Para qué sirve el formulario DE 34 (2017) de California
Los empleadores utilizan el formulario DE 34 (2017) de California, también conocido como Informe de nuevos empleados, para informar al Departamento de Desarrollo del Empleo de California sobre las nuevas contrataciones y ciertas nuevas contrataciones. El informe se basa en el Registro de Nuevos Empleados de California, que respalda las actividades de cumplimiento de la pensión alimenticia y las medidas de cumplimiento relacionadas, incluidos los casos que pueden dar lugar a una orden de retención de ingresos.
Este formulario no es una declaración de impuestos sobre la nómina y no reemplaza los informes salariales trimestrales. Es independiente de las declaraciones, como la DE 9 y LA 9C, que se utilizan para los impuestos sobre la nómina y los informes salariales, incluidos los salarios y las retenciones.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 de California
Los empleadores de California utilizan el formulario DE 34 para informar sobre las nuevas contrataciones o ciertas reincorporaciones al Departamento de Desarrollo del Empleo de California, de acuerdo con las pautas de presentación del Registro de Nuevos Empleados. Por lo general, el informe se presenta a través de e-Services for Business utilizando un perfil de inicio de sesión, un inicio de sesión completo y los detalles de la cuenta tributaria del empleador vinculados al número de cuenta tributaria del empleador de California.
Este requisito es independiente de los impuestos sobre la nómina y los informes salariales, como el DE 9 y EL DE 9C, que incluyen la declaración de contribuciones trimestrales, el informe de salarios y la declaración de contribuciones trimestrales y el informe de salarios por salarios y retenciones. Si se producen problemas de acceso al portal, las medidas para recuperar la cuenta, el uso de una ventanilla privada o la asistencia del Centro de Asistencia al Contribuyente, el Servicio de Atención al Cliente, el Servicio de Atención al Cliente o la Oficina de Impuestos Laborales correspondiente pueden ayudar a restablecer el acceso a la presentación en línea.
Reglas o detalles clave para 2017
Para 2017, la regla básica es que la fecha límite del DE 34 está vinculada a la fecha de inicio del trabajo del empleado, por lo que los empleadores deben tratar el informe de los nuevos empleados como una tarea de cumplimiento de la incorporación y no como un proceso de nómina trimestral. Los empleadores deben confirmar que están utilizando la cuenta tributaria correcta del empleador y el número de cuenta tributaria del empleador de California en e-Services for Business para evitar discrepancias que puedan afectar a la presentación y los registros.
EL DE 34 no reemplaza al DE 9, EL DE 9C ni a otros requisitos de información salarial relacionados con los salarios y las retenciones. Además, no es un proceso de depósito de impuestos sobre la nómina, aunque el portal también muestre opciones de pago, como una tarjeta de crédito, para otras transacciones. Los empleadores que confíen en representantes deben confirmar si se requiere un poder notarial para las conversaciones a nivel de cuenta, y los empleadores deben seguir las condiciones de uso y la política de privacidad y cookies del sitio a la hora de gestionar las credenciales para uso personal y para el control de acceso interno.
Paso a paso (nivel alto)
Opción 1: Presente su solicitud en línea mediante e-Services for Business
La mayoría de los empleadores presentan sus solicitudes en línea, lo que normalmente requiere un perfil de inicio de sesión y un inicio de sesión exitoso a través del portal. Los empleadores deben mantener segura la información de acceso al portal y seguir las condiciones de uso y la política de privacidad y cookies del sitio cuando utilicen el sistema.
Flujo típico de presentación en línea
- El empleador inicia sesión y confirma que se ha seleccionado la cuenta de impuestos sobre la nómina correcta del empleador.
- El empleador navega hasta el área de notificación de nuevas contrataciones y elige el formulario DE 34 para el informe de nuevos empleados.
- El empleador ingresa la información del empleador, incluido el número de cuenta tributaria sobre la nómina del empleador de California, cuando se le solicita.
- El empleador ingresa la información del empleado, incluida la fecha de inicio del trabajo y otros identificadores requeridos.
- El empleador envía el informe y guarda la pantalla de confirmación para respaldar el mantenimiento de registros y la documentación de auditoría.
Si el portal no se carga correctamente, algunos empleadores utilizan una ventana privada para reducir los conflictos entre las extensiones del navegador. Si los problemas persisten, el empleador puede ponerse en contacto con el servicio de atención al cliente o al servicio de atención al cliente a través del Departamento de Desarrollo Laboral de California, o llamar al Centro de Asistencia al Contribuyente para dirigirse a la oficina de impuestos sobre el empleo correspondiente.
