Casi todas las empresas con empleados deben presentar el formulario 940 del IRS, la declaración anual de impuestos federales por desempleo del empleador, cada año para cumplir con sus obligaciones en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA). Este impuesto federal de desempleo proporciona una red de seguridad crucial, ya que financia los beneficios de desempleo para los trabajadores que pierden sus empleos.

Presentar este formulario no es opcional, es un requisito federal. Los empleadores deben calcular sus obligaciones tributarias en virtud de la FUTA, declarar los salarios pagados y pagar la cantidad correspondiente en función de los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado. La tasa impositiva de la FUTA comienza en el 6,0%, pero la mayoría de los empleadores pagan una tasa impositiva neta mucho más baja después de solicitar los créditos tributarios estatales por desempleo. Calcular y declarar correctamente estos montos puede ahorrarle a su empresa costosas multas e intereses.

Esta guía le enseñará qué es el formulario 940 del IRS, quién debe presentarlo y cómo cumplir con los requisitos. Analizaremos los plazos de presentación, los métodos de pago, los errores más comunes y qué hacer si está atrasado en sus pagos de impuestos de la FUTA. Ya sea propietario de una pequeña empresa, administrador de nóminas o preparador de impuestos, este artículo lo ayudará a mantenerse al día y evitar complicaciones innecesarias con el Servicio de Impuestos Internos.

¿Qué es el formulario 940 del IRS?

El formulario 940 del IRS es la declaración anual de impuestos federales de desempleo que los empleadores deben presentar para declarar su responsabilidad en virtud de la Ley Federal del Impuesto de Desempleo (FUTA). Este impuesto es único porque lo paga en su totalidad el empleador y no se deduce del salario de los empleados. El dinero recaudado financia los programas federales de desempleo, lo que ayuda a los estados a pagar la compensación por desempleo a los trabajadores elegibles.

Los empleadores utilizan el formulario 940 para calcular su impuesto FUTA total, contabilizar los créditos tributarios estatales por desempleo y determinar si adeudan un pago adicional o si se les debe un reembolso. La presentación es obligatoria para la mayoría de las empresas que pagaron salarios a uno o más empleados durante el año.

Tasa impositiva y base salarial de la FUTA

La tasa impositiva estándar de la FUTA es del 6,0% sobre los primeros 7.000 dólares del salario de cada empleado. La mayoría de los empleadores reciben un crédito de hasta el 5,4% por el pago puntual de los impuestos estatales de desempleo, lo que reduce la tasa impositiva neta al 0,6%. Esto significa que el impuesto federal de desempleo máximo por empleado suele ser de 42 dólares al año.

Si su empresa opera en un estado con reducción de crédito, su crédito FUTA puede ser más bajo, lo que se traducirá en una factura tributaria más alta. Los empleadores de varios estados deben completar el Anexo A (formulario 940) para asignar los salarios por estado y aplicar tasas de reducción crediticia.

Impuesto FUTA frente a impuestos FICA

A diferencia de los impuestos FICA (Seguro Social y Medicare), la FUTA se aplica solo a los empleadores y no se retiene de los cheques de pago de los empleados.

Comprender estas diferencias es esencial para el cumplimiento de la nómina y para la elaboración de informes fiscales precisos.

¿Quién debe presentar el formulario 940?

Debe presentar el formulario 940 si su empresa cumple al menos una de estas condiciones:

• Umbral de salarios pagados: Pagó a sus empleados $1,500 o más en salarios en cualquier trimestre calendario durante el año tributario actual o anterior.
  
  
• Umbral de recuento de empleados: Uno o más empleados trabajaron para usted durante al menos parte de un día en 20 o más semanas diferentes durante el año. Esto incluye a los empleados a tiempo completo, a tiempo parcial y temporales.

Estas pruebas se aplican a la mayoría de los empleadores, incluidas las pequeñas empresas y los empleadores del gobierno local. Las asociaciones no deben considerar a los propios socios como empleados al determinar la elegibilidad.

