Presentar los impuestos sobre la nómina puede resultar abrumador, especialmente si eres un agente de nómina que gestiona varios clientes. El Anexo R (formulario 941) es su herramienta esencial para desglosar los informes totales de impuestos sobre la nómina en asignaciones de clientes individuales. Esta guía le explica todo lo que necesita saber sobre el Anexo R para 2014 en un lenguaje sencillo.
Para qué sirve el formulario
El Anexo R (formulario 941) tiene un propósito fundamental: asigna (o divide) la información combinada de impuestos sobre la nómina que usted declara en un formulario 941 agregado entre cada uno de sus clientes individuales.
Piénselo de esta manera: si es una empresa de servicios de nómina o un agente aprobado que gestiona la nómina de cinco pequeñas empresas diferentes, debe presentar un formulario 941 agregado que muestre el total de salarios e impuestos de los cinco clientes juntos. El anexo R es el anexo obligatorio que muestra exactamente qué parte de esos totales pertenecen al cliente A, al cliente B, al cliente C, etc.
Quién debe presentar el Anexo R
Solo los agentes aprobados por el IRS que presentan los formularios 941 se suman a la sección 3504 del código tributario. Para convertirse en agente autorizado, debe haber presentado previamente el formulario 2678 (designación de agente por parte del empleador/pagador) y haber recibido la aprobación del IRS antes de presentar el Anexo R.
Si es un empleador regular que solo presenta solicitudes para sus propios empleados, no necesita el Anexo R; solo tiene que presentar el Formulario 941.
Información capturada en el Programa R
El cronograma captura siete datos clave para cada cliente:
- Número de identificación del empleador (EIN) del cliente
- Salarios, propinas y otras compensaciones
- Impuesto federal sobre la renta retenido
- Impuestos de seguro social y Medicare
- Impuestos adeudados por propinas no declaradas (avisos de la Sección 3121 (q))
- Total de impuestos después de los ajustes
- Total de depósitos y pagos realizados
Distinción importante: También debe informar la misma información para sus propios empleados (si los hay) por separado en la línea 18 del Anexo R, no solo la información de sus clientes.
Cuándo lo usaría (incluidas las presentaciones tardías o modificadas)
Presentación regular
Debe presentar el Anexo R cada trimestre junto con su Formulario 941 agregado, cumpliendo con los mismos plazos trimestrales:
Meses trimestrales cubiertos Formulario 941 Fecha de vencimiento Anexo R Fecha de vencimiento 1er trimestre enero-feb—mar30 de abril 302° trimestre Pr—mayo—jun—julio 31 de julio 313 trimestrejulio—ago—septiembre 31 de octubre 314° trimestre octubre—noviembre-diciembre 31 de enero
Si alguna fecha de vencimiento coincide con un fin de semana o un feriado legal, puede presentar la solicitud el siguiente día hábil.
Presentaciones tardías
Si descubre un error en un Anexo R presentado anteriormente o necesita presentar uno que omitió, no puede simplemente enviar un Anexo R tardío por sí solo. En su lugar, primero debe corregir el formulario 941 subyacente utilizando Formulario 941-X (Declaración trimestral de impuestos federales ajustada del empleador o solicitud de reembolso), presentada por separado de su declaración del trimestre actual.
Presentaciones modificadas
Al corregir errores en un formulario 941 agregado presentado anteriormente mediante el formulario 941-X, debe adjuntar un nuevo Anexo R que muestre las correcciones solo para los clientes afectados por el error, no para todos los clientes.
«El Anexo R (formulario 941) se completa solo para aquellos clientes que hayan presentado correcciones en el formulario 941-X». — Instrucciones del formulario 941-X de 2014
Presente cada formulario 941-X por separado; no lo adjunte al formulario 941 de su trimestre actual.
Requisito de presentación especial: Los agentes que presenten solicitudes para 1,000 o más clientes deben presentar las declaraciones en papel, a menos que las presenten electrónicamente a través de un transmisor aprobado por el IRS que utilice el sistema de archivos electrónicos modernizado.
Reglas clave para 2014
Tasas impositivas para 2014
- Tasa impositiva de la seguridad social: 6,2% cada uno para el empleado y el empleador (12,4% en total)
- Límite base salarial de la seguridad social: 117 000$ por empleado
- Tasa impositiva de Medicare: 1,45% para el empleado y el empleador (2,9% en total)
- Retención adicional de impuestos de Medicare: 0,9% sobre salarios superiores a 200 000$ (impuesto solo para empleados)
Requisito crítico de coincidencia
Los totales de la línea 19 del Anexo R (que combina las líneas 1 a 18, incluidos los datos del empleado del cliente y del agente) deben coincidir exactamente con los montos correspondientes de su formulario 941 agregado. El IRS rechazará las declaraciones que no coincidan.
Se requiere la aprobación del formulario 2678
Debe contar con la aprobación previa del IRS como agente según la sección 3504 antes de presentar el Anexo R. La aprobación proviene de la presentación del formulario 2678. La presentación sin aprobación puede ocasionar demoras o multas.
Reglas de formato numérico
No utilices comas en cantidades superiores a 999,99$ (introduce «10000,00» y no «10,000.00»).
Coherencia entre el año calendario y el trimestre
El año y el trimestre que consulte en la parte superior del Anexo R deben coincidir con su formulario 941.
Hojas de continuación
Si atiende a más de 15 clientes, utilice las hojas siguientes (página 2) y añada los subtotales en la línea 17 del formulario principal.
Instrucciones paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reúna su información
Recopile el EIN de cada cliente y sus totales de salarios, retenciones, depósitos y pagos.
Paso 2: Ingresa la información de tu empresa
Use su EIN y su nombre exactamente como en el formulario 941.
