Para qué sirve el formulario DE 9C (2015) de California
El formulario DE 9C de California respalda la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios al enumerar los informes salariales de cada empleado, que muestran los salarios pagados y los impuestos retenidos durante el trimestre. El Departamento de Desarrollo del Empleo de California utiliza este tipo de formulario para verificar las declaraciones de impuestos sobre el empleo, actualizar los informes del UI y mantener los registros de nómina de California tanto para los empleadores como para los trabajadores.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9C de California (2015)
Los empleadores utilizan el DE 9C cuando presentan una declaración de contribución trimestral para cualquier trimestre en el que los salarios pagados deban declararse al EDD de California. Esto incluye los trimestres con nómina activa, los informes modificados o las declaraciones presentadas en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico utilizando las opciones de presentación electrónica aprobadas.
Reglas o detalles clave para 2015
- Informes precisos de los empleados: Los empleadores declaran los salarios pagados y los impuestos retenidos de cada trabajador para respaldar la declaración de contribuciones y el informe de salarios, asegurándose de que se sigan las reglas de presentación de informes del estado de California y que todos los totales coincidan con el formulario CA DE 9.
- Opciones de envío electrónico: Se fomenta la presentación electrónica a través de sistemas aprobados, lo que permite a los empleadores cumplir con el mandato de presentar y pagar electrónicamente y seguir las instrucciones de la guía de presentación electrónica, que abarcan los informes salariales y las presentaciones trimestrales.
- Uso de identificadores correctos: Cada presentación incluye un número de cuenta del empleador y un número de EDD, lo que permite al Departamento de Desarrollo del Empleo de California asignar informes y mantener registros precisos de impuestos sobre el empleo.
- Distinciones por categoría salarial: Los salarios totales sujetos, los salarios PIT y el PIT retenido pueden diferir. Los empleadores siguen los requisitos del Código de Seguros y del Código de Salud y Seguridad al determinar los montos trimestrales correctos.
- Normas del empleador doméstico: En su lugar, un empleador doméstico puede utilizar la declaración anual de impuestos sobre la nómina del empleador de trabajadores domésticos de California si es elegible, aunque algunos optan por declararla trimestralmente utilizando el DE 9C.
- Salarios y deducciones especiales, incluso por enfermedad las licencias, el seguro de discapacidad y las reclasificaciones de contratistas independientes requieren una revisión cuidadosa para garantizar una presentación precisa de conformidad con la sección 100504 de las leyes laborales y del Código Gubernamental.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir datos de empleadores y empleados
Recopile los registros de nómina del trimestre, incluidos los salarios pagados, los detalles del número de cuenta y los impuestos retenidos, asegurándose de que todos los empleados aparezcan en su informe y de que todos los totales coincidan con sus depósitos de impuestos sobre la nómina.
Paso 2: Acceder a la plataforma de informes
Abra su sistema de archivo electrónico o plataforma PDF y seleccione el DE 9C en el menú desplegable del tipo de formulario de informe, confirmando que ha seleccionado el trimestre correcto antes de introducir sus informes salariales.
Paso 3: Ingresa los salarios y los totales
Introduzca los salarios pagados, las categorías salariales y los impuestos retenidos para cada empleado, revise los totales para verificar su precisión y asegúrese de que las entradas coincidan con su sistema de nómina y cumplan con la declaración de contribuciones trimestral.
Paso 4: Revisar y completar la certificación
Verifique la exactitud, aplique firmas electrónicas con la herramienta de firma y confirme que su número de EDD y su número de cuenta del empleador hayan ingresado correctamente antes de finalizar la declaración de contribuciones y el informe de salarios.
Paso 5: Enviar y guardar registros
Envíe su DE 9C a través del sistema que haya elegido y, a continuación, guarde el formulario de vista previa, imprima la confirmación del formulario o descargue el recibo del tutorial para conservar la documentación que respalde los requisitos de presentación de informes de California.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Totales salariales incorrectos: Los empleadores a veces ingresan los salarios pagados de manera incorrecta, lo que resulta en totales que no coinciden con la declaración de contribución trimestral. Puede evitar esto comparando todas las categorías salariales directamente con su registro de nómina antes de enviar el formulario.
