Para qué sirve el formulario
El Anexo R (formulario 941) es un anexo obligatorio que desglosa la información tributaria reportada en un formulario 941 «agregado». Considérelo un recibo detallado que muestra qué parte del total de sus impuestos sobre la nómina trimestrales pertenece a cada uno de sus clientes.
Este programa está diseñado específicamente para los agentes aprobados de la Sección 3504, es decir, empresas que se encargan de la presentación de informes de impuestos sobre la nómina para varios clientes empleadores con una autorización especial del IRS. Estos agentes pueden incluir proveedores de servicios de nómina, organizaciones profesionales de empleadores (PEO) u otros administradores de nóminas externos que presentan un único formulario 941 combinado que cubre a todos los empleados de sus clientes.
En lugar de que cada cliente presente su propio formulario 941 por separado, el agente presenta una declaración agregada utilizando el número de identificación del empleador (EIN) del agente. Luego, el Anexo R asigna los totales de esa declaración agregada al EIN de cada cliente individual. Esto permite al IRS hacer un seguimiento de qué clientes adeudan qué impuestos, aunque todo se haya presentado en un solo formulario. El IRS introdujo este requisito para mejorar el seguimiento y la rendición de cuentas cuando los agentes gestionan los impuestos sobre la nómina de varios empleadores. (Fuente: IRS.gov)
Cuándo lo usaría (presentaciones tardías o modificadas)
El Anexo R (formulario 941) debe presentarse cada trimestre al presentar un formulario 941 agregado; este requisito no tendrá ninguna excepción en 2010. Los plazos trimestrales siguen el calendario estándar del formulario 941:
- Trimestre 1 (enero-marzo): Fecha límite: 30 de abril de 2010
- Segundo trimestre (abril-junio): Fecha límite: 31 de julio de 2010
- Trimestre 3 (julio-septiembre): Fecha límite: 31 de octubre de 2010
- Cuarto trimestre (octubre-diciembre): Fecha límite: 31 de enero de 2011
Si realizó depósitos puntuales para cubrir la totalidad de su obligación tributaria del trimestre, obtendrá una extensión automática de 10 días para estos plazos.
Devoluciones tardías o modificadas
En el caso de las devoluciones tardías o modificadas, el proceso es ligeramente diferente. Si presenta el formulario 941 con retraso, aún debe adjuntar el Anexo R que muestre la asignación correspondiente a ese trimestre. Sin embargo, si necesita corregir un formulario agregado presentado anteriormente (ya sea para corregir errores en el cálculo de los impuestos, los montos salariales o las asignaciones de los clientes), debe usar Formulario 941-X (Declaración trimestral de impuestos federales ajustada del empleador o solicitud de reembolso) junto con un Anexo R corregido, el formulario 941-X se presenta por separado de sus declaraciones del trimestre actual y le permite hacer ajustes sin interrumpir las presentaciones trimestrales en curso. (Fuente: IRS.gov)
Reglas clave para 2010
Varias reglas importantes rigieron la presentación del Anexo R en 2010:
Requisito de autorización
Solo los agentes de la Sección 3504 aprobados por el IRS podían presentar los Formularios 941 agregados. Para convertirse en un agente aprobado, debe haber presentado una solicitud previa Formulario 2678 (Nombramiento de agente por parte del empleador/pagador) con el IRS para cada cliente que represente. Sin esta aprobación, no puede presentar declaraciones agregadas. (Fuente: IRS.gov)
Regla de totales coincidentes
El total de cada columna de la línea 19 del Anexo R debe coincidir exactamente con la línea correspondiente del formulario 941 agregado. Si los salarios, los impuestos, los depósitos o cualquier otra cifra no coinciden, el IRS considera que la declaración está incompleta y requerirá correcciones, lo que podría generar multas.
Capacidad del cliente
El formulario principal del Anexo R tiene capacidad para hasta 15 clientes en las líneas 1 a 15. Si atiende a más de 15 clientes, debe cumplimentarlo Hojas de continuación para el Anexo R, con cada continuación atendiendo a otros 25 clientes. Todas las hojas de continuación deben adjuntarse al cronograma principal.
