Sanciones tributarias sobre la nómina en Nueva York: guía completa sobre los riesgos de cumplimiento y recaudación de impuestos laborales

Los empleadores de Nueva York se enfrentan a desafíos únicos en lo que respecta al cumplimiento de los impuestos sobre la nómina porque tienen que cumplir con las normas federales y estatales y se enfrentan a severas sanciones por errores. El doble sistema de aplicación de la ley plantea riesgos importantes, que pueden conducir a la responsabilidad personal, la confiscación de activos y la presentación de cargos penales para los propietarios de empresas que gestionan de manera inadecuada sus responsabilidades tributarias laborales. Los empleadores de Nueva York se enfrentan a una supervisión rigurosa tanto por parte de Servicio de Impuestos Internos y el Departamento de Impuestos y Finanzas del Estado de Nueva York, lo que hace que los errores de cumplimiento sean extremadamente costosos.

Los sistemas de cumplimiento federales y estatales funcionan de manera independiente, pero a menudo coordinan las iniciativas de recaudación, lo que crea una compleja red de posibles consecuencias para los empleadores que no pagan o depositan impuestos. Los propietarios de empresas que no pagan los impuestos sobre la nómina corren el riesgo de embargos tributarios federales, gravámenes sobre las cuentas bancarias y la devastadora multa por recuperación de fondos fiduciarios, que responsabiliza personalmente a las partes responsables. A los pocos meses del incumplimiento, estas medidas coercitivas pueden arruinar las finanzas personales y empresariales.

Esta guía detallada explica las multas, las auditorías y los riesgos de cobro de impuestos sobre la nómina que los empleadores de Nueva York deben conocer para proteger sus negocios y bienes personales. Para ayudar a los empleadores a cumplir con las complejas leyes tributarias, examinamos los impuestos federales sobre la nómina, las obligaciones específicas de cada estado, las estructuras de penalización, las estrategias de respuesta y las opciones de resolución.

Comprender las obligaciones tributarias sobre la nómina

Los empleadores de Nueva York deben cumplir con los requisitos de doble cumplimiento que crean obligaciones superpuestas y múltiples riesgos de penalización. La complejidad de administrar las responsabilidades tributarias laborales federales y estatales requiere prestar especial atención a los cronogramas de depósitos, los plazos de presentación y los requisitos de presentación de informes, que cambian según el tamaño de la empresa y los montos de nómina.

Requisitos de impuestos federales sobre la nómina

Los impuestos federales sobre el empleo incluyen varios componentes que los empleadores deben retener, depositar e informar de acuerdo con los estrictos cronogramas establecidos por el IRS.

• Obligaciones de retención del impuesto sobre la renta: Los empleadores deben retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de los empleados según las elecciones del formulario W-4 y depositar estas cantidades de acuerdo con el cronograma asignado. La multa por no depositar se aplica cuando los empleadores no cumplen con estos plazos críticos.
  
  
• Responsabilidades tributarias de la FICA: Los impuestos del Seguro Social y los impuestos de Medicare exigen contribuciones equivalentes del empleador que dupliquen la carga tributaria total en comparación con los montos retenidos de los salarios de los empleados. Los impuestos de la FICA no pagados son los que provocan las medidas de recaudación más severas porque representan los impuestos depositados en fondos fiduciarios para los empleados.
  
  
• Requisitos del impuesto federal de desempleo: El impuesto federal de desempleo se aplica a los primeros 7 000$ del salario anual por empleado y exige depósitos trimestrales cuando el pasivo supera los 500$. Los empleadores muy pequeños pueden reunir los requisitos para presentar una declaración anual, pero aun así se enfrentan a multas por depósito atrasado por no hacer los pagos.
  
