Para qué sirve el formulario 944 (2016) del IRS
El formulario 944 es la declaración anual de impuestos federales del empleador diseñada específicamente para los empleadores más pequeños cuya obligación anual en concepto de seguro social, Medicare e impuestos federales retenidos sobre la renta es de $1,000 o menos (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2016)). Solo los empleadores que hayan recibido una notificación por escrito del IRS para presentar el formulario 944 pueden usar este formulario en lugar del formulario 941 trimestral, y permite a estas pequeñas empresas presentar y pagar impuestos sobre la nómina una vez al año en lugar de trimestralmente.
Cuándo utilizaría el formulario 944 para 2016 (presentación tardía o enmendada)
Presentaría un Formulario 944 para 2016 con retraso o modificado si recibiera avisos del IRS sobre declaraciones de impuestos sobre el empleo no presentadas, descubriera errores en una declaración presentada anteriormente o tuviera un saldo pendiente adeudado de ese año tributario. Las personas que presentan declaraciones tardías suelen enfrentarse a esta situación después de recibir del IRS avisos de pago o estados de cuenta pendientes de pago. Para las declaraciones modificadas, debe usar el formulario 944-X si necesita corregir errores en un formulario 944 presentado anteriormente, que puede presentarse dentro de los 3 años de la fecha de presentación original o 2 años después de pagar el impuesto, lo que ocurra más tarde (instrucciones del IRS para el formulario 944-X). Tenga en cuenta que cualquier reembolso derivado de una declaración enmendada generalmente se limita a las declaraciones presentadas dentro de los tres años de la fecha de vencimiento original.
Reglas clave específicas de 2016
Para 2016, la tasa impositiva del Seguro Social se mantuvo en un 6,2% tanto para el empleador como para el empleado con un límite de base salarial de 118.500 dólares, sin cambios respecto a 2015 (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2016)). La tasa impositiva de Medicare era del 1,45% tanto para el empleador como para el empleado sin límite salarial, más el impuesto adicional de Medicare del 0,9% sobre los salarios de los empleados que superaran los 200 000 dólares anuales. El formulario 944 para 2016 debía presentarse originalmente el 31 de enero de 2017 o el 10 de febrero de 2017, si todos los depósitos requeridos se habían realizado en su totalidad y a tiempo. El límite de responsabilidad anual de 2500$ para cumplir con los requisitos del formulario 944 se mantuvo separado del umbral trimestral de 2500$ que establece los requisitos obligatorios de depósito electrónico.
Paso a paso (nivel alto)
- Reúna las transcripciones de salarios e impuestos del IRS para verificar los montos reportados anteriormente e identificar cualquier discrepancia o período faltante
- Complete el formulario 944 de 2016 correcto utilizando el formulario y las instrucciones del año específico, asegurándose de que toda la información sobre salarios, propinas e impuestos sea precisa y coincida con la documentación de respaldo
- Adjunte los anexos requeridos, como el formulario 945-A si era depositante quincenal, y prepare el formulario 944-X por separado si corrige una declaración presentada anteriormente
- Elija el método de presentación adecuado: envíe las declaraciones en papel al centro de procesamiento del IRS correcto según su ubicación o preséntelas electrónicamente si están disponibles para el año tributario 2016
- Guarde copias completas de todos los formularios, la documentación de respaldo y el comprobante de envío por correo o electrónico para sus registros
Errores comunes y cómo evitarlos
- Presentación sin notificación del IRS: solo presente el formulario 944 si el IRS le notificó específicamente por escrito que utilizara este formulario en lugar de los formularios 941 trimestrales
- Uso de un EIN o un formato incorrectos: utilice siempre el EIN exacto asignado, nunca su número de seguro social, y evite introducir signos de dólar o decimales en los campos de importe (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2016))
- Ignorar los requisitos de depósito: si su obligación anual supera los 2500$, debe realizar depósitos electrónicos mediante EFTPS en lugar de pagar con su declaración
- Conciliación incompleta: asegúrese de que los montos del formulario 944 coincidan con los de los formularios W-2 y W-3 para evitar correspondencia del IRS y posibles ajustes
- Firmas o páginas faltantes: envíe ambas páginas del formulario 944 con las firmas requeridas y haga que los preparadores pagados firmen, si corresponde
- Asumir el cumplimiento del servicio de nómina: usted sigue siendo responsable en última instancia de la presentación y los depósitos precisos, incluso cuando utiliza proveedores de nómina externos
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS procesa las declaraciones del formulario 944, aunque las declaraciones presentadas tardíamente pueden tardar más debido a los requisitos de verificación adicionales. Si debe dinero, espere recibir notificaciones sobre las opciones de pago, incluidos los acuerdos de pago a plazos, utilizando el formulario 9465 para los montos que no pueda pagar de inmediato (IRS.gov). El IRS puede enviar correspondencia si hay discrepancias entre su formulario 944 y las declaraciones salariales relacionadas, y requiere respuestas por escrito dentro de plazos específicos. Se siguen acumulando intereses y multas sobre los saldos pendientes de pago a las tasas establecidas por la ley federal, pero usted tiene derecho a apelar si no está de acuerdo con las evaluaciones propuestas. La tramitación de las declaraciones modificadas mediante el formulario 944-X suele llevar más tiempo, y las correcciones se reembolsan si no existen otros problemas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo presentar el formulario 944 para 2016 aunque tenga años de retraso?
Sí, pero deberá pagar multas por no presentar la solicitud y por no pagar más intereses. Preséntelo lo antes posible para minimizar las multas adicionales.
¿Qué sanciones se aplican a las declaraciones del Formulario 944 presentadas tardíamente?
Se cobran multas e intereses a los impuestos pagados con retraso y a las declaraciones presentadas con retraso a las tasas establecidas por la ley federal (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2016)). Las multas por recuperación de fondos fiduciarios pueden equivaler al 100% de los impuestos laborales impagos.
¿Necesito transcripciones salariales antes de presentar un formulario 944 tardío?
Si bien no es obligatorio, obtener las transcripciones del IRS ayuda a garantizar la precisión e identificar cualquier declaración o pago presentado anteriormente que el IRS tenga registrado.
¿Cuánto tiempo tengo para solicitar un reembolso de un formulario 944 modificado de 2016?
Por lo general, debe presentar el formulario 944-X en un plazo de 3 años a partir de la fecha límite original para solicitar reembolsos, aunque es posible que esta fecha límite ya haya pasado para 2016.
¿Debo modificar también mis declaraciones estatales de impuestos sobre el empleo?
Los requisitos estatales varían, pero la mayoría de los estados exigen declaraciones enmendadas al corregir las declaraciones de impuestos federales sobre la nómina. Consulta con la autoridad tributaria de tu estado para conocer los plazos y procedimientos específicos.
¿Puedo establecer un plan de pago para la deuda tributaria sobre el empleo?
Sí, use el formulario 9465 para solicitar un acuerdo de pago a plazos (IRS.gov). Los impuestos sobre el empleo pueden requerir condiciones de pago diferentes a las de los impuestos sobre la renta.
¿Qué pasa si nunca recibí la notificación original del IRS para presentar el formulario 944?
Comuníquese con el IRS al 1-800-829-4933 para verificar su requisito de presentación, ya que no puede presentar el formulario 944 sin la debida notificación a menos que haya solicitado específicamente esta opción de presentación (instrucciones del IRS para el formulario 944 (2016)).