Sus propios empleados
En la línea 18, debe declarar por separado la misma información fiscal y salarial para sus propios empleados (aquellos que trabajan para su empresa de agencia, no para las empresas clientes). Esto garantiza una contabilidad completa de todos los salarios e impuestos en la declaración agregada.
Requisitos de formato
Al introducir importes superiores a 999,99$, no utilices comas. Escriba «150.000$», no «150.000$». Esto evita errores de escaneo durante el procesamiento del IRS.
Disposiciones tributarias específicas de 2010
El segundo trimestre de 2010 incluyó disposiciones especiales en virtud del Ley HIRE, incluidas las exenciones tributarias del Seguro Social del empleador para los nuevos empleados que reúnan los requisitos y Créditos de asistencia premium de COBRA. Estos tenían que asignarse correctamente a los clientes del Anexo R. (Fuente: IRS.gov)
Presentación paso a paso (nivel alto)
A continuación, le indicamos cómo completar el Anexo R (formulario 941) para el año tributario 2010:
Paso 1: Verifique su autorización
Confirma que tienes la aprobación del IRS como agente de la Sección 3504 para todos los clientes que incluyas. Comprueba que el formulario 2678 se haya presentado y aprobado para cada cliente.
Paso 2: Complete el encabezado
Ingresa el EIN y el nombre comercial de tu agencia en la parte superior; estos deben coincidir exactamente con lo que aparece en el formulario 941 agregado adjunto. Selecciona el año natural (2010) y marca la casilla correspondiente al trimestre.
Paso 3: Reunir datos de clientes
Para cada cliente, compile sus datos de nómina trimestrales: los salarios totales pagados, el impuesto sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y Medicare, cualquier ajuste, los pagos anticipados del crédito por ingreso del trabajo y el total de depósitos realizados.
Paso 4: Complete las líneas 1 a 15 (o más)
Para cada cliente que figure en las líneas 1 a 15, introduzca su EIN en la columna (a) y distribuya sus importes entre las columnas (b) a (g), haciendo coincidir las partidas específicas del formulario 941. Si tiene más de 15 clientes, utilice las hojas siguientes.
Paso 5: Complete los subtotales de la línea 16
Sume todos los montos de cada columna de las líneas 1 a 15 e introduzca los subtotales en la línea 16.
Paso 6: Agregar hojas de continuación (si corresponde)
Si utilizó hojas de continuación, introduzca los subtotales combinados de todas las hojas de continuación en la línea 17.
Paso 7: Denuncie a sus propios empleados
En la línea 18, introduzca la información fiscal y salarial de sus propios empleados utilizando la misma estructura de columnas.
Paso 8: Calcular los totales y verificar
Sume las líneas 16, 17 y 18 para cada columna e introduzca los totales en la línea 19. Estos totales debe coincidir las líneas correspondientes en su formulario 941 agregado. Si no coinciden, busca y corrige el error antes de presentarlo.
Paso 9: Adjuntar y archivar
Adjunte el Anexo R (incluidas las hojas de continuación) a su formulario 941 agregado y preséntelos juntos antes de la fecha límite trimestral. (Fuente: IRS.gov)
Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: Totales no coincidentes
Asunto: Los totales de la línea 19 del Anexo R no coinciden con los totales del Formulario 941.
Solución: Usa una hoja de cálculo para hacer un seguimiento de todas las asignaciones de los clientes y verificar los totales antes de transferirlos a los formularios. Comprueba que la línea 18 incluya a tus propios empleados y que las hojas siguientes tengan el total correcto en la línea 17.
Error #2: EIN o trimestre incorrectos
Asunto: Usar el EIN incorrecto o trimestres no coincidentes.
Solución: Recuerde que el EIN del agente va en la parte superior de ambos formularios. Verifique que ambos documentos estén marcados en la misma casilla de un cuarto antes de presentarlos.