Situaciones especiales

Algunos empleadores tienen obligaciones de presentación únicas:

• Empleados domésticos: Si pagó salarios en efectivo a empleados domésticos (como niñeras o cuidadores), es posible que tenga reglas de presentación diferentes. El IRS proporciona una guía detallada en la publicación 926.
  
  
• Empleadores agrícolas: Debe presentar una solicitud si pagó $20,000 o más en salarios en efectivo a trabajadores agrícolas en cualquier trimestre o si empleó a 10 o más trabajadores agrícolas durante 20 semanas.
  
  
• Organizaciones exentas de impuestos: Si bien algunas organizaciones sin fines de lucro no pagan el impuesto federal sobre la renta, muchas deben presentar el formulario 940 si cumplen con los requisitos salariales de la FUTA.
  
  
• Empleadores de varios estados: Si opera en varios estados, debe completar el Anexo A para informar los salarios por estado.
  
  
• Empleadores sucesores: Si adquirió otro negocio y continuó pagando los salarios, es posible que tenga que presentar una declaración por separado o declarar los salarios combinados.

El cumplimiento de estos requisitos garantiza el cumplimiento con el Servicio de Impuestos Internos y evita multas por no declarar el impuesto federal de desempleo.

Cuándo y cómo presentar el formulario 940 del IRS

Fecha límite de presentación anual

La fecha límite para presentar el formulario 940 es el 31 de enero siguiente al año tributario. Si depositó su obligación tributaria de la FUTA a tiempo durante todo el año, el IRS le da hasta el 10 de febrero para presentarla. Si la fecha límite es un fin de semana o un feriado federal, su presentación se considerará puntual si la presenta antes del siguiente día hábil.

Requisitos de depósito trimestrales

Si bien presenta el formulario 940 una vez al año, es posible que deba realizar pagos trimestrales del impuesto FUTA si su obligación supera los 500 dólares en un trimestre calendario.

• Si su impuesto FUTA no depositado es de 500 dólares o menos para el trimestre, transfiéralo al siguiente trimestre.
  
  
• Debe depositar antes de la fecha límite trimestral si su pasivo acumulado supera los 500$.

Calendario de depósitos trimestrales

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Opciones de pago

Los empleadores deben hacer los depósitos de FUTA electrónicamente. Las opciones incluyen:

• Sistema electrónico de pago de impuestos federales (EFTPS): Este es el método preferido para la mayoría de las empresas.
  
  
• Pago directo del IRS para empresas: Esto permite el pago seguro en línea directamente desde una cuenta bancaria.
  
  
• Tarjeta de crédito o débito: Está disponible a través de procesadores de pago aprobados, aunque es posible que se apliquen tarifas de conveniencia.
  
  
• Instituciones financieras: Algunos empleadores pueden trabajar con su banco o proveedor de nómina para hacer los depósitos a tiempo.

Asegúrese de incluir su número de identificación patronal (EIN) y seleccionar el año tributario correcto al realizar los pagos. Los pagos precisos ayudan a evitar las notificaciones del IRS y a prevenir problemas de pagos excesivos o insuficientes.

Proceso paso a paso para presentar el formulario 940

Paso 1: Reunir los registros de nómina e impuestos

Antes de comenzar a completar el formulario 940 del IRS, recopile toda la información relevante:

• Pagos totales y salarios en efectivo pagados a todos los empleados durante el año
  
  
• Pagos y tasas de impuestos estatales por desempleo (necesarios para los cálculos de crédito)
  
  
• Número de identificación del empleador (EIN), nombre comercial y dirección comercial
  
  
• Registros de nómina trimestrales que muestran los salarios de los empleados, los pagos exentos de la FUTA y los totales salariales imponibles
  
  
• Cualquier ajuste del año anterior, incluidos los pagos excesivos o insuficientes

Tener esta información lista garantiza la precisión de los informes y minimiza los errores.

