Para qué sirve el formulario DE 34 (2015)
El formulario DE 34 (2015) forma parte del Programa de notificación de nuevas contrataciones de California y lo utilizan los empleadores para denunciar a los empleados recién contratados. El envío de este formulario permite agregar la información del empleador y la información de los empleados al registro de nuevos empleados de California, también conocido como el directorio estatal de nuevas contrataciones.
El informe generalmente incluye el nombre del empleado, el número de seguro social, la fecha de inicio del trabajo y los identificadores clave del empleador, como el número de identificación del empleador y el número de identificación federal del empleador. Este informe respalda la aplicación de la pensión alimenticia en virtud de la legislación federal y estatal, incluida la Ley de Conciliación de la Responsabilidad Personal y las Oportunidades Laborales de 1996. Cuando se produce una coincidencia con una orden de manutención infantil existente, las agencias de manutención infantil pueden emitir una orden de retención de ingresos que exige la retención de ingresos para cobrar los pagos de manutención y ayudar a localizar a los padres ausentes.
Cuándo utilizaría el formulario DE 34 (2015)
Los empleadores utilizan el formulario DE 34 cuando un empleado comienza a prestar servicios a cambio de un salario en California. El requisito de presentación de informes está vinculado al primer día de trabajo del empleado y no a la fecha de contratación que figura en una carta de oferta.
Este paso generalmente se integra en el proceso de incorporación junto con documentos como el formulario W-4, el formulario I-9 (verificación de elegibilidad laboral) y otros registros de empleo requeridos. Los empleadores pueden presentar el formulario DE 34 a través de e-Services for Business para la presentación de informes en línea o presentarlo por correo o fax utilizando formularios en papel obtenidos en una oficina de impuestos sobre el empleo. Algunos empleadores confían en los servicios de nómina o en el software de recursos humanos para gestionar la presentación y la documentación relacionadas con la fecha límite de presentación de informes.
Reglas o detalles clave para 2015
Los identificadores precisos son fundamentales porque la información del Registro de Nuevos Empleados puede compartirse con el Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones y los sistemas asociados a la Oficina de Cumplimiento de la Manutención de Menores, según lo exigen las leyes federales y estatales. Los empleadores deben asegurarse de que el nombre y la dirección del empleador coincidan con los registros internos y verificar el número de seguro social y la dirección del empleado para reducir los errores que podrían ocasionar demoras o sanciones.
Los informes de nuevas contrataciones también respaldan las verificaciones cruzadas relacionadas con las prestaciones del seguro de desempleo y la compensación por desempleo. Estas revisiones ayudan a proteger el Fondo Fiduciario del Seguro de Desempleo al identificar posibles solicitudes de prestaciones indebidas. Los empleadores de varios estados deben seguir las normas específicas de California y confiar en los contactos oficiales del estado para informar sobre las nuevas contrataciones, ya que los requisitos de presentación de informes varían según el estado y no son intercambiables.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Confirme el desencadenante de la notificación e identifique la fecha de inicio del trabajo
Confirme que el trabajador es un empleado y determine el primer día en que el empleado presta servicios a cambio de un salario. Registre esta fecha de inicio del trabajo de manera consistente en todos los sistemas de contratación e internos de nómina o recursos humanos.
Paso 2: Recopile y verifique la información de los empleados y empleadores
Recopile la información de los empleados durante la incorporación y verifique la exactitud del número de seguro social, el nombre y la dirección del empleado. Confirme la información del empleador, incluidos el número de identificación federal del empleador, el número de identificación del empleador, el nombre comercial y la dirección comercial.
Paso 3: Elige un método de presentación
Seleccione un método de presentación según el flujo de trabajo interno y el volumen de informes. Muchos empleadores presentan sus informes en línea utilizando e-Services for Business, mientras que otros envían los informes en papel por correo o fax. Los empleadores con un gran volumen de trabajo pueden utilizar los informes por lotes a través de sistemas de nómina o recursos humanos.
Paso 4: Presentar el informe y conservar las pruebas
Presente el formulario DE 34 antes de la fecha límite requerida y conserve la confirmación o la prueba de transmisión. Si un servicio de nómina presenta el informe, confirme la fecha de presentación y guarde la documentación para fines de registro y auditoría.
Errores comunes y cómo evitarlos
Usar la fecha de contratación en lugar de la fecha de inicio del trabajo puede resultar en una presentación tardía. Siempre informe basándose en el primer día de trabajo remunerado del empleado.
Ingresar números de seguro social incorrectos o direcciones incompletas puede interferir con la comparación de la aplicación de la ley de manutención infantil. Verifique la información del empleado antes de enviarla.
Suponer que los empleados a corto plazo no requieren informes es incorrecto. Cualquier empleado que realice un trabajo remunerado debe ser denunciado, incluso si el empleo es breve.
Confiar en los informes salariales trimestrales para cumplir con los requisitos de presentación de informes de nuevas contrataciones puede llevar al incumplimiento. El formulario DE 34 debe presentarse por separado y según su propio cronograma.
Confiar en un servicio de nómina sin retener las pruebas puede crear problemas de cumplimiento. Los empleadores deben confirmar la presentación y conservar las copias o confirmaciones en sus archivos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de la presentación, los datos del formulario DE 34 se agregan al Registro de Nuevos Empleados de California y se pueden compartir a través del Directorio Nacional de Nuevas Contrataciones. Las agencias de manutención infantil utilizan esta información para hacer coincidir las nuevas contrataciones con las órdenes de manutención infantil y emitir órdenes de retención de ingresos cuando corresponde.
La información también se puede usar para las verificaciones cruzadas del seguro de desempleo. Si una persona recibe beneficios de desempleo mientras trabaja, las agencias pueden revisar los datos para identificar las reclamaciones incorrectas y proteger el Fondo Fiduciario del Seguro de Desempleo. Los empleadores pueden recibir avisos de seguimiento si los datos de las nuevas contrataciones no coinciden con los informes salariales trimestrales.
Preguntas frecuentes
¿Quién debe presentar el formulario DE 34 (2015)?
Los empleadores de California deben presentar el formulario DE 34 para los empleados que comienzan a trabajar en California. La obligación está vinculada al primer día de trabajo y se aplica a los empleadores de todos los tamaños.
¿Qué información se debe verificar antes de presentar la solicitud?
Los empleadores deben verificar el número de seguro social, el nombre, la dirección, la fecha de inicio del trabajo y el número de identificación federal del empleador del empleado.
¿Qué opciones de informes hay disponibles?
Los empleadores pueden presentar la solicitud en línea a través de e-Services for Business o enviar informes en papel por correo o fax conservando el comprobante de presentación.
¿Cómo se deben gestionar los informes tardíos o corregidos?
Si la presentación se retrasa, presente el informe lo antes posible y conserve la documentación. Si se descubre un error, envíe la información corregida para que el registro refleje datos precisos.
¿Cómo gestionan los empleadores multiestatales las denuncias?
Los empleadores de varios estados deben revisar los requisitos de presentación de informes para cada estado donde trabajan los empleados y seguir las reglas de California para los empleados que prestan servicios en California.