Error #3: Incluir comas en grandes cantidades
Asunto: Los escáneres del IRS leen mal las comas en grandes cantidades.
Solución: Escribe números sin comas: «150000», no «150.000».
Error #4: Faltan hojas de continuación
Asunto: Olvidar adjuntar o subtotalizar las hojas de continuación.
Solución: Prepare primero las hojas de continuación y transfiera los subtotales a la línea 17 antes de calcular los totales finales.
Error #5: Omitir la línea 18 (empleados propios)
Asunto: Olvidar denunciar a los empleados de la agencia.
Solución: Trate a su agencia como si fuera otro «cliente» y asigne sus propios datos de nómina a la línea 18.
Error #6: No presentar el Anexo R en absoluto
Asunto: Algunos agentes nuevos omiten el Anexo R.
Solución: Haga que la preparación del Anexo R forme parte de su lista de verificación estándar para la presentación trimestral. (Fuente: IRS.gov)
Qué sucede después de presentar la solicitud
Procesamiento del IRS
El IRS usa el Anexo R para acreditar los montos de impuestos asignados a la cuenta individual de cada cliente, aunque usted haya presentado una declaración combinada.
Responsabilidad del cliente
A cada cliente se le acreditan los salarios, impuestos y depósitos que aparecen en el Anexo R bajo su EIN. Al final del año, el IRS compara estas asignaciones con los totales del formulario W-2.
Avisos de error
Si el IRS encuentra discrepancias, como totales no coincidentes o falta de EIN, recibirás una notificación solicitando correcciones.
Responsabilidad del agente
Como agente de la Sección 3504, usted sigue siendo responsable de la precisión de los informes y de los depósitos puntuales. El IRS puede cobrar los impuestos impagos tanto del agente como del cliente.
Registro de auditoría
El Programa R proporciona un registro de auditoría que muestra lo que se informó para cada cliente cada trimestre.
Conciliación de fin de año
Al final de 2010, el IRS concilia sus cuatro presentaciones trimestrales del Anexo R con Formulario W-3 totales. Garantice la coherencia en los cuatro trimestres. (Fuente: IRS.gov)
Preguntas frecuentes
Pregunta 1: ¿Quién debe presentar el Anexo R (formulario 941)?
Solo los agentes de la Sección 3504 aprobados por el IRS que presenten los Formularios 941 agregados en nombre de clientes de varios empleadores. Debe haberlo presentado Formulario 2678 y recibió la autorización del IRS antes de presentar la solicitud.
Pregunta 2: ¿Puedo presentar el Anexo R por separado del Formulario 941?
No. El Anexo R siempre debe adjuntarse al formulario 941 agregado cuando presente la solicitud. Las correcciones requieren Formulario 941-X con un Anexo R corregido adjunto.
Pregunta 3: ¿Qué pasa si tengo exactamente 15 clientes? ¿Necesito una hoja de seguimiento?
No. El formulario principal tiene capacidad para 15 clientes. Las hojas complementarias solo son necesarias para 16 o más.
Pregunta 4: ¿Qué sucede si los totales de mi Anexo R no coinciden con los del Formulario 941?
El IRS considera que su declaración está incompleta y emitirá un aviso. Esto puede retrasar el procesamiento y provocar multas.
P5: ¿Denuncio a mis propios empleados en el Anexo R?
Sí La línea 18 está designada para los salarios e impuestos de sus propios empleados.
P6: ¿Cómo puedo asignar los depósitos a los clientes del Anexo R?
En la columna (g), indique todos los depósitos realizados en nombre de cada cliente durante el trimestre. El total debe coincidir Formulario 941, línea 13.
Pregunta 7: ¿Qué sucede si descubro un error en un Anexo R presentado anteriormente?
Expediente Formulario 941-X para el trimestre afectado con un Anexo R corregido adjunto. No haga ajustes en el trimestre actual. (Fuente: IRS.gov)
Para obtener más información:
