Para qué sirve el formulario W-9
El formulario W-9 es uno de los documentos tributarios más solicitados en los Estados Unidos, pero a menudo se malinterpreta. Considérelo su manera oficial de decir «este es mi número de identificación fiscal» a las empresas, bancos y otras organizaciones que necesitan declarar los pagos al IRS.
Cuando alguien te paga dinero (ya sean intereses de tu banco, ingresos independientes de un cliente o alquiler de un inquilino), por lo general se le exige que informe ese pago al Servicio de Impuestos Internos. Para hacerlo correctamente, necesitan tu número de identificación fiscal (TIN), que normalmente es tu número de seguro social (SSN) si eres una persona física, o tu número de identificación patronal (EIN) si eres una empresa.
El formulario W-9 cumple varios propósitos fundamentales: proporciona su nombre legal y TIN correctos al pagador; certifica, bajo pena de perjurio, que su información es precisa; confirma que es una persona estadounidense (no una persona o entidad extranjera); y establece si está exento de la retención adicional, una deducción fiscal automática del 24% que el IRS exige cuando falta la documentación adecuada.
Es importante entender que nunca debe presentar el formulario W-9 ante el IRS. En su lugar, usted entrega el formulario completo directamente al solicitante (su cliente, banco o la persona que le paga) y él lo guarda en sus registros. Luego, el solicitante usa tu información para presentar declaraciones informativas, como los formularios 1099-NEC, 1099-MISC o 1099-INT, ante el IRS. IRS.gov
Cuándo utilizaría el formulario W-9 (incluidas las presentaciones tardías o corregidas)
Encontrará el formulario W-9 en numerosas situaciones financieras cotidianas. Por lo general, tendrás que completar uno cuando:
- Comenzar a trabajar por cuenta propia o por contrato: antes de que un cliente te pague por los servicios
- Apertura de cuentas bancarias o de inversión: las instituciones financieras lo necesitan para declarar intereses, dividendos u otras ganancias
- Recibir ingresos por alquiler: los propietarios los proporcionan a las empresas de gestión o procesadores de pagos
- Trabajar con plataformas de pago: las redes de pago de terceros lo requieren para la elaboración de informes
- Servicios de abogado: los bufetes de abogados necesitan formularios W-9, incluso de las corporaciones, para informar sobre las tarifas y las liquidaciones
- Transacciones inmobiliarias: es posible que tanto los compradores como los vendedores deban proporcionar información tributaria
- Intereses hipotecarios pagados: para informar sobre la adquisición o el abandono de una propiedad garantizada
- Contribuciones a la IRA: cuando se hacen contribuciones a planes de jubilación individuales
- Cancelación de la deuda: cuando se condona o cancela la deuda
Las presentaciones tardías o corregidas son necesarias en varios escenarios. Si al principio olvidaste enviar un formulario W-9 o lo enviaste sin información, debes completar el formulario lo antes posible, incluso si es después de que se haya realizado el pago. Esto evita que se inicie o continúe la retención adicional (la deducción fiscal automática del 24%).
Debe presentar un formulario W-9 corregido cada vez que cambie su información: después de un cambio de nombre legal (matrimonio, divorcio u otros motivos), cuando su empresa cambie su clasificación fiscal (por ejemplo, cuando una LLC elija el estatus de sociedad anónima S), si recibe un nuevo TIN o si su dirección cambia y necesita asegurarse de que le lleguen los documentos fiscales. Si inicialmente escribiste «Solicitado» en la casilla TIN porque estabas esperando tu número, debes proporcionar un formulario W-9 actualizado con tu TIN actual en un plazo de 60 días para evitar retenciones adicionales. IRS.gov
Reglas o detalles clave para 2024
Nuevo para 2024
Las asociaciones, fideicomisos y sucesiones ahora deben marcar una nueva casilla (línea 3b) si tienen socios, propietarios o beneficiarios extranjeros al presentar el formulario a una entidad de flujo continuo. Este cambio contribuye a cumplir los requisitos de declaración de impuestos internacionales establecidos en la Ley de Cumplimiento Tributario de Cuentas Extranjeras (FATCA).
Reglas fundamentales que permanecen en vigor
- Solo personas de EE. UU.: El formulario W-9 es exclusivamente para ciudadanos estadounidenses, extranjeros residentes y entidades organizadas bajo la ley estadounidense. En su lugar, las personas extranjeras deben utilizar la serie W-8 o el formulario 8233.
- Tasa de retención adicional: Se mantiene en el 24% para 2024. Esta retención automática se aplica a los pagos declarables cuando no proporciones un TIN, proporciones un TIN incorrecto o no certifiques que no estás sujeto a una retención adicional.
- Requisitos de firma: Debes firmar la sección de certificación bajo pena de perjurio para confirmar que tu TIN es correcto, que no estás sujeto a retenciones adicionales y que eres una persona estadounidense. Hay excepciones limitadas para ciertas cuentas de intereses y dividendos.
- Coincidencia de nombre-TIN: El nombre que aparece en la línea 1 debe coincidir exactamente con el nombre que aparece en sus declaraciones de impuestos y en los registros del IRS. Los desajustes hacen que el IRS envíe notificaciones a los pagadores y pueden resultar en retenciones adicionales.
- Entidades ignoradas: Las LLC de un solo miembro y otras entidades excluidas deben ingresar el nombre del propietario en la línea 1 y pueden ingresar el nombre de la empresa en la línea 2. El TIN debe ser el SSN del propietario o el EIN de la LLC, si lo tiene.
- Sanciones por información falsa: Proporcionar información falsa puede resultar en una sanción civil de 500 dólares o en un proceso penal, incluidas multas o penas de prisión. Si no proporciona un TIN correcto, se le impondrá una multa de 50 dólares por cada incumplimiento, a menos que se deba a una causa razonable.
- Retención de cuatro años: Los solicitantes deben conservar el formulario W-9 en sus archivos durante al menos cuatro años. IRS.gov
Paso a paso (nivel alto)
Cómo completar el formulario W-9
Línea 1 — Nombre
Ingresa tu nombre exactamente como aparece en tu declaración de impuestos. Para individuos y propietarios únicos, use su nombre legal. En el caso de las LLC de un solo miembro que no sean entidades reconocidas, introduzca aquí el nombre del propietario, no el nombre de la empresa.
Línea 2 — Nombre de la empresa (si es diferente)
Esto es opcional para la mayoría de las personas. Úsalo solo si operas con un nombre comercial (DBA) diferente o si eres una entidad ignorada que introduce el nombre de tu empresa después de poner el nombre del propietario en la línea 1.
Línea 3a — Clasificación fiscal federal
Marque solo UNA casilla que coincida con la forma en que presenta sus impuestos federales: propietario individual/único (lo más común para los trabajadores independientes), corporación C, corporación S, sociedad, fideicomiso/patrimonio o sociedad de responsabilidad limitada (luego especifique cómo se grava la LLC).
Línea 3b — Socios/propietarios/beneficiarios extranjeros (NUEVA para 2024)
Si es una sociedad, un fideicomiso o un patrimonio con socios, propietarios o beneficiarios extranjeros, marque esta casilla.
Línea 4 — Exenciones
La mayoría de las personas dejan esto en blanco. Solo ciertas entidades (como empresas, organizaciones exentas de impuestos y agencias gubernamentales) pueden solicitar la exención de las retenciones adicionales o de la presentación de informes ante la FATCA. El formulario proporciona códigos específicos para los beneficiarios exentos y las exenciones de la FATCA.
Líneas 5-6 — Dirección
Introduzca su dirección postal actual en la que desea recibir los documentos fiscales. Si se trata de una dirección nueva, marque con un círculo la palabra «NUEVA» en el formulario.
Línea 7 — Números de cuenta
Déjalo en blanco a menos que el solicitante te haya pedido que incluyas números de cuenta específicos.
Parte I — Número de identificación del contribuyente
Ingresa tu SSN (para personas) o EIN (para empresas) en la casilla correspondiente. Si has solicitado un número pero aún no lo has recibido, escribe «Solicité» en el espacio, pero recuerda que debes proporcionar el número real en un plazo de 60 días.
Parte II — Certificación
Lea atentamente las cuatro declaraciones de certificación. Si el IRS le ha notificado que actualmente está sujeto a retenciones adicionales por no declarar intereses o dividendos de manera insuficiente, debe tachar el punto 2 antes de firmar. Firme y feche el formulario para completarlo.
