Para qué sirve el formulario DE 9 (2013)
El formulario DE 9 es la declaración trimestral del empleador de California que se utiliza para declarar los salarios y conciliar los impuestos sobre la nómina vinculados a los informes del seguro de desempleo y del seguro estatal de discapacidad. Resume los totales del trimestre y, por lo general, funciona con el formulario DE 9C, que complementa la presentación con detalles sobre los salarios de los empleados, incluidas categorías como los salarios de oficina, cuando corresponda.
Muchos empleadores completan la versión en línea a través de e-Services for Business, que agiliza la presentación y confirma la presentación. Cuando surjan preguntas, el DE 44 y los recursos de una oficina de impuestos laborales pueden proporcionar enlaces útiles y, en algunos casos, asistencia por chat en vivo.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9
Un empleador usa el formulario DE 9 cada trimestre según la fecha de inicio y la fecha de finalización del trimestre, incluso cuando la actividad de nómina es limitada. La declaración debe coincidir con el historial de depósitos de impuestos sobre la nómina realizado mediante el formulario DE 88 o EL DE 88ALL. La presentación es especialmente importante cuando el salario, la retención o el momento del depósito crean una diferencia entre lo que se pagó y lo que se debe.
El formulario DE 9 también se usa cuando una declaración se retrasa o requiere corrección, especialmente cuando es necesario actualizar los detalles del empleado del formulario DE 9C. Si bien los empleadores también pueden tramitar la verificación de la elegibilidad laboral mediante el formulario I-9 y el Manual para empleadores (M-274), esas reglas de incorporación son independientes de las de la declaración de impuestos sobre la nómina.
Reglas o detalles clave para 2013
En 2013, los empleadores generalmente tenían que presentar el formulario DE 9 junto con el formulario DE 9C y asegurarse de que los totales se conciliaran con los depósitos, ya que los desajustes a menudo generaban avisos de EDD. El uso de los servicios electrónicos para empresas ayudó a muchos empleadores a adaptarse a las expectativas cambiantes relacionadas con el mandato de presentar y pagar electrónicamente.
La presentación de informes del formulario DE 9 puede relacionarse con cuestiones laborales que afectan a los salarios y las retenciones, incluidas las lesiones relacionadas con el trabajo y la licencia por discapacidad por embarazo. La documentación puede incluir a un proveedor de atención médica para la administración de la licencia. Estas situaciones no alteran el requisito básico de informar con precisión sobre los salarios y pagos trimestrales y de mantener registros de conformidad con las leyes laborales.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Confirme el trimestre y las fechas clave
El empleador identifica el trimestre correcto utilizando la fecha de inicio y la fecha de finalización y confirma la fecha límite de presentación del formulario DE 9 para evitar multas por retraso según las normas de nómina de California.
Paso 2: Reúna los totales de la nómina y los detalles de los empleados
El empleador recopila los salarios totales y las retenciones necesarias para calcular los impuestos sobre la nómina, incluidos los montos vinculados al seguro de desempleo y al seguro estatal de discapacidad, y prepara la información a nivel de empleado requerida para el formulario DE 9C.
Paso 3: Conciliar los pagos con los registros de depósitos
El empleador compara los totales calculados con el historial de depósitos de impuestos sobre la nómina realizado mediante el formulario DE 88 o DE 88ALL y confirma que los montos se concilian antes de presentar la declaración.
Paso 4: Complete y presente la declaración a través del método preferido
El empleador completa el formulario DE 9 y presenta la versión en línea a través de e-Services for Business cuando esté disponible, ya que la presentación electrónica respalda el mandato de presentación electrónica y pago electrónico y proporciona una confirmación más rápida.
Paso 5: Guarde las pruebas y haga un seguimiento de cualquier aviso del EDD
El empleador conserva los registros de acuerdo con la guía DE 44 y responde con prontitud a los avisos o preguntas utilizando los canales de apoyo disponibles, como la Oficina de Impuestos sobre el Empleo, el chat en vivo y los enlaces útiles.
