Para qué sirve el formulario
El Anexo R (formulario 941) es un formulario tributario complementario diseñado específicamente para los «declarantes agregados», es decir, los proveedores de servicios de nómina que presentan un solo formulario 941 consolidado en nombre de varios empleadores-clientes. Considérelo como un desglose detallado que muestra cómo se dividen los números globales de su formulario 941 entre sus clientes individuales. IRS.gov
El IRS creó el Anexo R para simplificar la presentación de informes y, al mismo tiempo, mantener la responsabilidad. En lugar de que cada cliente presente una declaración por separado, un agente autorizado presenta un formulario 941 agregado con su propio número de identificación patronal (EIN), declarando la combinación de los salarios, las retenciones de impuestos y los depósitos de todos los clientes. Luego, el Anexo R asigna estos totales a cada cliente individual, lo que brinda al IRS la información específica del cliente que necesita para acreditar adecuadamente la cuenta de cada empleador. IRS.gov
¿Quién debe usar Schedule R? Dos grupos deben presentarlo junto con cada formulario 941 agregado:
- Agentes de la Sección 3504 aprobados por el IRS: terceros pagadores que han recibido autorización del IRS a través del formulario 2678 para gestionar las responsabilidades tributarias sobre la nómina de sus empleadores-clientes
- Organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO): organizaciones que han completado el riguroso proceso de certificación del IRS y emplean a los trabajadores de forma conjunta con sus empresas clientes
Un tercer grupo (PEO no certificadas y otros pagadores externos) debe presentar el Anexo R solo cuando sus clientes soliciten el crédito tributario sobre la nómina para pequeñas empresas que reúne los requisitos para aumentar las actividades de investigación. En el caso de estos declarantes, solo aquellos clientes específicos necesitan presentar informes individuales; los demás clientes pueden consolidarse en la línea 8 del cronograma. IRS.gov
Cuándo lo usaría (presentaciones tardías o modificadas)
El Anexo R acompaña a su Formulario 941 agregado cada trimestre si pertenece a una de las categorías de declarantes requeridas anteriores. Los plazos de presentación estándar coinciden con las fechas de vencimiento habituales del formulario 941:30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre y 31 de enero para el cuarto trimestre del año anterior. IRS.gov
Para declaraciones modificadas: La revisión del Anexo R de marzo de 2024 introdujo una nueva característica importante: una casilla de verificación en la parte superior que le permite indicar si está adjuntando el Anexo R a un formulario 941 normal o al formulario 941-X (la versión ajustada/corregida). Al presentar el formulario 941-X para corregir una declaración presentada anteriormente, debe incluir un anexo R revisado que muestre las asignaciones corregidas para los clientes. Ciertas columnas (f, l, n, o, p, u, w, x e y) se utilizan exclusivamente para los anexos del formulario 941-X. IRS.gov
Nota importante sobre la temporización: Si necesita presentar el formulario 941-X para un trimestre anterior al 1 de enero de 2024, es posible que necesite una revisión anterior del Anexo R, ya que se requerían diferentes versiones para los diferentes créditos tributarios que han vencido desde entonces (como los créditos relacionados con la COVID-19). Las revisiones anteriores están disponibles en IRS.gov. Sin embargo, para cualquier trimestre que comience después del 31 de diciembre de 2023, debe usar la revisión de marzo de 2024 o posterior. IRS.gov
Reglas clave para 2024
La revisión de marzo de 2024 introdujo varios cambios importantes que afectan a las presentaciones de 2024:
Cambios de formato: El Programa R volvió a su formato más simple anterior a 2023, con las columnas m, s, t y v marcadas como «Reservadas para uso futuro». El campo del año natural ya no se rellena previamente, por lo que debe introducir manualmente «2024» en la parte superior del formulario. La nueva casilla del formulario 941/941-X es obligatoria; debes marcar una para indicar a qué tipo de formulario vas a adjuntar el anexo R. IRS.gov
