Para qué sirve el formulario W-3 (2020)
Formulario W-3 del IRS (2020) es un documento de transmisión oficial que los empleadores utilizan para enviar la copia A de todos los formularios W-2 a la Administración del Seguro Social. En él se resumen los salarios totales pagados, los impuestos retenidos y la información del empleador para un año tributario determinado. La Administración del Seguro Social la usa para verificar que los totales de todos los formularios W-2 coincidan correctamente y para acreditar los ingresos de los empleados para fines del Seguro Social y Medicare.
Los empleadores deben completar y presentar el formulario W-3 al enviar copias impresas de los formularios W-2. Quienes presenten su declaración electrónicamente a través del sistema de servicios empresariales en línea de la SSA no están obligados a presentar un formulario W-3 por separado, ya que el sistema genera uno automáticamente basándose en los archivos salariales cargados.
Para obtener un desglose detallado de los requisitos de presentación, las reglas de elegibilidad y las instrucciones paso a paso, consulta nuestra completa Formulario W-3: Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos (2020): una guía completa para empleadores.
Cuándo utilizaría el formulario W-3
Los empleadores utilizan el formulario W-3 para transmitir las declaraciones de salarios e impuestos de todos los empleados a la Administración del Seguro Social. Debe presentarse junto con la copia A del formulario W-2 antes de la fecha límite, el 1 de febrero de 2021. Esto se aplica a todos los empleadores, incluidos los empleadores domésticos, los empleados agrícolas y las organizaciones exentas de impuestos, que pagaron salarios sujetos a la retención del impuesto sobre la renta, al impuesto del Seguro Social o al impuesto de Medicare.
Si se encuentran errores, los empleadores deben presentar el formulario W-3c y los formularios W-2c corregidos para informar la misma información con precisión. Los empleadores que presentan su solicitud electrónicamente a través del sistema de servicios empresariales en línea de la SSA no necesitan presentar una copia impresa, ya que el sistema carga automáticamente los archivos salariales y genera la transmisión de las declaraciones salariales e impositivas.
Reglas y requisitos clave para 2020
Los empleadores que presenten incluso un formulario W-2 también deben presentar el formulario W-3. El número de identificación, el nombre y la dirección del empleador deben coincidir con los de las declaraciones de impuestos laborales presentadas ante el Servicio de Impuestos Internos. El formulario W-3 resume los salarios pagados, los salarios del Seguro Social, los impuestos de Medicare y el impuesto sobre la renta retenido.
Los empleadores que presenten 250 o más formularios W-2 deben presentarlos electrónicamente, a menos que se les conceda una exención. Las copias impresas deben utilizar formularios oficiales en tinta roja. Para 2020, los empleadores pueden truncar los números de Seguro Social de los empleados en las copias de los empleados, pero no en las que se envíen a la Administración del Seguro Social. El límite de gastos flexibles de salud es de 2.750 dólares, y las prestaciones por cuidado de dependientes deben declararse en el recuadro 12.
Para obtener detalles completos sobre los informes salariales, las retenciones y las declaraciones de impuestos por desempleo, consulte nuestra guía para Formularios de impuestos sobre nómina y empleo.
Paso a paso: Cómo completar el formulario W-3
Paso 1: Reunir la información requerida
Los empleadores deben recopilar todos los formularios W-2 completados, la información comercial y los registros tributarios del año. Esto incluye el número de identificación del empleador, la dirección comercial, los números de identificación estatales y los detalles de las declaraciones trimestrales de impuestos sobre la nómina. La precisión es esencial porque los totales del formulario W-3 deben coincidir con los de los formularios W-2.
Paso 2: Complete las casillas de identificación
Introduzca el número de identificación del empleador, el nombre comercial legal y la dirección completa en las casillas designadas. Incluya el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de la persona de contacto para ayudar a la SSA a comunicarse rápidamente con el empleador en caso de que surjan dudas.
Paso 3: Identificar el tipo de pagador y empleador
Los empleadores deben seleccionar el tipo correcto de pagador de entre las opciones ofrecidas, como 941, 943, 944, CT-1, militar o empleador doméstico. También deben identificar el tipo de empleador, ya sea que no se aplique ninguno, el 501 (c) no gubernamental, el estatal o local que no sea el 501 (c), el gobierno federal u otra categoría. Los empleadores que pagaron una prestación por enfermedad a terceros deben marcar la casilla correspondiente.
Paso 4: Ingresar los totales de salarios e impuestos
Los empleadores deben registrar la cantidad total de formularios W-2 transmitidos y los totales combinados de los salarios pagados, las propinas sujetas a retención, el impuesto federal sobre la renta retenido, los salarios del Seguro Social y los salarios de Medicare. Los empleadores también deben incluir la información salarial estatal y local aplicable.