Enviar al solicitante
Entregue o envíe el formulario completo a quien lo haya solicitado, nunca lo envíe por correo al IRS. IRS.gov
Errores comunes y cómo evitarlos
Error #1: El nombre y el TIN no coinciden
Este es el error más común. Si se casó recientemente y cambió su nombre, pero no lo actualizó con la Administración del Seguro Social, su nombre anterior aún figura en los registros del IRS. Solución: Actualice su nombre con la SSA primero mediante el formulario SS-5, luego espere a que se procese la actualización antes de enviar el formulario W-9 con su nuevo nombre.
Error #2: Clasificación fiscal incorrecta
Los propietarios de una LLC de un solo miembro suelen marcar la palabra «Sociedad de responsabilidad limitada» sin indicar cómo se grava la LLC. Solución: Si es una LLC de un solo miembro que no ha elegido la tributación corporativa, marque «Individual/propietario único» O marque «Compañía de responsabilidad limitada» y escriba el código de clasificación fiscal correspondiente en la casilla.
Error #3: Ingresar el nombre de la empresa en lugar del nombre del propietario
En el caso de las entidades excluidas, como las LLC de un solo miembro, el nombre legal del propietario debe figurar en la línea 1. Solución: Pon tu nombre legal personal en la línea 1 y puedes agregar el nombre de tu empresa en la línea 2.
Error #4: No firmar el formulario
Un formulario W-9 sin firmar no es válido y desencadena una retención adicional. Solución: Siempre firme y feche la Parte II, a menos que se encuentre en la rara excepción de ciertas cuentas de intereses y dividendos en las que no se requiere la firma.
Error #5: Dejar la línea 1 en blanco
Se requiere una entrada en la línea 1; no puede dejar esta línea en blanco. Solución: Introduzca siempre el nombre que coincida con su declaración de impuestos en esta línea.
Error #6: Marcar más de una casilla en la línea 3a
Debe marcar solo una casilla para la clasificación fiscal federal. Solución: Determine cuidadosamente su clasificación fiscal correcta y marque solo esa casilla.
Error #7: No se actualiza después de los cambios
Si se casa, forma una corporación o recibe un EIN después de usar inicialmente su SSN, debe presentar un nuevo formulario W-9. Solución: Envíe formularios actualizados de forma proactiva a todos sus clientes e instituciones financieras cada vez que cambie su información tributaria.
Error #8: Usar un tipo de TIN incorrecto
Para los extranjeros residentes sin un SSN, su TIN es su número de identificación fiscal individual (ITIN), que debe ingresarse en la casilla del número de seguro social. Solución: Asegúrate de usar el tipo de TIN correcto para tu situación. IRS.gov
Qué sucede después de presentar la solicitud
Una vez que entregue su formulario W-9 completado, este es el proceso entre bastidores:
El solicitante conserva su formulario archivado, por lo general durante al menos cuatro años. No lo envían al IRS; lo utilizan como documento fuente para preparar las declaraciones informativas. Durante todo el año, el solicitante hace un seguimiento de los pagos que se le han hecho. Cuando llega la hora de pagar impuestos (por lo general, antes del 31 de enero del año siguiente), prepara y presenta declaraciones informativas ante el IRS, como el formulario 1099-NEC para la compensación de personas que no son empleados, el formulario 1099-MISC para los ingresos varios, el formulario 1099-INT para el pago de intereses u otros formularios aplicables.
Recibirá una copia de estas declaraciones informativas, en las que se mostrará lo que se informó al IRS en su TIN. Esta es la razón por la que la precisión del formulario W-9 es tan importante: la información fluye directamente a sus registros permanentes del IRS.
Si todo coincide, no estarás sujeto a retenciones adicionales y tu relación con el pagador continuará sin problemas. Declararás los ingresos en tu declaración de impuestos utilizando la información que recibas en las declaraciones.
Si hay algún problema, pueden ocurrir varias cosas: el IRS puede enviar al solicitante un aviso (llamado «aviso B») indicando que la combinación nombre-TIN no coincide con sus registros. Luego, el solicitante debe pedirte un formulario W-9 corregido. Si no respondes o no proporcionas la información correcta, el pagador debe comenzar a retener el 24% de tus pagos futuros hasta que se resuelva el problema.
