Para qué sirve el formulario DE 9 (2019) de California
El formulario DE 9 de California es una declaración de contribución trimestral que los empleadores de California presentan ante el Departamento de Desarrollo del Empleo para declarar los impuestos sobre la nómina trimestrales. Funciona como una declaración de contribuciones trimestral y como un informe de salarios, ya que resume el seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad (incluida la licencia familiar remunerada) y la retención del impuesto sobre la renta personal de California según los registros de nómina del empleador.
El formulario DE 9 se presenta junto con el formulario DE 9C, que proporciona detalles sobre el salario y la retención a nivel de empleado relacionados con el número de Seguro Social de cada empleado. En conjunto, estos formularios permiten al Departamento de Desarrollo del Empleo acreditar los salarios con precisión y conciliar los totales trimestrales con los depósitos tributarios sobre la nómina del empleador, incluidos los pagos realizados mediante el formulario DE 88.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
Los empleadores utilizan el formulario DE 9 cada trimestre para declarar los salarios, conciliar las obligaciones tributarias sobre la nómina y confirmar que los depósitos realizados durante el trimestre se alinean con los totales declarados. Por lo general, es obligatorio presentar la declaración incluso en el caso de los trimestres sin salario, cuando la cuenta tributaria del empleador permanece activa.
El formulario DE 9 también se usa para presentar trimestres tardíos o para corregir la información presentada anteriormente. Las correcciones se gestionan mediante los procedimientos del EDD en lugar de presentar una declaración de reemplazo. Los empleadores que utilizan proveedores de nómina o sistemas de intercambio electrónico de datos siguen siendo responsables de la exactitud de la información presentada a través de e-Services for Business.
Reglas o detalles clave para 2019
En 2019, la mayoría de los empleadores estaban sujetos al mandato de presentación electrónica y pago electrónico y presentaron los formularios DE 9 y DE 9C electrónicamente a través de e-Services for Business. Los empleadores estaban obligados a aplicar las tasas impositivas asignadas, hacer un seguimiento de los límites salariales anuales y conciliar los totales trimestrales con los depósitos tributarios sobre la nómina realizados durante el mismo trimestre.
El formulario DE 9 es administrado por el Departamento de Desarrollo del Empleo y es independiente de las declaraciones de nómina federales gestionadas por el Servicio de Impuestos Internos. Los empleadores también pueden encontrar formularios EDD relacionados, como el DE 1, DE 4 o DE 231J, pero el formulario DE 9 y el formulario DE 9C siguen siendo los requisitos básicos para la presentación de informes de nómina trimestrales.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Acceda a la presentación trimestral correcta
El empleador debe iniciar sesión en e-Services for Business y seleccionar el trimestre correcto para presentar el formulario DE 9.
Paso 2: Reunir los registros de nómina
El empleador debe compilar registros de nómina que muestren los salarios brutos, los salarios sujetos a impuestos y los totales de los salarios y las retenciones del trimestre.
Paso 3: Verificar la información del empleado
El empleador debe confirmar que los datos del empleado para el formulario DE 9C están completos y son precisos, incluido el número de seguro social de cada empleado.
Paso 4: Ingresar los totales trimestrales
El empleador debe ingresar los totales de salarios y retenciones en el formulario DE 9 y confirmar los cálculos utilizando las tasas impositivas asignadas para el trimestre.
Paso 5: Conciliar los depósitos
El empleador debe ingresar los montos de los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados durante el trimestre, incluidos los pagos presentados mediante el formulario DE 88, asegurándose de que solo se incluyan los depósitos del mismo trimestre.
Paso 6: Complete el formulario DE 9C
El empleador debe completar el formulario DE 9C en la misma sesión de presentación y confirmar que los totales a nivel de empleado coinciden con los totales resumidos que figuran en el formulario DE 9.
Paso 7: Enviar y conservar la confirmación
El empleador debe presentar la presentación electrónicamente y conservar el recibo de confirmación para fines de mantenimiento de registros.
Errores comunes y cómo evitarlos
Saltarse los trimestres sin salario
Los empleadores deben presentar el formulario DE 9 para cada trimestre mientras la cuenta de impuestos sobre la nómina esté activa, incluso cuando no se haya pagado ningún salario.
Incluir los depósitos del trimestre equivocado
Solo se deben incluir los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados para el trimestre específico para evitar errores de conciliación.
Los totales del formulario DE 9 y del formulario DE 9C no coinciden
Los empleadores deben asegurarse de que los totales resumidos del formulario DE 9 coincidan con los totales sumados a nivel de empleado del formulario DE 9C.
Usar una tasa impositiva de UI incorrecta
Los empleadores deben verificar las tasas impositivas asignadas al Seguro de Desempleo antes de calcular las contribuciones trimestrales.
Métodos de corrección inadecuados
Los errores deben corregirse mediante el proceso de ajuste del EDD apropiado, como el formulario DE 9ADJ cuando sea necesario, conservando la documentación de nómina de respaldo.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras el envío, e-Services for Business proporciona una confirmación de presentación que muestra la fecha de envío y los detalles de recepción. El Departamento de Desarrollo del Empleo procesa la declaración y aplica los depósitos a la cuenta del empleador.
Si la devolución se concilia correctamente, es posible que no sea necesario realizar ninguna otra acción. Si se adeuda un saldo, se pueden emitir avisos de facturación y se pueden acumular intereses hasta que se realice el pago. Los sobrepagos pueden resultar en un crédito o un reembolso, según las reglas de la cuenta. Si se identifican discrepancias, el EDD puede emitir avisos solicitando aclaraciones o correcciones, y los problemas no resueltos pueden derivar en una actividad de cobro.
Preguntas frecuentes
¿Qué informa el formulario DE 9 (2019) de California?
El formulario DE 9 informa los impuestos trimestrales sobre la nómina para el seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal de California, respaldados por los detalles salariales de los empleados que figuran en el formulario DE 9C.
¿Quién debe presentar el formulario DE 9 y el formulario DE 9C?
La mayoría de los empleadores de California con una cuenta de impuestos sobre la nómina activa deben presentar ambos formularios cada trimestre a través de e-Services for Business, incluidos los trimestres sin salario.
¿Cómo se vinculan los depósitos de impuestos sobre la nómina al formulario DE 9?
Los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados durante el trimestre, incluidos los presentados mediante el formulario DE 88, se concilian en el formulario DE 9 para determinar si un saldo adeudado o pagado en exceso.
¿Cómo se corrigen los errores después de la presentación?
Los empleadores generalmente corrigen los errores mediante procedimientos de ajuste del EDD, como el formulario DE 9ADJ, en lugar de presentar una declaración de reemplazo.
¿En qué se diferencia el formulario DE 9 de las declaraciones de nómina federales?
El formulario DE 9 es un formulario de informe de nómina de California presentado ante el Departamento de Desarrollo del Empleo, mientras que las declaraciones de nómina federales se tramitan por separado a través del Servicio de Impuestos Internos.
