Para qué sirve el formulario DE 9 (2017) de California
El formulario DE 9 de California (2017) es una declaración de contribución trimestral que se utiliza para informar las declaraciones trimestrales de impuestos sobre la nómina y conciliar los salarios y las retenciones con el Departamento de Desarrollo del Empleo, también conocido como EDD de California. Resume los montos vinculados al seguro de desempleo, al seguro estatal por discapacidad y a los impuestos retenidos, y respalda la presentación precisa de informes sobre las cuentas de los empleadores en virtud de las leyes tributarias sobre la nómina de California.
El formulario DE 9 generalmente se presenta junto con el formulario DE 9C, que informa la información salarial de los empleados por empleado, incluido el número de Seguro Social de cada trabajador y los totales de retención. En conjunto, el paquete trimestral de declaración de contribuciones e informe de salarios ayuda al Departamento de Desarrollo Laboral a mantener registros salariales precisos, reducir el riesgo de fraude en el UI y proteger la confianza pública.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
Los empleadores utilizan el formulario DE 9 cada trimestre para declarar los salarios y los impuestos laborales y para cumplir con los requisitos de declaración trimestral, incluida la presentación de una declaración cero cuando no se pagó ningún salario. Es posible que los empleadores también tengan que presentar la declaración a través de e-Services for Business para cumplir con la obligación de presentar y pagar los impuestos electrónicamente o para presentar los pagos de impuestos utilizando los métodos aprobados.
El formulario DE 9 también se usa para la presentación tardía y la presentación de enmiendas cuando un trimestre está vencido o cuando es necesario corregir los salarios y las retenciones o los detalles del formulario DE 9C. Cuando los depósitos de impuestos sobre la nómina se realizaron durante el trimestre, como los depósitos DE 88 o DE 88ALL, esos pagos se concilian en el formulario DE 9 para evitar declarar un saldo adeudado incorrecto.
Reglas o detalles clave para 2017
El formulario DE 9 debe presentarse cada trimestre, normalmente antes del último día del mes siguiente al final del trimestre, y normalmente se presenta junto con el formulario DE 9C para completar la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios. Los empleadores deben asegurarse de que los números de Seguro Social y la información salarial de los empleados sean precisos, ya que el EDD de California se basa en estos registros para revisar la administración de las prestaciones y el cumplimiento.
Para 2017, la responsabilidad del empleador por el seguro de desempleo generalmente se basa en una tasa de contribución al SUI asignada influenciada por la cuenta de reserva del empleador. Las normas del seguro estatal por discapacidad se basan en los límites salariales imponibles específicos de un año. Los empleadores deben conservar la documentación que respalde los depósitos y los pagos de impuestos, incluidas las confirmaciones del DE 88, y seguir directrices como la DE 44 al aplicar las normas tributarias laborales de California.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Preparar la nómina y los totales trimestrales
El empleador debe reunir los registros de nómina y los totales del trimestre antes de completar la declaración.
- Compila los salarios totales del trimestre y los totales de los salarios y las retenciones
- Verifique que los datos de incorporación de los empleados coincidan con el número de Seguro Social y el nombre legal utilizados para la presentación de informes
- Reúna el historial de depósitos y pagos, incluida la nómina, los impuestos, la actividad de depósito y cualquier referencia de DE 88 o DE 88ALL
Paso 2: Calcular los salarios imponibles y los montos adeudados
El empleador debe aplicar las reglas y tasas salariales imponibles apropiadas para el año para calcular los totales.
- Calcule los montos del seguro de desempleo utilizando la tasa de contribución al SUI asignada y la base salarial aplicable
- Calcule los montos de retención del seguro estatal de discapacidad en función de los límites salariales anuales
- Montos totales de retención del impuesto sobre la renta personal basados en los registros de nómina
Paso 3: Complete el formulario DE 9 y los detalles de continuación
El empleador debe completar la declaración como un paquete unificado.
- Complete el formulario DE 9 con un resumen de los totales salariales y los montos calculados adeudados para el trimestre
- Complete el formulario DE 9C con la información salarial de los empleados para que el informe de salarios se vincule con los totales del formulario DE 9
Paso 4: Presente y pague con el método apropiado
El empleador debe presentar y pagar utilizando el método requerido para la cuenta.
- Presente a través de e-Services for Business si se requiere o prefiere la presentación electrónica
- Confirme el envío del pago y conserve los números de confirmación
- Si presenta la solicitud por correo, conserve un comprobante de envío a través del Servicio Postal de los Estados Unidos
Errores comunes y cómo evitarlos
Falta de fechas límite y presentación tardía
El empleador debe hacer un seguimiento de los plazos trimestrales y presentar la solicitud a tiempo para reducir las multas y los intereses.
Envío del formulario DE 9 sin el formulario DE 9C
El empleador debe tratar el formulario DE 9C como un formulario complementario obligatorio y confirmar que ambos formularios se presentan para el mismo trimestre.
Reportar números de Seguro Social incorrectos
El empleador debe verificar el SSN de cada empleado con los registros de nómina e incorporación antes de enviarlo para evitar problemas de publicación y avisos de seguimiento.
No conciliar los depósitos
El empleador debe conciliar todos los depósitos, incluidos los pagos del DE 88, con los totales del trimestre para evitar saldos adeudados incorrectos.
Ignorar los requisitos de presentación electrónica y pago electrónico
El empleador debe confirmar si se aplica un mandato de presentación electrónica o de pago electrónico y utilizar un método de presentación y pago que cumpla con los requisitos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de la presentación, el EDD de California procesa las declaraciones trimestrales, aplica los pagos y publica los datos salariales en los registros de empleadores y empleados. Si se detectan inconsistencias, el empleador puede recibir avisos solicitando correcciones o información adicional, y una respuesta rápida ayuda a evitar nuevas sanciones.
Con el tiempo, el EDD puede ajustar las calificaciones de experiencia vinculadas a la actividad de la cuenta de reserva del empleador, lo que puede afectar la tasa de contribución al SUI. También se puede seleccionar a los empleadores para que los revisen o auditen a fin de confirmar que los salarios, las retenciones y los impuestos sobre el empleo se declararon con precisión.
Preguntas frecuentes
¿Todos los empleadores tienen que presentar el formulario DE 9 cada trimestre?
La mayoría de los empleadores activos registrados para presentar informes de nómina en California deben presentar declaraciones trimestrales, incluida la declaración cero cuando no se haya pagado ningún salario, a menos que la cuenta del EDD esté cerrada o esté exenta.
¿Cuál es la relación entre el formulario DE 9 y el formulario DE 9C?
El formulario DE 9 es la declaración resumida trimestral, y el formulario DE 9C proporciona información detallada sobre los salarios de los empleados, incluidos los números de Seguro Social y los montos de retención.
¿Cómo se debe gestionar la presentación tardía para el trimestre de 2017?
El empleador debe presentar los formularios DE 9 y DE 9C lo antes posible y pagar cualquier saldo restante para reducir los intereses adicionales y los problemas de cumplimiento.
¿Cómo se debe gestionar una presentación enmendada?
El empleador debe presentar la información corregida de los formularios DE 9 y DE 9C para el trimestre afectado para que la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios coincidan con la documentación de nómina.
¿Se presenta el formulario DE 9 ante el Servicio de Impuestos Internos?
No. El formulario DE 9 y el formulario DE 9C son presentaciones del EDD de California y no se envían al Servicio de Impuestos Internos.
