Si eres un agente de nómina, una organización profesional de empleadores (PEO) u otro tercero que declara impuestos en nombre de varias empresas clientes, probablemente te hayas topado con el Anexo R. Este formulario puede parecer intimidante al principio, pero es simplemente una hoja de cálculo detallada que muestra al IRS cómo deben dividirse los impuestos que declaraste en un gran formulario 941 «agregado» entre tus diferentes clientes. Esta guía detalla todo lo que necesita saber sobre el Anexo R para el año tributario 2015.
What serve the Anexo R (formulario 941)
El Anexo R (formulario 941) es un cronograma de asignación utilizado exclusivamente por los declarantes agregados, es decir, agentes especiales aprobados por el IRS para declarar impuestos sobre la nómina en nombre de varios empleadores o clientes. Piense en ello como una hoja de desglose maestra.
Cuando presente un formulario 941 agregado, declara los salarios e impuestos combinados de todos sus clientes en una sola declaración. En el Anexo R puedes mostrar tu trabajo: asigna (divide) esa información agregada a cada cliente individual según su número de identificación patronal (EIN). Para cada cliente, declaras sus salarios específicos, propinas, impuestos federales retenidos, impuestos del Seguro Social y Medicare y depósitos tributarios.
¿Quién debe presentar el Anexo R?
- Agentes de la Sección 3504: Son agentes aprobados específicamente por el IRS (mediante la presentación del formulario 2678) para gestionar las obligaciones tributarias sobre la nómina de los empleadores en virtud de la Sección 3504 del Código de Impuestos Internos
- Organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO): empresas certificadas por el IRS para gestionar las responsabilidades de los recursos humanos y nómina de las empresas clientes
Si solo es un empleador habitual que presenta solicitudes para sus propios empleados, no utiliza el Anexo R: presenta un formulario 941 estándar. IRS.gov
Cuándo utilizaré el Anexo R (formulario 941)
Presentación regular: Debe adjuntar el Anexo R cada vez que presente un formulario 941 agregado, es decir, cuatro veces al año (trimestralmente). El cronograma va de la mano con su declaración agregada; no puede presentar una sin la otra.
Plazos trimestrales (2015)
- 1er trimestre (enero-marzo): vence el 30 de abril de 2015
- 2do trimestre (abril-junio): fecha límite para el 31 de julio de 2015
- 3er trimestre (julio-septiembre): date limit for the 31 of octobre 2015
- Cuarto trimestre (octubre-diciembre): Fecha límite: 31 de enero de 2016
Devoluciones tardías o modificadas
Si descubre un error después de presentar su formulario 941 agregado, no puede simplemente presentar un Anexo R corregido solo por sí. En su lugar, debe usar el formulario 941-X (declaración de impuestos federales trimestral ajustada del empleador) para corregir el formulario 941 y adjuntar un anexo R corregido a esa declaración modificada. Cada corrección requiere un formulario 941-X por separado para cada trimestre que esté arreglando. IRS.gov
Nota importante sobre el calendario
Si realizó depósitos tributarios puntuales que cubran la totalidad de su obligación tributaria trimestral, obtendrá una prórroga automática de 10 días. Por ejemplo, si depositaste todo a tiempo para el primer trimestre, puedes presentar la declaración antes del 10 de mayo en lugar del 30 de abril.
Reglas y detalles clave para 2015
Varias reglas fundamentales rigieron el Anexo R en 2015:
Requisito de aprobación
No puede presentar un formulario 941 agregado (y, por lo tanto, el Anexo R) a menos que esté aprobado oficialmente. Los agentes de la Sección 3504 deben haber presentado el formulario 2678 y haber recibido la aprobación del IRS. Los CPEO deben estar certificados por el IRS.
Total de coincidentes exactos
Esta es la regla más importante. Los totales de las columnas de la línea 19 del Anexo R deben coincidir exactamente con las líneas correspondientes de su formulario 941 agregado. Si hay aunque sea un céntimo de diferencia, se trata de un error que debe corregirse antes de presentarlo. Los sistemas de escaneo del IRS detectarán las discrepancias, lo que provocará demoras y posibles sanciones. IRS.gov
No se permiten hojas de cálculo
El IRS no aceptará la información del Anexo R en formato de hoja de cálculo de Excel, impresiones de bases de datos o cualquier formato personalizado. Debe utilizar el formato oficial del formulario del Anexo R del IRS, exactamente como se publicó. Los formatos no conformes pueden devolverse sin procesar.
