Para qué sirve el formulario 943 (2018) del IRS
El formulario 943 es la declaración anual de impuestos federales del empleador para empleados agrícolas, utilizada por los empleadores que pagaron salarios a los trabajadores agrícolas durante el año calendario 2018 (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2018)). Debe presentar este formulario si pagó salarios a uno o más trabajadores agrícolas que estaban sujetos a impuestos del Seguro Social y Medicare o a retenciones del impuesto federal sobre la renta, específicamente cuando pagó a un empleado 150 dólares o más en efectivo por el trabajo agrícola, o cuando el salario total de todos los trabajadores agrícolas alcanzó los 2500 dólares o más durante el año.
Cuándo utilizaría el formulario 943 para 2018 (presentación tardía o enmendada)
Deberá presentar el formulario 943 para 2018 como declaración tardía si nunca presentó su declaración original antes de la fecha límite del 31 de enero de 2019, o si la presentó antes del 11 de febrero de 2019 después de hacer los depósitos a tiempo durante todo el año. Algunas situaciones comunes incluyen recibir avisos del IRS sobre declaraciones no presentadas, descubrir que adeudabas impuestos laborales que no se habían pagado o tener que corregir errores en una declaración presentada anteriormente. Si necesita corregir un formulario 943 para 2018 ya presentado, utilizará el formulario 943-X, la declaración enmendada, en lugar de presentar otro formulario 943 (tema 760 del IRS). A diferencia de los reembolsos del impuesto sobre la renta individual, no hay un plazo de prescripción de tres años para solicitar reembolsos de impuestos sobre la nómina, por lo que puedes recuperar los montos pagados en exceso incluso si los presentas años después.
Reglas clave específicas de 2018
Para 2018, la tasa impositiva del Seguro Social fue del 6,2% para el empleador y el empleado (12,4% en total), con un límite de base salarial de 128.400 dólares por empleado. El impuesto de Medicare se mantuvo en el 1,45% para el empleador y el empleado (un 2,9% en total) sin límite salarial (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2018)). El impuesto adicional de Medicare del 0,9% se aplicaba solo a los empleados que ganaran más de 200 000$, sin que el empleador exigiera una contrapartida. El límite de depósito que exigía los depósitos electrónicos durante todo el año era de 2.500 dólares en impuestos laborales totales. Estas tasas y umbrales pueden diferir de los requisitos del año en curso, así que asegúrese de utilizar las cifras correctas de 2018 al completar su declaración tardía.
Paso a paso (nivel alto)
• Reúna sus registros: obtenga los registros salariales e impositivos de todos los empleados agrícolas de 2018, incluidas las transcripciones de cuentas del IRS que muestren depósitos anteriores o correspondencia sobre este año tributario
• Complete el formulario 943 para 2018: use la versión oficial de 2018 del formulario 943, disponible en IRS.gov/PriorYearForms, asegurándose de que todos los cálculos de salarios e impuestos utilicen las tasas y límites de 2018
• Adjunte anexos de respaldo: incluya el formulario 943-A si depositaba cada dos semanas y el formulario 8974 si solicita el crédito tributario sobre la nómina para pequeñas empresas que reúne los requisitos para aumentar las actividades de investigación
• Presente su declaración: envíe las declaraciones en papel por correo a la dirección especificada en las instrucciones de 2018 (las direcciones cambiaron en 2019) o verifique si la presentación electrónica todavía está disponible para años anteriores a través de un software aprobado
• Guarde copias completas: conserve copias de todos los formularios presentados, los pagos realizados y la correspondencia con el IRS para su registro
Errores comunes y cómo evitarlos
• Uso de formularios del año en curso: utilice siempre la versión de 2018 del formulario 943 y sus instrucciones, ya que las tasas impositivas, las bases salariales y las direcciones de presentación han cambiado desde entonces
• Combinar los salarios de los trabajadores agrícolas y no agrícolas: declare únicamente los salarios de los empleados agrícolas en el formulario 943; los salarios de los empleados domésticos u otros trabajadores no agrícolas figuran en diferentes formularios, como el Anexo H o el Formulario 941