  
• Obligaciones de presentación de formularios: Las declaraciones de impuestos sobre el empleo, incluidos los informes trimestrales del formulario 941 y las declaraciones anuales de la FUTA del formulario 940, deben presentarse a tiempo, incluso cuando no se adeude ningún impuesto. La presentación tardía genera multas automáticas que se acumulan mensualmente hasta que se presenten las declaraciones.

Requisitos de impuestos sobre la nómina del estado de Nueva York

Las obligaciones tributarias laborales del estado de Nueva York incluyen requisitos de retención específicos para cada estado e impuestos locales únicos que crean cargas de cumplimiento adicionales para los empleadores.

• Retención del impuesto estatal sobre la renta: Nueva York exige la retención de los salarios de los empleados en función de las deducciones estatales y las tablas impositivas que difieren de los requisitos federales. Los impuestos sobre la renta no pagados que se retienen a los empleados se convierten en obligaciones de fondos fiduciarios que generan responsabilidad personal para las partes responsables.
  
  
• Obligaciones fiscales locales: La ciudad de Nueva York y Yonkers imponen impuestos sobre la renta adicionales que los empleadores deben retener y remitir por separado de las obligaciones estatales. Estos impuestos locales crean múltiples calendarios de depósito y requisitos de presentación de informes que complican los esfuerzos de cumplimiento.
  
  
• Seguro de desempleo e invalidez: El seguro estatal de desempleo y el seguro de incapacidad temporal exigen contribuciones del empleador y deducciones de los empleados que deben declararse en el formulario NYS-45. La falta de estos pagos afecta la elegibilidad de los empleados para recibir las prestaciones y desencadena acciones estatales para cobrarlas.
  
  
• Requisitos de presentación electrónica: Nueva York exige la presentación electrónica para la mayoría de los empleadores e impone sanciones adicionales a las declaraciones en papel presentadas sin la debida autorización. El estado supervisa activamente el cumplimiento de los requisitos de presentación electrónica y establece sanciones monetarias en caso de incumplimiento.
  
  

Sanciones clave y medidas de cumplimiento

Las multas tributarias por no pagar los impuestos laborales son algunas de las peores del código tributario porque involucran dinero que se mantiene en fideicomiso para empleados y agencias gubernamentales. Los empleadores pueden darse cuenta de los graves riesgos que conlleva no pagar los impuestos sobre la nómina a tiempo si comprenden estas estructuras de penalización.

Sanciones por impuestos federales sobre la nómina

El IRS impone sanciones cada vez mayores en función de la gravedad y la duración de las infracciones de cumplimiento, y las consecuencias más graves se reservan para las infracciones deliberadas.

• Tasas de penalización por no depositar: Los depósitos tributarios por empleo atrasados conllevan multas que van desde el 2% para los depósitos realizados con 1 a 5 días de retraso hasta el 15% para los depósitos realizados más de 10 días después de recibir la primera notificación del IRS. Estas multas se aplican al monto pendiente de pago y se acumulan rápidamente cuando las empresas se atrasan en el pago de los depósitos tributarios.
  
  
• Consecuencias de las multas por recuperación de fondos fiduciarios: La multa por recuperación del fondo fiduciario equivale al 100% de los impuestos impagos a los fondos fiduciarios y hace que las partes responsables sean personalmente responsables de los montos que no se puedan recaudar de la empresa. Esta sanción se aplica a las personas que deliberadamente no recaudan o pagan impuestos laborales, independientemente de si son propietarios de la empresa o simplemente tienen autoridad para tomar decisiones financieras.
  
  
• Riesgos de persecución penal: Los empleadores que actúan deliberadamente para evadir las obligaciones tributarias laborales se enfrentan a cargos penales que pueden resultar en hasta cinco años de prisión y multas sustanciales. El IRS remite los casos a procesos penales cuando los empleadores incumplen intencionalmente sus obligaciones tributarias o utilizan las retenciones de los empleados para otros fines comerciales.
  