Capacidad de línea: Cada página de Schedule R tiene espacio para cinco clientes. Si representa a más de cinco clientes, debe adjuntar «hojas complementarias para el Anexo R» adicionales para informar sobre todos sus clientes de forma individual. No hay un límite máximo: usa tantas hojas de continuación como sea necesario para incluir a todos en la lista. IRS.gov
Requisitos específicos de la CPE: Si eres una organización profesional de empleadores certificada, debes completar la columna b en cada línea de cliente con códigos específicos: código A para los salarios pagados según la sección 3511 (a) del IRC, código B para los salarios de la sección 3511 (c), código C para los salarios en virtud de acuerdos de servicio y código D para los salarios pagados como agente. Si pagas varios tipos de salario al mismo cliente, usa varias líneas para ese cliente con el código correspondiente en cada una. Los agentes regulares de la Sección 3504 dejan la columna b en blanco. IRS.gov
Requisito de presentación electrónica: Los CPEO generalmente deben presentar el Formulario 941 y el Anexo R electrónicamente a través del sistema de presentación electrónica modernizado, con excepciones limitadas que se detallan en el Procedimiento de Ingresos 2023-18. Los agentes de la Sección 3504 y los PEO no certificados pueden presentar la solicitud electrónicamente o en papel. IRS.gov
Requisito crítico de coincidencia: Los totales de la línea 9 del Anexo R (que combina las líneas 6, 7 y 8) deben coincidir exactamente con los totales correspondientes de su formulario 941 agregado. Si no coinciden, hay un error que debe corregirse antes de presentar la solicitud. Este es su principal punto de control de calidad. IRS.gov
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Recopile datos específicos del cliente. Antes de empezar, recopile la información completa de nómina de cada cliente para el trimestre: número de empleados, salario total pagado, impuesto federal sobre la renta retenido, impuestos del Seguro Social y Medicare, cualquier crédito tributario reclamado y depósitos realizados en su nombre.
Paso 2: Complete el encabezado. En la parte superior del Anexo R, ingresa el nombre de tu empresa y el EIN exactamente como aparecen en tu formulario 941 agregado. Escribe «2024» en el campo del año natural, marca la casilla correspondiente al trimestre, marca la casilla del formulario 941 o 941-X y marca el tipo de declarante (agente de la Sección 3504, CPEO u otro tercero pagador).
Paso 3: Denuncie a cada cliente de forma individual. Empezando por la línea 1, introduzca el EIN de cada cliente en la columna a. Los CPEO deben introducir el código de tipo salarial correspondiente en la columna b. A continuación, completar las columnas c a y, según corresponda, indicando la parte asignada al cliente de los empleados, los salarios, los impuestos retenidos, los créditos reclamados y los depósitos realizados. Al introducir importes superiores a 999,99$, no utilices comas, ya que el sistema no los reconoce.
Paso 4: Utilice las hojas de continuación si es necesario. Si tiene más de cinco clientes, complete tantas hojas de continuación como sea necesario. Cada hoja de continuación sigue el mismo formato y tiene espacio para ocho clientes adicionales (líneas 1 a 8), con una línea de subtotal en la parte inferior (línea 9).
Paso 5: Calcular los subtotales. En la página 1 del Programa R, la línea 6 muestra los subtotales de los cinco primeros clientes. La línea 7 combina los subtotales de todas las hojas siguientes (si las hay). La línea 8 es para sus propios empleados (si corresponde) o para los importes consolidados de clientes que no se declaran individualmente (para las PEO no certificadas y cuyos clientes no solicitan créditos de investigación).
Paso 6: Verifique que los totales coincidan. Calcula la línea 9 sumando las líneas 6, 7 y 8. Compare cada columna de la línea 9 con la línea correspondiente de su formulario 941 agregado. Deben coincidir exactamente. Si hay alguna discrepancia, busca y corrige el error antes de archivarlo.
