Para qué sirve el formulario DE 34 (2018) de California
El formulario DE 34 de California se usa para informar sobre nuevas contrataciones según la ley de California. Los empleadores deben informar a las nuevas contrataciones y a las que reúnen los requisitos al Programa de notificación de nuevas contrataciones, que ayuda a hacer cumplir la pensión alimenticia y la manutención de los hijos al compartir la información del empleador y la información de los empleados con el Departamento de Servicios de Manutención de Menores y, cuando corresponda, con el Departamento de Justicia para ayudar a hacer cumplir el pago de la manutención.
El formulario DE 34 es un informe de cumplimiento del empleador vinculado a los eventos de contratación. No es una declaración de impuestos sobre la nómina, no reemplaza los formularios DE 9 o DE 9C y no determina la elegibilidad para el seguro de desempleo ni los requisitos de la Ley de Cuidado de Salud Asequible.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
Los empleadores usan el formulario DE 34 cuando un empleado comienza a trabajar por un salario en California. La fecha límite de presentación está vinculada a la fecha de inicio del trabajo del empleado, definida como el primer día en que se prestan los servicios a cambio de un salario. El informe generalmente incluye el número de seguro social del empleado y el número de identificación del empleador o el número de identificación federal del empleador.
Muchos empleadores presentan el DE 34 a través de e-Services for Business para cumplir con los plazos de manera más eficiente. Si la presentación se retrasa, los empleadores deben presentar el informe lo antes posible y ponerse en contacto con la Oficina de Impuestos sobre el Empleo si es necesario hacer correcciones. Los empleadores de varios estados deben confirmar si se aplican las reglas específicas de California antes de estandarizar la presentación de informes en todos los estados.
Reglas o detalles clave para 2018
Los informes DE 34 se activan por la fecha de inicio del trabajo, en lugar del procesamiento de la nómina o la emisión del primer cheque de pago. Los empleadores deben tratar el DE 34 como un requisito de cumplimiento de la contratación, independiente de los depósitos tributarios sobre la nómina o los calendarios de pago de salarios.
La información precisa del empleador y la información de los empleados son fundamentales. En 2018, muchos empleadores utilizaron prácticas de validación, como la verificación de direcciones y la verificación interna de datos, para reducir las demoras en el seguimiento y el procesamiento. La presentación de informes falsos o incompletos puede dar lugar a sanciones y, en casos graves, a acciones de ejecución civil.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Confirme que el trabajador es denunciable
Confirme que el trabajador es un empleado, no un contratista independiente, y que prestará servicios a cambio de un salario en California.
Paso 2: Capture la fecha de inicio del trabajo
Registre el primer día que el empleado presta servicios a cambio de un salario. Esta fecha establece la fecha límite para la presentación de informes y debe documentarse durante la contratación.
Paso 3: Recopile la información requerida del empleador y del empleado
Reúna la información del empleador, incluido el número de identificación federal del empleador y los identificadores estatales requeridos. Recopile la información de los empleados, incluido el número de seguro social y la dirección completa de su casa. Utilice comprobaciones internas para reducir los errores sin retrasar la presentación.
Paso 4: Elige un método de presentación
Presente su solicitud en línea a través de e-Services for Business siempre que sea posible para obtener un registro de confirmación. Si presenta la solicitud por correo o fax, siga atentamente las instrucciones estatales para evitar problemas de procesamiento.
Paso 5: Preséntelo a tiempo y conserve la prueba
Presente el informe dentro del plazo requerido según la fecha de inicio del trabajo. Conserve los comprobantes de la presentación, como los números de confirmación electrónicos o los registros de entrega de las presentaciones en papel.
Errores comunes y cómo evitarlos
Confundir el DE 34 con los informes salariales trimestrales
El DE 34 es un informe de eventos de contratación y debe presentarse por separado del DE 9 y EL DE 9C, que son informes salariales trimestrales.
Esperando el procesamiento de la nómina
La presentación de informes debe activarse el primer día de trabajo, no el procesamiento de la nómina ni la emisión de cheques de pago.
Introducir identificadores incorrectos o incompletos
Estandarice la admisión de incorporaciones y utilice pasos de validación coherentes para reducir los errores de datos.
Asumir exenciones para empleadores pequeños o domésticos
La notificación de nuevas contrataciones generalmente se aplica siempre que los empleados presten servicios a cambio de un salario en California, a menos que exista una excepción específica.
Combinación de temas de cumplimiento no relacionados
Mantenga los informes del DE 34 separados de los procesos de pago de salarios, despido o separación de la nómina.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Tras la presentación, el informe se procesa en la base de datos del Programa de notificación de nuevas contrataciones. Los datos pueden compararse con los registros de manutención de los hijos, y las coincidencias pueden dar lugar a que se oculten las instrucciones para apoyar la aplicación de la pensión alimenticia.
Por lo general, los empleadores no reciben más comunicaciones a menos que el informe esté incompleto, se presente tarde o dé lugar a una acción de retención de ingresos. Los registros de presentación deben conservarse en caso de que se revise el cumplimiento de las normas relacionadas con la actividad relacionada con la nómina o el seguro de desempleo.
Preguntas frecuentes
¿Los contribuyentes individuales presentan el DE 34 para un año tributario específico?
No. Los empleadores presentan el formulario DE 34 para informar sobre las nuevas contrataciones y no es una declaración de impuestos individual.
¿Cuándo comienza el plazo de presentación de informes?
La fecha límite comienza en la fecha de inicio del trabajo, que es el primer día en que se prestan los servicios a cambio de un salario.
¿Quién debe ser denunciado en el DE 34?
Los empleadores deben informar sobre las nuevas contrataciones y las personas que reúnen los requisitos para prestar servicios a cambio de un salario en California, incluidos los empleados a tiempo completo y parcial.
¿El DE 34 reemplaza al DE 9 o al DE 9C?
No. EL DE 34 es independiente del DE 9 y EL DE 9C, que son informes salariales trimestrales.
¿Qué debe hacer un empleador si el informe se presenta tarde?
El empleador debe presentar la solicitud lo antes posible y conservar la documentación que explique la demora, ya que pueden aplicarse sanciones.
¿Puede un empleador usar el formulario W-4 en lugar del DE 34?
En algunos casos, California puede permitir el Formulario W-4 como alternativa si incluye los identificadores requeridos y la fecha de inicio del trabajo. Los empleadores deben seguir las instrucciones estatales actuales para garantizar el cumplimiento.
¿Los requisitos de la Ley de Cuidado de Salud Asequible afectan los informes del DE 34?
No. El formulario DE 34 no determina la cobertura esencial mínima, la elegibilidad para el crédito tributario para las primas ni las obligaciones de responsabilidad compartida del empleador.
