El Servicio de Impuestos Internos (IRS) anunció a principios de noviembre de 2025 que se enfrenta a continuas demoras en los depósitos de impuestos sobre la nómina y a los atrasos en el procesamiento de los atrasos que afectan a los pagos electrónicos y a las declaraciones de impuestos trimestrales. Los empleadores de todo el país han informado sobre el estado de los pagos pendientes y han retrasado la presentación del formulario 941, lo que ha llevado al IRS y al Departamento del Tesoro a publicar una guía oficial sobre cómo gestionar las obligaciones tributarias federales durante la interrupción del servicio.
Según la declaración del IRS publicada el 12 de junio de 2025, los pagos electrónicos realizados a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) pueden tardar más de lo habitual en registrarse en las cuentas de los contribuyentes. La agencia confirmó que las instituciones financieras están recibiendo pagos, pero estos permanecen pendientes hasta que se complete una verificación adicional. Estas demoras han provocado que algunas empresas notifiquen automáticamente el vencimiento de sus saldos, incluso cuando los pagos se realizaron a tiempo.
Los funcionarios del IRS han aconsejado a los empleadores que no llamen inmediatamente después de recibir un aviso, haciendo hincapié en que el atraso es temporal. Si un pago no se registra después de 30 días, los empleadores pueden contactar a la agencia para verificar la transacción. Cualquier multa o interés agregado durante este período se eliminará automáticamente una vez que los pagos se registren correctamente.
La plataforma EFTPS sigue siendo el método oficial para presentar depósitos de impuestos federales, incluidas las retenciones de impuestos sobre la renta y los impuestos sobre el empleo. Los empleadores deben iniciar los pagos antes de las 8 p.m., hora del este, al menos un día hábil antes de la fecha de vencimiento para garantizar un procesamiento oportuno. Si no cumple con este plazo (aunque sea por unos minutos), se pueden aplicar multas por pagos atrasados, independientemente de los fondos disponibles en la cuenta bancaria de la empresa.
Los empleadores que utilizan servicios de nómina o terceros de confianza deben confirmar que cada depósito de impuestos se está iniciando correctamente con el número de identificación de su empleador. El IRS recomienda consultar EFTPS.gov o la cuenta en línea del IRS para verificar si los depósitos se han registrado antes del próximo período de nómina.
En noviembre de 2025, el IRS aún estaba procesando las presentaciones en papel del Formulario 941 (Declaración de impuestos federales trimestrales del empleador) recibidas en septiembre. Los formularios modificados no relacionados con las solicitudes de crédito de retención de empleados se tramitarán a partir de febrero de 2025. Sin embargo, las presentaciones electrónicas se siguen procesando en aproximadamente 21 días, mucho más rápido que las declaraciones en papel.
En su última actualización, el IRS informó que más de 1.1 millones de presentaciones del Formulario 941 en papel aún están pendientes de revisión, con 1.46 millones de declaraciones adicionales suspendidas debido a discrepancias en los datos o errores que requieren resolución. Estas demoras afectan a la contabilización puntual de los impuestos federales retenidos sobre la renta, los impuestos al Seguro Social y a Medicare, que los empleadores están obligados a declarar trimestralmente.
El atraso continuo ha causado dificultades a las empresas para conciliar el total de impuestos adeudados por cada trimestre calendario. Los empleadores aún deben cumplir con todos los cronogramas de depósito para los impuestos de la FICA, los impuestos de Medicare y el impuesto adicional de Medicare. No realizar los depósitos tributarios federales requeridos antes de la fecha límite puede resultar en multas, incluso mientras persistan los problemas de procesamiento.
El IRS continúa instando a la mayoría de los empleadores a que presenten electrónicamente y mantengan declaraciones de salarios e impuestos precisas para garantizar que los ingresos de los empleados se acrediten correctamente ante la Administración del Seguro Social. Los requisitos de presentación del formulario W-2 y las declaraciones informativas se mantienen sin cambios durante el año calendario 2025.
Según las regulaciones actuales de depósitos del IRS, los empleadores se clasifican como depositantes mensuales o quincenales según su período retrospectivo y el total de impuestos pagados. Los depositantes mensuales deben hacer los pagos antes del 15 del mes siguiente, mientras que los depositantes quincenales deben depositar dentro de los tres o cinco días hábiles siguientes al día de pago.
Los empleadores que acumulen una obligación tributaria de $100,000 o más en cualquier día deben depositar antes del siguiente día hábil. Estas reglas permanecen vigentes incluso cuando el IRS experimenta demoras en la publicación o interrupciones operativas. La agencia recordó a los contribuyentes que un feriado legal que extienda la fecha de vencimiento solo se aplica si tanto el IRS como la Reserva Federal están cerrados.
«Los empleadores deben seguir haciendo depósitos puntuales a través del EFTPS, incluso si la publicación de los pagos parece retrasada», dijo el IRS en su actualización de noviembre. «Todas las multas se corregirán una vez que se confirme la transacción».
Los profesionales de impuestos se hicieron eco de ese consejo y destacaron que cada presentación de pago debe estar documentada. «Las empresas deben conservar los números de confirmación de cada transacción del EFTPS», dijo Angela Carter, una profesional de impuestos certificada con sede en Illinois. «Sirven como prueba de cumplimiento si el sistema del IRS muestra un retraso temporal o si un pago se aplica incorrectamente».
Los empleadores son responsables de retener los montos correctos del impuesto federal sobre la renta, el impuesto del Seguro Social y el impuesto de Medicare de los salarios de los empleados. También deben remitir la parte que les corresponde de los impuestos de la FICA y declarar las contribuciones del empleador y del empleado cada trimestre mediante el formulario 941. Cualquier ajuste o corrección de los trimestres anteriores debe reflejarse en la presentación del trimestre siguiente.
El IRS exige que toda la información salarial e impositiva se informe a tiempo para evitar multas y garantizar que los empleados reciban el crédito adecuado por sus contribuciones. Los empleadores que utilizan métodos de presentación en papel pueden experimentar mayores demoras en el procesamiento, por lo que la presentación electrónica es la opción preferida.
Los empleadores que utilizan servicios de nómina o procesadores externos aún deben garantizar el cumplimiento de los requisitos federales de pago y presentación. Cada empresa es responsable de confirmar que su proveedor realiza los depósitos a tiempo y archiva todos los formularios de forma precisa y correcta. El IRS responsabiliza legalmente al empleador, no al servicio de nómina, por los depósitos atrasados o atrasados.
El IRS ha instado a los empleadores a ser pacientes mientras resuelven el atraso. Los pagos realizados electrónicamente eventualmente se contabilizarán y la agencia ajustará las multas o intereses que resulten de demoras internas. Los empleadores deben verificar todas las transacciones mediante EFTPS.gov y mantener un registro de cada pago presentado.
Si un depósito de impuestos sigue pendiente después de 30 días, se recomienda a las empresas que llamen a la línea de impuestos comerciales y especializados del IRS para obtener ayuda. En casos urgentes, como cuando se acerca la fecha límite para presentar la declaración de impuestos o si se les impone una multa, los empleadores pueden hacer un pago electrónico el mismo día a través de su institución financiera utilizando la hoja de trabajo del Tesoro para el contribuyente del mismo día.
Los profesionales de impuestos recomiendan llevar un registro de todos los depósitos de impuestos federales y conciliar cada transacción al final de cada trimestre calendario para garantizar que se hayan cumplido todas las obligaciones tributarias sobre el empleo.
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