Para qué sirve el formulario DE 9 (2014)
El formulario DE 9 de California (2014), también conocido como declaración de contribuciones trimestral e informe de salarios, es la declaración de impuestos trimestral que utilizan los empleadores para declarar los impuestos sobre la nómina y conciliar el monto pagado durante el trimestre. Resume los totales del seguro de desempleo, el seguro estatal por discapacidad y la retención del impuesto sobre la renta personal, y está respaldado por los informes salariales a nivel de empleado presentados en el formulario DE 9C.
El formulario vincula los salarios declarados con la cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador y ayuda al Departamento de Desarrollo del Empleo a confirmar que se declararon y pagaron los montos correctos para el trimestre. Proporciona una instantánea trimestral única del informe sobre los totales de salarios y retenciones que coinciden con la actividad de depósito de impuestos sobre la nómina, como el DE 88 y EL DE 88ALL.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9
El formulario DE 9 se usa al final de cada trimestre para informar los impuestos sobre los salarios y la nómina del trimestre y, luego, conciliar los totales con los montos de los depósitos de impuestos sobre la nómina realizados durante el trimestre. Por lo general, los empleadores lo presentan a través de e-Services for Business cuando están disponibles, a pesar de que el mandato de presentar y pagar electrónicamente se implementó de manera más amplia en años posteriores.
El formulario DE 9 también se usa cuando un empleador necesita corregir un error del trimestre anterior mediante la presentación de un ajuste mediante el formulario DE 9ADJ en lugar de cambiar la declaración de impuestos de un trimestre posterior. Esto es especialmente importante cuando los informes salariales del formulario DE 9C o los montos vinculados a los identificadores del Seguro Social no se declararon correctamente.
Reglas o detalles clave para 2014
Para 2014, los informes del formulario DE 9 generalmente incluyen el seguro de desempleo y el impuesto a la capacitación laboral sobre los primeros $7,000 del salario por empleado por año, mientras que la retención del seguro estatal de discapacidad se aplica hasta un límite anual más alto. La retención del impuesto sobre la renta personal no tiene un tope salarial, por lo que la declaración de impuestos refleja el total de los salarios del PIT y del impuesto sobre la renta personal retenidos durante el trimestre.
El formulario DE 9 debe coincidir con los informes salariales del formulario DE 9C y los registros de depósitos de impuestos sobre la nómina del empleador, incluidos el DE 88 y EL DE 88ALL, según el calendario de depósitos del empleador. Los empleadores suelen utilizar referencias como la Guía del empleador de California (DE 44) y el calendario de impuestos sobre la nómina para respaldar la presentación precisa de informes trimestrales y períodos salariales.
Paso a paso (nivel alto)
La preparación es más fácil cuando los registros de nómina se organizan por período de pago y se vinculan al trimestre del que se informa. El formulario DE 9 se completa con los totales, mientras que el formulario DE 9C se completa con los detalles a nivel de empleado.
Paso 1: Reunir los registros del trimestre
El empleador debe tener los registros listos antes de completar los formularios de impuestos y los anexos relacionados.
- El EDD del empleador, el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador y la información comercial actual
- Registros de nómina que muestran los salarios brutos, los salarios imponibles y la retención por empleado
- Totales de retención del impuesto sobre la renta de las personas físicas del trimestre
- Totales de retenciones del Seguro Estatal de Incapacidad para el trimestre
- Copias o confirmaciones de la actividad de depósito de impuestos sobre la nómina, incluidos EL DE 88 y EL DE 88ALL, del trimestre
Paso 2: Complete los totales resumidos del DE 9
El empleador debe ingresar el trimestre y el año correctos y luego proporcionar los salarios totales y los salarios imponibles para cada categoría requerida en el formulario. El empleador debe calcular las contribuciones y las retenciones basándose en las bases salariales aplicables y en la notificación de la tasa de seguro de desempleo asignada por el empleador para 2014.
Paso 3: Complete los informes salariales del DE 9C
El formulario DE 9C es el informe de salarios a nivel de empleado que respalda los totales del formulario DE 9. El empleador debe incluir la lista de cada empleado, incluida la información de identificación requerida y los montos salariales y retenidos del trimestre, y confirmar que cada número de Seguro Social es correcto.