  
• Poderes de ejecución de cobros: El IRS puede imponer gravámenes fiscales federales sobre los activos comerciales y personales, embargar cuentas bancarias, embargar salarios e incautar propiedades para recaudar los impuestos laborales impagos. Estas acciones de recaudación a menudo se llevan a cabo sin la aprobación de un tribunal y pueden devastar las empresas que dependen del flujo de caja para operar.

Sanciones tributarias sobre la nómina del estado de Nueva York

El estado de Nueva York impone sanciones integrales que reflejan la aplicación federal y, al mismo tiempo, añaden consecuencias específicas para cada estado en caso de incumplimiento.

• Multas por pago atrasado y presentación: Nueva York impone multas por la presentación tardía de las declaraciones de impuestos sobre el empleo y el pago tardío de las obligaciones tributarias, que se acumulan mensualmente hasta que se resuelvan. El estado también impone sanciones adicionales a los empleadores que no presenten la declaración electrónica cuando es necesario.
  
  
• Sanciones por infracción de mantenimiento de registros: Los empleadores que no mantengan registros de nómina adecuados se enfrentan a sanciones que pueden superar la obligación tributaria subyacente si se descubren infracciones durante las auditorías. Nueva York exige documentación específica sobre los salarios, las retenciones de impuestos y las confirmaciones de depósitos de los empleados, que debe conservarse durante varios años.
  
  
• Consecuencias de la notificación incorrecta: Se aplican sanciones cuando los empleadores presentan informes salariales inexactos o no clasifican correctamente a los trabajadores como empleados y no clasifican correctamente a los trabajadores como empleados frente a los contratistas independientes. Estas infracciones suelen dar lugar a auditorías exhaustivas que examinan varios períodos impositivos y pueden dar lugar a importantes obligaciones adicionales.
  
  
• Intereses cobrados por las cantidades impagadas: Nueva York cobra intereses sobre las obligaciones tributarias impagas desde la fecha de vencimiento original hasta que se recibe el pago, lo que genera costos acumulados que pueden superar la deuda tributaria original con el tiempo.

Autoridad legal detrás de las sanciones

Ciertas partes del Código de Rentas Internas (IRC) establecen las reglas para las sanciones federales. Por ejemplo, el IRC 6656 establece las reglas para las multas por no depositar, y el IRC 6672 establece las reglas para Multa por recuperación de fondos fiduciarios. La sección 685 de la Ley Tributaria de Nueva York y las normas relacionadas establecen sanciones para el estado de Nueva York. Estas reglas otorgan a las autoridades tributarias estatales mucho poder para hacer cumplir la ley.

Responder a los avisos de impuestos sobre la nómina

Recibir un aviso de impuestos sobre la nómina puede resultar abrumador, pero una acción rápida evita el aumento de las multas. Mantén la calma y responde estratégicamente dentro de los plazos establecidos.

Paso 1: Revise su aviso

Lea el aviso detenidamente y reúna sus registros para comprender qué fue lo que salió mal. Abra el aviso de inmediato e identifique los períodos impositivos, las multas y los plazos de respuesta. Calcule su responsabilidad total, incluidos los impuestos, las multas y los intereses. Reúna los registros de nómina, las declaraciones de impuestos y los estados de cuenta bancarios de los períodos mencionados para verificar su exactitud.

Paso 2: Póngase en contacto con la Agencia Tributaria

Llame a la agencia de inmediato para aclarar los detalles y explorar sus opciones. Use el número de teléfono específico que aparece en su aviso, no las líneas generales de servicio al cliente. Tenga a mano su aviso e información tributaria antes de llamar. Pregunte cómo calcularon las multas y qué opciones de resolución están disponibles, y documente los detalles de la conversación.

Paso 3: Actúe en un plazo de 30 días

Presente las declaraciones faltantes y organice los pagos para demostrar buena fe y, al mismo tiempo, evitar multas adicionales. Presente las declaraciones de impuestos sobre el empleo pendientes de inmediato, incluso si no puede pagarlas en su totalidad. Sea honesto acerca de sus finanzas y proponga condiciones de pago realistas. Haga un pago si es posible para demostrar su compromiso. Considera solicitar una reducción de la multa en situaciones con causas razonables.

