Para qué sirve el formulario 944 (2023) del IRS
El formulario 944 es la declaración anual de impuestos federales del empleador diseñada para los empleadores más pequeños cuya obligación anual en concepto de seguro social, Medicare e impuestos federales retenidos sobre la renta es de $1,000 o menos (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2023)). Solo los empleadores a los que el IRS haya notificado específicamente por escrito pueden presentar el formulario 944 en lugar del formulario 941 trimestral, lo que les permite declarar y pagar los impuestos laborales solo una vez al año en lugar de cada trimestre.
Cuándo utilizaría el formulario 944 para 2023 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría el formulario 944 para 2023 como declaración tardía si no cumplió con la fecha límite del 31 de enero de 2024 (o el 12 de febrero de 2024 si hizo los depósitos a tiempo) y recibió avisos del IRS sobre declaraciones no presentadas o saldos adeudados. La presentación tardía generalmente ocurre cuando los empleadores reciben del IRS avisos de compensación financiera, estados de cuentas pendientes o multas. En el caso de las solicitudes modificadas, utilice el formulario 944-X para corregir los errores descubiertos en un formulario 944 presentado anteriormente, como los montos salariales incorrectos, los cálculos de retenciones o las discrepancias en el EIN. El plazo de prescripción de los reembolsos permite hacer correcciones en un plazo de tres años a partir de la fecha de presentación original o dos años a partir del pago de los impuestos, lo que ocurra más tarde (instrucciones para el formulario 944-X).
Reglas clave específicas para 2023
El año tributario 2023 incluyó varias disposiciones importantes: la tasa impositiva del seguro social se mantuvo en el 6,2% para el empleador y el empleado con un límite de base salarial de 160.200 dólares, mientras que el impuesto de Medicare se mantuvo en el 1,45% cada uno sin límite de base salarial (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2023)). El crédito tributario sobre la nómina de pequeñas empresas que reúnen los requisitos para aumentar las actividades de investigación se mejoró en virtud de la Ley de Reducción de la Inflación, aumentando el monto electoral de 250 000 a 500 000 dólares para los años tributarios que comiencen después del 31 de diciembre de 2022. Además, los empleadores aún podían solicitar créditos por los salarios que cumplieran con los requisitos de licencia por enfermedad o familiar pagados en 2023 por las licencias disfrutadas entre el 31 de marzo de 2020 y el 1 de octubre de 2021, aunque ya no estaban disponibles los pagos anticipados.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna las transcripciones de impuestos laborales del IRS llamando al 800-829-4933 o haciendo su pedido en línea para verificar el historial de su cuenta tributaria e identificar cualquier discrepancia
- Complete el formulario 944 correcto para 2023 utilizando el formulario oficial del IRS, asegurándose de usar la versión correcta del año tributario e incluir toda la información requerida sobre salarios e impuestos
- Adjunte los cronogramas necesarios, como hojas de trabajo para los créditos por licencia por enfermedad, el formulario 8974 para los créditos de investigación o declaraciones explicativas para los cambios o cierres de negocios
- Envíelas por correo al centro de procesamiento del IRS correcto según la ubicación de su estado; no envíe las declaraciones de impuestos sobre el empleo a la Administración del Seguro Social
- Guarde copias completas de todos los formularios, archivos adjuntos y recibos de correo para su registro, ya que el IRS puede solicitar documentación adicional durante el procesamiento
Errores comunes y cómo evitarlos
- Usar un número de identificación patronal (EIN) incorrecto: compruebe siempre que está utilizando el EIN correcto asignado a su empresa, no un número de seguro social o el EIN de otra entidad, ya que esto provoca demoras en el procesamiento y multas
- Presentar cuando no sea elegible: solo presente el formulario 944 si el IRS le ha notificado específicamente por escrito; la presentación no autorizada puede crear problemas de cumplimiento y problemas de prescripción
