Para qué sirve el formulario DE 34 (2020)
El formulario DE 34 de California se usa para informar sobre nuevas contrataciones y notifica al Departamento de Desarrollo del Empleo (EDD) de California que un empleador ha contratado o recontratado a un trabajador. La información presentada se agrega al registro de nuevos empleados de California como parte del programa estatal de notificación de nuevas contrataciones.
Este informe apoya la aplicación de la pensión alimenticia al ayudar a las agencias a identificar a las personas que adeudan pagos de manutención y que han comenzado un nuevo empleo. También respalda la integridad del seguro de desempleo al identificar a los solicitantes que pueden haber regresado al trabajo sin dejar de recibir los beneficios.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34
Un empleador usa el formulario DE 34 cuando un trabajador comienza a prestar servicios a cambio de un salario o cuando un exempleado regresa después de haber estado fuera de nómina el tiempo suficiente como para que se lo trate como una nueva contratación declarable según la ley de California. La fecha límite de presentación está vinculada a la fecha de inicio del trabajo del empleado, que es el primer día en que presta los servicios a cambio de un salario.
La presentación se basa en información precisa del empleado y el empleador, incluido el número de identificación federal del empleador. Los empleadores de varios estados deben seguir el enfoque de presentación de informes adecuado para que la jurisdicción correcta reciba el informe de la nueva contratación.
Reglas o detalles clave para 2020
En 2020, los empleadores podrían presentar el formulario DE 34 a través de e-Services for Business, por correo o por fax. El objetivo era presentar información completa y precisa la primera vez para evitar demoras en el procesamiento. La mayoría de los campos obligatorios provienen de los registros de incorporación, como el formulario W-4 y el formulario DE 4, e incluyen el número de seguro social del empleado, que debe coincidir con los registros de la Administración del Seguro Social.
El formulario DE 34 no es un informe salarial y no reemplaza las presentaciones trimestrales, como el DE 9C o la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios. Esas declaraciones se refieren a los requisitos de administración de impuestos sobre la nómina y de depósito de impuestos sobre la nómina, que son obligaciones independientes. Muchos empleadores utilizaron versiones del formulario en PDF que se podían rellenar con aplicaciones como Adobe Reader para garantizar la legibilidad de las entradas.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Confirme que el trabajador debe ser denunciado
El empleador debe confirmar primero si el trabajador es un empleado nuevo o recontratado que debe declararse.
- Un nuevo empleado debe ser reportado cuando comience a trabajar por un salario.
- Un empleado que regresa debe ser reportado cuando estuvo fuera de la nómina durante al menos 60 días y regresó al trabajo.
Paso 2: Recopile la información requerida
Antes de presentar el informe, el empleador debe recopilar todos los detalles requeridos.
- Confirme el número de identificación federal del empleador y cualquier identificador de cuenta de nómina estatal utilizado para la información del empleador.
- Recopile la información de los empleados, incluido el número de seguro social y la fecha de inicio del empleo.
- Asegúrese de que los registros del formulario W-4 y del formulario DE 4 se alineen con los datos del DE 34 para minimizar las discrepancias.
Paso 3: Presente electrónicamente o envíelo en papel
El empleador debe seleccionar un método de presentación y usarlo de manera consistente.
- Cuando presente la solicitud a través de e-Services for Business, complete las instrucciones en línea y guarde los detalles de confirmación.
- Cuando lo envíe por correo o fax, complete el formulario con cuidado y conserve el comprobante de envío.
Paso 4: Usa herramientas de documentos compatibles al archivar desde una descarga
Muchos empleadores descargan el formulario DE 34 en formato PDF.
- Abra formularios rellenables con software compatible, como Adobe Reader.
- Guarda copias con herramientas como Microsoft Print to PDF para el mantenimiento de registros internos.
- Siga las instrucciones de formato del formulario para evitar el rechazo.
Paso 5: Conservar los registros
El empleador debe conservar el comprobante de presentación y la documentación de respaldo durante el período estándar de retención de registros. Muchos empleadores confían en las directrices del EDD, como la DE 44, para aplicar prácticas más amplias de cumplimiento de la nómina.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Confundir la fecha de contratación con la fecha de inicio del trabajo, en lugar de informar el primer día de servicios pagados
- Informar únicamente a los empleados a tiempo completo y excluir a los trabajadores a tiempo parcial o de corta duración
- Olvidar aplicar la regla de recontratación de 60 días para los empleados que regresan
- Presentar el informe dos veces mediante más de un método de presentación
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de que el EDD procese el formulario DE 34, la información del empleado se agrega al Registro de Nuevos Empleados de California. El Departamento de Servicios de Manutención de Menores puede usar esta información para localizar a los deudores e iniciar la retención salarial para pagar la manutención, cuando corresponda. Los mismos datos pueden compararse con las solicitudes del seguro de desempleo para ayudar a identificar a los solicitantes que han regresado al trabajo.
La mayoría de los empleadores no reciben ningún seguimiento a menos que falte información del empleador, que la información del empleado sea incorrecta o que haya un problema con la presentación tardía que genere una notificación. Si necesitan ayuda para resolver un problema de presentación, los empleadores pueden ponerse en contacto con los recursos del EDD o con la Oficina de Impuestos sobre el Empleo.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe ser denunciado en el DE 34 y en qué fecha comienza la fecha límite?
Según la ley de California, un empleador debe presentar el formulario DE 34 para cada nueva contratación y para ciertas personas que se recontraten. La fecha límite comienza en la fecha de inicio del trabajo, es decir, el primer día en que se prestan los servicios a cambio de un salario. Se requiere información precisa del empleado, incluido el número de seguro social.
¿Qué información del empleador se requiere y de dónde proviene?
El formulario DE 34 requiere información del empleador, como el número de identificación del empleador y el número de identificación federal del empleador. Por lo general, estos detalles provienen de los registros de configuración de la nómina. La información de los empleados a menudo proviene de los formularios W-4 y DE 4 recopilados durante la contratación.
¿Cómo podría un empleador presentar el DE 34 en 2020?
Los empleadores pueden presentar informes de nuevas contrataciones a través de e-Services for Business, por correo o por fax. La presentación en línea a menudo incluía instrucciones integradas para reducir los errores. Siempre se debe conservar el comprobante de envío o confirmación.
¿Por qué es importante el registro de nuevos empleados de California después de la presentación?
Después de la presentación, el Registro de Nuevos Empleados de California apoya la aplicación de la pensión alimenticia al ayudar a las agencias a localizar a los padres que adeudan pagos de manutención. También ayuda a identificar a los solicitantes del seguro de desempleo que han regresado al trabajo.
¿Cuál es la mejor manera de evitar errores al completar el formulario?
Los empleadores deben verificar los números de seguro social y los identificadores del empleador antes de presentarlos. El uso de formularios PDF rellenables con software compatible mejora la legibilidad, y guardar copias electrónicamente sirve para futuras auditorías o solicitudes de la Oficina de Impuestos sobre el Empleo.
