Para qué sirve el formulario DE 34 (2022) de California
El formulario DE 34 (2022) de California, Informe de empleados nuevos, se utiliza para denunciar a los empleados recién contratados o recontratados al Departamento de Desarrollo del Empleo como parte del cumplimiento de la nómina de California. Este informe respalda la integridad del programa de seguro de desempleo y puede dar lugar a una orden de retención de ingresos en los casos de manutención de los hijos.
Si bien se maneja junto con otros formularios de impuestos y formularios del EDD, la DE 34 no es una declaración de impuestos sobre el empleo y no reemplaza los informes salariales, como el DE 9 y EL DE 9C, presentados junto con la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios. No calcula los impuestos sobre la nómina, las tasas impositivas ni los depósitos de impuestos sobre la nómina.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
El formulario DE 34 se usa cuando un empleado comienza a prestar servicios a cambio de un salario, porque la fecha de inicio del trabajo controla el cronograma de presentación de informes. Los empleadores suelen enviar el formulario a través de e-Services for Business utilizando un perfil de inicio de sesión y conservan el comprobante de envío como parte de sus registros de incorporación, junto con los elementos relacionados, como el formulario DE 4 y las notificaciones obligatorias.
Si no se cumple una fecha límite o es necesario corregir la información, los empleadores suelen presentar el informe lo antes posible y documentar el cambio para consultarlo en el futuro. Cuando surgen dudas sobre cómo acceder a la cuenta o cómo presentarla, los empleadores suelen ponerse en contacto con el Centro de Asistencia al Contribuyente, el servicio de atención al cliente o la Oficina de Impuestos sobre el Empleo para solicitar ayuda.
Reglas o detalles clave para 2022
En 2022, un requisito fundamental era mantener información y fechas consistentes en todos los sistemas de nómina de California, ya que los datos del DE 34 podrían compararse más adelante con los registros de los informes salariales trimestrales. Los empleadores deben establecer procedimientos internos claros para garantizar que la información de los empleados coincida con los datos sobre salarios y retenciones que aparecerán en las declaraciones de impuestos sobre el empleo.
La presentación de informes de 34 es independiente de los requisitos de pago y no altera los cronogramas de depósitos ni las obligaciones obligatorias de presentación y pago electrónicos asociadas con los pagos electrónicos, como las relacionadas con el DE 88 o EL DE 88ALL. Incluso cuando los requisitos de pago electrónico se apliquen a otras solicitudes, el DE 34 debe considerarse como una tarea propia de presentación de informes sobre las nuevas contrataciones.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identifique la fecha de inicio del trabajo
El empleador debe registrar el primer día en que el empleado presta servicios a cambio de un salario, ya que esta fecha determina cuándo comienza el período del informe.
Paso 2: Recopile la información requerida durante la incorporación
El empleador debe recopilar información de identificación precisa de los empleados y confirmar los identificadores de las cuentas del empleador utilizados para los informes del EDD. Los datos de los empleados deben verificarse antes de enviarlos y alinearlos con la información que aparecerá más adelante en los informes salariales.
Paso 3: Elige el método de presentación
Muchos empleadores envían sus solicitudes electrónicamente a través de e-Services for Business, que normalmente requieren el acceso a través de un perfil de inicio de sesión. Otros utilizan formularios en línea o procesos en papel en función de su configuración de cumplimiento. Los empleadores deben seguir las condiciones de uso y las políticas de privacidad del portal y utilizar el servicio de atención al cliente disponible si se producen problemas de acceso.
Paso 4: Presentar el informe y conservar las pruebas
El empleador debe presentar el informe y conservar la prueba de presentación, como un número de confirmación u otra evidencia de que la presentación se hizo a tiempo. Se debe guardar una copia en PDF o apta para imprimir cuando esté disponible, utilizando herramientas como Adobe Reader.
Paso 5: Mantener un registro de seguimiento para la reconciliación
El empleador debe llevar un registro de los informes DE 34 presentados para respaldar la futura conciliación con las solicitudes DE 9 y DE 9C y para responder a las notificaciones si es necesario.
Errores comunes y cómo evitarlos
Se puede evitar informar de una fecha incorrecta si se confirma el primer día laboral pagado con el gerente de contratación y se alinean los registros de incorporación y nómina con una definición coherente.
La falta de informes de recontratación se puede evitar añadiendo una lista de verificación de recontratación a los flujos de trabajo de incorporación y capacitando a los equipos de recursos humanos y nóminas para que apliquen la regla de recontratación de manera coherente.
Los errores de entrada de datos y la información no coincidente se pueden reducir comparando los detalles de los empleados con la documentación de incorporación y manteniendo un formato uniforme en todos los sistemas de nómina.
Los envíos duplicados se pueden evitar utilizando un único método de notificación por empleado y documentando la prueba de envío en un registro interno.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de enviar el formulario DE 34, la información del empleado se agrega a los sistemas estatales y federales de nuevas contrataciones. Esto puede resultar en la adopción de medidas de seguimiento, como la retención de la pensión alimenticia o la contrapartida del seguro de desempleo. Los empleadores deben conservar los detalles de confirmación o los registros aptos para imprimir como prueba de que los informes se han presentado a tiempo.
Con el tiempo, el Departamento de Desarrollo del Empleo puede conciliar los informes del DE 34 con los informes salariales del DE 9 y DEL 9C y la declaración de contribuciones trimestral. Si surgen problemas, es posible que los empleadores tengan que responder a través de los canales oficiales y recurrir a los recursos de atención al cliente o presentar un poder notarial si un representante administra la cuenta de impuestos sobre la nómina.
Preguntas frecuentes
¿Reporta el empleador a un empleado que renuncia después de trabajar un solo día?
Sí. Por lo general, se denuncia al empleado si prestó servicios a cambio de un salario, incluso si el empleo fue breve.
¿El DE 34 es lo mismo que EL DE 9 o EL DE 9C?
No. El DE 34 informa sobre una nueva contratación, mientras que el DE 9 y EL DE 9C son presentaciones trimestrales vinculadas a la declaración de contribuciones trimestrales y al informe de salarios.
¿Qué debe hacer el empleador si no se cumple el plazo del DE 34?
El empleador debe presentar el informe lo antes posible y conservar la prueba de la fecha y el método de presentación.
¿Cómo debe gestionar un empleador una corrección después de presentar el DE 34?
La información corregida debe enviarse con prontitud, y la documentación debe conservarse para mostrar qué se corrigió y por qué.
¿Puede un servicio de nómina presentar el DE 34 en nombre del empleador?
Un servicio de nómina puede presentar el informe, pero el empleador debe conservar el comprobante de presentación y mantener un registro de seguimiento del cumplimiento.
¿Qué pasa si el empleador no puede acceder a e-Services for Business?
El empleador debe utilizar los recursos de atención al cliente o ponerse en contacto con el Centro de Asistencia al Contribuyente o con la Oficina de Impuestos sobre el Empleo para obtener ayuda.
¿El DE 88 o EL DE 88ALL sustituyen al DE 34?
No. El DE 34 es un informe sobre nuevas contrataciones, mientras que el DE 88 y los formularios relacionados están asociados a los procesos de pago y no sustituyen a los informes sobre nuevas contrataciones.
