Para qué sirve el formulario DE 34 (2023) de California
El formulario DE 34 de California se usa para denunciar a los empleados recién contratados y recontratados al Departamento de Desarrollo del Empleo de California a través del programa Informe de Nuevas Contrataciones de California. Este informe sirve para hacer cumplir la ley de manutención de los hijos al ayudar a iniciar un proceso de orden de retención de ingresos, cuando corresponda, y ayuda a las agencias a hacer coincidir el número de seguro social de un empleado con el registro correcto.
Los empleadores declaran el número de cuenta tributaria sobre la nómina de su empleador de California, los detalles de identificación clave y la fecha de inicio del trabajo del empleado, que es el primer día en que se prestan los servicios a cambio de un salario. Como el DE 34 se basa en eventos, es independiente de los informes salariales trimestrales, como el DE 9 y EL DE 9C, que se presentan como parte de la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
Un empleador usa el formulario DE 34 cada vez que un empleado comienza a trabajar por un salario en California, incluidas muchas nuevas contrataciones que implican una nueva fecha de inicio de trabajo. El plazo de presentación de 20 días se calcula a partir del primer día de trabajo, no de la fecha de la oferta, la fecha de aceptación o la fecha de la documentación de incorporación.
Los empleadores pueden presentar la solicitud a través de e-Services for Business o utilizar los documentos sustitutivos permitidos, como el formulario W-4 o el formulario DE 4 de California, cuando se incluyen todos los datos del DE 34 requeridos. Presentar el DE 34 a tiempo ayuda a evitar multas y mantiene los informes de las nuevas contrataciones alineados con otros requisitos de cumplimiento de nómina de California.
Reglas o detalles clave para 2023
La fecha límite de presentación se basa en el calendario, lo que significa que los fines de semana y los días festivos cuentan para el período de 20 días vinculado a la fecha de inicio del trabajo. Los empleadores deben recopilar información completa y precisa durante la contratación, incluidos el número de seguro social del empleado, la dirección actual y la información de la cuenta tributaria del empleador, para evitar rechazos o notificaciones de seguimiento.
El formulario DE 34 no reemplaza los informes salariales, como el DE 9, EL DE 9C u otros formularios del Departamento de Desarrollo del Empleo relacionados con el seguro de desempleo, el seguro estatal de discapacidad o los depósitos de impuestos sobre la nómina. Las directrices contenidas en la Guía del empleador de California (DE 44) y en la Guía del empleador doméstico hacen hincapié en que las presentaciones tardías o incompletas pueden conllevar sanciones.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Confirme los números de identificación del empleador
El empleador debe tener a mano el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador de California y el número de identificación federal del empleador antes de presentar la solicitud. Los empleadores recién registrados deben confirmar que la cuenta está activa y configurada correctamente en los sistemas EDD.
Paso 2: Elige el método de presentación
El empleador puede presentar la solicitud electrónicamente a través de e-Services for Business, presentar un documento DE 34 o utilizar un formulario sustituto aprobado, como el formulario W-4 o el formulario DE 4 de California, cuando se incluyan todos los elementos de presentación de informes requeridos.
Paso 3: Recopile la información de los empleados durante la incorporación
El empleador debe recopilar toda la información requerida de la DE 34 el primer día de trabajo del empleado o antes. Esto incluye verificar el nombre y el número de seguro social del empleado, confirmar la dirección residencial actual y documentar la fecha de inicio del trabajo como el primer día en que se prestan los servicios por un salario.
Paso 4: Presentar el informe en un plazo de 20 días naturales
El empleador debe enviar el formulario DE 34 utilizando el método seleccionado y revisar todos los campos obligatorios antes de enviarlo. La presentación temprana da tiempo para corregir los errores antes de la fecha límite si es necesario.
Paso 5: Conserve el comprobante de la presentación oportuna
El empleador debe conservar la documentación que muestre la fecha y el método de presentación. Esto puede incluir detalles de confirmación electrónica, recibos de transmisión por fax, copias de las presentaciones enviadas por correo y recibos de correo certificados, cuando corresponda.
Errores comunes y cómo evitarlos
Se puede evitar informar de una fecha de inicio de trabajo incorrecta definiendo la fecha de inicio del trabajo como el primer día en que se realizan las tareas laborales a cambio de un salario y confirmándolo con un gerente o contacto de recursos humanos.
La presentación trimestral en lugar de por contratación puede evitarse integrando los informes DEL 34 en el flujo de trabajo de las nuevas contrataciones y estableciendo una fecha límite interna antes de la fecha límite legal.
La presentación de datos incompletos o inexactos se puede reducir verificando los campos clave, como el número de seguro social, el nombre y la dirección, antes de enviarlos y corrigiendo los errores de inmediato si se identifica una falta de coincidencia.
Se puede evitar olvidar los informes de recontratación después de largas separaciones haciendo un seguimiento del último día trabajado, calculando los días de separación consecutivos y tratando a las nuevas contrataciones que reúnen los requisitos como nuevas contrataciones a los efectos del DE 34.
Puedes evitar esperar hasta el último día configurando los recordatorios internos para que se archiven en un plazo de 15 a 17 días después de la fecha de inicio del trabajo y manteniendo un método de envío alternativo.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Las presentaciones electrónicas a través de e-Services for Business generalmente generan una confirmación y luego se someten a comprobaciones de validación del EDD, que incluyen la coincidencia del número de Seguro Social y la verificación de la cuenta. Si se identifica un problema, el empleador debe corregir el registro con prontitud para seguir cumpliendo con los requisitos.
Tras el procesamiento, los datos del DE 34 se agregan al Registro de nuevos empleados y pueden usarse para hacer cumplir la pensión alimenticia, incluida la emisión de una orden de retención de ingresos. El cumplimiento también puede revisarse comparando las solicitudes presentadas en virtud del DE 34 con las del DE 9C y otras declaraciones de contribuciones y registros salariales trimestrales.
Preguntas frecuentes
Si el plazo de 20 días cae en fin de semana o feriado, ¿se traslada el plazo al siguiente día hábil?
La fecha límite se basa en días naturales y, por lo general, no se traslada al siguiente día hábil. Los empleadores deben planificar la presentación de la solicitud con anticipación para evitar problemas relacionados con los fines de semana o los días festivos.
¿Se pueden denunciar varios empleados en un DE 34?
Los formularios DE 34 en papel se pueden usar para denunciar a varios empleados, y la presentación electrónica permite denunciar a varios empleados en una sola sesión. Es posible que se requieran páginas o presentaciones adicionales según el método de presentación.
¿Qué debe hacer un empleador si el número de Seguro Social de un empleado parece incorrecto?
El empleador debe solicitar al empleado la información corregida y presentar un informe corregido con prontitud, conservando la documentación que demuestre un esfuerzo de buena fe para corregir el error.
¿Los empleadores domésticos deben presentar el formulario DE 34 de California?
Es posible que los empleadores domésticos deban presentar una solicitud si cumplen con la definición de empleador y tienen empleados domésticos que prestan servicios a cambio de salarios en California.
Si se utiliza un servicio de nómina, ¿quién es responsable del cumplimiento de la DE 34?
El empleador sigue siendo legalmente responsable del cumplimiento incluso cuando un servicio de nómina presenta una solicitud en nombre del empleador. Se debe conservar el comprobante de presentación de cada nuevo empleado.
