Para qué sirve el formulario DE 9 (2010) de California
El formulario DE-9 de California es la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios presentados ante el Departamento de Desarrollo del Empleo de California para conciliar los impuestos sobre la nómina trimestrales con los informes salariales. En él se resumen las retenciones del seguro de desempleo, del seguro estatal por discapacidad y del impuesto sobre la renta personal de California correspondientes al trimestre, utilizando el número de cuenta tributaria del empleador y los totales respaldados por el DE 9C.
El DE 9 funciona como un informe resumido de salarios, mientras que el DE-9/DE-9C detalla los salarios y retenciones de cada empleado vinculados a un número de Seguro Social. Los empleadores suelen seguir la DE 44, la Guía del empleador de California, y los formularios relacionados con el EDD y los formularios tributarios para asegurarse de que los salarios y las retenciones se declaren correctamente.
Cuándo utilizaría el formulario DE 9 de California
Los empleadores utilizan el formulario DE 9 cada trimestre para presentar declaraciones de impuestos sobre el empleo y comparar lo adeudado con cada depósito de impuestos sobre la nómina realizado durante el trimestre, generalmente mediante el formulario DE 88 o DE 88ALL, según el calendario de depósitos. Muchos empleadores presentan y controlan las declaraciones presentadas en e-Services for Business, junto con un calendario de impuestos sobre la nómina que alinea el período de pago y la fecha de pago de la actividad.
El DE 9 también surge cuando se presenta tarde, se corrigen los totales vinculados al DE 9C o se presenta un último trimestre antes de cerrar la cuenta de impuestos sobre la nómina de un empleador. Si un representante se encarga de la presentación, es posible que el empleador necesite un poder notarial y mantenga actualizados el número de identificación del empleador y la información tributaria del empleador de California durante las actualizaciones de registro del EDD.
Reglas o detalles clave para 2010
En 2010, los empleadores aplicaron las tasas impositivas asignadas, incluidas la tasa impositiva SUI de California y la tasa del seguro de desempleo estatal. Hicieron un seguimiento de la base salarial del Reino Unido para cada empleado y, al mismo tiempo, declararon la retención del SDI y del impuesto sobre la renta personal. Las directrices para la presentación de informes en 2010 suelen provenir de las normas DE 44, DE 231J y la Guía del empleador doméstico, que ayudan a los empleadores a cumplir con los requisitos tributarios sobre la nómina de California y a mantener una presentación de informes uniforme en todos los trimestres.
La actividad de depósito de impuestos sobre la nómina debe conciliarse con los totales del trimestre declarados en EL DE 9, y los detalles del empleado en el DE 9C deben coincidir con las cifras resumidas para evitar demoras. Las políticas posteriores, como la obligación de presentar y pagar electrónicamente, han influido en el número de empleadores que presentan sus solicitudes en la actualidad; sin embargo, los trimestres de 2010 siguen dependiendo de la precisión de los informes salariales, del uso correcto de los números de cuenta y de la existencia de registros acreditativos limpios.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir registros de nómina trimestrales
El empleador debe recopilar los informes salariales, los totales salariales y retenciones y todos los registros de depósitos de impuestos sobre la nómina realizados en el DE-88 o DE-88ALL para el trimestre.
Paso 2: Confirme los identificadores del empleador
El empleador debe verificar el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador, el número de identificación del empleador y el número de cuenta utilizado en el Departamento de Desarrollo del Empleo de California.
Paso 3: Preparar los detalles del empleado del DE 9C
El empleador debe completar el DE 9C verificando el número de Seguro Social de cada empleado y el total de los salarios, asegurándose de que los detalles respalden el Informe de salarios.
Paso 4: Complete EL DE 9 y concilie los depósitos
El empleador debe terminar DE 9 como la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios transfiriendo los totales del DE 9C y haciendo coincidir el pasivo con el monto total del depósito ya pagado.
Paso 5: archivar y conservar la confirmación
El empleador debe presentar la solicitud a través de e-Services for Business cuando esté disponible y conservar copias de los DE 9 y DE-9/DE-9C, así como la confirmación del pago, para fines de mantenimiento de registros.