Paso 7: Adjuntar y archivar. Adjunte el Anexo R y todas las hojas siguientes a su Formulario 941 agregado y preséntelo antes de la fecha límite trimestral. Las CPEO suelen presentar sus solicitudes electrónicamente; otras pueden hacerlo electrónicamente o por correo. IRS.gov
Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: Los totales no coinciden entre el Anexo R y el Formulario 941.
Este es el error más grave. Si los totales de la línea 9 del Anexo R no coinciden línea por línea con los del Formulario 941, el IRS rechazará su presentación o solicitará correcciones. Las instrucciones dicen explícitamente: «Si los totales no coinciden, hay un error que debe corregirse antes de presentar el formulario 941 y el anexo R». Cómo evitar: Utilice un software de hojas de cálculo o de nómina que concilie automáticamente los totales. Realice siempre una verificación manual final columna por columna antes de enviarlos. IRS.gov
Error #2: Usar un EIN o un nombre comercial incorrectos.
Algunos declarantes utilizan accidentalmente el EIN de un cliente en lugar del EIN de su propio agente/CPEO en la parte superior del Anexo R, o utilizan variaciones ligeramente diferentes del nombre comercial en los formularios. Cómo evitar: Las instrucciones requieren que «asegúrese de que coincidan exactamente con el EIN y el nombre que aparecen en el formulario 941 o 941-X adjunto». Comprueba que la información del encabezado del Anexo R coincide exactamente con la de tu formulario 941, carácter por carácter. IRS.gov
Error #3: Usar una revisión de formulario incorrecta para el período impositivo.
Las versiones anteriores del Anexo R incluían columnas para los créditos de COVID-19 vencidos y otras disposiciones temporales. Las instrucciones advierten: «No utilices una revisión anterior del Anexo R en ningún trimestre natural que comience después del 31 de diciembre de 2023». El uso de una versión desactualizada para los trimestres de 2024 provocará retrasos en el procesamiento. Cómo evitar: Descargue siempre el formulario actual de IRS.gov antes de preparar la presentación de cada trimestre. Para los trimestres de 2024, utilice únicamente la revisión de marzo de 2024 o una posterior. IRS.gov
Error #4: Olvidar completar la columna b (solo CPEOS).
Los CPEO deben clasificar el tipo de salario pagado a cada cliente utilizando los códigos A, B, C o D. Dejar esta columna en blanco provoca errores de procesamiento. Cómo evitar: Si eres un CPEO, las instrucciones especifican cuatro códigos que deben usarse. Crea una tabla de referencia que muestre qué código se aplica a cada relación con el cliente y verifícalo antes de cada presentación. IRS.gov
Error #5: Usar comas en montos en dólares.
Las instrucciones indican explícitamente: «Al introducir importes superiores a 999,99 en el Anexo R, no introduzca comas». Las comas pueden provocar el rechazo de la presentación electrónica. Cómo evitar: Configure el software para que muestre números sin comas (por ejemplo, escriba «125000.00" y no «125,000.00") o elimínelos manualmente antes de enviarlos. IRS.gov
Error #6: Presentar el Anexo R cuando no es necesario.
Los PEO no certificados a veces presentan listas R completas cliente por cliente cuando solo necesitan denunciar a los clientes que solicitan créditos de investigación. Las instrucciones aclaran: «Los PEOs no certificados y los terceros que paguen la prestación por enfermedad, como agentes del empleador, deben consolidar e incluir en la línea 8 cualquier importe para los clientes que no figure individualmente en el anexo R». Esto genera trabajo innecesario y posibles errores. Cómo evitar: Si es una PEO no certificada, informe únicamente a los clientes individuales que soliciten el crédito tributario sobre la nómina de pequeñas empresas que reúnan los requisitos para actividades de investigación; consolide a todos los demás clientes en la línea 8. IRS.gov
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que presente su formulario 941 agregado con el Anexo R adjunto, el IRS procesa ambos documentos juntos. Las asignaciones del Anexo R permiten al IRS acreditar adecuadamente la cuenta tributaria sobre el empleo de cada cliente, lo que garantiza que sus historiales tributarios individuales sigan siendo precisos aunque usted haya presentado una declaración consolidada en su nombre.
