Para qué sirve el formulario DE 34 (2024) de California
El formulario DE 34 de California respalda el Programa de notificación de nuevas contrataciones al exigir a los empleadores que informen sobre cada nueva contratación al Departamento de Desarrollo del Empleo de acuerdo con la ley de California. La información del empleador y la información sobre los empleados que se proporcionan, incluidos el número de seguro social y el número de identificación patronal federal, ayudan a actualizar el registro de nuevos empleados de California para hacer cumplir la pensión alimenticia de los hijos y para comprobar la integridad del seguro de desempleo.
Estos informes ayudan al Departamento de Servicios de Manutención de Menores y al Departamento de Justicia a identificar las fuentes salariales para los pagos de manutención, incluida la emisión de una orden de retención de ingresos cuando corresponda. El formulario DE 34 es independiente de las declaraciones del impuesto sobre la renta personal y no forma parte de los informes salariales trimestrales vinculados a los impuestos sobre la nómina, como la declaración de contribuciones trimestrales o el informe de salarios y otros ingresos.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
El formulario DE 34 se usa cuando un empleado comienza a trabajar remunerado y recibe una fecha de inicio de trabajo, ya sea que el trabajo sea a tiempo completo, parcial, estacional o temporal. También se usa para personas que reúnen los requisitos para volver a ser contratados, y los empleadores de varios estados pueden tener opciones de presentación de informes por separado si siguen las reglas electorales aplicables.
Los empleadores suelen recopilar los detalles de los registros de incorporación, como el formulario W-4 y el formulario DE 4 para los salarios y las retenciones, y luego presentan el informe a través de e-Services for Business o por correo o fax. Este requisito difiere del DE 9, EL DE 9C y otros informes salariales, y no reemplaza las declaraciones de nómina ni las obligaciones de pago, como los depósitos de impuestos sobre la nómina.
Reglas o detalles clave para 2024
La regla principal es el plazo de 20 días naturales a partir del primer día de trabajo del empleado. El informe debe incluir datos de identificación completos, como el número de identificación del empleador y el número de seguro social del empleado. Como el DE 34 se basa en eventos, cada nuevo empleado tiene una fecha límite diferente, que difiere de los cronogramas trimestrales utilizados para los informes salariales trimestrales o la declaración de contribuciones trimestrales.
Muchos empleadores presentan sus solicitudes en línea utilizando e-Services for Business para obtener un comprobante de presentación, mientras que otros utilizan el correo o el fax y conservan copias y registros de transmisión. Las referencias a la obligación de presentar y pagar electrónicamente se aplican generalmente a los impuestos sobre la nómina y a los métodos de pago, y no modifican los plazos ni los requisitos de presentación de informes del DE 34.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identificar el desencadenante de la notificación
El empleador debe confirmar si el trabajador es un empleado nuevo, un empleado recontratado que reúne los requisitos después de una separación de 60 días o un empleado adquirido que acaba de ser empleado por la entidad posterior a la adquisición. El motivo de la presentación de la denuncia debe documentarse y guardarse junto con los registros de nómina.
Paso 2: Registre correctamente la fecha de inicio del trabajo
La fecha de inicio del trabajo debe registrarse como el primer día en que el empleado presta servicios remunerados. El empleador no debe usar la fecha de aceptación de la oferta ni la fecha en que se completa la documentación de incorporación si el trabajo remunerado comienza más tarde.
Paso 3: Reunir la información del empleador
El empleador debe recopilar y verificar todos los detalles requeridos por el empleador antes de presentarlos. Esto incluye confirmar el número de identificación patronal federal o el número de identificación patronal correctos, el nombre y la dirección oficiales del empleador utilizados para los informes de nómina de California y la información de contacto correspondiente para las comunicaciones de cumplimiento.
Paso 4: Reunir la información de los empleados
El empleador debe recopilar y verificar la información de identidad del empleado antes de presentar el informe. Esto incluye el nombre legal completo del empleado, la dirección particular actual y el número de seguro social, verificados a partir de la documentación de incorporación confiable, cuando esté disponible.