Comunicarse con el IRS y el estado de Nueva York

La comunicación efectiva con las autoridades tributarias requiere preparación, profesionalismo y pensamiento estratégico para proteger sus intereses mientras se trabaja para lograr una solución. Comprender los canales de comunicación preferidos y las mejores prácticas puede mejorar significativamente sus posibilidades de obtener un trato favorable y una resolución exitosa.

Métodos de contacto

Tanto las agencias federales como las estatales ofrecen múltiples canales de comunicación diseñados para adaptarse a diferentes tipos de problemas y preferencias de los contribuyentes.

• Ventajas de la comunicación telefónica: El contacto telefónico directo permite la aclaración inmediata de los problemas y la negociación en tiempo real de las condiciones de pago o las solicitudes de reducción de multas. Usa el número específico que aparece en la notificación para comunicarte con el departamento correspondiente, en lugar de usar las líneas generales de servicio al cliente, que tal vez no tengan acceso a tu expediente.
  
  
• Beneficios por correspondencia escrita: El correo y los portales en línea seguros crean registros permanentes de sus comunicaciones y permiten explicaciones complejas que respaldan las solicitudes de reducción de multas o las posiciones en disputa. Envíe la correspondencia importante por correo certificado para confirmar la entrega y cumplir con los plazos de apelación.
  
  
• Capacidades del portal en línea: IRS.gov y los servicios en línea del estado de Nueva York brindan acceso a la cuenta, opciones de pago y mensajería segura para asuntos de rutina que no requieren atención inmediata. Estas plataformas suelen procesar solicitudes sencillas con mayor rapidez que las comunicaciones por teléfono o correo.
  
  
• Opciones de reuniones presenciales: Programe citas presenciales para casos complejos que involucren varios períodos tributarios, inquietudes relacionadas con investigaciones penales o situaciones que requieran una revisión detallada de los documentos con representantes de la agencia tributaria.

Mejores prácticas para la comunicación

La comunicación profesional, preparada y honesta genera credibilidad ante las autoridades tributarias y aumenta la probabilidad de recibir un trato favorable en las evaluaciones de multas y las acciones de cobro.

• Requisitos de preparación: Organice su aviso, números de cuenta, períodos impositivos e información financiera relevante antes de ponerse en contacto con las autoridades tributarias para maximizar la eficacia de su comunicación. Comprenda su situación financiera actual y prepárese para analizar opciones de pago realistas que pueda mantener a lo largo del tiempo.
  
  
• Estándares de comunicación profesional: Reconozca los errores honestamente sin poner excusas y, al mismo tiempo, concéntrese en su plan para resolver los problemas y prevenir problemas futuros. Evite las respuestas emocionales o el intercambio de culpas, ya que pueden dañar su credibilidad y reducir la probabilidad de que los representantes tributarios lo traten con simpatía.
  
  
• Prácticas de documentación: Mantenga registros detallados de todas las comunicaciones, incluidas las fechas, las horas, los nombres de los representantes y los acuerdos o compromisos específicos asumidos durante las conversaciones. Haga un seguimiento de los acuerdos verbales con una confirmación por escrito para evitar malentendidos que puedan complicar su caso más adelante.

Errores comunes que se deben evitar

Los errores de comunicación específicos pueden dañar su caso y limitar sus opciones de resolución, por lo que es esencial saber qué no se debe decir o hacer al tratar con las autoridades fiscales.

• Nunca mientas sobre tus finanzas: Proporcionar información financiera falsa o engañosa que pueda verificarse fácilmente mediante registros bancarios o búsquedas de activos es un grave error que elimina la mayoría de las opciones de resolución voluntaria y puede dar lugar a una investigación penal.
  