Si proporcionaste «Solicitado» pero no presentas tu TIN real en un plazo de 60 días, se iniciará una retención adicional. La retención adicional continuará hasta que proporciones el TIN correcto. Si el IRS ha notificado al pagador que no declaraste intereses o dividendos, la retención adicional continúa hasta que el IRS notifique al pagador que debe cesar la retención adicional.
Es posible que su información se comparta más allá del pagador inmediato y del IRS. En el aviso sobre la Ley de Privacidad que figura en el formulario W-9 se explica que su TIN puede divulgarse al Departamento de Justicia en caso de litigios civiles y penales, a los gobiernos estatales y locales para la administración tributaria, a otros países en virtud de tratados tributarios, a agencias federales y estatales para hacer cumplir las leyes civiles y penales, y a las agencias federales encargadas de hacer cumplir la ley y de inteligencia para combatir el terrorismo. Este es un estándar para fines de cumplimiento tributario y lo exige la sección 3406 del Código de Impuestos Internos. IRS.gov
Preguntas frecuentes
P1: ¿Tengo que llenar un nuevo formulario W-9 cada año?
No. Una vez que hayas proporcionado un formulario W-9 válido a un solicitante, este seguirá siendo válido hasta que tu información cambie. Sin embargo, debes proporcionar un nuevo formulario de inmediato si cambias tu nombre, NIF, clasificación fiscal u otra información relevante.
P2: ¿Puedo negarme a proporcionar un W-9?
Técnicamente sí, pero hay consecuencias. Si no presentas un formulario W-9 cuando se te exige, el pagador debe retener el 24% de tus pagos como retención adicional y enviar ese dinero al IRS. Además, según la sección 3406, los pagadores generalmente deben retener los intereses imponibles, los dividendos y algunos otros pagos cuando el beneficiario no proporciona un TIN.
Q3: ¿Es seguro entregar el formulario W-9? ¿Qué pasa con el robo de identidad?
El formulario W-9 contiene información confidencial (su número de seguro social o EIN), por lo que solo debe proporcionarla a los solicitantes legítimos que la necesiten para presentar una declaración de impuestos válida. Pregúntales por qué la necesitan y cómo protegerán tu información. Si te preocupa proporcionar tu número de seguro social, puedes solicitar un EIN (gratuito del IRS) y usarlo en su lugar, incluso como propietario único.
P4: ¿Cuál es la diferencia entre los formularios W-9 y W-8?
El formulario W-9 es para personas estadounidenses (ciudadanos, extranjeros residentes y entidades estadounidenses). El formulario W-8 (que tiene varias variantes) es para personas y entidades extranjeras. El uso de un formulario incorrecto puede resultar en una retención incorrecta, ya sea una retención adicional del 24% o una retención según los capítulos 3 o 4 del Código Tributario Interno. Asegúrese de utilizar el formulario que coincida con su situación fiscal.
Q5: Soy propietario único con un EIN. ¿Debo usar mi SSN o EIN en el formulario W-9?
De acuerdo con las instrucciones del IRS, si es propietario único y tiene un EIN, puede ingresar su SSN o EIN. Sin embargo, debe ser coherente con el número que utiliza. La mayoría de los propietarios únicos usan su SSN a menos que tengan empleados o problemas de privacidad específicos.
Q6: ¿Qué pasa si me doy cuenta de que cometí un error después de enviar el formulario?
Envíe inmediatamente un formulario W-9 corregido al solicitante. Proporcione la información precisa, incluidos el nombre, el NIF y la clasificación fiscal correctos. Cuanto antes la corrijas, es menos probable que recibas retenciones adicionales o notificaciones de contrapartida del IRS. El solicitante puede usar la información corregida para futuros pagos e informes.
Pregunta 7: ¿Puedo enviar el formulario W-9 electrónicamente o es necesario que esté en papel?
La presentación electrónica es aceptable. El IRS permite la presentación electrónica del formulario W-9 siempre que el sistema cumpla con ciertos requisitos relacionados con las firmas, el almacenamiento y la capacidad de reproducir el formulario. Muchos solicitantes utilizan portales en línea seguros para recopilar los formularios W-9. También se aceptan copias enviadas por fax. Lo que importa es que el formulario esté completo, debidamente firmado y guardado de forma segura por el solicitante. IRS.gov