• Informe de depósitos incorrecto: informe los depósitos reales realizados durante 2018 en la línea 14, no los que deberían haberse depositado; los registros de depósitos que no coincidan pueden generar correspondencia adicional del IRS
• No cumplir con las pruebas de 150 dólares/2500 dólares: asegúrese de cumplir realmente con los requisitos de presentación antes de presentarlos; no todos los salarios de los trabajadores agrícolas requieren la presentación del formulario 943
• Olvidarse de las multas: la presentación tardía generalmente conlleva una multa mensual del 5% sobre los impuestos impagos (hasta un máximo del 25%), más intereses; no los ignore al calcular los montos adeudados (pautas del IRS sobre multas por incumplimiento de la presentación de multas)
• Información incompleta del empleador: verifique que su EIN, nombre comercial y dirección coincidan con los registros del IRS exactamente como aparecieron en 2018 para evitar demoras en el procesamiento
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS generalmente procesa las declaraciones de impuestos sobre el empleo en un plazo de 6 a 8 semanas para las declaraciones en papel, aunque las declaraciones tardías pueden tardar más debido a los pasos de verificación adicionales. Recibirás un acuse de recibo de tu presentación y cualquier aviso de saldo pendiente si se adeudan montos adicionales. Si no puede pagar el monto total de inmediato, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos mediante el formulario 9465 o solicitar en línea a través de IRS.gov/PaymentPlans montos inferiores a 50 000$. Los intereses y las multas se siguen acumulando hasta que el saldo se pague en su totalidad. Si no está de acuerdo con las medidas del IRS, como embargos o gravámenes, relacionados con sus impuestos laborales de 2018, tiene derecho a apelar, incluidas las audiencias procesales de cobro; para ello, debe presentar el formulario 12153 en un plazo de 30 días a partir de la recepción de determinadas notificaciones del IRS (preguntas frecuentes del IRS sobre el debido proceso de cobro).
Preguntas frecuentes
¿Aún puedo obtener un reembolso por los impuestos laborales pagados en exceso en 2018?
Sí, a diferencia de los impuestos sobre la renta individuales, los reembolsos del impuesto sobre la nómina no tienen un período de limitación de tres años, por lo que aún puede reclamar los sobrepagos de 2018.
¿Qué multas tendré que pagar por presentar mi formulario 943 de 2018 con retraso?
La multa por no presentar la declaración es del 5% de los impuestos impagos por mes (máximo un 25%), más multas por falta de pago del 0,5% por mes, junto con los intereses calculados a partir de la fecha de vencimiento original (tema 653 del IRS).
¿Debo presentar también declaraciones de impuestos estatales sobre el empleo modificadas?
Consulta con tu agencia tributaria estatal, ya que la mayoría de los estados exigen la presentación de impuestos por separado y tienen sus propios plazos y estructuras de penalización para los impuestos sobre la nómina.
¿Cómo puedo obtener copias de la información de mi cuenta tributaria de 2018?
Solicite transcripciones de salarios e ingresos o transcripciones de cuentas en IRS.gov/Transcripts o llame al 800-908-9946 para verificar lo que el IRS tiene archivado para 2018.
¿Puedo establecer un plan de pagos si debo dinero de 2018?
Sí, puede solicitar un acuerdo de pago a plazos en línea en IRS.gov/PaymentPlans para saldos inferiores a 50 000 dólares, o usar el formulario 9465 para montos mayores o situaciones más complejas (el IRS acerca del formulario 9465).
¿Qué pasa si descubro más errores después de presentar mi declaración de finales de 2018?
Use el formulario 943-X para hacer correcciones adicionales; puede presentar varias declaraciones modificadas para el mismo año si es necesario para corregir diferentes errores.
¿Tengo que presentar el formulario 943 para 2018 si no tenía empleados ese año?
Si presentó anteriormente declaraciones del Formulario 943, debe continuar presentando declaraciones anuales (incluso si muestran un salario cero) hasta que presente una declaración final que indique que ha dejado de pagar permanentemente los salarios agrícolas (instrucciones del IRS para el formulario 943 (2018)).
