Para qué sirve el formulario 941 (2025) del IRS
Formulario 941 (2025) es el formulario del IRS que utilizan los empleadores para declarar los impuestos sobre la nómina trimestrales. Cubre el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados y las partes de los impuestos del Seguro Social y Medicare para empleadores y empleados. Los empleadores que pagan salarios sujetos a impuestos laborales deben presentar este formulario trimestralmente. El IRS espera que todas las empresas, incluidos los empleadores agrícolas y los empleadores domésticos, presenten el formulario 941, a menos que sean empleadores temporeros o reúnan los requisitos para cumplir con otras reglas especiales.
Cuándo utilizaría el formulario 941 para 2025
Los empleadores deben presentar el formulario 941 si pagan salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre la renta o a impuestos del Seguro Social y Medicare. Si se descubren errores, se debe corregir el formulario presentado anteriormente. También debe presentar la solicitud si paga salarios calificados por enfermedad o licencia familiar, incluso si no adeuda impuestos federales sobre la renta. Las presentaciones tardías o las declaraciones modificadas deben incluir todas las obligaciones tributarias sobre la nómina, los depósitos tributarios y las explicaciones de los ajustes.
Reglas o detalles clave para 2025
- Tasa impositiva del Seguro Social: La tasa impositiva del Seguro Social sigue siendo del 6,2% para los empleadores y los empleados, y se aplica a los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos hasta el límite salarial base anual.
- Tasa impositiva de Medicare: La tasa impositiva de Medicare es del 1,45% para cada empleador y empleado, y se aplica un impuesto adicional de Medicare del 0,9% a los empleados con ingresos altos.
- Retención del impuesto federal sobre la renta: Los empleadores deben declarar el impuesto federal sobre la renta retenido de los salarios de los empleados cada trimestre, incluido el impuesto sobre la renta retenido sobre los beneficios complementarios sujetos a impuestos y el seguro de vida grupal a término.
- Crédito tributario de nómina: Algunos empleadores aún pueden calificar para un crédito tributario limitado sobre la nómina si cumplen con los requisitos de elegibilidad de años tributarios anteriores.
- Depósitos de impuestos sobre el empleo: Los empleadores deben hacer depósitos puntuales mediante el retiro electrónico de fondos o el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). Los depósitos puntuales ayudan a evitar las multas del IRS.
- Presentación en el anexo B: Un depositante con cronograma quincenal debe adjuntar el Anexo B para informar con precisión las obligaciones tributarias diarias sobre el empleo.
- Número de identificación de empleador válido: Incluya su número de identificación patronal (EIN) en todas las declaraciones de impuestos sobre el empleo.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Reunir los registros de nómina y del IRS
Reúna todos los registros de nómina, depósitos de impuestos y formularios presentados anteriormente para confirmar el total del impuesto federal sobre la renta retenido, los impuestos del Seguro Social y de Medicare.
Paso 2: Complete el formulario de impuestos del año correcto
Utilice la versión de marzo de 2025 del formulario 941. Confirme que el año y el trimestre tributarios son correctos y que el total de la retención del impuesto sobre la renta y la obligación tributaria sobre la nómina son correctos.
Paso 3: Revise los detalles salariales y los montos imponibles
Incluya los salarios pagados, las propinas del Seguro Social imponibles, los salarios del Seguro Social sujetos a impuestos y los salarios imponibles sujetos a los impuestos de Medicare. Asegúrese de que todos los salarios y otras compensaciones de los empleados estén debidamente declarados.
Paso 4: Adjunte horarios adicionales si es necesario
Adjunte el Anexo B si es un depositante regular quincenal. Los empleadores que presenten una declaración agregada o que informen sobre un seguro de vida temporal grupal deben incluir todos los anexos necesarios.
Paso 5: Presentar la declaración completa
Los empleadores pueden presentar la declaración electrónicamente o enviarla por correo al IRS. El retiro electrónico de fondos, que garantiza el cumplimiento de los requisitos de depósito del Tesoro de los Estados Unidos y facilita el proceso de pago, se puede utilizar para realizar pagos en línea.
Paso 6: Conserve los registros y la prueba de presentación
Guarde copias de todas las declaraciones presentadas, los pagos de impuestos y los depósitos de impuestos sobre el empleo durante al menos tres años. Mantener la documentación adecuada ayuda a resolver las discrepancias o auditorías.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Presentar el formulario o el año tributario incorrectos: Verifique siempre que se utilice la versión correcta del formulario 941 del IRS para 2025 y que el trimestre y la fecha de vencimiento coincidan con el período que está declarando.