Acreditación de la cuenta: El IRS registra los salarios, las retenciones, los créditos y los pagos que aparecen en el Anexo R en la cuenta de impuestos comerciales de cada cliente con sus EIN individuales. Esto mantiene el historial de cumplimiento de cada empleador y los registros salariales del Seguro Social de sus empleados. Sus clientes no reciben notificaciones por separado sobre estos créditos, sino que aparecen en las transcripciones de sus cuentas comerciales. IRS.gov
Responsabilidad y responsabilidad: Como declarante agregado, usted sigue siendo responsable de todos los depósitos y pagos del impuesto federal sobre el empleo relacionados con el formulario 941 agregado, utilizando su propio EIN para todas las transacciones. Según las directrices del IRS, «el agente de la sección 3504 o CPEO debe remitir todos los depósitos y pagos del impuesto federal sobre la nómina relacionados con estas declaraciones utilizando su EIN». El IRS puede demandarte para cobrarte impuestos si no pagas los impuestos, independientemente del acuerdo contractual que tengas con los clientes. El Anexo R no transfiere la responsabilidad, solo asigna los informes. IRS.gov
Consideraciones de auditoría: Si el IRS selecciona su declaración para examinarla, el Anexo R proporciona la hoja de ruta para revisar las situaciones individuales de los clientes. Las instrucciones del Anexo R explican que proporciona «información específica del cliente para respaldar los totales declarados en un formulario 941 agregado». Los examinadores pueden analizar en detalle las relaciones, los salarios y los créditos específicos con los clientes sin tener que examinar toda su presentación agregada. Los informes precisos del Programa R hacen que las auditorías sean más fluidas y rápidas. IRS.gov
Correcciones: Si descubre un error después de la presentación, debe presentar el formulario 941-X con un Anexo R corregido que muestre las asignaciones revisadas para los clientes. El nuevo sistema de casillas de verificación del Anexo R deja en claro que se trata de una presentación modificada. Realice las correcciones tan pronto como descubra errores para minimizar los intereses y las posibles multas. IRS.gov
Preguntas frecuentes
Pregunta 1: ¿Tengo que presentar el Anexo R si solo tengo un cliente?
Sí Si es un agente de la Sección 3504 o un CPEO aprobado por el IRS, las instrucciones indican que «debe completar el Anexo R cada vez que presenten un formulario 941 agregado», independientemente del número de clientes que tenga. Incluso con un solo cliente, tendrás que asignar los importes totales que figuran en el formulario 941 a ese cliente en el Anexo R. Las PEO no certificadas solo tienen que presentar la solicitud si tienen clientes que solicitan créditos fiscales por investigación. IRS.gov
Pregunta 2: ¿Cómo puedo obtener la autorización para presentar los formularios 941 agregados con el Anexo R?
Los agentes de la Sección 3504 deben presentar primero el formulario 2678 (Nombramiento de agente por parte del empleador/pagador) para cada empleador-cliente. Las instrucciones especifican: «Para solicitar la aprobación para actuar como agente de un empleador en virtud de la sección 3504, el agente debe presentar el formulario 2678 ante el IRS. El formulario 2678 debe ser presentado y aprobado previamente por el IRS antes de presentar el Anexo R». Para convertirse en CPEO, debe presentar la solicitud a través del sistema de registro en línea del IRS y cumplir con los requisitos de certificación. Las instrucciones indican a los declarantes que «visiten el sitio web del IRS en IRS.gov/CPEO para obtener más información». Las PEO no certificadas no necesitan una autorización especial, pero tienen obligaciones limitadas de presentación del Anexo R. IRS.gov
Pregunta 3: ¿Puedo presentar el Anexo R sin presentar el Formulario 941?
