Para qué sirve el formulario DE 9 (2016) de California
El formulario DE 9 de California es la declaración trimestral de impuestos sobre el empleo que un empleador de California utiliza para declarar los impuestos sobre la nómina, y sirve como declaración de contribuciones trimestrales e informe de salarios presentados ante el Departamento de Desarrollo del Empleo de California. Resume los salarios del trimestre y las retenciones relacionadas con el seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad y el impuesto sobre la renta personal, y respalda los totales del informe salarial trimestral del período.
El formulario DE 9 se presenta junto con el formulario DE 9C, que es la lista de empleados del Informe Salarial que incluye datos de los empleados, como el número de Seguro Social y los salarios de cada trabajador. Los totales del DE 9 deben coincidir con los totales de la lista de empleados del DEL 9C, lo que permitirá al Departamento de Desarrollo del Empleo conciliar con precisión los salarios y las retenciones.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
El formulario DE 9 de California se usa trimestralmente para declarar los salarios, conciliar los totales de las contribuciones trimestrales y alinear la actividad de depósito de impuestos sobre la nómina, como el formulario DE 88, con lo que finalmente vence el trimestre. También se usa cuando un empleador de California necesita presentar declaraciones de impuestos vencidas para que las declaraciones de impuestos sobre el empleo vuelvan a cumplir con los requisitos de presentación trimestral.
El formulario DE 9 también se usa cuando se necesitan correcciones después de la presentación, como correcciones al número de Seguro Social, ajustes salariales o correcciones de retenciones que afectan los totales de los informes salariales. Por lo general, las correcciones se tramitan a través de los servicios electrónicos para empresas y también pueden requerir un ajuste tributario y salarial mediante el formulario DE 9ADJ cuando el empleador corrija un trimestre presentado anteriormente.
Reglas o detalles clave para 2016
El mandato de presentación electrónica y pago electrónico generalmente exige que los empleadores presenten el formulario DE 9 y el formulario DE 9C electrónicamente a través de e-Services for Business, a menos que se aplique una exención. Los empleadores suelen basarse en la Guía del empleador de California (DE 44) y en la Guía del empleador doméstico para confirmar las tasas impositivas, los límites salariales y la forma en que se aplican el seguro de desempleo y otras normas de nómina de California para el año fiscal 2016.
El formulario DE 9C exige datos precisos de los empleados, incluido el número de Seguro Social de cada empleado, porque los errores pueden provocar correcciones en el SSN y demoras en la acreditación salarial. Para 2016, los empleadores deben utilizar las directrices correspondientes al año para confirmar las bases salariales y las normas de presentación de informes y asegurarse de que los totales de los informes salariales trimestrales coincidan con los del formulario DE 9, el formulario DE 9C y los registros de depósitos tributarios sobre la nómina.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir los registros de nómina trimestrales
Los empleadores deben recopilar los registros de nómina, los resúmenes salariales y los informes de retenciones del trimestre. También se deben recopilar los registros de depósitos, incluidas las confirmaciones de depósitos relacionados con el impuesto sobre la nómina, como la actividad del formulario DE 88.
Paso 2: Conciliar los salarios y los depósitos
Los empleadores deben conciliar los salarios brutos, los salarios imponibles y las retenciones para confirmar que los totales de las contribuciones trimestrales coinciden con los depósitos realizados durante el trimestre. Los empleadores deben asegurarse de que los totales salariales sean consistentes en todos los informes de nómina y en el informe salarial que se presentará.
Paso 3: Preparar el formulario DE 9 y el formulario DE 9C
Los empleadores deben preparar el formulario DE 9 como declaración resumida trimestral y el formulario DE 9C como la lista de empleados. La suma de todas las líneas de empleados del formulario DE 9C debe coincidir con los totales declarados en el formulario DE 9 para evitar demoras en la tramitación.
Paso 4: Presente electrónicamente y conserve la confirmación
Los empleadores deben presentar la solicitud utilizando e-Services for Business para cumplir con el mandato de presentación electrónica y pago electrónico. Los empleadores deben conservar las confirmaciones de presentación y conservar los documentos justificativos junto con los registros de nómina del trimestre.
Paso 5: Abordar los requisitos de pago
Si se adeuda un saldo, el empleador debe pagar mediante un método de pago electrónico aprobado. Los empleadores deben asegurarse de que los pagos y los depósitos tributarios sobre la nómina se completen correctamente para evitar multas evitables.
Errores comunes y cómo evitarlos
Los totales de DE 9 no coinciden con los de 9C
Los empleadores deben comprobar los totales antes de presentar la solicitud y confirmar que las nóminas o correcciones fuera del ciclo se incluyen tanto en el resumen del formulario DE 9 como en los detalles resumidos del empleado del formulario DE 9C.
Errores en el número de Seguro Social y correcciones del SSN
Los empleadores deben validar los números de Seguro Social durante la contratación y establecer un proceso documentado de corrección del SSN para abordar las discrepancias y ayudar a prevenir problemas de acreditación salarial.
Depósitos no realizados o tiempos de depósito incorrectos
Los empleadores deben revisar los requisitos de depósito del seguro estatal de discapacidad y del impuesto sobre la renta personal para su cronograma y confirmar que los registros de depósitos de impuestos sobre la nómina coincidan con los períodos de nómina declarados.
Usar materiales de referencia incorrectos para el año
Los empleadores deben hacer referencia al DE 44 para el año correcto y confirmar las tasas y los límites salariales aplicables en las directrices oficiales, especialmente en lo que respecta al seguro de desempleo y los límites salariales básicos relacionados.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de presentar el formulario DE 9 y el formulario DE 9C, el Departamento de Desarrollo Laboral de California concilia los totales de las declaraciones de contribuciones trimestrales con el informe salarial de la lista de empleados y cualquier historial de depósitos de impuestos sobre la nómina, incluida la actividad del formulario DE 88. Si los totales no coinciden o los salarios y las retenciones parecen inconsistentes, el Departamento de Desarrollo Laboral puede solicitar una aclaración y es posible que el empleador deba presentar ajustes.
Si se descubre un problema después de la presentación, el empleador normalmente puede corregir el trimestre a través de e-Services for Business o mediante la presentación de un ajuste de impuestos y salarios mediante el formulario DE 9ADJ. Los empleadores deben conservar registros trimestrales que respalden los salarios y las retenciones, incluidos los registros de nómina y las confirmaciones de depósitos, en caso de que surjan dudas durante la tramitación del EDD o en auditorías posteriores.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre DE 9 y DE 9C?
El formulario DE 9 es la declaración de contribución trimestral resumida, mientras que el formulario DE 9C es la lista de empleados que proporciona el informe detallado de los salarios de cada trabajador.
¿Quién debe presentar el DE 9 para 2016?
Un empleador de California con una cuenta de impuestos sobre la nómina activa generalmente debe presentar el formulario DE 9 y el formulario DE 9C cada trimestre, incluidos los trimestres sin nómina.
¿Cómo se relaciona el formulario DE 88 con el formulario DE 9?
El formulario DE 88 se usa para la actividad de depósito de impuestos sobre la nómina, mientras que el formulario DE 9 informa los totales trimestrales y concilia el monto adeudado con el monto depositado.
¿Por qué son importantes los errores en el número de Seguro Social en el formulario DE 9C?
Los errores en el número de Seguro Social pueden impedir que los salarios de un empleado se acrediten adecuadamente, lo que puede afectar los registros de beneficios y la verificación futura de los salarios.
¿Se aplican los créditos de estímulo o los ajustes de compensación por desempleo al formulario DE 9?
El formulario DE 9 es una presentación de nómina del empleador, por lo que las partidas individuales del impuesto sobre la renta, como los créditos de estímulo o los ajustes personales de compensación por desempleo, no se aplican a esta declaración.
