La representación legal adecuada puede reducir el riesgo y mejorar los resultados cuando se trata de problemas tributarios complejos en Texas. Ya sea que gestionen auditorías, respondan a avisos o busquen una exención de las multas, los contribuyentes a menudo se benefician al designar a alguien para que actúe en su nombre.
El Formulario de poder notarial tributario de Texas permite a las personas o empresas autorizar a un representante calificado a comunicarse con el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. El formulario otorga permiso para acceder a registros confidenciales, presentar informes y resolver disputas bajo las instrucciones del contribuyente.
Es esencial usar el formulario correcto (el formulario 01-137). Presentar una versión incorrecta puede impedir que su agente obtenga información o retrasar la presentación de documentos importantes. Esta guía explica cómo completar, enviar y administrar este documento vital.
El formulario de poder notarial tributario de Texas es un documento legal que permite al contribuyente autorizar a otra persona o entidad a actuar en su nombre en asuntos tributarios ante el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. Este representante puede ser un abogado tributario, un contador público certificado, un agente registrado o cualquier otra persona calificada en la que el contribuyente confíe para gestionar asuntos financieros y legales delicados.
A diferencia de los poderes notariales generales que se utilizan para fines legales o financieros más amplios, este formulario está diseñado explícitamente para situaciones relacionadas con los impuestos en Texas. Permite al agente designado recibir información tributaria confidencial, responder a las auditorías, presentar declaraciones y representar al contribuyente durante las disputas o audiencias. Los poderes otorgados a través de este formulario tienen un alcance y una duración limitados y el contribuyente puede personalizarlos.
El formulario de poder notarial tributario de Texas es esencial cuando los contribuyentes desean ayuda profesional para navegar por los procesos tributarios estatales. Es beneficioso para las empresas que confían en los servicios tributarios de terceros para garantizar el cumplimiento oportuno y la resolución efectiva de cualquier problema con la oficina del contralor.
La correcta cumplimentación y presentación de este formulario garantiza a los contribuyentes que su representante posee la autoridad legal para hablar y actuar en su nombre. Al mismo tiempo, la oficina del contralor se asegura de que está tratando con una parte autorizada al intercambiar información confidencial o tomar decisiones relacionadas con los impuestos.
Un formulario de poder notarial es un documento legal que otorga a una persona, conocida como agente o apoderado, la autoridad para actuar en nombre de otra persona, conocida como director. Estos formularios se suelen utilizar para gestionar las decisiones esenciales cuando el director está ausente, incapacitado o prefiere delegar la autoridad en un representante de confianza.
Los formularios de los abogados pueden cubrir varias responsabilidades, desde administrar las finanzas y tomar decisiones de atención médica hasta gestionar transacciones legales. El alcance de la autoridad depende del tipo de poder notarial y del lenguaje incluido en el documento. Por ejemplo, un poder notarial médico permite a un agente tomar decisiones sobre la atención médica, mientras que un poder notarial general suele incluir una amplia autoridad sobre asuntos financieros y legales.
El formulario de poder notarial tributario de Texas es un tipo especializado de formulario de abogado. A diferencia de los poderes notariales generales o médicos, este formulario se usa únicamente para asuntos relacionados con el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. Permite al agente recibir información tributaria confidencial, archivar documentos y representar al contribuyente en auditorías, apelaciones y otros procedimientos administrativos.
Comprender el propósito más amplio de los formularios de abogados ayuda a los contribuyentes a reconocer el papel limitado pero esencial del poder notarial tributario de Texas. No tiene la intención de otorgar una autoridad absoluta sobre todos los aspectos de la vida financiera de una persona. En cambio, proporciona un mecanismo legal específico para manejar las responsabilidades tributarias dentro del alcance de la ley estatal de Texas.
La ley de Texas reconoce varios tipos de poderes notariales, cada uno adaptado a un propósito específico. Comprender estas distinciones es esencial a la hora de elegir el documento correcto para sus necesidades.