No. El Anexo R se adjunta al formulario 941 o al formulario 941-X; no se puede presentar como un documento independiente. El título del formulario indica claramente que se trata de un «calendario de asignación para quienes presenten el formulario 941 agregado», y las instrucciones requieren que «adjunte el anexo R, incluidas las hojas de continuación, a su formulario 941 agregado». Los totales del Anexo R deben coincidir con los totales del formulario 941 adjunto. Piense en el Anexo R como una muestra de su trabajo: desglosa los números resumidos del formulario 941 en sus partes componentes. IRS.gov
Pregunta 4: ¿Cuál es la diferencia entre el Anexo R del Formulario 941 y el Anexo R del Formulario 940?
Se trata de dos horarios completamente diferentes que no son intercambiables. El anexo R (formulario 941) asigna la información tributaria trimestral sobre la nómina reportada en el formulario 941. El anexo R (formulario 940) asigna la información anual sobre los impuestos de desempleo reportada en el formulario 940. Según las directrices del IRS, «los anexos R (formulario 940 y 941) no son intercambiables». Tienen requisitos diferentes: la presentación agregada del formulario 940 solo está permitida para los agentes de la Sección 3504 que representan a beneficiarios de servicios de atención domiciliaria y para los CPEO. Asegúrese de usar el cronograma correcto para cada tipo de formulario. IRS.gov
Q5: ¿Qué pasa si un cliente rescinde nuestro contrato de servicio a mediados del trimestre?
Aún debes informar a ese cliente en el Anexo R para cualquier parte del trimestre durante el cual gestionaste su nómina e hiciste depósitos en su nombre. Asigne únicamente los salarios, las retenciones y los depósitos atribuibles al período en que los atendió. Si el cliente presenta su propio formulario 941 para el resto del trimestre, coordine con él para asegurarse de que no haya duplicaciones ni lagunas en la presentación de informes. Las instrucciones del formulario 941 abordan varios escenarios en los que se puede cambiar de proveedor de nómina durante un trimestre. Anote claramente la fecha de transición en sus registros. IRS.gov
P6: ¿Debo proporcionar copias del Anexo R a mis clientes?
Si bien las instrucciones del IRS no requieren específicamente que proporciones copias del Anexo R a los clientes, es una buena práctica. Sus clientes necesitan saber qué información salarial e impositiva se ha incluido en sus EIN para su propio registro y para su posible correspondencia con el IRS. El Anexo R proporciona «información específica del cliente» que afecta a sus cuentas tributarias individuales, por lo que la transparencia beneficia a ambas partes. IRS.gov
Pregunta 7: ¿Puedo hacer correcciones a un Anexo R presentado anteriormente?
Sí Presente el formulario 941-X (declaración de impuestos federales trimestral ajustada del empleador) con un anexo R corregido adjunto. Marque la casilla «Formulario 941-X» del nuevo anexo R y complete las columnas correspondientes (f, l, n, o, p, u, w, x e y son específicamente para los anexos del 941-X). Presente la corrección tan pronto como descubra el error para minimizar los cargos por intereses. La nota de instrucciones del IRS es la siguiente: «A partir de 2024, el IRS espera que la presentación del formulario 941-X esté disponible como parte del sistema modernizado de presentación electrónica (MeF)». IRS.gov
Recursos adicionales
- Descargue el Anexo R (formulario 941) y las instrucciones: IRS.gov/Form941
- Obtenga más información sobre la certificación CPEO: IRS.gov/cpeo
- Información sobre los agentes de la Sección 3504: acuerdos con terceros pagadores
- Fechas de vencimiento del impuesto sobre el empleo: Fechas de vencimiento del impuesto sobre el empleo en IRS.gov
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