  
• No hagas promesas poco realistas: Nunca prometa pagos que no pueda realizar de manera realista, ya que el incumplimiento de los acuerdos de pago a menudo resulta en un cobro forzoso inmediato que es más difícil de detener que los esfuerzos de cobro iniciales.
  
  
• Responda siempre con prontitud: No ignore las comunicaciones de seguimiento ni incumpla los plazos acordados, ya que estos fracasos demuestran mala fe y eliminan las oportunidades de recibir un trato favorable en futuras negociaciones.
  
  

Opciones de pago y resolución

Los empleadores que tienen problemas con las obligaciones tributarias sobre el empleo tienen varias opciones para resolver el problema. Estas van desde simples extensiones de pago hasta complicados programas de liquidación que pueden reducir significativamente las obligaciones totales. Comprender estas opciones y sus requisitos de calificación permite tomar decisiones estratégicas que pueden ahorrar una cantidad sustancial de dinero y proteger los activos personales.

Opciones del IRS federal

El IRS ofrece programas de resolución integrales diseñados para recaudar impuestos sobre el empleo y, al mismo tiempo, mantener las empresas operativas siempre que sea posible.

• Programas de acuerdos de pago a plazos: Los planes de pago a corto plazo de hasta 180 días requieren una divulgación financiera mínima, mientras que los acuerdos a largo plazo permiten realizar pagos mensuales durante varios años según un análisis económico detallado. Los acuerdos de pago en cuotas mediante domiciliación bancaria reciben comisiones iniciales reducidas y demuestran un compromiso con el cumplimiento, lo que puede impedir que se tomen medidas de cobro adicionales.
  
  
• Oferta en acuerdos de compromiso: Este programa permite a los contribuyentes calificados liquidar sus obligaciones tributarias impagas por menos del monto total adeudado en función de su capacidad de pago y su potencial de ingresos futuros. Para cumplir con los requisitos es necesario cumplir con las normas de presentación de impuestos actuales, presentar información financiera completa y ofrecer ofertas de liquidación realistas basadas en las normas de recaudación del IRS que tengan en cuenta los gastos de manutención y las operaciones comerciales necesarios.
  
  
• Actualmente no está en estado de coleccionable: La suspensión temporal de las actividades de recaudación se aplica cuando los contribuyentes demuestran dificultades financieras que impiden cualquier pago significativo de sus obligaciones tributarias. Este estado requiere una documentación financiera exhaustiva y una revisión periódica para garantizar la calificación continua a medida que cambien las circunstancias económicas.
  
  
• Oportunidades de reducción de sanciones: La reducción de las multas por primera vez elimina las sanciones específicas para los contribuyentes con un historial de cumplimiento limpio, mientras que la reducción por causa razonable se aplica cuando circunstancias ajenas al control del contribuyente impidieron el cumplimiento oportuno. Documente minuciosamente su causa razonable con pruebas que demuestren la relación entre las circunstancias externas y su incumplimiento.

Opciones del estado de Nueva York

El estado de Nueva York ofrece programas de resolución similares con requisitos y procedimientos de calificación específicos para cada estado que pueden ofrecer ventajas diferentes a las de las opciones federales.

• Programas de planes de pago estatales: Nueva York ofrece solicitudes de acuerdos de pago a plazos en línea para pasivos más pequeños, mientras que las deudas más grandes requieren un análisis financiero detallado y procesos de aprobación formales. Los planes de pago estatales con frecuencia se pueden establecer con mayor rapidez que los acuerdos federales y pueden tener diferentes estándares de calificación.
  
  
• Programa Offer in Compromise de Nueva York: El programa estatal considera las ofertas de los contribuyentes que se enfrentan a la insolvencia, la condonación de la quiebra o las dificultades económicas indebidas, con límites máximos de deuda de 15 000 dólares para las solicitudes en línea. Las ofertas más grandes requieren una documentación financiera exhaustiva, que incluye tres años de declaraciones federales, 12 meses de estados de cuenta bancarios e informes crediticios actualizados.
  
