y los salarios sujetos, asegurándose de que todos los detalles coincidan con las expectativas de nómina de California y los requisitos de declaración de contribuciones trimestrales para el período del informe.
Paso 2: Inicie sesión en el portal empresarial
Acceda a su portal de negocios del EDD de California y seleccione el trimestre correcto para la presentación. Asegúrese de que la configuración de su cuenta coincida con la información requerida para declarar el impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la nómina.
Paso 3: Ingresa los detalles del informe salarial
Introduzca los nombres de los empleados, las entradas de los números de seguro social, los salarios sujetos y los totales de los salarios y las retenciones mientras sigue las instrucciones de la guía del empleador doméstico para mantener la precisión en todos los campos del impuesto sobre la nómina.
Paso 4: Confirmar los totales y revisar las entradas
Verifique los totales de las páginas y confirme que coinciden con la declaración de contribuciones y el informe de salarios. Asegúrese de que los salarios y las retenciones se ajusten a las expectativas del formulario DE 9 y del formulario DE 9 de California para el trimestre.
Paso 5: Enviar con firmas electrónicas
Utilice las funciones de presentación electrónica para completar la presentación con firmas electrónicas. Guarde los detalles de confirmación proporcionados a través de la plataforma PDF para documentar el cumplimiento de la guía de presentación electrónica.
Paso 6: Presente las correcciones cuando sea necesario
Use la función de ajuste para corregir errores, como montos, nombres o números de Seguro Social, y asegúrese de que todas las actualizaciones cumplan con los requisitos de la Sección 6522 y las reglas de declaración de contribuciones trimestrales.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Identificadores de empleados incorrectos: Denunciar entradas incorrectas del número de Seguro Social crea conflictos de presentación, pero puedes evitar problemas comparando cada número con los documentos del empleado antes de introducir los datos del DE 9C.
- Informar erróneamente las categorías salariales: La combinación de los salarios sujetos con los salarios del impuesto sobre la renta personal de California provoca errores, pero puede evitar este tipo de incidentes consultando las definiciones salariales de la guía del empleador de California antes de presentar la solicitud.
- Omitir las declaraciones sin nómina: No presentar el informe salarial trimestral para los trimestres sin salario conlleva multas, y puede evitarlo presentando el informe de falta de nómina requerido cada trimestre.
- Haciendo caso omiso de las reglas de límite salarial imponibles: Declarar el salario completo en lugar de aplicar el límite salarial imponible crea desajustes, por lo que puede evitar errores al revisar los umbrales salariales del Departamento de Desarrollo del Empleo.
- Presentación sin registros de nómina actualizados: Los registros de nómina desactualizados provocan salarios y retenciones totales inexactos, y puede evitar errores si confirma todas las fuentes de nómina antes de introducir la información en el DE 9C.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El Departamento de Desarrollo del Empleo revisa los totales, actualiza los historiales salariales y compara las entradas con el formulario DE 9 y otras declaraciones de impuestos sobre el empleo. El departamento puede ponerse en contacto con usted si las inscripciones no coinciden con el formulario DE-9 de California, con los montos de los depósitos tributarios sobre la nómina o con las expectativas de presentación de informes de la División de Desarrollo Laboral de California.
Preguntas frecuentes
¿Un empleador de California presenta el DE 9C cuando no paga ningún salario?
Sí, el Departamento de Desarrollo del Empleo exige una declaración de contribuciones trimestral y un informe salarial trimestral, incluso cuando no se declara ningún salario.
¿Cómo afecta el límite salarial imponible a la presentación de informes para el seguro estatal por discapacidad?
El límite salarial imponible determina cuánto salario está sujeto al seguro estatal por discapacidad cada año, y los salarios por encima de ese límite aparecen de manera diferente en la declaración de contribuciones.
¿Puedo modificar una declaración de contribución trimestral si ingresé un número de Seguro Social incorrecto?
Sí, el EDD de California acepta correcciones a través de la función de ajuste, que permite actualizar los detalles de los informes salariales y corregir las entradas de los números de Seguro Social.
¿Se requiere la presentación electrónica para el año de presentación de 2016?
Se recomienda encarecidamente la presentación electrónica mediante el mandato de pago electrónico, que respalda la presentación segura de acuerdo con las expectativas de la norma ISO 27001 y la sección 100504 del Código Gubernamental.
¿Los informes salariales afectan un asunto de gravamen tributario federal?
Los informes salariales no reemplazan los requisitos federales; sin embargo, las entradas precisas sobre los salarios y las retenciones pueden respaldar las presentaciones del IRS, como el formulario 1065, el anexo K-1 del formulario 1065 del IRS o el anexo C del formulario 1040 del IRS.
¿El proyecto de ley 833 del Senado o el lenguaje de emergencia cambian la forma en que se presenta el DE 9C?
Estos elementos no alteran las normas fundamentales de presentación de informes del DE 9C, aunque las actualizaciones reglamentarias se reflejan en la guía del empleador de California o en el DE 44, cuando corresponda.
¿El formulario requiere información sobre la edad del miembro, la fecha de inscripción o la fecha de entrada en vigor de la inscripción?
No, el formulario DE 9C contiene información sobre los salarios, los impuestos retenidos y los impuestos sobre el empleo, en lugar de detalles relacionados con la edad del miembro o la fecha de inscripción por motivos de salud.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.