- Cálculos incorrectos de salarios e impuestos: Verifique que los montos de retención de los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare y el impuesto federal sobre la renta coincidan con sus registros de nómina y con los totales del formulario W-2
- Faltan firmas y formularios incompletos: el formulario 944 requiere completar las tres páginas con las firmas adecuadas en la Parte 5, y no completar ninguna sección retrasa el procesamiento
- Formularios del año tributario incorrectos: asegúrese de utilizar la versión 2023 del formulario 944, no los formularios del año en curso, ya que las tasas impositivas y las instrucciones pueden diferir de un año a otro
- Retención inadecuada de registros: mantenga registros detallados de nómina, confirmaciones de depósitos y documentación de respaldo durante al menos cuatro años después de la presentación
Qué sucede después de presentar la solicitud
Por lo general, el IRS procesa el formulario 944 en un plazo de 6 a 8 semanas para las declaraciones en papel, aunque las presentaciones tardías pueden tardar más debido a los procedimientos de revisión adicionales (información de procesamiento del IRS). Es posible que reciba avisos solicitando información adicional, correcciones o el pago de multas e intereses calculados a partir de la fecha de vencimiento original. Si adeuda impuestos adicionales, las opciones de pago incluyen acuerdos de pago en línea (formulario 9465), el sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS) o pagos con tarjeta de crédito a través de procesadores autorizados. Los intereses y las multas se acumulan según las tasas establecidas por la ley federal; en 2023, las tasas de interés por pagos insuficientes fueron del 8% anual para las personas. Si no estás de acuerdo con las determinaciones del IRS, tienes derecho a apelar ante la Oficina de Apelaciones, y es posible que haya una reducción de la multa en circunstancias que justifiquen una causa razonable.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para presentar un formulario 944 modificado?
Tiene tres años a partir de la fecha en que presentó el formulario 944 original o dos años a partir de la fecha en que pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde, para presentar el formulario 944-X y solicitar correcciones (instrucciones para el formulario 944-X).
¿Qué sanciones se aplican a la presentación tardía del Formulario 944?
El IRS impone multas por no presentar la declaración del 5% mensual (o parte del mes) a los impuestos impagos, además de multas por falta de pago del 0,5% mensual, junto con intereses compuestos diariamente a la tasa federal.
¿Necesito transcripciones de impuestos laborales antes de presentar declaraciones tardías?
Sí, obtener las transcripciones ayuda a verificar el estado de su cuenta tributaria, identificar los períodos faltantes y garantizar la precisión de los informes al presentar declaraciones tardías. Llame al 800-829-4933 para solicitar las transcripciones.
¿Puedo obtener reembolsos por impuestos laborales sobrepagados a partir de 2023?
Sí, pero debe presentar el formulario 944-X dentro del período de prescripción. Sin embargo, si el plazo de reembolso ha vencido (por lo general, tres años), no puede solicitar reembolsos aunque haya pagado de más.
¿Debo modificar también las declaraciones estatales de impuestos sobre el empleo?
Los requisitos estatales varían considerablemente y son independientes de las solicitudes federales. Comunícate con el departamento de seguridad laboral de tu estado para determinar si es necesario modificar las declaraciones estatales al corregir el formulario federal 944.
¿Qué pasa si descubro que debería haber presentado trimestralmente el formulario 941 en lugar del formulario 944?
Comuníquese con el IRS de inmediato al 800-829-4933. Presentar el formulario incorrecto puede afectar la prescripción y el estado de cumplimiento, y el IRS puede exigirle que vuelva a presentarlo utilizando los formularios correctos.
¿Cómo demuestro que existe una causa razonable para evitar multas por presentaciones tardías?
Documente las circunstancias que escapan a su control, como desastres naturales, enfermedades graves o circunstancias comerciales inevitables. Adjunte una explicación detallada a su declaración y conserve pruebas de respaldo para las posibles solicitudes de reducción de multas.