Paso 2: Complete cada parte del formulario 940 del IRS

Parte 1: Cuéntanos sobre tu devolución

• Marque la casilla para ver si se trata de una declaración enmendada, si es un empleador sucesor o si no recibió pagos a los empleados.
  
  
• Seleccione «Declaración final» si dejó de pagar sus salarios de forma permanente durante el año tributario.

Parte 2: Determine su impuesto FUTA antes de los ajustes

• Indique los pagos totales a los empleados (línea 3).
  
  
• Reste los pagos exentos de FUTA, como los beneficios complementarios, el seguro de vida grupal a término y otras compensaciones excluidas.
  
  
• Calcule los salarios totales imponibles de la FUTA (línea 7) y multiplíquelos por 0.006 (6%) para obtener el impuesto FUTA total antes de los créditos.

Parte 3: Calcular ajustes y créditos

• Aplica créditos tributarios estatales por desempleo para reducir tu tasa impositiva neta.
  
  
• Si pagó salarios en un estado con reducción crediticia, complete el Anexo A para declarar la responsabilidad adicional.
  
  
• Los empleadores de varios estados también deben usar el Anexo A para asignar los salarios correctamente.

Parte 4: Determinar el saldo adeudado o el sobrepago

• Reste los depósitos de FUTA y los créditos anteriores del total de impuestos adeudados.
  
  
• Si hay un sobrepago, indica si deseas aplicarlo al año siguiente o solicitar un reembolso.

Paso 3: Revisa y envía tu devolución

• Comprueba los cálculos y asegúrate de haber incluido todos los horarios.
  
  
• Firme y feche el formulario; los formularios sin firmar se consideran incompletos.
  
  
• Preséntelo electrónicamente a través de proveedores de archivos electrónicos aprobados por el IRS o envíelo por correo a la dirección del IRS correspondiente según su estado.

Completar estos pasos minuciosamente lo ayuda a cumplir con las normas, reducir el riesgo de multas del IRS y garantizar que su declaración federal de impuestos FUTA por desempleo sea precisa.

Errores comunes y cómo evitarlos

Incluso un pequeño error en el formulario 940 del IRS puede provocar avisos o multas del IRS. Estos son algunos de los problemas más frecuentes a los que se enfrentan los empleadores y cómo prevenirlos:

• Clasificación errónea de los empleados: Algunas empresas excluyen por error a los empleados a tiempo parcial o temporales al contar con uno o más empleados para los requisitos de presentación.
  Solución: Incluya a todos los empleados al determinar si debe presentar una solicitud, excepto a los socios o propietarios que no se consideran empleados.
  
  
• Cálculos incorrectos de la base salarial de FUTA: Los empleadores a veces declaran que los salarios superan el límite salarial anual de 7.000 dólares por empleado.
  Solución: Haga un seguimiento de los salarios de los empleados por separado y limite los salarios totales imponibles de la FUTA a 7 000 USD por empleado.
  
  
• Olvidar los créditos tributarios estatales: No cumplir con el cálculo del crédito estatal por desempleo infla su Obligación tributaria de FUTA innecesariamente.
  Solución: Verifique que paga los impuestos estatales de desempleo a tiempo y aplique el crédito completo en el formulario 940.
  
  
• Faltan requisitos de pago trimestrales: Esperar hasta fin de año cuando su impuesto FUTA supere los 500$ en un trimestre natural puede resultar en multas tributarias de FUTA por no depositar.
  Solución: Controle el pasivo acumulado de FUTA y realice los pagos trimestrales antes de las fechas de vencimiento de los depósitos del IRS.
  
  
• Omitir el Anexo A para estados con varios estados o con reducción de crédito: Si es un empleador de varios estados o se encuentra en un estado con reducción de crédito, no incluir el Anexo A conlleva demoras en el procesamiento o avisos de pago insuficiente.
  Solución: Complete siempre el Anexo A cuando los salarios se paguen en más de un estado o cuando se apliquen reducciones de crédito.
  
