Para qué sirve el formulario DE 34 (2021) de California
El formulario DE 34 de California se usa para denunciar al Departamento de Desarrollo del Empleo a los empleados recién contratados y a ciertos empleados recontratados para su inclusión en el Registro de Nuevos Empleados de California. Este informe respalda la integridad del programa de seguro de desempleo y las medidas de cumplimiento de la pensión alimenticia, incluidas las órdenes de retención de ingresos.
La DE 34 forma parte del cumplimiento de la nómina de California y complementa los formularios del EDD y los formularios de impuestos que respaldan la administración de impuestos sobre la nómina. Es independiente de los documentos DE 9 y DE 9C, como la declaración de contribuciones trimestrales, el informe de salarios y otros informes salariales.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
Un empleador usa el formulario DE 34 cuando un empleado comienza a prestar servicios por un salario en California o cuando se vuelve a contratar a un empleado después de haber estado fuera de nómina durante un período lo suficientemente largo como para cumplir con la regla de notificación de recontratación del EDD. La mayoría de los empleadores utilizan e-Services for Business y el sistema de archivo electrónico para informar sobre las nuevas contrataciones a medida que se producen.
La presentación de informes de 34 es distinta de los salarios y las actividades de retención y de las obligaciones tributarias sobre la renta personal, y no reemplaza las declaraciones trimestrales, como las de 9 y DE 9C. Cuando un representante tramite la presentación de informes, el empleador debe confirmar las prácticas de acceso y autorización, lo que puede incluir la concesión de un poder notarial.
Reglas o detalles clave para 2021
Para 2021, el principal requisito de cumplimiento es el calendario, ya que el formulario DE 34 generalmente debe presentarse dentro de los 20 días calendario siguientes a la fecha de inicio del trabajo. Por lo general, se exige la presentación electrónica en virtud del mandato de presentación electrónica y pago electrónico y de los requisitos relacionados que muchos empleadores ya siguen para los flujos de trabajo de depósito de impuestos sobre la nómina, incluidos los procesos vinculados al formulario DE 88.
Los detalles de identificación precisos, especialmente el nombre y el número de seguro social del empleado, junto con los documentos de incorporación correctos, como el formulario DE 4, ayudan a reducir los errores en la entrada de datos. En la Guía del empleador de California (DE 44) y en la Guía del empleador doméstico se resumen otras directrices para los empleadores. La ayuda está disponible a través de la Oficina de Impuestos sobre el Empleo y el Centro de Asistencia al Contribuyente.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Presente electrónicamente a través de e-Services for Business
La presentación electrónica suele ser la opción más rápida y proporciona confirmación. El empleador se inscribe en e-Services for Business a través del sitio web del Departamento de Desarrollo del Empleo y accede a la función utilizada para presentar el informe sobre los nuevos empleados.
Paso 2: Ingresar la información de identificación del empleador
El empleador ingresa la información de identificación requerida, que generalmente incluye el número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador de California y el número de identificación federal del empleador.
Paso 3: Ingresa la información de identificación del empleado
El empleador ingresa la información de identificación del empleado, incluido el nombre del empleado, el número de seguro social, la dirección particular y la fecha de inicio del empleo. La información debe verificarse con los documentos de incorporación antes de enviarla.
Paso 4: revisar, enviar y conservar la confirmación
El empleador revisa todas las entradas para comprobar su exactitud, envía el informe a través del sistema y guarda el número de confirmación o el recibo de envío para su registro.
Paso 5: Utilice un método de presentación alternativo aprobado cuando corresponda
Si no se requiere la presentación electrónica o se aplica una exención aprobada, el empleador puede presentar la solicitud en papel mediante el formulario DE 34, siguiendo las instrucciones actuales por correo o fax y conservando el comprobante de presentación. Cuando esté permitido, el empleador puede presentar una copia del formulario federal W-4 o del formulario DE 4 de California, siempre que incluya la fecha de inicio del trabajo, el número de cuenta tributaria del empleador de California y el número de identificación patronal federal, junto con un comprobante de presentación.
Errores comunes y cómo evitarlos
El uso de la fecha de contratación en lugar de la fecha de inicio del trabajo puede provocar retrasos en la presentación de informes. Los empleadores deben documentar el primer día laboral remunerado y utilizarlo como base para denunciar.
El incumplimiento de la fecha límite durante los ciclos de nómina ajetreados puede evitarse añadiendo los informes DEL 34 a la misma lista de verificación de incorporación y cumplimiento de la nómina que se utiliza para la configuración de los impuestos sobre la nómina y los informes salariales.
Se puede evitar confundir el DE 34 con los formularios salariales trimestrales manteniendo un calendario de cumplimiento separado para los plazos del DE 34 y las presentaciones trimestrales, como el DE 9 y EL 9C.
Se evita la presentación de informes duplicados al archivarlos a través de un solo canal y guardar la prueba de confirmación.
Se puede evitar ingresar un número de Seguro Social incorrecto al verificar el número con los documentos del empleado durante la contratación.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el Departamento de Desarrollo Laboral registra al nuevo empleado en su registro y comparte la información para los usos permitidos, incluida la comparación con las reclamaciones del seguro de desempleo y los casos de manutención de los hijos. Los empleadores que presentan la solicitud en línea suelen recibir la confirmación a través de e-Services for Business, lo que contribuye al mantenimiento de registros para garantizar el cumplimiento de las nóminas en California.
Si el EDD determina que el informe se retrasó o faltó, puede emitir una notificación de penalización y solicitar documentación. Al solicitar una exención o responder a las notificaciones, los empleadores suelen conservar el comprobante de presentación junto con otros formularios del EDD, los recibos en línea y la documentación requerida para las notificaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo vence el formulario DE 34 de California?
El formulario DE 34 de California generalmente vence dentro de los 20 días calendario posteriores a la fecha de inicio del trabajo del empleado.
¿Cuál es la fecha de inicio del trabajo a los efectos del DE 34?
La fecha de inicio del trabajo es el primer día en que el empleado prestó servicios a cambio de un salario. No es la fecha de la oferta ni la fecha del primer cheque de pago, a menos que el trabajo se haya realizado ese día.
¿Reporta el empleador a un empleado que renuncia después de un corto período de tiempo?
Sí. El empleador debe denunciar al empleado si el empleado prestó servicios a cambio de un salario, incluso si el empleado renuncia antes de que hayan transcurrido 20 días.
¿Se puede informar sobre las reincorporaciones en el DE 34?
La recontratación generalmente se notifica cuando el empleado regresa después de haber estado separado de la nómina durante al menos 60 días consecutivos.
¿El DE 34 es lo mismo que EL DE 9 o EL DE 9C?
No. El DE 34 se utiliza para los informes de las nuevas contrataciones, mientras que el DE 9 es la declaración de contribuciones trimestral y EL DE 9C es el informe de salarios utilizado para los informes salariales trimestrales.
¿Qué debe hacer un empleador si encuentra un error después de presentar la solicitud?
El empleador debe comunicarse con el área del programa EDD del Registro de Nuevos Empleados de California para corregir el registro en lugar de presentar un informe duplicado.
¿El DE 34 involucra al Servicio de Impuestos Internos?
No. El DE 34 es un requisito del Departamento de Desarrollo Laboral de California y es independiente de las declaraciones del Servicio de Impuestos Internos.
