Para qué sirve el CDTFA-392 (2020)
El formulario CDTFA-392 es un formulario de poder notarial que se utiliza en el Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California (CDTFA). Autoriza a un representante a discutir asuntos relacionados con los impuestos, recibir ciertos registros y tomar las medidas aprobadas en nombre del contribuyente durante programas y períodos específicos, incluidos el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el uso y los impuestos especiales.
El formulario CDTFA-392 no requiere presentar una declaración, cambiar los ingresos ni calcular una deducción. Es una herramienta de autorización que controla quién puede comunicarse con el CDTFA y qué puede hacer el representante en los sistemas del CDTFA en relación con los asuntos tributarios cubiertos y los períodos legales.
Cuándo utilizaría el CDTFA-392
Un contribuyente usa el CDTFA-392 cuando quiere que un representante, como un profesional de impuestos o un abogado tributario de California, se comunique con el Departamento de Administración de Impuestos y Tarifas de California en relación con los impuestos, la presentación de impuestos, los pagos o una notificación vinculada a una cuenta comercial. Tiene un valor incalculable cuando se trata de una cuestión relacionada con el impuesto sobre las ventas o el impuesto sobre el uso, como una auditoría del impuesto sobre las ventas en California, porque el formulario permite al representante hablar con el CDTFA sobre los asuntos tributarios y los registros solicitados.
Si bien el CDTFA-392 no es una declaración, respalda la eliminación o corrección de la presentación tardía cuando las declaraciones de impuestos antiguas y la documentación relacionada requieren atención. Un contribuyente también puede presentar un nuevo formulario CDTFA-392 para actualizar el nombre de la persona designada, cambiar los períodos cubiertos o reemplazar una autorización anterior mediante el proceso de revocación.
Reglas o detalles clave para 2020
Un contribuyente autorizado para el tipo de empresa debe firmar el formulario CDTFA-392. Debe identificar al representante con el nombre de la persona designada, acompañado de un identificador válido, como un PTIN, un número de CPA o un número del Colegio de Abogados de California. Debe enumerar claramente los programas del CDTFA y los períodos legales cubiertos, ya que el CDTFA limitará el acceso y las comunicaciones a los asuntos especificados en el formulario.
Para 2020, los contribuyentes deben asegurarse de que el formulario coincida con los detalles de la cuenta del CDTFA y el nombre del contribuyente registrado, incluidos los identificadores del Seguro Social o de la empresa, para evitar demoras en el procesamiento. Si se utiliza una firma electrónica o una firma electrónica, el contribuyente debe guardar una copia del formulario firmado y de los registros de envío en un almacenamiento seguro en la nube para la futura documentación de auditorías o disputas tributarias.
Paso a paso (nivel alto)
Completar el formulario CDTFA-392
- El contribuyente debe descargar el formulario CDTFA-392 del sitio web del CDTFA y revisar las instrucciones y los enlaces publicados.
- El contribuyente debe ingresar su nombre, detalles de contacto, números de cuenta y estructura comercial exactamente como aparecen en los registros del CDTFA.
- El contribuyente debe ingresar el nombre de la persona designada como individuo e incluir un identificador que califique, como un PTIN, un número de CPA o un número del Colegio de Abogados de California.
- El contribuyente debe enumerar los programas pertinentes, como el impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el uso, y proporcionar los períodos específicos o una descripción del período en curso que represente con precisión la situación.
- El contribuyente debe elegir entre la autorización general y la autorización específica, y confirmar que los poderes seleccionados se alinean con los asuntos tributarios previstos.
Firmas, firma electrónica y presentación
- El firmante autorizado debe firmar y fechar el formulario, y debe incluir el título correcto al firmar en nombre de una empresa.
- Si el contribuyente utiliza herramientas de firma electrónica, debe asegurarse de que el método elegido cumpla con las reglas de aceptación de firmas del CDTFA, incluidos los requisitos para una firma electrónica, una firma electrónica o una imagen de firma.
- Si el contribuyente usa herramientas como PDFiller o AirSlate SignNow, debe almacenar el archivo completo en un almacenamiento seguro en la nube y usar un cifrado de extremo a extremo al transmitir información confidencial.
- Si el contribuyente firma y envía documentos desde dispositivos móviles, como Android, debe confirmar que el PDF final es claro y completo, y evitar problemas de flujo de trabajo causados por las extensiones de navegador de Chrome Web Store.
- El contribuyente debe presentar el formulario completo utilizando el método de presentación descrito por el CDTFA y conservar una copia del formulario final y la confirmación de envío para sus registros.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Un contribuyente suele incluir el nombre de una empresa en lugar de un individuo; en tales casos, el contribuyente debe incluir a un representante individual como nombre designado para evitar demoras en el procesamiento.
- A veces, un contribuyente olvida incluir un identificador representativo y el contribuyente debe constar de al menos un identificador, como un PTIN, un número de CPA o un número de Colegio de Abogados de California.
- En ocasiones, una empresa puede utilizar a un firmante no autorizado y debe asegurarse de que el firmante tiene la autoridad necesaria antes de enviar el formulario.
- En ocasiones, un contribuyente puede omitir los programas y los períodos; sin embargo, debe indicar claramente el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre el uso y cualquier impuesto especial, e incluir los períodos cubiertos.
- En ocasiones, un contribuyente puede omitir el proceso de revocación y debe indicar claramente si el nuevo CDTFA-392 reemplaza las autorizaciones anteriores para los mismos asuntos y períodos.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El CDTFA normalmente revisa la presentación para verificar que esté completa y tenga autoridad para firmarla, y el CDTFA puede solicitar documentación adicional si hay problemas de representación. Tras la aceptación, el CDTFA registra la autorización, lo que permite al representante analizar la cuenta del contribuyente, recibir copias de la correspondencia y abordar las respuestas a las auditorías o notificaciones dentro del ámbito otorgado.
El contribuyente sigue siendo responsable de sus obligaciones tributarias incluso cuando un representante se ocupa de las comunicaciones. Si el contribuyente adeuda un saldo, el CDTFA puede aplicar multas y tasas de interés según las normas aplicables. La función del representante es ayudar a gestionar el proceso, no transferir la responsabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Se puede designar a más de un representante en el mismo formulario?
Un contribuyente puede designar a más de un representante si el formulario proporciona espacio o si el contribuyente adjunta páginas adicionales que identifiquen claramente a cada representante.
¿El CDTFA-392 permite al representante presentar declaraciones y realizar pagos en línea?
El CDTFA-392 autoriza la representación en asuntos tributarios; sin embargo, los permisos de presentación y pago electrónicos pueden requerir pasos de acceso separados o autorizaciones adicionales, como el CDTFA-91-B, para los servicios electrónicos.
¿Puede el contribuyente limitar lo que puede hacer el representante?
El contribuyente puede limitar la autoridad eligiendo una autorización específica y restringiendo acciones como extender los períodos legales o delegar autoridad como delegado externo.
¿Puede el contribuyente revocar un poder notarial y reemplazarlo?
Un contribuyente puede revocar las autorizaciones anteriores presentando un nuevo CDTFA-392 y utilizando la sección del proceso de revocación para reemplazar los poderes anteriores para los mismos asuntos y períodos.
¿Qué registros deben conservarse después de la presentación?
El contribuyente debe conservar una copia del formulario firmado, la prueba de presentación y los registros de respaldo, como un libro mayor, un plan de cuentas, la documentación del certificado de reventa y cualquier correspondencia de auditoría relacionada con la declaración de impuestos sobre las ventas y el uso.