- Declaración incorrecta del impuesto sobre la renta retenido: Verifique todos los montos del impuesto federal sobre la renta retenido, especialmente al declarar los salarios sujetos a impuestos, la prestación por enfermedad y otras compensaciones.
- Errores matemáticos en los impuestos sobre la nómina: Verifique los totales de los impuestos del Seguro Social, los impuestos de Medicare y los impuestos adicionales de Medicare retenidos para evitar demoras en el procesamiento o la evaluación de los impuestos impagos.
- No realizar los depósitos a tiempo: Asegúrese de que todos los depósitos de impuestos se realicen en la fecha de vencimiento o antes. Los depósitos atrasados generan multas y cargos por intereses automáticos.
- Falta el EIN o no es válido: Incluya un número de identificación de empleador válido para garantizar que el IRS acredite adecuadamente sus declaraciones de impuestos sobre el empleo.
- Devoluciones incompletas o sin firmar: Cada formulario 941 debe estar firmado por una persona autorizada o un preparador pagado antes de enviarlo. Los formularios incompletos pueden provocar el rechazo o un retraso en el procesamiento.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez presentados, el IRS revisará los impuestos sobre el empleo declarados y los comparará con los totales de los formularios W-2 y W-3. La presentación electrónica acelera el procesamiento, pero las presentaciones en papel pueden tardar más. Si el IRS identifica discrepancias, es posible que reciba una notificación solicitando una aclaración o el pago de cualquier impuesto pendiente de pago. Los empleadores pueden establecer planes de pago, solicitar la reducción de las multas o realizar pagos de impuestos adicionales mediante el retiro electrónico de fondos. Verifique siempre que los depósitos se contabilicen correctamente para evitar futuras obligaciones tributarias o multas.
Preguntas frecuentes
¿Cómo presento el formulario 941 (2025) del IRS con retraso o modificado?
Si perdió un trimestre, presente el formulario 941 del IRS correcto para ese período lo antes posible. Use el formulario 941-X para ajustar los impuestos sobre la nómina, declarar los impuestos sobre la renta y corregir los errores en un formulario presentado anteriormente para corregirlos.
¿Qué se declara como impuesto federal sobre la renta retenido en el formulario 941?
El impuesto federal sobre la renta retenido incluye todos los impuestos sobre la renta deducidos de los salarios de los empleados, los beneficios complementarios imponibles y la prestación por enfermedad. Los empleadores deben declarar estos impuestos retenidos cada trimestre y garantizar su exactitud para evitar multas del IRS.
¿Cómo se aplican los impuestos sobre la nómina y los impuestos del Seguro Social a los salarios de los empleados?
Los impuestos sobre la nómina incluyen la retención del Seguro Social, Medicare y el impuesto federal sobre la renta sobre los salarios de los empleados. El empleador y el empleado pagan estos impuestos laborales en función de los salarios sujetos a impuestos y otras compensaciones.
¿Puedo solicitar un crédito tributario de nómina para 2025 en el formulario 941?
Solo ciertos créditos se transfieren de años tributarios anteriores. Los empleadores no pueden solicitar créditos relacionados con la COVID vencidos, pero aun así pueden ajustar las declaraciones anteriores mediante el formulario 941-X si reúnen los requisitos.
¿Cuáles son los requisitos para los depósitos de impuestos y el retiro electrónico de fondos?
Los empleadores deben hacer depósitos tributarios oportunos mediante el EFTPS o el retiro electrónico de fondos. Un depositante con un cronograma quincenal debe seguir su cronograma de depósitos para evitar intereses y multas del IRS.
¿Cuándo debo presentar el Anexo B con el formulario 941?
Se requiere un Anexo B si es un depositante fijo quincenal con obligaciones tributarias sobre el empleo que superen los 50 000$ en el período retrospectivo. La obligación tributaria de cada día debe declararse con precisión.
¿Cómo deben declararse los salarios por enfermedad y licencia familiar en el formulario 941?
Los salarios calificados por enfermedad y licencia familiar deben incluirse en los salarios totales de los empleados sujetos a los impuestos del Seguro Social y Medicare. Infórmelos en las líneas correspondientes del formulario 941.