Paso 4: Concilie los depósitos y pague el saldo adeudado
El formulario DE 9 está diseñado para comparar lo que se debe con lo que ya se depositó durante el trimestre. Si la declaración muestra un monto adeudado además de los depósitos ya efectuados mediante el proceso de depósito de impuestos sobre la nómina, el empleador debe remitir el monto adicional utilizando el método requerido por el empleador, incluidos los métodos electrónicos cuando corresponda.
Paso 5: Enviar a través del canal apropiado
Un empleador puede presentar la solicitud utilizando métodos electrónicos o en papel aprobados para el año en cuestión. Cuando utilizan un sistema electrónico, los empleadores suelen utilizar los servicios electrónicos para empresas y deben conservar los números de confirmación y las copias de los informes salariales presentados.
Errores comunes y cómo evitarlos
Aplicar la base salarial del UI como si se restableciera cada trimestre
Los empleadores deben hacer un seguimiento de la base salarial del seguro de desempleo por empleado durante todo el año, ya que el límite no se restablece cada trimestre.
Usar números de Seguro Social de empleados incorrectos
Los empleadores deben verificar los números de Seguro Social antes de la primera gestión de la nómina, ya que los informes salariales del formulario DE 9C pueden retrasarse o penalizarse si los identificadores son incorrectos.
Reportar los salarios en el trimestre equivocado
Los empleadores deben declarar los salarios en el trimestre correcto según las reglas de nómina y mantenimiento de registros y no deben cambiar los salarios de un trimestre a otro para que coincidan con las fechas de pago.
Omitir una presentación trimestral sin nómina
Los empleadores deben seguir presentando declaraciones incluso cuando los salarios sean cero si la cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador está activa, ya que la falta de declaraciones puede provocar avisos y evaluaciones estimadas.
Corregir los errores del trimestre anterior modificando los totales del trimestre actual
Los empleadores deben usar el formulario DE 9ADJ para corregir las declaraciones de impuestos laborales y los informes salariales presentados anteriormente en lugar de ajustar los totales del trimestre actual.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de procesar los formularios DE 9 y DE 9C, el EDD publica los salarios declarados en la cuenta tributaria sobre la nómina del empleador y utiliza los informes salariales vinculados a los datos del Seguro Social para respaldar los programas de beneficios del Seguro de Desempleo y del Seguro Estatal de Incapacidad. Si la declaración no coincide con los registros de depósitos, el EDD puede emitir un aviso o un estado de cuenta y aplicar multas e intereses hasta que se corrija la cuenta.
Si la declaración de impuestos muestra un pago excesivo, el EDD puede aplicar un crédito a los futuros requisitos de depósito de impuestos sobre la nómina o emitir un reembolso, según el estado de la cuenta y las normas aplicables. Si el declarante necesita ayuda para resolver una notificación, puede ponerse en contacto con la oficina de impuestos sobre el empleo correspondiente o con un centro de asistencia al contribuyente para resolver sus dudas sobre la cuenta y los problemas de presentación.
Preguntas frecuentes
¿El DE 9 lo presentan los empleados o los empleadores?
Los empleadores presentan el formulario DE 9 en su cuenta de impuestos sobre la nómina. Los empleados no presentan el formulario DE 9 como parte de una declaración de impuestos sobre la renta.
¿El DE 9 reemplaza al DE 9C?
No. El formulario DE 9 es un resumen trimestral, mientras que el formulario DE 9C es el informe salarial a nivel de empleado. Por lo general, ambos se requieren juntos.
¿Qué formulario se utiliza para modificar un DE 9 o DE 9C para 2014?
El formulario DE 9ADJ se usa comúnmente para corregir los montos trimestrales presentados anteriormente y los detalles salariales de los trimestres anteriores.
¿Se requiere un depósito de impuestos sobre la nómina antes de presentar el DE 9?
Muchos empleadores están obligados a depositar las retenciones y otros pagos de nómina durante el trimestre mediante un calendario de depósitos, que a menudo está vinculado a los procesos DE 88 o DE 88ALL. Luego, el formulario DE 9 concilia el monto depositado con el monto pendiente adeudado.
¿El mandato de presentar y pagar electrónicamente se aplica a las declaraciones del DE 9 de 2014?
Muchos empleadores aún presentaron sus solicitudes en papel en 2014, pero años posteriores impusieron la obligación de presentar y pagar electrónicamente para la mayoría de los empleadores. Los empleadores deben seguir las normas aplicables al año en que se presenta la solicitud y utilizar los servicios electrónicos para empresas cuando sea necesaria la presentación electrónica.