Paso 3: Marcar el año calendario y el trimestre
Asegúrese de que coincida con el formulario 941 adjunto.
Paso 4: Asignar la información del cliente (líneas 1 a 15)
Complete una línea por cliente:
- (a) El EIN del cliente
- (b) Salarios, propinas y otras compensaciones
- (c) Impuesto federal sobre la renta retenido
- (d) Impuestos del Seguro Social y Medicare
- (e) Impuesto de la Sección 3121 (q) sobre las propinas no declaradas
- (f) Total de impuestos después de los ajustes
- g) Total de depósitos y pagos
Paso 5: Calcular los subtotales de los clientes (línea 16)
Paso 6: Agregar los totales de la hoja de continuación (línea 17)
Paso 7: Denuncie a sus propios empleados (línea 18)
Paso 8: Calcular los totales generales (línea 19)
Los totales deben coincidir con las partidas del formulario 941.
Paso 9: Compruebe dos veces si hay errores
Asegúrese de que todos los totales coincidan antes de enviarlos.
Paso 10: Adjuntar y archivar
Engrapa el Anexo R y presénalo con el Formulario 941 antes de la fecha límite.
Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: Los totales no coinciden con el formulario 941
Cómo evitar: Verifique el total de cada columna en la línea 19 con el formulario 941 antes de presentarla.
Error #2: Olvidarse de denunciar a los empleados del propio agente
Cómo evitar: Confirme que la línea 18 incluya los datos de nómina de su empresa.
Error #3: Usar comas en números grandes
Cómo evitar: Ingresa los números como «10000,00» y no como «10,000.00».
Error #4: Trimestre o año que no coinciden
Cómo evitar: Confirme que ambos formularios muestren el mismo trimestre y año.
Error #5: Presentar sin la aprobación del formulario 2678
Cómo evitar: Presente el formulario 2678 con anticipación y espere la aprobación del IRS.
Error #6: Incluir a todos los clientes en un Anexo R modificado
Cómo evitar: Incluya solo a los clientes afectados por las correcciones en el formulario 941-X.
Error #7: EIN incorrecto en la parte superior
Cómo evitar: Usa tu EIN (el de tu agente) en la parte superior; los EIN de los clientes van en la columna (a).
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento inmediato (60 a 90 días)
El IRS compara los totales del Anexo R con los del Formulario 941 y verifica la consistencia de los depósitos. Los formularios que no coinciden activan las notificaciones del IRS en un plazo de 60 a 90 días.
Asignación de cuentas de cliente
El IRS publica los datos del Anexo R en la cuenta del empleador de cada cliente para garantizar una acreditación precisa de los salarios y los impuestos.
Conciliación de fin de año
El IRS compara los cuatro Formularios 941 trimestrales con las presentaciones W-2 para garantizar la coherencia.
Evaluación de penalizaciones
Entre las posibles sanciones se incluyen las siguientes:
- Falta de presentación: 5% por mes (hasta un 25%)
- Falta de depósito: del 2 al 15% en función de la demora
- Relacionado con la precisión: 20% por negligencia
Puede evitar la mayoría de las multas si presenta el formulario 941-X a tiempo para corregir los errores.
Reembolsos y créditos
Los reembolsos generalmente se procesan en un plazo de 6 a 12 semanas; los créditos se aplican a la declaración del próximo trimestre.
Registros a largo plazo
Guarde todos los registros del Anexo R durante al menos 4 años. El IRS conserva los datos durante al menos 3 años.
Preguntas frecuentes
Q1: Tengo 18 clientes. ¿Necesito tres páginas del Anexo R?
Sí Utilice la página principal para 15 clientes y las hojas de continuación para el resto. Combine los totales en la línea 17.
Pregunta 2: ¿Puedo presentar el Anexo R electrónicamente o debe ser en papel?
Cualquiera de los dos está permitido para 2014. Los agentes con más de 1000 clientes deben presentar sus documentos en papel, a menos que utilicen un transmisor de archivos electrónicos aprobado por el IRS.
Tercer trimestre: Un cliente cerró su negocio a mediados del trimestre. ¿Cómo puedo denunciar?
Informe los salarios normalmente de ese trimestre. El cliente debe presentar su propio formulario 941 final por separado.
Cuarto trimestre: No declaré los salarios de un cliente el trimestre pasado. ¿Qué debo hacer?
Presente el formulario 941-X para ese trimestre con un nuevo Anexo R que muestre solo las correcciones del cliente afectado.
Q5: ¿Envío los formularios W-2 a los empleados de los clientes?
Por lo general, los clientes manejan sus propios formularios W-2, a menos que su contrato de agente especifique lo contrario.
Pregunta 6: ¿Cuál es la diferencia entre las líneas 16, 17, 18 y 19?
- Línea 16: Totales para los 15 primeros clientes
- Línea 17: Totales de las hojas complementarias
- Línea 18: Empleados del propio agente
- Línea 19: Totales generales combinados (deben coincidir con el formulario 941)
Pregunta 7: ¿También presento el Anexo R con el Formulario 940?
Por lo general, no. El formulario 940 usa un Anexo R separado para los impuestos de desempleo, que se presentará más adelante.
Recursos adicionales
Para obtener más información sobre el Anexo R y el formulario 941 para 2014, visite:
- Formulario 2014 del Anexo R (formulario 941)
- Instrucciones para el formulario 941 (enero de 2014)
- Instrucciones para el formulario 941-X (abril de 2014)
- Página principal de impuestos sobre el empleo del IRS
- Página de información de Schedule R
¿Necesitas ayuda?
Llame a la línea de impuestos comerciales y especializados del IRS: 1-800-829-4933 (de lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 7:00 p. m., hora local).