Folletos de continuación para varios clientes
El Anexo R principal (página 1) tiene espacio para la información de su agente y hasta 15 entradas de clientes. Si tiene más de 15 clientes, debe utilizar las hojas de continuación oficiales (página 2 del Anexo R). Cada hoja de continuación contiene entradas de clientes adicionales. No puede crear su propio formato ni añadir líneas adicionales a la página cambiando las fuentes.
Tasas impositivas de 2015
Como referencia, la tasa impositiva del Seguro Social de 2015 fue del 6,2% para el empleador y el empleado (12,4% en total), con un límite de base salarial de 118.500 dólares. El impuesto de Medicare fue del 1,45% para cada uno (2,9% en total) sin límite salarial. Además, había un impuesto adicional de Medicare del 0,9% sobre los salarios de los empleados que superaran los 200 000$ (solo la parte del empleado, sin contrapartida por el empleador). IRS.gov
Paso a paso (nivel alto)
Este es el proceso básico para completar el Anexo R:
Paso 1: Reúne tus registros
Se necesitan registros de nómina detallados para cada cliente que muestren los salarios pagados, las propinas declaradas, los impuestos retenidos y los depósitos realizados durante el trimestre.
Paso 2: Complete su formulario agregado 941
Complete el formulario 941 con los totales combinados de todos sus clientes. Calcule los salarios totales (línea 2), el impuesto federal sobre la renta retenida (línea 3), los impuestos del Seguro Social y Medicare (líneas 5a a 5e) y el total de impuestos después de los ajustes (línea 10). No lo presente todavía; primero necesita el Anexo R.
Paso 3: Complete el encabezado en la página 1 del Programa R
Introduce el nombre de tu agente/CPEO, el EIN, el año calendario (2015) y marca la casilla correspondiente al trimestre.
Paso 4: Ingresa tu propia información (si corresponde)
Si tiene sus propios empleados separados de sus clientes, introduzca la información de su empresa en la línea 18.
Paso 5: Asignar la información de cada cliente
Para cada cliente (líneas 1 a 15 de la página 1), introduzca:
(a) El EIN del cliente
(b) Salarios, propinas y otras compensaciones (que coincidan con lo que sería la línea 2 del Formulario 941)
(c) Impuesto federal sobre la renta retenida a sus empleados
(d) Total de impuestos del Seguro Social y Medicare para ese cliente
(e) Cualquier impuesto de notificación y demanda de la Sección 3121 (q) (poco frecuente, solo si el IRS le notificó sobre propinas no declaradas)
(f) Total de impuestos después de los ajustes para ese cliente
(g) El total de depósitos que se realizó en nombre de ese cliente
Paso 6: Usa hojas de continuación si es necesario
Si tiene más de 15 clientes, complete tantas páginas 2 del Anexo R (hojas de continuación) como sea necesario. Transfiere los subtotales de todas las hojas siguientes a la línea designada en la página 1.
Paso 7: Calcular los totales
Suma cada columna de la línea 19. Estos totales representan a todos los clientes combinados.
Paso 8: Verifica todo
Compara los totales de la línea 19 del Anexo R con los de su Formulario 941:
- El total de la columna (b) debe ser igual al formulario 941, línea 2
- El total de la columna (c) debe ser igual al formulario 941, línea 3
- El total de la columna (d) debe ser igual al formulario 941, línea 5e
- El total de la columna (f) debe ser igual al formulario 941, línea 10
- El total de la columna (g) debe ser igual al formulario 941, línea 11
Si alguna columna no coincide perfectamente, busca y corrige el error antes de archivarlo.
Paso 9: Adjuntar y archivar
Agregue el Anexo R (y cualquier hoja siguiente) a su Formulario 941 agregado y preséntelos juntos en la dirección correspondiente del IRS. IRS.gov
Comun errors and how evitarlos
Error #1: No hay ningún total de coincidentes
This is, with much, the most common error. Los agentes suman los importes de los clientes de forma incorrecta o cometen errores al introducir los datos, lo que hace que los totales del Anexo R difieran de los del Formulario 941.
Cómo evitarlo: Usa una hoja de cálculo para tus cálculos de trabajo (no puedes enviarla, pero puedes usarla para los registros internos) y, luego, transfiere cuidadosamente los números al formulario oficial. Revisa todos los cálculos matemáticos antes de presentar la solicitud.
