Para qué sirve el formulario DE 9 (2018) de California
El formulario DE 9 de California (2018) es la declaración trimestral que utilizan los empleadores para conciliar los impuestos sobre la nómina y los salarios declarados en relación con el seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal. Los empleadores suelen presentar el formulario DE 9 junto con el formulario DE 9C a través de e-Services for Business para que los totales trimestrales coincidan con los detalles a nivel de empleado y se registren correctamente en la cuenta del empleador.
El formulario también vincula los pasivos declarados con los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados durante el trimestre según el calendario de depósitos del empleador, incluidos los pagos confirmados a través de DE 88 y DE 88ALL. Para obtener definiciones y requisitos específicos para cada año, la Guía del empleador de California (DE 44) es una referencia común, y las preguntas relacionadas con las cuentas se resuelven a través de la Oficina de Impuestos Laborales o el Centro de Asistencia al Contribuyente.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
El empleador utiliza el formulario DE 9 cada trimestre para conciliar los impuestos sobre los salarios y la nómina y confirmar que los depósitos coinciden con el pasivo del período sobre el que se informa. También se utiliza para presentar los informes trimestrales tardíos, informar sobre el último trimestre después de que finalice la nómina o completar los formularios electrónicos requeridos en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico.
Si un empleador necesita resolver avisos o corregir problemas de publicación relacionados con los totales, los depósitos o la selección de trimestres del formulario DE 9C, normalmente hay ayuda disponible a través de e-Services for Business y el Centro de Asistencia al Contribuyente. Los empleadores deben conservar las confirmaciones de presentación y depósito de cada trimestre para fines de mantenimiento de registros y resolución de disputas.
Reglas o detalles clave para 2018
Para 2018, la presentación electrónica y el pago electrónicos eran expectativas estándar, y la mayoría de los empleadores presentaron el formulario DE 9 y el formulario DE 9C a través de e-Services for Business en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico. La precisión depende de que los informes sobre el período de pago sean coherentes, se siga el calendario de depósitos aplicable y se garantice que cada depósito de impuestos sobre la nómina se refleje correctamente mediante registros como el DE 88 y EL DE 88ALL.
Los empleadores suelen confiar en el DE 44 para confirmar las definiciones y los requisitos de presentación de informes para el año. Los registros de nómina, las confirmaciones de depósitos y los recibos de presentación deben conservarse cada trimestre para garantizar el cumplimiento y responder a cualquier consulta posterior.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir los registros trimestrales
El empleador debe compilar registros de nómina para cada período de pago del trimestre y confirmar los salarios totales sujetos a impuestos sobre la nómina. También se deben recopilar las confirmaciones de depósitos y los historiales de registro de cuentas para poder conciliar el trimestre con los depósitos.
Paso 2: Verifique los salarios totales y las bases imponibles
El empleador debe confirmar los totales trimestrales de los salarios sujetos al seguro de desempleo y otros impuestos sobre la nómina y verificar que los límites salariales se hayan aplicado correctamente cuando sea necesario. Los totales de las retenciones del seguro estatal por discapacidad y del impuesto sobre la renta personal deben coincidir con el sistema de nómina y la información de retención de los empleados.
Paso 3: Conciliar los depósitos con el trimestre
El empleador debe comparar el pasivo total del trimestre con los depósitos de impuestos sobre la nómina ya realizados según el calendario de depósitos aplicable. Cualquier discrepancia debe identificarse y resolverse antes de presentarla para que la declaración refleje los totales exactos.
Paso 4: Presentar la solicitud a través de e-Services for Business
El empleador debe iniciar sesión en e-Services for Business y completar el formulario DE 9 para el trimestre correcto. Los totales deben ingresarse cuidadosamente y compararse con los registros de nómina y las confirmaciones de depósitos antes de enviarlos.
Paso 5: Presente el formulario DE 9C y confirme los totales
El empleador debe completar el formulario DE 9C en la misma sesión de presentación y confirmar que los totales a nivel de empleado se acumulan en los totales del formulario DE 9. Cualquier error en la introducción de datos debe corregirse antes de enviarlo.
Paso 6: Enviar el pago y conservar el comprobante
Si se adeuda un saldo, el empleador debe pagar electrónicamente según sea necesario. Deben conservarse las confirmaciones de presentación, las confirmaciones de pago y los registros de depósitos, como el DE 88 o EL DE 88ALL.
Errores comunes y cómo evitarlos
Envío del formulario DE 9 sin el formulario DE 9C
El formulario DE 9C debe presentarse con el formulario DE 9 cada trimestre para evitar avisos de falta de detalles y demoras en el procesamiento.
No conciliar los depósitos con el trimestre
Los empleadores deben conciliar cada depósito de impuestos sobre la nómina con el trimestre anterior a la presentación, de modo que los totales declarados coincidan con el historial de depósitos publicado.
Seleccionar el trimestre incorrecto
El empleador debe verificar la selección trimestral correcta en e-Services for Business antes de enviarla para asegurarse de que los totales se ajusten al período de informe correspondiente.
Totales no coincidentes en todos los registros
Los totales deben coincidir con los registros de nómina, los totales del formulario DE 9 y los detalles resumidos de los empleados del formulario DE 9C para reducir las notificaciones de desajuste.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, e-Services for Business normalmente proporciona una confirmación y actualiza la cuenta del empleador a medida que se procesa la presentación. Los detalles salariales que figuran en el formulario DE 9C respaldan los cálculos de los beneficios del seguro de desempleo y otros programas administrados por el EDD.
Si se identifican discrepancias, el EDD puede emitir un aviso solicitando aclaraciones o correcciones. Si queda un saldo pendiente, la cuenta puede pasar a la actividad de cobro de acuerdo con los procedimientos del EDD, y es posible que el empleador deba ponerse en contacto con la Oficina de Impuestos Laborales o con el Centro de Asistencia al Contribuyente.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario DE 9 y qué cubre?
El formulario DE 9 informa los impuestos sobre la nómina trimestrales para la retención del seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal y concilia los totales con los depósitos de impuestos sobre la nómina. La presentación del formulario DE 9C permite que los salarios se registren correctamente.
¿Cómo se deben presentar los formularios DE 9 y DE 9C para 2018?
La mayoría de los empleadores presentan ambos formularios electrónicamente a través de e-Services for Business en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico y conservan confirmaciones como DE 88 o DE 88ALL.
¿Qué debe hacer un empleador si el formulario DE 9 se presenta tarde?
Un formulario DE 9 tardío debe presentarse lo antes posible a través de e-Services for Business, conciliando los depósitos y conservando la documentación. Es posible que los empleadores tengan que ponerse en contacto con la Oficina de Impuestos Laborales o con el Centro de Asistencia al Contribuyente para recibir avisos o saldos.
¿Qué causa los desajustes entre los totales del formulario DE 9 y del formulario DE 9C?
Los desajustes suelen deberse a errores en la entrada de datos, a la falta de entradas de nómina o a problemas con los plazos de los depósitos. Los empleadores deben verificar las inscripciones de los empleados por período de pago y confirmar que los depósitos siguen el cronograma correcto utilizando el DE 44 como referencia.
¿Por qué a veces aparecen términos no relacionados en los requisitos de palabras clave?
Algunas listas de palabras clave hacen referencia a leyes o agencias no relacionadas. Estos elementos no forman parte del cumplimiento del formulario DE 9 y no afectan a los requisitos de presentación de informes de nómina trimestrales.
