Para qué sirve el formulario DE 9 (2020) de California
El formulario DE 9 de California sirve como declaración trimestral de contribuciones e informe de salarios que los empleadores de California presentan trimestralmente. Presenta los salarios y las retenciones, identifica los depósitos de impuestos sobre la nómina y concilia la información presentada a través del DE-88 o DE-88ALL. También se combina con el formulario DE9C para cumplir con las obligaciones de presentación de informes trimestrales.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos, el proceso y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra guía sobre Declaraciones de impuestos de California sin presentar.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California (2020)
Los empleadores utilizan este formulario cuando pagan salarios durante un período de pago y deben presentar una declaración de contribución trimestral al EDD de California. También lo usa para cumplir con las fechas de vencimiento de los plazos tributarios trimestrales, para presentar correcciones salariales o para presentar información modificada a través de los formularios del EDD y los formularios en línea correspondientes.
Reglas o detalles clave para 2020
- Requisito de presentación trimestral: Los empleadores deben presentar sus declaraciones trimestralmente porque el Departamento de Desarrollo del Empleo exige informes consistentes, lo que evita lagunas en los informes salariales y la falta de datos sobre la retención de impuestos estatales.
- Presentación electrónica obligatoria: Los empleadores de California siguen el mandato de pago electrónico porque permite la entrada precisa de datos, y la interfaz basada en la web permite un acceso cómodo a las funciones de solicitud en línea durante cada período de presentación.
- Límites salariales y retenciones: Los salarios y las retenciones siguen las directrices de los impuestos estatales y federales 941 porque la Publicación 15 del IRS describe los requisitos y los empleadores deben garantizar que los informes salariales de cada número de Seguro Social sean precisos.
- Reglas de depósito: La actividad de depósito de impuestos sobre la nómina sigue cada calendario de depósitos porque el Departamento de Desarrollo Laboral utiliza las presentaciones DE 88 y DE 88ALL, y los empleadores deben usar los montos correctos para cada trimestre.
- Retención de registros: Los empleadores mantienen los registros de los empleados durante cuatro años porque los informes salariales respaldan las revisiones de cumplimiento, y la Oficina de Impuestos Laborales puede solicitar información durante la verificación de la cuenta.
- Precisión de archivado: Las correcciones salariales deben enviarse cuando se producen errores, ya que los componentes del formulario requieren totales coincidentes. La Guía para empleadores de California explica los procedimientos para corregir los salarios y las retenciones.
- Requisito de presentación pareada: El formulario DE 9 debe coincidir con el formulario DE9C porque el informe salarial trimestral utiliza entradas a nivel de empleado y los totales precisos evitan que el EDD de California lo rechace.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir datos de nómina
Los empleadores recopilan los totales de salarios y retenciones, los registros de depósitos, los detalles del período de pago y toda la información sobre los números de Seguro Social de los empleados. Esto permite la introducción completa de datos tanto en el formulario DE-9 de California como en el informe complementario del formulario DE-9 de California.
Paso 2: Calcular los salarios imponibles
Los empleadores calculan los salarios sujetos a impuestos estatales revisando los montos de los períodos de pago y aplicando límites anuales. Esto permite registrar con precisión las declaraciones de contribuciones trimestrales y evita problemas durante las revisiones de los cuadros comparativos o los informes tributarios.
Paso 3: Calcular los montos de impuestos
Los empleadores revisan las retenciones de impuestos estatales, los salarios del seguro de desempleo y la actividad de depósito para determinar los montos pendientes adeudados. Esto ayuda a garantizar que la declaración de contribuciones trimestral se registre correctamente y que sea coherente con los cálculos del 941 de la Federación Federal.
Paso 4: Acceda a los servicios electrónicos para empresas
Los empleadores inician sesión en la interfaz basada en la web del EDD de California y localizan el período de presentación trimestral. La solicitud en línea brinda un acceso conveniente para completar los componentes del formulario y cargar información salarial precisa.
Paso 5: Complete el DE 9 en línea
Los empleadores ingresan los datos de salarios, contribuciones y retenciones a través de formularios en línea y verifican que todos los totales sean precisos y coincidan. El sistema ayuda a mantener registros precisos de los empleados y garantiza una presentación uniforme en toda la declaración de impuestos sobre el empleo.
