Para qué sirve el formulario DE 34 (2019) de California
Los empleadores utilizan el formulario DE 34 de California para denunciar a los empleados recién contratados o recontratados al Departamento de Desarrollo del Empleo de California a través del programa de Registro de Nuevos Empleados de California. Este requisito de presentación de informes existe tanto en virtud de la ley federal como de la ley de California y permite a las agencias identificar a las personas que podrían estar cobrando el seguro de desempleo mientras trabajan y hacer cumplir sus obligaciones de manutención infantil.
El formulario DE 34 no es una declaración de impuestos sobre la renta personal de California y no calcula las obligaciones tributarias, establece tasas impositivas ni reemplaza las declaraciones trimestrales de impuestos sobre el empleo. Es estrictamente un requisito de presentación de informes del empleador vinculado a la actividad de contratación.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
El formulario DE 34 de California se usa cuando un empleador contrata o vuelve a contratar a un empleado que comienza a prestar servicios a cambio de un salario en California. La fecha límite para presentar la solicitud es, por lo general, dentro de los 20 días naturales siguientes a la fecha de inicio del trabajo del empleado, que es el primer día en que se prestan los servicios a cambio de un salario.
Si un empleador descubre una presentación omitida o incorrecta, debe presentar un DE 34 completo y corregido lo antes posible y conservar la documentación con los registros de nómina y cumplimiento. Los empleadores que utilicen e-Services for Business o un proveedor de nóminas deben seguir verificando que la información de los empleados y los números de cuenta sean correctos.
Reglas o detalles clave para 2019
El formulario DE 34 es independiente de los informes salariales trimestrales y las declaraciones de impuestos sobre el empleo, como el DE 9, EL DE 9C y la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios. Esas declaraciones se refieren a los impuestos sobre la nómina y a los informes salariales, mientras que el DE 34 se centra únicamente en la presentación de informes sobre las nuevas contrataciones.
Los empleadores deben informar utilizando el número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador de California, también conocido como número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador estatal o número EDD. Los números de Seguro Social de los empleados deben coincidir con los registros de la Administración del Seguro Social para evitar problemas de procesamiento. Si un representante tramita las solicitudes, debe contar con la autorización adecuada para comunicarse con la Oficina de Impuestos sobre el Empleo.
Paso a paso (nivel alto)
Presentación de solicitudes a través de e-Services for Business
Los empleadores suelen seguir este flujo de trabajo al presentar la solicitud en línea:
- Inicie sesión en e-Services for Business y navegue hasta la opción de notificación de nuevas contrataciones.
- Introduzca y verifique el número de cuenta fiscal de nómina del empleador de California.
- Introduzca la información del empleado, incluida la fecha de inicio del trabajo, la dirección y el número de seguro social.
- Revisa el envío y guarda el número de confirmación y la marca de tiempo para guardarlos en los registros.
Presentación en papel o fax cuando sea necesario
Los empleadores que presenten la solicitud en papel deben garantizar la legibilidad y la integridad:
- Complete el formulario DE 34 con los identificadores completos del empleador y los datos completos del empleado y conserve una copia.
- Envíe el formulario siguiendo las instrucciones actuales del EDD por correo o fax y guarde el comprobante de la transmisión.
- Comuníquese con la Oficina de Impuestos sobre el Empleo si necesita ayuda con los formularios o problemas con la cuenta.
Errores comunes y cómo evitarlos
- No cumplir con la fecha límite al confiar en las presentaciones trimestrales en lugar de en la fecha de inicio del trabajo
- Ingresar números de Seguro Social incorrectos o direcciones de empleados incompletas
- Informar erróneamente sobre las nuevas contrataciones al no aplicar correctamente la regla de separación de 60 días
- Usar la fecha de la oferta o la fecha de contratación en lugar de la fecha real de inicio del trabajo
- No guardar y conservar el comprobante de envío
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que se presenta el formulario DE 34 a través de e-Services for Business, el Departamento de Desarrollo Laboral registra la presentación y puede usar los datos para cotejar las solicitudes del seguro de desempleo. Los detalles de confirmación deben conservarse como prueba de la presentación puntual.
La información también puede respaldar las acciones de cumplimiento de la pensión alimenticia que pueden resultar en la emisión de una orden de retención de ingresos al empleador. Si se detecta información faltante o incoherente, el Departamento de Desarrollo Laboral puede enviar una notificación a la cuenta tributaria del empleador, y una respuesta oportuna puede reducir las multas o los problemas de seguimiento.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el DE 34 en 2019?
La mayoría de los empleadores de California deben presentar el formulario DE 34 cuando un nuevo empleado comienza a trabajar por un salario en California, incluidos los empleadores domésticos.
¿Cuándo vence el DE 34?
En 2019, el formulario DE 34 generalmente debía presentarse dentro de los 20 días calendario posteriores a la fecha de inicio del trabajo del empleado.
¿El DE 34 es lo mismo que EL DE 9 o EL DE 9C?
No. El DE 34 es un requisito para informar sobre las nuevas contrataciones, mientras que el DE 9 y EL DE 9C son informes trimestrales de impuestos sobre salarios y empleo.
¿Qué debe hacer un empleador si el DE 34 se presentó tarde?
El empleador debe presentar la solicitud lo antes posible, documentar el motivo de la demora y conservar el comprobante de la presentación en caso de que se emita una notificación de penalización.
¿Cómo debe corregir un empleador la información incorrecta?
Se debe enviar con prontitud un DE 34 corregido y se debe conservar la documentación interna para respaldar los datos actualizados de los empleados.
¿El DE 34 afecta los pagos de impuestos sobre la nómina o las tasas impositivas?
No. El formulario DE 34 no establece tasas impositivas y no es un depósito de impuestos sobre la nómina. Los impuestos sobre la nómina y las declaraciones trimestrales de impuestos sobre el empleo son requisitos separados.
¿Dónde puede obtener ayuda un empleador?
Los empleadores pueden utilizar los servicios electrónicos para los recursos empresariales o ponerse en contacto con una oficina de impuestos sobre el empleo si tienen preguntas sobre la presentación de solicitudes o problemas de acceso específicos a una cuenta.