- Faltan detalles del empleado: Algunos declarantes omiten un número de Seguro Social u otra información, lo que retrasa el procesamiento. Puede evitarlo revisando cuidadosamente cada ingreso salarial y confirmando la información de identificación antes de presentarla electrónicamente.
- Presentación trimestral tardía: La falta de una fecha de vencimiento resulta en multas e intereses según la Sección 6522 y el Proyecto de Ley del Senado 833. Puede evitar esto estableciendo recordatorios para cada fecha límite de declaración de contribuciones trimestrales para garantizar la presentación oportuna.
- Elegir el formulario incorrecto: Los empleadores a veces seleccionan un tipo de formulario de notificación incorrecto, como el formulario DE-9 en lugar del DE-9C. Puede evitarlo confirmando el trimestre y el nombre del formulario a través del menú desplegable antes de completar los informes salariales.
- Categorías salariales inconsistentes: Los salarios del PIT y los salarios totales de los sujetos ocasionalmente no coinciden debido a errores de clasificación. Puede evitarlo revisando la guía del Departamento de Relaciones Laborales de California y aplicando definiciones coherentes en todas las entradas de nómina.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que se presenta el DE 9C, el EDD de California actualiza el historial salarial de cada empleado y compara los totales con el formulario CA DE 9 del trimestre. El departamento puede emitir avisos si los informes salariales contienen errores, y los empleadores pueden presentar ajustes utilizando las opciones DE 9C de California al corregir las declaraciones de impuestos laborales según las normas de presentación de informes pertinentes de California.
Preguntas frecuentes
¿Qué información requiere el DE 9C para la presentación de informes del estado de California?
El formulario requiere el nombre de cada empleado, el número de Seguro Social, los salarios pagados y los impuestos retenidos para que el Departamento de Desarrollo del Empleo de California pueda verificar la nómina y mantener informes de UI precisos.
¿Cómo soluciono los errores en un DE 9C archivado anteriormente?
Usted presenta un informe salarial modificado utilizando California DE 9C Options, ingresando los montos salariales corregidos y la información actualizada para que los totales coincidan con su declaración de contribuciones trimestral para ese mismo período.
¿Se requiere la presentación electrónica del DE 9C en 2015?
Se recomienda encarecidamente la presentación electrónica debido al mandato de presentar y pagar electrónicamente. La mayoría de los empleadores utilizan sistemas aprobados para garantizar que las declaraciones cumplan con la guía de presentación electrónica y respalden la presentación precisa de la declaración de impuestos sobre el empleo.
¿Por qué los salarios difieren entre las categorías del DE 9C?
Las categorías salariales difieren porque los salarios sujetos totales, los salarios del PIT y los impuestos retenidos siguen reglas separadas en virtud del Código de Seguros, las leyes laborales y los requisitos estatales de retención para las declaraciones de salarios.
¿Los empleadores domésticos pueden usar este formulario?
Algunos empleadores domésticos utilizan este formulario, mientras que otros presentan la declaración anual de impuestos sobre la nómina de los empleadores de trabajadores domésticos de California, según sus preferencias de presentación de informes y su elegibilidad para la presentación de informes anuales del estado de California.
¿Qué otros formularios se relacionan con los impuestos sobre la nómina?
Otros formularios relacionados con los impuestos sobre la nómina incluyen el formulario 941, el formulario 940, el formulario 944, el formulario 945 y el formulario federal 8879-EMP del IRS, así como los formularios estatales de retención y desempleo aplicables, como el formulario IL-941, el formulario TC-941, el formulario NCUI-101, el formulario A1-APR y el formulario G-7.
¿Cómo confirmo que el número de cuenta correcto aparece en mi presentación?
Usted revisa el número de cuenta del empleador y el número de EDD que aparecen en su DE 9C, asegurándose de que coincidan con sus registros antes de enviarlos a través de la plataforma PDF o la herramienta de archivo electrónico de su sistema.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.