Errores comunes y cómo evitarlos
- No presentar una cuatrimestre sin salario: Los empleadores deben presentar la declaración a tiempo y declarar ceros cuando corresponda, ya que una cuenta activa de impuestos sobre la nómina del empleador a menudo todavía requiere una presentación trimestral para evitar avisos de morosidad.
- Totales no coincidentes entre DE 9 y DE 9C: Los empleadores deben sumar el DE 9C con cuidado y transferir los totales exactos al DE 9 para evitar problemas de desajuste trimestral.
- Errores de conciliación de depósitos: Los empleadores deben llevar un registro sencillo de cada depósito de 88 DE y conciliar los depósitos con los totales trimestrales declarados en el DE 9 para evitar discrepancias en los pagos.
- Datos de empleados incompletos: Los empleadores deben verificar el número de Seguro Social de cada empleado y asegurarse de que los registros de nómina coincidan con las listas del DE 9C para reducir las demoras en el procesamiento.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el Departamento de Desarrollo del Empleo publica los informes salariales del DE 9C en el registro del empleado y actualiza la cuenta del empleador en función de los totales resumidos del DE 9. Si los totales no coinciden o los depósitos son escasos, el EDD puede emitir avisos solicitando aclaraciones o puede mostrar un saldo adeudado que deba pagarse.
Si las declaraciones siguen sin presentarse o los saldos siguen sin pagarse, la cuenta puede pasar a la sección de cobros, lo que puede incluir acciones escalonadas, como una orden de retención de ingresos. Con frecuencia, los empleadores pueden resolver sus dudas poniéndose en contacto con el Centro de Asistencia al Contribuyente o con una Oficina de Impuestos Laborales. También se recomienda conservar copias de los formularios estatales presentados, las confirmaciones de pago y las referencias federales relacionadas, como los formularios 941 y 940, así como la publicación 1,5 del IRS, para tener un contexto más amplio sobre la nómina.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre DE 9 y DE 9C?
DE 9 es la declaración resumida trimestral, mientras que DE 9C es la lista salarial detallada por empleado. Los totales del DE 9C deben coincidir con los informes salariales resumidos en el DE 9.
¿Para qué se utiliza EL DE 88?
El DE 88 se usa para hacer un depósito de impuestos sobre la nómina durante el trimestre. EL DE 9 concilia el pasivo trimestral con el importe total del depósito pagado a través de la actividad del DE 88, incluidas versiones como la DE 88ALL, cuando proceda.
¿Quién debe presentar el DE 9?
Los empleadores con un número de cuenta de impuestos sobre la nómina de un empleador de California activo generalmente deben presentar una declaración cada trimestre. Esto puede incluir al empleador de un trabajador doméstico una vez que se haya establecido una cuenta mediante el registro del EDD.
¿Cómo deben gestionarse las correcciones del trimestre anterior?
Por lo general, las correcciones se abordan mediante el proceso de ajuste del EDD, en lugar de volver a presentar el mismo DE 9. Los empleadores deben asegurarse de que los totales corregidos sean consistentes en todos los registros del DE-9 y DE-9C.
¿Cómo se relaciona el DE 9 con los formularios de nómina federales como el formulario 941 y el formulario 940?
La DE 9 es una declaración de California, mientras que los formularios 941 y 940 son presentaciones federales. Los empleadores suelen utilizar la publicación 15 del IRS y las directrices del Servicio de Impuestos Internos para cumplir con las normas federales, así como las directrices del EDD para la presentación de informes estatales sobre la nómina.
¿Qué registros deben conservarse después de la presentación?
Los empleadores deben conservar copias del formulario DE-9, el formulario DE-9C, las confirmaciones de depósito y los registros salariales de los empleados para sus registros. Los empleadores también deben conservar los formularios W-2 y W-3 y los registros de incorporación, como el formulario I-9 y el formulario W-4, como parte de su documentación de nómina.