Error #2: Usar formatos personalizados
Algunos archivadores intentan enviar la información en hojas de cálculo de Excel o informes de bases de datos porque tienen docenas o cientos de clientes. El IRS los rechazará.
Cómo evitarlo: Utilice únicamente el formulario oficial del Anexo R y las hojas de continuación, sin importar cuántos clientes tenga. Sí, es tedioso si tienes más de 100 clientes, pero es obligatorio.
Error #3: Change the design of form
Reducir el tamaño de las fuentes para que quepan más líneas, agregar filas adicionales o eliminar campos son infracciones que pueden resultar en rechazos y penalizaciones.
Cómo evitarlo: Nunca modifique la estructura oficial del formulario. Si necesita más espacio, utilice las hojas de continuación adecuadas.
Error #4: Presentar sin el Anexo R
Algunos declarantes agregados envían por error el formulario 941 por sí solos y se olvidan de adjuntar el Anexo R.
Cómo evitarlo: Crea una lista de verificación para archivar. Formulario agregado 941 + Anexo R + Todas las hojas siguientes siempre deben ir juntas.
Error #5: No llevar registros
Si el IRS cuestiona su asignación, debe demostrar cómo dividió los salarios y los impuestos entre los clientes.
Cómo evitarlo: Mantenga registros detallados de nómina para cada cliente durante al menos cuatro años (el plazo de prescripción del IRS para los impuestos sobre la nómina). IRS.gov
Error #6: Olvidar actualizar el EIN de los clientes
Si un cliente obtiene un nuevo EIN (debido a una reestructuración empresarial), el uso del EIN anterior provoca problemas de coincidencia en el IRS.
Cómo evitarlo: Verifique el EIN actual de cada cliente cada trimestre antes de presentar la solicitud.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento inmediato
Una vez que el IRS reciba su Formulario 941 y el Anexo R agregados, escaneará y procesará los documentos. Sus sistemas informáticos comprueban automáticamente si los totales del Anexo R coinciden con los del Formulario 941. Si todo coincide y los formularios tienen el formato correcto, el procesamiento se lleva a cabo con normalidad, por lo general en unas pocas semanas.
Si hay algún problema con el formato
Los cronogramas no conformes (formato incorrecto, hojas de cálculo, diseños alterados) pueden devolverse sin procesar. Recibirás correspondencia del IRS explicando el problema. Tendrá que volver a enviarlos utilizando los formularios adecuados, lo que puede conllevar multas por presentación tardía si no cumple con la fecha límite. IRS.gov
Si los totales no coinciden
Cuando los totales del Anexo R no coincidan con los totales del Formulario 941, el IRS le enviará una notificación identificando la discrepancia. Deberás presentar el formulario 941-X (con el Anexo R corregido) para corregir el error. Según la situación, es posible que adeude impuestos, multas e intereses adicionales o que se le adeude un reembolso.
Equiparation of the Administration of Social Seguro (SSA)
El IRS comparte los datos del Anexo R con la SSA para garantizar que los empleados de cada cliente reciban el crédito adecuado por los salarios del Seguro Social y Medicare. Esto afecta los beneficios de jubilación futuros de los empleados, por lo que la precisión es importante. Si hay discrepancias, la SSA puede comunicarse con usted o con sus clientes.
Error Sanciones
Si presentas la solicitud con retraso, archivas cronogramas con un formato incorrecto o cometes errores de cálculo, puedes enfrentarte a las sanciones:
- Multa por presentación tardía: 5% of the taxes non pages by month (until a 25%)
- Multa por pago atrasado: 0.5% de los impuestos impagos por mes
- Multas por no depositar: del 2 al 15%, según la demora en que se hayan realizado los depósitos
Estas sanciones se pueden reducir si tiene una causa razonable, pero es necesario presentar el formulario 843 y la documentación. IRS.gov
Auditoria risk
Los declarantes agregados se enfrentan a un mayor escrutinio porque manejan los impuestos de varias empresas. El IRS puede seleccionar sus declaraciones para auditarlas, especialmente si hay patrones de errores o desajustes. Mantenga una documentación completa.
Questions frecuentes
P1: Soy un pequeño proveedor de servicios de nómina con 5 clientes. ¿Tengo que presentar el formulario 941 y el anexo R agregados?