El poder notarial general otorga al agente una amplia autoridad para administrar asuntos legales y financieros, lo que incluye administrar cuentas bancarias, realizar transacciones y vender propiedades.
Sigue siendo válido incluso si el director queda incapacitado, lo que lo hace útil para la planificación a largo plazo.
También conocidas como instrucciones anticipadas, autorizan a una persona a tomar decisiones médicas en nombre del director si no puede actuar por sí misma.
La autoridad del agente se limita a acciones específicas, como presentar declaraciones de impuestos estatales o responder a una sola auditoría.
Es similar a un formulario limitado, pero se usa a menudo para eventos únicos, como la firma de documentos legales durante el cierre de una propiedad inmobiliaria.
En la mayoría de los casos, estos documentos deben estar firmados, fechados y ejecutados de acuerdo con la ley de Texas para que sean legalmente vinculantes.
El formulario de representante tributario de Texas, el formulario 01-137, se usa cuando un contribuyente quiere autorizar a otra persona a que lo represente ante el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. Esta representación es esencial en diversas situaciones relacionadas con los impuestos en las que se necesita orientación profesional o autoridad legal para gestionar el asunto de manera eficaz y cumplir con los requisitos estatales.
Cuando la oficina del contralor inicia una auditoría, contar con un representante ayuda a garantizar que toda la documentación se maneje correctamente y que los derechos de los contribuyentes estén protegidos durante todo el proceso de auditoría. El formulario otorga al representante la autoridad para comunicarse con los auditores y presentar los registros en nombre del contribuyente.
Si un contribuyente adeuda impuestos atrasados y necesita negociar un plan de pago, un representante autorizado puede hablar directamente con el personal de cobros de la Contraloría. Pueden proponer condiciones, revisar los saldos de las cuentas y cumplir con los plazos.
Las solicitudes de reembolso relacionadas con el pago excesivo de impuestos de Texas pueden volverse complejas, especialmente cuando se trata de documentación o argumentación legal. El representante nombrado en el formulario de la POA puede encargarse del proceso, proporcionar materiales de apoyo y comunicarse con el estado.
Un representante puede participar en las audiencias administrativas si un contribuyente impugna una determinación o multa tributaria. Esto incluye solicitar una redeterminación, asistir a las reuniones previas a la audiencia y discutir durante los procedimientos de un caso impugnado.
Las empresas que subcontratan el cumplimiento tributario a una CPA o un servicio tributario deben presentar el formulario 01-137 para que esa empresa pueda presentar declaraciones, recibir avisos y resolver problemas de cuenta con la oficina del contralor.
Durante las fusiones, adquisiciones o cierres de empresas, es posible que un representante fiscal deba presentar solicitudes de liquidación de impuestos, liquidar pasivos o responder a consultas de auditoría. El formulario 01-137 garantiza que el representante tiene la autoridad legal para actuar durante estas transiciones delicadas.
El formulario es beneficioso cuando los contribuyentes carecen del tiempo, el conocimiento o la capacidad para gestionar procesos tributarios complejos. Garantiza que un agente competente pueda actuar de manera eficiente y legal en nombre del contribuyente, lo que reduce el riesgo de demoras, sanciones o falta de comunicación con la oficina del contralor.
El formulario 01-137, titulado Poder notarial limitado, es el documento oficial emitido por el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. Permite a los contribuyentes nombrar representantes para que actúen en su nombre en asuntos tributarios. Este representante puede ser una persona física o una entidad comercial, como una firma de contabilidad o una oficina de abogados. El formulario está diseñado específicamente para cuestiones tributarias estatales y otorga solo los poderes enumerados explícitamente por el contribuyente al completar el documento.
A diferencia de los formularios de abogado más amplios, el formulario 01-137 tiene un alcance y una aplicabilidad limitados. No cubre asuntos financieros personales, cuestiones tributarias federales ni acciones legales fuera de la jurisdicción del contralor. Su único propósito es permitir que el agente designado interactúe con la oficina del contralor para tipos y horarios de impuestos específicos, como se indica en el formulario.