  
• Factores de consideración de dificultades: Nueva York evalúa las dificultades financieras en función de los gastos de manutención necesarios, los requisitos operativos de la empresa y la capacidad del contribuyente de generar ingresos futuros para pagar los impuestos pendientes. El estado puede considerar factores como la edad, la salud, las perspectivas de empleo y las circunstancias familiares al evaluar las solicitudes por dificultades económicas.

Procesos de apelación y disputa

Las apelaciones deben presentarse dentro de plazos específicos que varían según el tipo de notificación y la jurisdicción, con audiencias federales de debido proceso de cobro disponibles para gravámenes y gravámenes, mientras que Nueva York ofrece la Oficina de Servicios de Conciliación y Mediación para disputas de responsabilidad. Comprender estos plazos y procedimientos es fundamental porque las oportunidades de apelación perdidas a menudo no se pueden restablecer una vez que vencen los plazos.

Ayuda profesional y estrategias preventivas

Los problemas complejos relacionados con los impuestos sobre el empleo a menudo requieren asistencia profesional para abordarlos con éxito y, al mismo tiempo, implementar medidas preventivas que puedan eliminar futuros problemas de cumplimiento antes de que se conviertan en costosas crisis.

Cuándo buscar ayuda profesional

Ciertas situaciones tributarias sobre el empleo son demasiado complejas y peligrosas para que los dueños de negocios las manejen solos sin correr el riesgo de responsabilidad personal y multas adicionales.

• Casos de penalización por recuperación de fondos fiduciarios: Estas evaluaciones crean una responsabilidad personal que puede destruir las finanzas y requerir una intervención profesional inmediata para preservar los derechos de apelación y desarrollar estrategias de defensa eficaces. Los profesionales de impuestos comprenden la determinación de una persona responsable y pueden impugnar las conclusiones del IRS sobre infracciones deliberadas del impuesto sobre el empleo.
  
  
• Preocupaciones de la investigación penal: Los empleadores deben contratar inmediatamente a un abogado para proteger los derechos constitucionales y evitar la autoincriminación después de recibir citaciones del gran jurado, órdenes de registro o contactos con agentes especiales. Los abogados fiscales pueden trabajar con abogados de defensa penal para crear estrategias civiles y penales integrales.
  
  
• Pasivos complejos de varios períodos: Las grandes deudas tributarias sobre el empleo que abarcan varios trimestres o años requieren un análisis sofisticado de las prioridades de pago, los problemas de prescripción y estrategias de resolución coordinadas que maximicen las opciones disponibles y minimicen los costos totales.

Tipos de profesionales que pueden ayudar

Las diferentes credenciales profesionales proporcionan diferentes niveles de experiencia y autoridad de representación que deben coincidir con la complejidad y la gravedad de sus problemas de impuestos sobre el empleo.

• Agentes y contadores públicos registrados: Estos profesionales pueden representar a los contribuyentes ante el IRS y las agencias estatales en asuntos tributarios civiles, incluidas las solicitudes de reducción de multas, los acuerdos de pago a plazos y las ofertas de compromiso. Proporcionan una representación rentable para cuestiones tributarias rutinarias sobre el empleo que no implican exposición penal ni cuestiones legales complejas.
  
  
• Abogados fiscales y abogados especializados: La representación legal se hace necesaria cuando los casos involucran evaluaciones de responsabilidad personal, riesgos de investigación penal o problemas complejos de estructura empresarial que requieren un análisis legal más allá del cumplimiento tributario. Los abogados protegen el privilegio entre abogado y cliente y pueden representar a sus clientes en procedimientos judiciales federales cuando las apelaciones administrativas no prosperan.
  