Errores comunes y cómo evitarlos
Envío de DE 9 sin DE 9C
El empleador debe tratar el formulario DE 9C como un formulario complementario obligatorio y confirmar que ambos formularios se presentan para el mismo trimestre.
Informar los totales que no coinciden con los depósitos de pago
El empleador debe conciliar los totales trimestrales con las confirmaciones de depósito, incluidos los depósitos del formulario DE 88 y las referencias, como el DE 88ALL, cuando corresponda, para garantizar que los montos declarados coincidan con los pagos.
Usar identificadores de empleados o detalles salariales incorrectos
El empleador debe validar los nombres de los empleados, los números de seguro social y los detalles salariales comparándolos con los registros internos de nómina e incorporación, sin olvidar que los requisitos del formulario I-9 son independientes de los requisitos del formulario DE 9.
Combinar los informes de nómina con las reglas de administración de licencias
El empleador debe mantener las tareas de presentación de impuestos sobre la nómina separadas de la administración de las licencias para garantizar que los totales trimestrales de salarios e impuestos se archiven con precisión.
Esperar demasiado tiempo para corregir un error
El empleador debe corregir los errores con prontitud utilizando el método de corrección aceptado por la EDD y mantener una documentación clara que respalde el cambio.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el EDD procesa el formulario DE 9 y publica los detalles salariales del formulario DE 9C en los registros de los empleados que respaldan programas como el Seguro de Desempleo y el Seguro Estatal de Incapacidad. Si falta un formulario, se produce un error matemático o no coincide con el registro de depósitos de impuestos sobre la nómina, es posible que el empleador reciba una notificación solicitando una aclaración, el pago o la corrección.
La correspondencia del EDD puede citar fuentes como el Código de Reglamentos de California o el Código Gubernamental. Los empleadores deben responder con prontitud y conservar los comprobantes de la presentación y los depósitos. Si se necesita orientación, e-Services for Business puede proporcionar un historial de envíos y canales de asistencia, incluidos el chat en vivo y enlaces útiles, y la Oficina de Impuestos Laborales puede ofrecer instrucciones adicionales.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el DE 9 (2013) y qué cubre?
La mayoría de los empleadores registrados en California presentan el formulario DE 9 cada trimestre para declarar los salarios y conciliar los impuestos sobre la nómina, incluidos el seguro de desempleo y el seguro estatal de discapacidad. El formulario DE 9C proporciona los detalles de los empleados para que los totales coincidan, y el DE 44 es una referencia estándar para las expectativas de presentación.
¿Cómo deben coincidir los totales de DE 9 con los depósitos del trimestre?
Los totales del formulario DE 9 deben coincidir con cada depósito de impuestos sobre la nómina realizado durante el trimestre. Los empleadores suelen confirmar que los depósitos registrados en los formularios DE 88 o DE 88ALL coinciden con el pasivo declarado antes de presentarlos, ya que los desajustes pueden dar lugar a notificaciones o solicitudes de corrección.
¿Cómo puede un empleador presentar una solicitud en línea y obtener ayuda si la necesita?
Muchos empleadores envían la versión en línea a través de e-Services for Business, que respalda el mandato de presentar y pagar electrónicamente. Si se necesita ayuda, la Oficina de Impuestos sobre el Empleo puede dirigir a los declarantes a un chat en vivo y a enlaces útiles.
¿Los problemas de licencia afectan a los informes del DE 9?
Los informes trimestrales pueden coincidir con las leyes laborales cuando los salarios cambian debido a lesiones relacionadas con el trabajo o a una licencia por incapacidad por embarazo. La licencia intermitente puede requerir la documentación de un proveedor de atención médica, pero el formulario DE 9 sigue declarando las retenciones salariales y del seguro estatal por discapacidad.
¿Por qué algunos borradores incluyen nombres o temas no relacionados?
Las referencias tales como distritos escolares, individuos o programas no relacionados no son relevantes para el Formulario DE 9. Los empleadores deben basarse en el DE 44 y en las directrices basadas en el Código de Reglamentos y el Código Gubernamental de California para la presentación de informes sobre la nómina.
