Para qué sirve el formulario 945 (2025) del IRS
El formulario 945 del IRS es la declaración anual del impuesto federal sobre la renta retenido que se utiliza para declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los pagos no relacionados con la nómina (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2025)). Debe presentar este formulario si retiene o está obligado a retener el impuesto federal sobre la renta de pagos tales como pensiones, anualidades, jubilaciones militares, ganancias de juegos de azar, retenciones adicionales, retenciones voluntarias de ciertos pagos del gobierno y distribuciones de empresas originarias de Alaska. A diferencia de los formularios de impuestos sobre la nómina, el formulario 945 cubre la retención de fuentes distintas de los salarios declarados en el formulario W-2.
Cuándo utilizaría el formulario 945 para 2025 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría un Formulario 945 para 2025 con retraso si no cumplió con la fecha límite del 2 de febrero de 2026 (o el 10 de febrero de 2026 si todos los depósitos se hicieron a tiempo). Algunas situaciones comunes incluyen recibir avisos del IRS sobre retenciones no declaradas no relacionadas con la nómina, descubrir obligaciones de retención adicionales que no has cumplido o darte cuenta de que tenías la obligación de retener una pensión o anualidad. Para declaraciones modificadas, utilice el formulario 945-X si descubre errores en un formulario 945 presentado anteriormente. Puede corregir los impuestos no declarados en un plazo de 3 años a partir de la presentación de la declaración original, o corregir los impuestos declarados en exceso en un plazo de 3 años a partir de la presentación o 2 años de haber pagado el impuesto, lo que ocurra después (instrucciones del IRS para el formulario 945-X (2025)). El plazo de prescripción del IRS para las solicitudes de reembolso suele ser de 3 años a partir de la fecha de presentación.
Reglas clave específicas para 2025
El formulario 945 para 2025 introduce opciones de depósito directo para los reembolsos debido a la Orden Ejecutiva 14247, que exige los pagos electrónicos para los desembolsos federales (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2025)). Los pagos de los saldos pendientes ahora deben hacerse electrónicamente mediante métodos como el EFTPS, el pago directo del IRS o las cuentas tributarias comerciales. Las transcripciones de las declaraciones del formulario 945 ahora están disponibles electrónicamente para los años tributarios 2023 y posteriores a través de su cuenta tributaria comercial del IRS. La tasa de retención adicional se mantiene en el 24% para los años tributarios 2018-2025. La presentación electrónica del formulario 945-X ya está disponible a través del archivo electrónico modernizado (MeF).
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna las transcripciones y registros: solicite las transcripciones de las declaraciones del formulario 945 a través de su cuenta de impuestos comerciales del IRS o llame al 800-829-4933 para comprender lo que se informó anteriormente
- Complete el formulario del año correcto: utilice el formulario 945 de 2025 para el año tributario 2025 y asegúrese de declarar todas las retenciones no relacionadas con la nómina, incluidas las retenciones adicionales, las retenciones de pensión y las retenciones de juegos de azar
- Adjunte los anexos requeridos: incluya el formulario 945-A si fue depositante quincenal o si acumuló más de $100,000 en cualquier mes como depositante mensual
- Presente electrónicamente o por correo: preséntelo electrónicamente a través de un software aprobado o envíelo por correo a las direcciones que figuran en las instrucciones del formulario 945 según su ubicación y si incluye el pago
- Guarde copias y documentación: guarde copias de todos los formularios presentados y la documentación de respaldo durante al menos 3 años a partir de la fecha de presentación
Errores comunes y cómo evitarlos
- Combinar retenciones de nómina y no relacionadas con la nómina: No declare la retención del W-2 en el formulario 945; esto debe figurar en los formularios 941, 943, 944 o el Anexo H. Informe únicamente las retenciones no relacionadas con la nómina, como las pensiones, los juegos de azar y la retención complementaria
- Uso de un cronograma de depósitos incorrecto: determine si es mensual o quincenal basándose en el monto de la línea 3 del Formulario 945 del año anterior (límite de 50 000$), no en los depósitos del Formulario 941