  
• No presentar la declaración final cuando el negocio cierra: Las empresas que dejaron de pagar los salarios a veces no presentan la solicitud.
  Solución: Presente una declaración final, marque la casilla correspondiente e informe todas las contribuciones restantes del empleador para cerrar correctamente su cuenta de FUTA.

Al tomar estas medidas, minimiza la correspondencia del IRS y mantiene su declaración de impuestos FUTA por desempleo libre de errores.

Consecuencias de ignorar el formulario 940 del IRS

No presentar o pagar su formulario 940 del IRS puede tener graves consecuencias financieras y operativas. El Servicio de Impuestos Internos monitorea las obligaciones tributarias federales por desempleo impagadas y aplica multas rápidamente.

Sanciones por presentación tardía

Si no cumple con la fecha límite de presentación, el IRS cobra una multa del 5% del impuesto no pagado por mes, hasta un máximo del 25%. Se puede aplicar una multa mínima si su declaración se retrasa más de 60 días, equivalente a 485 USD o al monto total del impuesto adeudado, que sea la que sea menor.

Multas e intereses por pago atrasado

La obligación tributaria impaga acumula multas adicionales del 0,5% por mes, que aumentan al 1% si el IRS envía una notificación de intención de recaudar. Los intereses se acumulan diariamente hasta que el saldo se pague en su totalidad. Esto significa que esperar incluso unos pocos meses para pagar puede agregar costos sustanciales a su empresa.

Riesgos empresariales y de cumplimiento

Ignorar las obligaciones del Formulario 940 puede provocar:

• Avisos y acciones de cobro del IRS: Es posible que reciba cartas de la serie CP exigiendo el pago.
  
  
• Participación de las agencias de cobro: Los saldos pendientes de pago se pueden remitir para su cobro forzoso.
  
  
• Posibles gravámenes o gravámenes: El IRS puede embargar fondos de sus cuentas bancarias o embargar cuentas por cobrar.
  
  
• Cuestiones de licencias y contratos: Algunos estados exigen una prueba del cumplimiento actual del impuesto de desempleo antes de renovar las licencias comerciales o aprobar los contratos.

Abordar los pagos de impuestos con rapidez ayuda a proteger su empresa y evita que se conviertan en medidas coercitivas que interrumpan las operaciones.

Opciones de alivio y resolución

Si adeuda impuestos FUTA atrasados o no cumplió con la fecha límite para presentar el formulario 940 del IRS, hay varias maneras de resolver su cuenta y evitar más multas.

Planes de pago (acuerdos de pago a plazos)

El IRS ofrece acuerdos de pago a plazos flexibles para las empresas que no pueden pagar su obligación tributaria en su totalidad:

• Planes de pago a corto plazo (≤120 días): No tiene ninguna tarifa de instalación y está disponible si puedes pagar en un plazo de cuatro meses.
  
  
• Planes de pago a largo plazo: Estos planes requieren una tarifa inicial (que oscila entre 31 y 225 dólares) y permiten pagos mensuales. Se recomienda el débito automático para evitar pagos atrasados.

Opciones de alivio de penalizaciones

Es posible que pueda reducir o eliminar las multas:

• Reducción por primera vez: Está disponible si tiene un historial de cumplimiento limpio.
  
  
• Alivio por causa razonable: Esto se otorga para situaciones que escapan al control del contribuyente, como enfermedades graves, desastres naturales o ausencias inevitables.

Actualmente no está en estado de coleccionable

Si el pago le causaría graves dificultades financieras, puede solicitar el estado «Actualmente no es cobrable». Esto detiene temporalmente los esfuerzos de recaudación del IRS, aunque los intereses seguirán acumulándose.

Oferta de compromiso (OIC)

En raras ocasiones, puede liquidar su deuda tributaria federal por desempleo por menos del monto total adeudado. El IRS evaluará tu capacidad de pago, tus ingresos y tus activos antes de aprobar una OIC.