Paso 5: Revise la precisión
Los empleadores deben verificar que todos los montos del formulario W-3 sean iguales a los totales de todos los formularios W-2. Los errores más comunes incluyen números de identificación del empleador incorrectos, totales no coincidentes y selecciones incorrectas del tipo de pagador. El uso de software de nómina o impuestos ayuda a minimizar los errores de cálculo manual.
Paso 6: Firmar, fechar y enviar
Los empleadores deben firmar y fechar el formulario, incluido su título. Las copias impresas deben enviarse por correo planas, sin grapas ni pliegues, a la dirección que aparece en las instrucciones. Los empleadores deben conservar una copia del formulario y de todos los registros del formulario W-2 durante al menos cuatro años.
Errores comunes y cómo evitarlos
Los empleadores con frecuencia cometen errores al completar el formulario W-3, lo que puede resultar en rechazos, demoras o multas. Una preparación y una revisión cuidadosas pueden ayudar a evitar estos problemas comunes.
- Totales no coincidentes entre los formularios W-3 y W-2: Prepare siempre el formulario W-3 después de completar todos los W-2 para asegurarse de que los totales coincidan. Cualquier corrección que se haga en los W-2 también debe reflejarse en el W-3.
- Seleccionar el tipo de pagador incorrecto: Asegúrese de que se verifique el tipo de pagador correcto para evitar desajustes con otras declaraciones de impuestos sobre el empleo.
- Envío de formularios fotocopiados o en tinta negra: La SSA solo acepta formularios escaneables en tinta roja o presentaciones electrónicas aprobadas; solicite los formularios oficiales con anticipación para cumplir con los plazos de presentación.
- Incluidos los pagos con formularios: No envíe pagos de impuestos con los formularios W-2 o W-3; todos los impuestos laborales deben pagarse por separado al IRS.
Verificar todos los totales, números de identificación y métodos de presentación antes de la presentación ayuda a los empleadores a mantener el cumplimiento y evitar costosos errores de procesamiento.
Qué sucede después de presentar la solicitud
Después de presentar el formulario W-3 y el formulario W-2, la Administración del Seguro Social verifica la exactitud de los totales, los números de identificación del empleador y los salarios declarados. Una vez aprobada, la información actualiza los registros del Seguro Social y Medicare de los empleados y se comparte con el Servicio de Impuestos Internos para confirmar la declaración de impuestos sobre la renta. Los empleadores que presentan la declaración electrónica reciben una confirmación inmediata, mientras que los que declaran en papel solo reciben una notificación si se producen errores.
Preguntas frecuentes
¿Qué información incluye el formulario W-3?
El formulario W-3 informa los salarios totales de los empleados, los salarios imponibles, el impuesto del Seguro Social, el impuesto de Medicare y la retención del impuesto sobre la renta. También incluye el número de identificación del empleador, la dirección del empleador y el número de control para las declaraciones de salarios e impuestos transmitidas.
¿Qué sucede si un empleador necesita corregir errores en una declaración de impuestos?
Los empleadores que descubran errores en los archivos salariales o en las declaraciones de impuestos deben presentar el formulario W-3c y los formularios W-2c corregidos. Estos formularios de impuestos laborales relacionados permiten a los empleadores corregir los errores y cargar los archivos salariales con precisión a la Administración del Seguro Social.
¿Cómo se declaran los impuestos sobre la renta y los impuestos de Medicare?
El formulario W-3 suma todos los montos declarados en los formularios W-2, incluidos los impuestos sobre la renta retenidos y los impuestos de Medicare. Los empleadores deben asegurarse de que los salarios del Seguro Social o Medicare, junto con otras compensaciones pagadas, se ingresen correctamente antes de presentar las copias impresas o electrónicas.
¿Las organizaciones exentas de impuestos o los servicios uniformados pueden usar el formulario W-3?
Sí, las organizaciones exentas de impuestos, los servicios uniformados y los empleadores no agrícolas deben presentar un formulario W-3 si emiten algún formulario W-2. La misma información y fecha límite se aplican independientemente del tipo de empleador o de la exención solicitada.
¿Dónde pueden los empleadores presentar el formulario W-3 y descargar los formularios oficiales?
Los empleadores pueden presentar electrónicamente el formulario W-3 y los formularios relacionados a través del portal de servicios empresariales en línea de la SSA o enviar copias impresas por correo a la dirección que figura en el sitio web del IRS. También pueden descargar formularios del año anterior, ejemplos y notas de presentación de forma segura desde el sitio web del IRS.