  
• Proveedores de servicios de nómina: Las compañías profesionales de nómina pueden encargarse de todas las responsabilidades tributarias laborales, como calcular las retenciones, establecer cronogramas de depósitos y preparar las declaraciones, lo que ayuda a los clientes a evitar problemas de cumplimiento. Estos servicios suelen incluir garantías de cumplimiento que protegen a los clientes de las sanciones derivadas de los errores del proveedor.

Prevención de futuros problemas de impuestos sobre la nómina

Los sistemas de cumplimiento proactivos y la supervisión regular pueden prevenir las devastadoras consecuencias de las infracciones de los impuestos laborales y, al mismo tiempo, proteger las operaciones comerciales y los activos personales. Implemente sistemas de depósito automatizados que eliminen los errores de procesamiento manual y garanticen los pagos puntuales independientemente de los cambios de personal o las interrupciones comerciales. Establezca revisiones mensuales de cumplimiento que verifiquen la exactitud de los depósitos, la preparación de las devoluciones y la integridad de los registros antes de que los problemas se conviertan en penalizaciones.

Lista de verificación final para empleadores

Utilice esta completa lista de verificación para garantizar una respuesta adecuada a las cuestiones relacionadas con los impuestos laborales y mantener un cumplimiento continuo que proteja sus activos comerciales y personales.

Acciones de respuesta inmediata:

• Requisitos de revisión de avisos: Lea detenidamente todos los avisos e identifique los períodos impositivos, los tipos de penalización y los plazos específicos.
  
  
• Obligaciones de contacto con agencias: Póngase en contacto con la agencia emisora dentro de los plazos requeridos utilizando los números de teléfono que figuran en los avisos.
  
  
• Necesidades de recopilación de documentación: Reúna los registros de nómina, las declaraciones de impuestos, las confirmaciones de depósitos y los estados de cuenta bancarios.
  
  
• Requisitos para el cálculo del pasivo: Calcule el pasivo total, incluidos los impuestos subyacentes, las multas y los intereses cobrados.

Organización de documentación y registros:

• Recopilación de registros de empleados: Recopile los registros salariales de los empleados, la documentación de retención de impuestos y los comprobantes de los depósitos de impuestos sobre el empleo.
  
  
• Organización de documentación financiera: Organice los estados financieros, los registros bancarios y los documentos que demuestren la situación financiera de su empresa.
  
  
• Documentación de causa razonable: Documente las circunstancias que impidieron el cumplimiento oportuno, incluidas las enfermedades, los desastres o los errores del asesor.
  
  
• Mantenimiento del registro de comunicaciones: Guarde copias de todas las comunicaciones con las autoridades tributarias, incluidos los registros telefónicos y la correspondencia.

Planificación de pagos y resoluciones:

• Evaluación de la capacidad de pago: Evalúe su capacidad para pagar los pasivos pendientes en su totalidad frente a los acuerdos de pago ampliados.
  
  
• Investigación del programa de resolución: Investigue los requisitos de calificación para los acuerdos de pago a plazos, las ofertas de compromiso y la situación de dificultad económica.
  
  
• Calificación para el alivio de sanciones: Determine si reúne los requisitos para recibir una reducción de la multa por causa razonable o por primera vez.
  
  
• Evaluación de la asistencia profesional: Considere las necesidades de asistencia profesional en función de la complejidad del caso y los riesgos de responsabilidad personal.

Protección continua del cumplimiento:

• Establecimiento de un sistema de prevención: Establezca sistemas para evitar futuros fallos de cumplimiento, incluidos los cronogramas de depósito automatizados.
  
  
• Implementación de tecnología: Implemente software de nómina o servicios profesionales que garanticen cálculos precisos y depósitos puntuales.
  
  
• Creación de procedimientos de seguimiento: Cree procedimientos de supervisión del cumplimiento que verifiquen la precisión de los depósitos antes de los plazos.
  
  
• Documentación sobre el esfuerzo de cumplimiento: Documente todos los esfuerzos de cumplimiento y los intentos de buena fe para cumplir con las obligaciones tributarias.