Ayuda y recursos profesionales

Cumplir con los requisitos del formulario 940 del IRS puede ser difícil, especialmente si administra la nómina en varios estados o si ha recibido avisos del IRS. Trabajar con un preparador de impuestos, un contador público o un profesional de nómina calificado puede ahorrar tiempo y reducir los costosos errores.

Cuándo buscar ayuda profesional

Deberías considerar la posibilidad de recibir asistencia profesional si:

• Usted opera en un estado de reducción de crédito o es un empleador de varios estados y debe completar el Anexo A.
  
  
• Recibió avisos del IRS sobre depósitos faltantes o impuestos FUTA mal pagados.
  
  
• Debe corregir una declaración de impuestos de la FUTA del año anterior o presentar una enmendada.
  
  
• Su empresa dejó de pagar sus salarios recientemente o usted cerró sus puertas y debe presentar una declaración final.

Servicio recomendado: paquetes de cumplimiento para empleadores

Nuestros paquetes de cumplimiento para empleadores (transcripciones de nómina 941/940) ayudan a las empresas a confirmar los depósitos de impuestos sobre la nómina, comprobar si hay declaraciones sin presentar y resolver las discrepancias con el Servicio de Impuestos Internos. Con estas transcripciones, puede verificar su historial de FUTA, comparar las contribuciones del empleador con los registros del IRS y prepararse con confianza para las auditorías o los planes de pago.

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Obtenga un paquete con las transcripciones de sus impuestos sobre la nómina del IRS para verificar las declaraciones y detectar los problemas de cumplimiento de manera temprana.

Recursos adicionales

También puede usar las herramientas del IRS, como Get Transcript, para acceder a su cuenta tributaria o inscribirse en el EFTPS para realizar depósitos electrónicos seguros. Si necesita representación profesional, un contador público certificado, un agente inscrito o un abogado tributario pueden comunicarse con el IRS en su nombre y negociar programas de ayuda.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Cómo afectan los impuestos estatales de desempleo al formulario 940?

Los impuestos estatales de desempleo desempeñan un papel importante a la hora de reducir su responsabilidad por la FUTA. El gobierno federal otorga un crédito de hasta el 5,4% a los empleadores que paguen puntualmente los impuestos estatales de desempleo. Este crédito reduce directamente lo que debe en el formulario 940. Al mantenerse al día con los pagos estatales, ayuda a garantizar que los programas que pagan beneficios por desempleo mantengan sus fondos y, al mismo tiempo, minimiza su saldo tributario de la FUTA.

¿Tengo que presentar el formulario 940 si pagué el salario solo durante una parte del año?

Sí, incluso si pagó su salario en solo un trimestre, aún debe presentar el formulario de impuestos de ese año. Informe todos los pagos que el empleador haya realizado durante el año y marque la casilla de «declaración final» si dejó de pagar los salarios de forma permanente. Esto garantiza que tu cuenta siga siendo correcta en el IRS y evita avisos innecesarios por parte del gobierno federal.

¿Qué es una reducción de crédito y por qué es importante?

Una reducción de crédito ocurre cuando un estado tiene un préstamo pendiente del gobierno federal para su programa de desempleo. Los empleadores de los estados con reducción de crédito deben pagar el impuesto FUTA a una tasa más alta. Este pago adicional al empleador se declara en el anexo A del formulario 940 y ayuda a garantizar fondos suficientes para seguir pagando las prestaciones por desempleo en los estados afectados.

¿Cuándo deben los empleadores buscar ayuda profesional para el formulario 940?

Los empleadores deben buscar ayuda si no hicieron depósitos, recibieron avisos del IRS o necesitan ayuda para conciliar los impuestos estatales de desempleo con los créditos de la FUTA. Un profesional puede revisar tu formulario de impuestos, confirmar todos los pagos del empleador y ayudarte a establecer planes de pago. Esto puede evitar cargos por intereses y permitir que el gobierno federal aplique tus pagos correctamente para mantener tu cuenta al día.