Paso 5: Presentar el informe y conservar los registros
El empleador debe presentar el informe utilizando el método de presentación elegido y revisar todos los campos obligatorios para reducir el riesgo de errores. La prueba de presentación debe conservarse y guardarse junto con los registros de nómina en caso de que surjan preguntas o avisos más adelante.
Errores comunes y cómo evitarlos
Se puede evitar omitir la presentación de informes porque el empleado deja de fumar rápidamente si se recuerda que el DE 34 se activa en la fecha de inicio del trabajo y se aplica siempre que se presten servicios de pago.
Se puede evitar usar una fecha de inicio de trabajo incorrecta definiéndola de manera consistente como el primer día que el empleado presta servicios a cambio de un salario, incluida la capacitación remunerada, en lugar de las fechas de orientación, primer cheque de pago u aceptación de ofertas.
La aplicación incorrecta de la regla de recontratación de 60 días se puede evitar calculando el período de separación con precisión e informando la recontratación cuando el empleado haya estado separado durante al menos 60 días consecutivos.
Puede evitar introducir un número de seguro social incorrecto o una dirección incompleta verificando los identificadores mediante un proceso de incorporación coherente y confirmando que la dirección está completa antes de enviarla.
Se puede evitar tratar el DE 34 como intercambiable con los informes salariales trimestrales rastreando el DE 34 por separado como una presentación basada en eventos y manteniendo el DE 9 y EL DE 9C en el calendario de informes trimestrales.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez presentado, el informe se ingresa en el Registro de Nuevos Empleados de California. Las agencias autorizadas pueden usarlo para hacer cumplir la pensión alimenticia y realizar actividades relacionadas con el pago de la manutención, incluida la emisión de una orden de retención de ingresos cuando así lo exija la ley. El Departamento de Desarrollo del Empleo también puede comparar los datos de las nuevas contrataciones con las solicitudes del seguro de desempleo para identificar posibles pagos indebidos.
La mayoría de los empleadores no reciben ninguna otra comunicación si la presentación es puntual y completa, aparte de las confirmaciones electrónicas cuando se presentan a través de e-Services for Business. Si surge una notificación o una pregunta, el empleador debe responder utilizando el comprobante de presentación conservado. Se puede conservar en el archivo un poder notarial para los representantes autorizados, pero ello no exime al empleador de la responsabilidad del cumplimiento.
Preguntas frecuentes
¿Sustituye el DE 34 a las presentaciones trimestrales como el DE 9 y EL DE 9C?
El formulario DE 34 no reemplaza al DE 9, EL DE 9C ni a ninguna declaración de contribuciones e informe de salarios trimestrales. El DE 34 es un informe de nuevas contrataciones, mientras que las presentaciones trimestrales son informes salariales vinculados a los ciclos de presentación de informes de nómina.
¿Puede un empleador usar la información del formulario W-4 para completar el DE 34?
El formulario W-4 puede ayudar a proporcionar información de identidad precisa, pero el empleador aún debe presentar el formulario DE 34 con toda la información requerida del empleado y la fecha correcta de inicio del trabajo.
¿Cómo debe gestionar una empresa la información corregida?
Si un empleador identifica un error, debe presentar un DE 34 corregido con información precisa y conservar los registros que muestren tanto la presentación original como la corrección.
¿Los empleadores multiestatales tienen opciones especiales?
Los empleadores de varios estados pueden tener opciones de presentación de informes según las normas federales si la elección se realiza correctamente y la presentación de informes sigue siendo coherente. El empleador debe seguir los procedimientos aplicables y conservar la documentación que respalde el método de presentación de informes elegido.
¿Los créditos de estímulo o los ajustes tributarios del año de declaración afectarán al DE 34 en 2024?
Los créditos de estímulo y los ajustes del impuesto sobre la renta personal no se aplican al DE 34 porque no es un formulario de declaración de impuestos individual.
¿Los términos legales o jurisdiccionales no relacionados son relevantes para el cumplimiento del DE 34?
Los términos relacionados con jurisdicciones no relacionadas o los mensajes de error técnico no forman parte de los requisitos de presentación de informes del formulario DE 34 de California y no deben tratarse como factores de cumplimiento para este formulario.