- Informe de retención adicional incompleto: informe todas las retenciones adicionales en la línea 2, incluidos los montos de los trabajadores con visa H-2A declarados en el formulario 1099-MISC en lugar del formulario W-2
- Uso incorrecto del EIN: asegúrese de que el EIN coincida exactamente en el formulario 945 y en las declaraciones con información relacionada (formularios 1099-R, 1099-MISC, etc.) para evitar demoras en el procesamiento
- Falta el formulario 945-A: presente el formulario 945-A cuando sea necesario para los depositantes quincenales o cuando los depositantes mensuales cumplan con la regla de los $100,000 al día siguiente
- Multas por depósito tardío: No confundas los plazos de presentación con los requisitos de depósito: los depósitos vencen de acuerdo con cronogramas mensuales o quincenales a lo largo del año, independientemente de la presentación de la declaración anual
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS generalmente procesa las declaraciones del Formulario 945 en un plazo de 6 a 8 semanas para la presentación en papel o de 2 a 4 semanas para la presentación electrónica. Si te corresponde un reembolso, el depósito directo (nuevo en 2025) normalmente se procesa en un plazo de 21 días, mientras que los cheques en papel tardan entre 6 y 8 semanas (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2025)). Es posible que recibas avisos si hay errores matemáticos, falta información o hay discrepancias con las declaraciones informativas. Si adeuda impuestos adicionales, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos en línea en IRS.gov/OPA si adeuda 25 000 dólares o menos y puede pagar en un plazo de 24 meses. En cuanto a la evaluación de las multas, tiene derecho a apelar: responda en un plazo de 30 días a partir de la recepción de las notificaciones de penalización para conservar sus opciones de apelación. Usa el formulario 843 para solicitar la reducción de la multa por causa razonable, no el formulario 945 o 945-X.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para presentar un formulario 945 modificado?
Puede presentar el formulario 945-X para corregir los impuestos no declarados dentro de los 3 años posteriores a la presentación de la declaración original, o para corregir los impuestos declarados en exceso dentro de los 3 años posteriores a la presentación o 2 años de haber pagado el impuesto, lo que ocurra más tarde (instrucciones del IRS para el formulario 945-X (2025)).
¿Qué sanciones se aplican por presentar el formulario 945 con retraso?
La multa por no presentar la declaración es del 5% de los impuestos impagos por mes (o parte del mes), hasta un máximo del 25%. Si se presenta con más de 60 días de retraso, la multa mínima para 2025 es de 510 USD o el 100% de los impuestos impagos, lo que sea menor (instrucciones del IRS para el formulario 945 (2025)).
¿Cómo puedo obtener las transcripciones del formulario 945 de años anteriores?
Acceda a las transcripciones electrónicamente a través de su cuenta tributaria empresarial del IRS en IRS.gov/businessAccount para los años tributarios 2023 y posteriores, o llame al 800-829-4933 para años anteriores.
¿Puedo obtener un reembolso si pagué de más en una declaración presentada tardíamente?
Sí, pero debe presentar la declaración dentro del plazo de prescripción, generalmente 3 años a partir de la fecha de vencimiento original o 2 años después de pagar el impuesto. Los intereses de los reembolsos son ingresos imponibles cuando se reciben.
¿Tengo que modificar las declaraciones estatales si presento el formulario 945-X?
El formulario 945 trata de la retención del impuesto federal sobre la renta, no de los impuestos estatales. Sin embargo, si la corrección de su formulario 945-X afecta a las declaraciones informativas (como el formulario 1099-R), es posible que deba presentar las declaraciones informativas estatales corregidas, según los requisitos de su estado.
¿Qué sucede si no puedo pagar el saldo adeudado en mi formulario 945 atrasado?
Solicite un acuerdo de pago a plazos en línea en IRS.gov/OPA si debe $25,000 o menos. Pagarás las tarifas iniciales (entre 31 y 225 dólares, según el método de pago) más intereses y multas hasta que pagues el importe total.
¿Cómo evito las obligaciones de retención adicionales en el futuro?
Asegúrese de que todos los beneficiarios proporcionen números de identificación fiscal válidos en los formularios W-9. Cuando falten números de identificación personal o sean incorrectos, debes hacer una retención adicional del 24% e informarla en la línea 2 del formulario 945, además de emitir las declaraciones informativas correspondientes.