La autoridad otorgada mediante el formulario 01-137 puede incluir la capacidad de recibir y revisar registros tributarios confidenciales, responder a auditorías, presentar solicitudes de reembolso, presentar informes y declaraciones de impuestos y representar al contribuyente en procedimientos administrativos, como audiencias de redeterminación o reembolso. El contribuyente puede elegir cuál de estas facultades conceder marcando las casillas correspondientes del formulario. También pueden limitar el acceso a impuestos específicos, como el impuesto sobre las ventas, el impuesto sobre las franquicias o el impuesto a la producción de petróleo crudo y gas natural, y pueden definir los períodos de presentación de informes cuando corresponda.
La Contraloría de Cuentas Públicas de Texas exige que el Formulario 01-137 se complete en su totalidad y se presente antes de que el agente pueda acceder a la información tributaria o actuar en nombre del contribuyente. Si en su lugar se presenta un formulario federal como el 2848 del IRS, no se aceptará. Solo se considera autorización válida el formulario 01-137, específico para cada estado, u otro documento que cumpla con los requisitos de la sección 111.023 del Código Tributario de Texas.
Entender lo que autoriza este formulario (y lo que no) es esencial para evitar errores de comunicación, demoras o el rechazo del formulario durante los procesos tributarios clave.
El formulario 01-137 puede ser utilizado por una amplia gama de contribuyentes en Texas, incluidos individuos, empresas, sucesiones y fideicomisos. Cualquier contribuyente que interactúe con la Contraloría de Cuentas Públicas de Texas y necesite que un tercero administre o represente sus asuntos tributarios estatales puede presentar este formulario. El documento otorga autoridad legal al agente designado, lo que le permite actuar dentro de los poderes especificados por el contribuyente.
Para los contribuyentes individuales, el formulario puede completarlo y firmarlo la persona cuyos asuntos tributarios estén involucrados. Los funcionarios o empleados autorizados deben firmar el formulario en el caso de las entidades comerciales, como corporaciones, sociedades o sociedades de responsabilidad limitada. Esta categoría incluye a las personas cuyas funciones laborales implican gestionar las interacciones de la empresa con el contralor, como un controlador, un director financiero o un administrador de impuestos.
Además de los funcionarios y empleados, una empresa puede autorizar a otra persona a firmar el formulario, siempre que esa persona tenga autoridad legal en virtud de los documentos que rigen la entidad. Si lo firma una persona que no es un funcionario, adjunte una prueba de autoridad, como una resolución o una carta de delegación.
Los albaceas, administradores y fideicomisarios pueden usar el formulario para representar sucesiones y fideicomisos. Estas personas deben poder demostrar su función fiduciaria mediante los documentos legales apropiados, como una orden judicial o un acuerdo de fideicomiso.
Es importante tener en cuenta que la persona que firme el formulario 01-137 debe certificar que tiene la autoridad para hacerlo. Reclamar falsamente la autoridad o no proporcionar las pruebas necesarias puede provocar que el formulario se rechace o retrase. Además, solo se puede asignar un representante para cada asunto específico, a menos que el formulario designe a una empresa, en cuyo caso varias personas de esa empresa pueden actuar bajo la misma autorización.
Completar el formulario 01-137 con precisión es esencial para evitar demoras, rechazos o accesos no autorizados. A continuación encontrará una guía paso a paso correspondiente a las secciones del formulario.
Incluya el nombre legal completo del contribuyente y el número de contribuyente de Texas de 11 dígitos. Indique el nombre completo, la relación y los detalles de contacto del agente.
Especifique la naturaleza de la relación, como «contador público», «abogado fiscal», «agente inscrito» o «consultor empresarial». Esto ayuda a la oficina del contralor a entender el contexto de la representación.
Identifique qué asuntos tributarios de Texas está autorizado a manejar el agente. Algunos ejemplos comunes son el impuesto sobre las ventas y el uso, el impuesto de franquicia, el impuesto sobre los vehículos motorizados o el impuesto a la producción de petróleo crudo y gas natural. Use un lenguaje específico; las descripciones genéricas pueden limitar el alcance del acceso del agente.
Esta sección es opcional para la mayoría de los tipos de impuestos, pero es obligatoria si el formulario otorga acceso a la información tributaria sobre la producción de petróleo crudo o gas natural. Introduzca los períodos de presentación de informes específicos utilizando el formato requerido (YYMM para los informes mensuales o YYM para los informes anuales). Si se deja en blanco, se puede denegar el acceso a estos tipos de impuestos especializados.
Use la sección de casillas de verificación para indicar lo que el representante está autorizado a hacer. Las opciones incluyen:
Dependiendo de la autoridad que desee otorgar, puede marcar una, algunas o todas las casillas.
Marque las casillas para ver las acciones específicas que puede tomar el agente, como recibir información de auditoría o enviar declaraciones. Introduzca las fechas de inicio y finalización de la autorización concedida.
Si una persona que no es un empleado o un funcionario firma para una empresa, debes demostrar que está legalmente autorizado a hacerlo. Esto puede incluir resoluciones, cartas de autorización u órdenes judiciales.
Una vez que se complete y firme el formulario 01-137, debe enviarse al Contralor de Cuentas Públicas de Texas para que la autorización entre en vigor. El contralor acepta el formulario a través de varios canales, y el método que elija puede depender de la urgencia del asunto o del tipo de impuesto de que se trate.
El formulario se puede enviar por correo, fax, correo electrónico o como parte de un proceso de presentación en línea, pero solo en contextos específicos. Para la mayoría de los contribuyentes, basta con enviar por correo o correo electrónico un PDF firmado del formulario. Si el formulario se incluye en una presentación más grande (como una solicitud de reembolso), se puede cargar a través del portal web correspondiente.
Para el envío por correo, envíe el formulario completo a:
Contralor de Cuentas Públicas de Texas
Apartado de correos 13528
Estación Capitol
Austin, Texas 78711-3528
Si utilizas un servicio de mensajería o entrega, la dirección física es:
Contralor de Cuentas Públicas de Texas
111 E. 17th Street
Austin, Texas 78774
Si lo presenta por fax, se recomienda que primero se comunique con la oficina del contralor al 1-800-252-5555 para confirmar el número de fax apropiado para su tipo de impuesto específico. Si bien se aceptan envíos por fax, la falta de un número específico en el formulario puede provocar demoras si se envía de forma incorrecta.
Para el envío de correos electrónicos, se utilizan diferentes direcciones según el contexto:
Cuando envíe el formulario por correo electrónico, adjunte una copia en PDF firmada e incluya información de identificación en el asunto, como el nombre y el número del contribuyente. Asegúrese de que el archivo sea legible, esté completo y esté dentro de los límites de tamaño de archivo impuestos por su servicio de correo electrónico.
En casos limitados, el formulario 01-137 puede presentarse electrónicamente a través del formulario web de solicitud de reembolso de Texas u otras plataformas específicas para impuestos que permitan cargar documentos. Sin embargo, no existe un portal web independiente exclusivamente para presentar el formulario 01-137.
Para evitar demoras en el procesamiento, guarde una copia del formulario para sus registros y considere solicitar una confirmación de recepción si lo envía por correo electrónico o fax. Puede elegir el correo certificado con acuse de recibo para confirmar la entrega cuando envíe el formulario por correo. Si bien el contralor no suele proporcionar una confirmación formal del procesamiento, si su representante interactúa satisfactoriamente (por ejemplo, si obtiene acceso a su cuenta) indica que se ha aceptado la POA.
Es posible que un contribuyente deba revocar o modificar su formulario de poder notarial de Texas si su representante cambia, una relación comercial termina o la autorización ya no es necesaria. El formulario 01-137 no contiene una casilla de verificación para la revocación, por lo que el contribuyente debe tomar una medida deliberada para anular o reemplazar la autorización. A continuación se detallan los métodos aceptables para revocar o modificar un formulario de POA de Texas presentado anteriormente.
El contribuyente puede redactar y presentar una carta de revocación por escrito que incluya:
Esta carta se puede enviar a la oficina correspondiente del Contralor de Texas por correo, fax o correo electrónico.
La presentación de un formulario 01-137 nuevo y completo para el mismo tipo y período de impuestos revoca automáticamente cualquier formulario de POA anterior que cubra esos mismos asuntos. Este es el método de revocación más común y eficiente, especialmente cuando se nombra a un nuevo representante.
En el caso de los POA relacionados específicamente con los impuestos a la producción de petróleo crudo o gas natural, el contralor acepta la revocación por correo electrónico. Los contribuyentes deben enviar la solicitud de revocación a congtax@cpa.texas.gov. El correo electrónico debe incluir todos los detalles relevantes que identifiquen al contribuyente y al agente.
Si la revocación se refiere a un caso impugnado o a una audiencia administrativa, el contribuyente o el nuevo representante pueden notificárselo al contralor enviando un correo electrónico a audit.processing@cpa.texas.gov. Esto permite un cambio en la representación mientras el procedimiento está en curso.
La revocación entra en vigor una vez que el contralor procesa la solicitud. Sin embargo, es posible que el agente anterior aún pueda acceder a la información del contribuyente hasta que la revocación esté oficialmente en vigor. En caso de asuntos urgentes o inquietudes sobre el acceso no autorizado, se recomienda a los contribuyentes que llamen directamente al contralor para confirmar la revocación o agilizar la tramitación.
Presentar el formulario 01-137 puede parecer sencillo, pero incluso los pequeños errores pueden provocar demoras, rechazos o problemas de acceso no autorizado. La oficina del Contralor de Texas tiene requisitos estrictos y no cumplirlos puede impedir que su representante actúe en su nombre. A continuación se presentan algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos.
Uno de los errores más frecuentes es presentar el formulario 2848 del IRS en lugar del formulario 01-137 de Texas. Si bien el formulario 2848 del IRS se usa para asuntos tributarios federales, no es válido para ninguna transacción tributaria estatal con el Contralor de Texas. Solo el Contralor de Texas aceptará el formulario 01-137 o un sustituto que cumpla con la sección 111.023 del Código Tributario de Texas.
El número de contribuyente de Texas de 11 dígitos es obligatorio para identificar la cuenta del contribuyente. Presentar el formulario sin este número (o usar un EIN o SSN federal en su lugar) puede provocar demoras en el procesamiento o el rechazo.
El formulario 01-137 incluye una sección con casillas de verificación que permiten al contribuyente elegir poderes específicos para otorgarle al agente. No marcar ninguna casilla puede invalidar el formulario o limitar el acceso del representante.
El formulario debe estar firmado y fechado por el contribuyente o un funcionario autorizado. Si la firma no tiene fecha, el formulario será rechazado. El contralor también exige que la fecha de la firma no tenga más de 12 meses desde el momento de la presentación.
Si el formulario está firmado por alguien que no sea un funcionario, socio o empleado de una empresa que cotiza en bolsa, se debe adjuntar la documentación de respaldo. Esto incluye la prueba de la autoridad del firmante en virtud de los documentos rectores de la organización.
El Contralor de Texas actualiza periódicamente el formulario 01-137. Los contribuyentes siempre deben descargar la versión actual del sitio web oficial en lugar de utilizar copias guardadas o plantillas de años anteriores.
Al autorizar el acceso a los datos tributarios del petróleo crudo o el gas natural, el formulario requiere períodos de presentación de informes específicos en un formato prescrito. Si deja esta sección en blanco o si se le da un formato incorrecto, el acceso será limitado o denegado.
Enviar el formulario con datos de contacto antiguos o inexactos del agente puede retrasar la comunicación e impedir una representación efectiva. Asegúrese de que todas las direcciones, números de teléfono y correos electrónicos estén actualizados y escritos de forma clara.
Revisar el formulario minuciosamente antes de enviarlo y seguir atentamente las instrucciones puede evitar estos errores y garantizar la aceptación oportuna por parte de la oficina del contralor.
Una vez que el Formulario 01-137 se firma y se presenta al Contralor de Cuentas Públicas de Texas, se convierte en una autorización legalmente vinculante entre el contribuyente y el agente designado. Este estatus legal otorga al agente la autoridad para actuar dentro de los límites específicos definidos en el formulario, a partir de la fecha de entrada en vigor proporcionada por el contribuyente.
El agente debe actuar de acuerdo con los poderes otorgados y no puede exceder la autoridad especificada en el formulario. Por ejemplo, si el formulario solo permite al agente recibir información confidencial pero no firmar declaraciones de impuestos, el agente no puede presentar documentos legalmente en nombre del contribuyente. Es responsabilidad del director asegurarse de que la autoridad otorgada sea apropiada y esté claramente indicada.
El poder notarial permanece en vigor hasta que venza en una fecha designada o hasta que se revoque formalmente por escrito. Si no aparece ninguna fecha de vencimiento en el formulario, la POA continúa indefinidamente a menos que se revoque. Es importante tener en cuenta que el poder notarial termina automáticamente al fallecer el contribuyente. En ese momento, el agente ya no tiene autoridad legal para actuar, y cualquier asunto pendiente debe ser manejado por un representante designado por el tribunal o un administrador patrimonial.
Los contribuyentes deben revisar cuidadosamente el formulario antes de firmarlo, así como confirmar que su representante comprende sus responsabilidades y límites. La decisión de autorizar a un agente debe tomarse con cuidado, ya que el agente tendrá acceso a información fiscal y financiera confidencial. Si es necesario hacer cambios después de enviar el formulario, el contribuyente debe seguir los procedimientos de revocación o modificación descritos por la oficina del contralor.
Un formulario 01-137 bien preparado y presentado correctamente ofrece claridad y protección tanto al contribuyente como al agente, lo que garantiza una interacción fluida con las autoridades tributarias estatales.
En la mayoría de los casos, un poder notarial deja de tener efecto legal una vez que el principal fallece. Esto significa que el agente ya no tiene autoridad para acceder a los registros tributarios, presentar formularios o tomar cualquier otra decisión en nombre del principal. Además, el abogado termina su función inmediatamente después de la muerte del director, a menos que haya sido designado por separado para administrar el patrimonio mediante un testamento o un procedimiento judicial. Un poder notarial no transfiere los derechos de herencia o venta de bienes, a menos que esas acciones se autoricen explícitamente antes de que el documento quede nulo. También es importante distinguir entre las diferentes formas de POA. Un poder notarial especial puede limitarse a una sola transacción, como la autorización para vender una propiedad, mientras que otros formularios pueden abarcar decisiones financieras o médicas más amplias. En la mayoría de los casos, el contribuyente debe considerar si quiere que el agente actúe solo en situaciones limitadas o con un control más amplio sobre los asuntos tributarios y patrimoniales.
No, el formulario 01-137 se usa solo para asuntos tributarios estatales de Texas ante el Contralor de Cuentas Públicas de Texas. No autoriza la representación ante el Servicio de Impuestos Internos ni ante ninguna agencia federal.
El Contralor de Texas no aceptará los formularios de poderes notariales federales o generales para asuntos tributarios estatales. La presentación de un formulario incorrecto puede provocar que se niegue el acceso a su representante y podría retrasar la presentación de solicitudes o respuestas importantes.
Sí, el formulario incluye un campo opcional para especificar una fecha de caducidad. Si no se ingresa ninguna fecha, la autorización permanecerá en vigor hasta que el contribuyente la revoque por escrito.
La oficina del contralor no envía la confirmación de aceptación. Sin embargo, si su representante autorizado puede acceder a su cuenta o recibir información de la oficina, eso normalmente indica que el formulario se ha procesado correctamente.
Puede autorizar a una empresa (con varios agentes), revocar una POA anterior mediante la presentación de un nuevo formulario o una revocación por escrito y actualizar a su representante según sea necesario. El formulario no requiere certificación notarial, pero debe estar firmado y fechado correctamente.
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