Opción 2: Enviar en papel o formulario PDF cuando esté disponible
Algunos empleadores utilizan un flujo de trabajo de presentación en papel o completan una versión del formulario que se puede completar. Los empleadores que utilicen las solicitudes para ver archivos PDF deben confirmar que el archivo se abre correctamente y se imprime con claridad antes de enviarlo.
Flujo de trabajo típico en papel o PDF
- El empleador obtiene la revisión correcta del formulario y completa todos los campos obligatorios tanto para el empleador como para el empleado.
- El empleador revisa las entradas para verificar su precisión, incluida la fecha de inicio del trabajo y los números de identificación.
- El empleador envía el formulario por el método aceptado y conserva el comprobante de transmisión o envío.
Errores comunes y cómo evitarlos
Confundir DE 34 con DE 9 o DE 9C
Los empleadores deben tratar el DE 34 como un informe de contratación nueva en una lista de verificación de incorporación y mantener el DE 9 y EL DE 9C en un calendario de presentación trimestral separado.
Presentación tardía debido a demoras internas
Los empleadores deben presentar el DE 34 inmediatamente después de que se confirme la fecha de inicio del trabajo y guardar la confirmación de presentación en línea para demostrar que la presentación es oportuna.
Errores de entrada de datos en los identificadores
Los empleadores deben verificar las entradas con los documentos de los empleados y realizar una revisión final antes de presentarlas para minimizar los desajustes y reducir el seguimiento.
Confiar en resultados de búsqueda en línea engañosos
Los empleadores deben priorizar las páginas oficiales de las agencias y los canales de apoyo directo en lugar de las páginas que mezclan la orientación del DE 34 con temas no relacionados.
No guardar las pruebas y los controles del proceso
Los empleadores deben mantener una lista de verificación simple y conservar las confirmaciones y los registros de incorporación de respaldo para evitar que se repitan errores y respaldar el cumplimiento.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de presentar la solicitud en línea a través de e-Services for Business, el sistema normalmente proporciona una confirmación que debe guardarse para los registros, ya que admite los controles internos y mejora la experiencia general del usuario. El Departamento de Desarrollo Laboral de California envía el informe de los nuevos empleados al Registro de Nuevos Empleados, donde puede respaldar las medidas de cumplimiento de la pensión alimenticia, que pueden incluir una orden de retención de ingresos.
Por lo general, los empleadores no reciben un seguimiento si la presentación se acepta y se presenta a tiempo. Sin embargo, los informes tardíos o faltantes pueden dar lugar a notificaciones y sanciones según las pautas de presentación aplicables. Si es necesario hacer una corrección, el empleador puede ponerse en contacto con el Centro de Asistencia al Contribuyente o con el Servicio de Atención al Cliente para dirigir la consulta a la Oficina de Impuestos Laborales correspondiente y evitar la duplicación de informes.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario DE 34 (2017) de California?
La mayoría de los empleadores con empleados que trabajan en California están obligados a presentar una solicitud, incluidos los empleadores domésticos que contratan a trabajadores domésticos.
¿Cuándo vence el formulario DE 34?
Por lo general, el informe se entrega en función de la fecha de inicio del trabajo del empleado, por lo que los empleadores deben considerarlo una fecha límite de incorporación en lugar de una tarea de presentación de informes trimestrales.
¿El DE 34 es lo mismo que EL DE 9 o EL DE 9C?
No. El DE 34 es un informe de nuevas contrataciones, mientras que el DE 9 y EL DE 9C son informes salariales trimestrales que se utilizan para los salarios, las retenciones y los impuestos sobre la nómina.
¿Qué se necesita para la presentación en línea a través de e-Services for Business?
Por lo general, los empleadores necesitan acceso al portal, un perfil de inicio de sesión, la cuenta tributaria correcta del empleador y el número de cuenta tributaria del empleador de California.
¿A dónde deben acudir los empleadores para obtener ayuda si no pueden presentar la solicitud?
Los empleadores pueden utilizar los recursos de apoyo oficiales del Departamento de Desarrollo del Empleo de California, incluidos los canales del Centro de Asistencia al Contribuyente, la Atención al Cliente y el Servicio al Cliente.
