Para qué sirve el formulario DE 34 (2016) de California
El formulario DE 34 de California es el formulario de notificación de nuevas contrataciones del estado, que los empleadores utilizan para informar sobre las nuevas contrataciones y ciertas recontrataciones en el Registro de Nuevos Empleados de California, también conocido como Registro de Nuevas Contrataciones y Directorio Estatal de Nuevas Contrataciones. Este programa de notificación de nuevas contrataciones apoya la aplicación de la ley de manutención de los hijos y ayuda a reducir los pagos indebidos del seguro de desempleo al comparar los datos de los nuevos empleados con los de las solicitudes de prestaciones por desempleo.
Según la ley federal y la ley de California, la información del empleado y la información del empleador reportadas se pueden compartir con las agencias de manutención infantil y los programas de cumplimiento relacionados. Los datos también pueden transmitirse al Directorio Nacional de Nuevos Empleados, que sirve de apoyo a la Oficina de Control de la Manutención de Menores y a herramientas como el Servicio Federal de Localización de Padres.
Cuándo usarías DE 34
Los empleadores utilizan el DE 34 para informar sobre nuevas contrataciones cuando contratan nuevos empleados en California y cuando declaran una nueva contratación que reúne los requisitos después de un período de empleo separado. La fecha límite para presentar la solicitud está vinculada al primer día de trabajo, también conocido como fecha de inicio del trabajo, que algunos empleadores registran internamente como la fecha de contratación durante la contratación.
El DE 34 también se usa para corregir la información del empleado o la información del empleador cuando algo se envió de manera incorrecta. Muchos empleadores envían el informe de nuevas contrataciones a través de e-Services for Business, mientras que otros utilizan el correo, el fax, los servicios de nómina o un software de recursos humanos compatible con los informes de nuevas contrataciones.
Reglas o detalles clave para 2016
Los requisitos de la DE 34 se derivan de las leyes federales y de California que rigen el Programa de notificación de nuevas contrataciones, incluidos los marcos asociados a la Ley de Conciliación de Responsabilidad Personal y Oportunidades Laborales de 1996. El Registro de Nuevos Empleados de California y el Directorio Estatal de Nuevos Empleados pueden transmitir datos al Directorio Nacional de Nuevos Empleados para apoyar la aplicación de la pensión alimenticia a través de la Oficina de Control de Manutención de Menores.
En 2016, el requisito más importante era presentar datos precisos de los empleados y los datos del empleador. Esto incluye el nombre, la dirección y el número de seguro social del empleado, así como el nombre, la dirección, el número de identificación del empleador y el número de identificación federal del empleador. El formulario DE 34 no reemplaza los informes salariales trimestrales y no es un informe de despido. Debe tratarse como un requisito independiente de presentación de informes del Registro de Nuevas Contrataciones.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Identificar las nuevas contrataciones y recontrataciones declarables
El DE 34 se aplica a las nuevas contrataciones y a ciertas personas que se vuelven a contratar después de un período de empleo separado. El cronograma de presentación de informes se basa en el primer día de trabajo del empleado, también llamado fecha de inicio del trabajo.
Paso 2: Reunir la información de los empleados y la información del empleador
La información del empleado incluye el nombre, la dirección y el número de seguro social del empleado, que deben coincidir con los registros de la Administración del Seguro Social. La información del empleador incluye el nombre, la dirección y el número de identificación del empleador o el número de identificación federal del empleador.
Paso 3: Seleccione un método de presentación y envíe el informe
Los empleadores pueden presentar la solicitud a través de e-Services for Business, por correo o por fax. Los empleadores que utilizan los servicios de nómina o el software de recursos humanos deben confirmar quién es responsable de presentar el informe y de hacer un seguimiento de la fecha límite de presentación.
Paso 4: Guardar el comprobante de envío
Los empleadores deben conservar los números de confirmación, los recibos por fax o la documentación por correo. Estos registros pueden ser necesarios si se imponen sanciones civiles o si una oficina de impuestos laborales o un centro de llamadas del empleador solicitan la verificación del empleo.
Errores comunes y cómo evitarlos
Confundir la fecha de inicio del trabajo con la fecha de la oferta
Los empleadores deben registrar la fecha real de inicio del trabajo durante la incorporación y utilizar esa fecha de manera coherente para los informes del DE 34.
Suponiendo que los informes trimestrales sustituyan al DE 34
Los informes salariales trimestrales no cumplen con los requisitos de presentación de informes de nuevas contrataciones. Los empleadores deben mantener listas de verificación de cumplimiento y recordatorios separados para las fechas límite de la DE 34.
Enviar nombres o números de seguro social que no coinciden
Los empleadores deben asegurarse de que el nombre legal y el número de seguro social del empleado coincidan con los registros de la Administración del Seguro Social para reducir los errores en los informes.
Dejar que la responsabilidad recaiga entre los recursos humanos y la nómina
Los empleadores deben asignar claramente la titularidad del proceso de presentación de informes de nuevas contrataciones y exigir una prueba documentada de que se ha completado cada presentación.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de la presentación, la información del DE 34 se ingresa en el Registro de Nuevos Empleados de California y se puede compartir con las agencias de manutención infantil para fines de cumplimiento. Si el empleado coincide con una orden de manutención infantil existente, la agencia puede emitir órdenes de retención, incluida una orden de retención de ingresos, que exige la retención de ingresos del salario.
Los datos también se pueden usar para cotejar el seguro de desempleo con las prestaciones por desempleo a fin de ayudar a reducir las solicitudes fraudulentas y proteger el fondo fiduciario del seguro de desempleo. Los empleadores pueden recibir solicitudes de verificación de empleo y, al responder, deben basarse en un comprobante de presentación guardado.
Preguntas frecuentes
¿Todos los empleadores tienen que presentar informes de nuevas contrataciones en California?
La mayoría de los empleadores con empleados que prestan servicios a cambio de salarios en California están obligados a presentar la DE 34 en virtud de las leyes federales y estatales, independientemente del tamaño de la empresa.
¿Qué detalles se suelen solicitar en un informe de contratación nueva?
Una presentación del DE 34 normalmente requiere información del empleador, como el número de identificación del empleador o el número de identificación federal del empleador y la dirección del empleador, junto con la información del empleado, incluidos el nombre, la dirección y el número de seguro social del empleado.
¿Cómo se relaciona el DE 34 con la manutención de los hijos y la retención de ingresos?
Los datos del DE 34 respaldan la aplicación de la ley de manutención infantil al ayudar a las agencias a localizar a los empleados y emitir instrucciones de retención de ingresos, incluidas las órdenes de retención de ingresos.
¿Qué pasa si el empleador presenta la información tarde o necesita corregir la información?
Si la presentación se retrasa, el empleador debe presentar el informe lo antes posible y conservar la documentación. Si se presentaron datos incorrectos del empleado o del empleador, la información corregida debe presentarse mediante las opciones de presentación de informes disponibles.
¿Puede el empleador presentar un formulario W-4 en lugar de completar el DE 34?
Algunos empleadores utilizan el formulario W-4 como sustituto cuando está permitido, pero el sustituto debe incluir todos los datos requeridos. Los empleadores deben verificar las instrucciones actuales antes de confiar en el formulario W-4 en lugar del DE 34.