Medidas legales y de protección de activos:

• Evaluación de responsabilidad personal: Comprenda la exposición a la responsabilidad personal de las partes responsables según las normas de penalización por recuperación de fondos fiduciarios.
  
  
• Revisión de la estructura empresarial: Revise la estructura empresarial y la propiedad de los activos para minimizar la exposición personal.
  
  
• Educación responsable para las partes: Asegúrese de que todas las partes responsables comprendan sus obligaciones tributarias laborales y su posible responsabilidad.
  
  
• Preservación de pruebas: Mantenga la documentación de los esfuerzos de cumplimiento y los intentos de buena fe de cumplir con las obligaciones.
  
  

Preguntas frecuentes

¿Qué es la multa por recuperación de fondos fiduciarios y cómo afecta a los empleadores de Nueva York?

La multa por recuperación de fondos fiduciarios puede llevar personalmente a la quiebra a los propietarios y administradores de empresas cuando las empresas no pagan los impuestos sobre la nómina. Si se le considera una «persona responsable», el IRS puede reclamar el monto total adeudado por su casa, automóvil y cuentas bancarias personales. Esta multa se quedará contigo para siempre y no se puede eliminar en caso de quiebra.

¿Qué sucede si ignoro las notificaciones de impuestos sobre la nómina del IRS o del estado de Nueva York?

Ignorar estos avisos es como echar gasolina al fuego. El gobierno lo sancionará automáticamente con las sanciones máximas, impondrá gravámenes sobre su propiedad y comenzará a confiscar los activos en cuestión de semanas. Pueden vaciar las cuentas bancarias de su empresa de la noche a la mañana y cerrar sus operaciones. Es posible que se presenten cargos penales cuando continúa operando sin tener en cuenta sus obligaciones tributarias.

¿Se pueden reducir o eliminar las multas por impuestos sobre la nómina?

Sí, pero debes actuar rápido y tener razones sólidas. El IRS y Nueva York eliminarán las multas si puedes demostrar que hay una causa razonable, como una enfermedad grave, un desastre natural o un mal asesoramiento profesional. Debes presentar documentación detallada y demostrar que intentaste cumplir de buena fe y que aún tienes que pagar los impuestos subyacentes.

¿Cuánto tiempo tengo para responder a las notificaciones de impuestos sobre la nómina?

El tiempo vuela cuando se trata de avisos de impuestos, y el incumplimiento de los plazos reduce sus opciones. Los avisos de penalización por recuperación de fondos fiduciarios le dan 60 días para defenderse, mientras que la mayoría de los demás avisos permiten 30 días antes de que comiencen a embargar los activos. Nueva York tiene sus propios plazos que pueden ser diferentes. Lea cada aviso de inmediato y marque su calendario.

¿Qué formularios deben presentar los empleadores de Nueva York para cumplir con las normas?

Nueva York exige el formulario NYS-1 para la retención de impuestos y el formulario NYS-45 para la presentación de informes trimestrales. Los formularios federales incluyen el formulario 941, trimestral, y el formulario 940, anual, para los impuestos de desempleo. Si no presenta estas declaraciones, se le impondrán multas automáticas, incluso si no debe nada. La mayoría de los empleadores deben presentar la declaración electrónicamente, y el gobierno penaliza a quienes declaran en papel sin la autorización adecuada.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas prevenir los problemas de impuestos sobre la nómina en el futuro?

Configure depósitos automáticos para que los pagos se realicen sin importar si lo recuerda o no. Verifique su cumplimiento todos los meses para evitar que los problemas menores se conviertan en desastres. Considera contratar a una empresa de nómina que garantice la precisión y cubra cualquier penalización en caso de que cometan un error. Mantenga los impuestos sobre la nómina en una cuenta bancaria separada para no caer en la tentación de usar ese dinero para otros gastos.