Paso 6: Complete el DE 9C en línea
Los empleadores presentan el informe de ingreso de los salarios de cada trabajador, que incluye el número de Seguro Social del trabajador y los detalles del salario. Esto respalda el informe salarial trimestral y garantiza la coherencia entre los totales del formulario DE-9 de California y la información individual de los empleados.
Paso 7: Presentar electrónicamente
Los empleadores revisan toda la información para verificar su exactitud y presentan la declaración de impuestos sobre el empleo. El sistema muestra la confirmación y los empleadores pueden almacenar copias en PDF como referencia a través de herramientas de fácil acceso, como una solicitud para rellenar archivos PDF.
Paso 8: Pague cualquier saldo adeudado
Los empleadores hacen un depósito de impuestos sobre la nómina para cubrir las obligaciones restantes. El depósito se ajusta a los procesos DE 88 o DE 88ALL y garantiza el cumplimiento de los impuestos estatales del trimestre.
Obtenga más información sobre la presentación de impuestos federales a través de nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Totales salariales incorrectos: Los empleadores presentan errores cuando los salarios y las retenciones no coinciden con los registros, y usted puede evitarlo confirmando las entradas y revisando los registros de los empleados antes de la presentación final.
- Faltan datos del DE9C: La falta de detalles salariales provoca problemas de presentación, y puede evitar el rechazo ingresando cada número de Seguro Social y verificando toda la información del Informe de Salarios antes de presentarlo.
- Sanciones por presentación tardía: Presentar la declaración después de las fechas de vencimiento genera costos adicionales, y puede evitar multas si revisa los plazos de presentación de impuestos y presenta la declaración de contribución trimestral antes del cierre del período.
- Ignorar las correcciones salariales: Los errores no resueltos afectan a las presentaciones futuras, y usted puede evitar problemas continuos si presenta los informes salariales corregidos con prontitud a través de los formularios del EDD aprobados.
- Montos de depósito incorrectos: Los depósitos que no coinciden con los datos salariales causan problemas, y puedes evitar errores si revisas los requisitos del calendario de depósitos y confirmas las cantidades antes de enviar tu depósito de impuestos sobre la nómina.
Obtenga más información sobre cómo evitar problemas con los impuestos empresariales en nuestra guía sobre Cómo presentar una solicitud y evitar sanciones.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El EDD de California procesa su declaración de contribución trimestral y compara los totales con el formulario DE9C y la actividad de depósito anterior. El Departamento de Desarrollo Laboral revisa los informes salariales para verificar su exactitud, aplica los créditos o saldos adeudados y actualiza el estado de su cuenta. Los empleadores pueden comprobar los resultados de las confirmaciones presentadas, los ajustes salariales y las retenciones de impuestos estatales a través de su interfaz basada en la web.
Preguntas frecuentes
¿Todos los empleadores de California presentan el formulario DE 9 de California cada trimestre?
Todos los empleadores con cuentas activas están obligados a presentar una declaración cada trimestre, incluso cuando no se pagan salarios.
¿En qué se diferencia el formulario DE 9 de California del informe salarial trimestral?
El formulario DE 9 resume los totales, mientras que el formulario DE9C proporciona detalles salariales a nivel de empleado.
¿Puedo presentar correcciones salariales después de presentar la declaración de contribución trimestral?
Sí, los empleadores presentan los informes salariales corregidos mediante formularios del EDD aprobados o ajustes en línea.
¿Qué sucede si mi depósito de impuestos sobre la nómina no coincide con mi declaración?
El Departamento de Desarrollo del Empleo identifica las discrepancias y ajusta su cuenta o solicita aclaraciones.
¿Qué recursos ayudan a explicar las reglas del formulario DE-9 de California?
La Guía del empleador de California y la publicación 15 del IRS brindan orientación sobre los salarios y las retenciones.
¿Se requieren presentaciones electrónicas para el formulario DE-9 de California?
Sí, el mandato de pago electrónico exige que casi todos los empleadores presenten la solicitud en línea.