No necesariamente. La presentación de declaraciones agregadas es opcional para la mayoría de los proveedores de servicios de nómina; para hacerlo, se necesita la aprobación específica del IRS como agente de la Sección 3504. Sin esa aprobación, cada uno de sus clientes presenta su propio formulario 941 individual. A muchos proveedores pequeños les resulta más fácil simplemente preparar (no presentar) declaraciones separadas para cada cliente, lo que permite que el cliente las presente con su propio EIN. Si desea una autoridad de presentación agregada, presente el formulario 2678 para solicitar la aprobación.
Pregunta 2: ¿Qué pasa si tengo exactamente 15 clientes? ¿Necesito una hoja de seguimiento?
No. La página 1 del Schedule R tiene espacio para usted (el archivador) en la línea 18, además de 15 líneas para clientes. Si solo estás reportando clientes (no a tus propios empleados) y tienes exactamente 15 clientes, una página es suficiente. Solo necesitas hojas de seguimiento si tienes MÁS de 15 entradas de clientes.
Pregunta 3: ¿Puedo presentar el Anexo R electrónicamente?
¡Sí! En 2015, el IRS alentó la presentación electrónica del formulario 941 y el Anexo R a través del sistema de archivos electrónicos del IRS. La presentación electrónica es más rápida, reduce los errores y proporciona una confirmación electrónica de la recepción. Si presenta su solicitud electrónicamente, no envíe también por correo una copia en papel.
Pregunta 4: ¿Qué pasa si un cliente cierra su negocio a mediados del trimestre? ¿Cómo puedo gestionar esa situación en el Programa R?
Sigues informando la información de ese cliente durante el período en el que estuvo activo durante el trimestre. En el Anexo R, ingresa su EIN y asigna sus salarios, impuestos y depósitos hasta la última fecha de pago. Asegúrese de que sus registros internos anoten cuándo dejaron de operar. Es posible que el cliente tenga que presentar él mismo el formulario 941 definitivo (marcando la casilla «declaración final»), a menos que estés totalmente autorizado a presentarlo en su nombre.
Pregunta 5: Cometí un error en el Anexo R del último trimestre y ya lo presenté. ¿Qué debo hacer?
Presente el formulario 941-X para el trimestre en cuestión y adjunte un Anexo R corregido. El formulario 941-X tiene dos procesos: el «proceso de ajuste» (si está ajustando los impuestos declarados en exceso) o el «proceso de reclamación» (si solicita un reembolso por pagos no declarados). Siga atentamente las instrucciones del formulario 941-X. Debe presentar un 941-X por separado para cada trimestre que corrija; no puede agrupar varios trimestres.
Pregunta 6: ¿Debo enviar copias del Anexo R a mis clientes?
El IRS no exige específicamente que proporciones copias del Anexo R a los clientes, pero es una buena práctica comercial. Es posible que tus clientes quieran ver cómo distribuiste sus salarios e impuestos, especialmente si han sido auditados o si necesitan conciliar sus registros. Muchos agentes proporcionan un estado de cuenta trimestral en el que se muestra la asignación del Anexo R junto con copias de los recibos de depósito.
Pregunta 7: ¿Cuál es la diferencia entre el Anexo R (Formulario 941) y el Anexo R (Formulario 940)?
Son formas similares pero separadas. El anexo R (formulario 941) asigna la información tributaria trimestral sobre el empleo (Seguro Social, Medicare, retención del impuesto federal sobre la renta). El anexo R (formulario 940) asigna la información anual sobre la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA). Si presenta una declaración agregada, es probable que tenga que presentar ambas: la versión trimestral del formulario 941 y la versión 940 anualmente. No las confundas; no son intercambiables.
Para obtener más información
- Descargue el formulario 941, el Anexo R y las instrucciones en IRS.gov/Form941
- Instrucciones del IRS para el formulario 941 (revisado en enero de 2015): IRS.gov
- Publicación 4436 del IRS (Rev. 09-2015), reglas generales y especificaciones para el formulario sustituto 941 y el anexo R: IRS.gov
- Si tiene preguntas sobre la aprobación de un agente de la Sección 3504: llame a la línea de impuestos comerciales y especializados del IRS al 1-800-829-4933
Este resumen tiene fines informativos y se basa en las directrices del IRS de 2015. Consulte siempre las instrucciones oficiales del IRS y consulte a un profesional de impuestos calificado para su situación específica.
No te quedan suficientes palabras humanizadoras. Actualiza tu plan Surfer.
