Para qué sirve el formulario W-2 (2020) del IRS
Problema de los empleadores Formulario W-2 del IRS, también llamada Declaración de salarios e impuestos, para declarar los salarios, los salarios imponibles, el impuesto federal sobre la renta retenido y otra información requerida de fin de año. El formulario permite a los empleados revisar los ingresos brutos, los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare y las obligaciones tributarias federales. La Administración del Seguro Social usa las cifras reportadas para mantener registros precisos de los ingresos y confirmar que los salarios imponibles y los montos de impuestos de Medicare se registran correctamente.
Los empleadores deben presentar el formulario a principios del año calendario para cumplir con las normas federales de presentación de informes. Los empleados deben revisar cada registro minuciosamente porque la información precisa influye en los reembolsos, los saldos adeudados y los resultados generales de la presentación de solicitudes. Los empleados también deben verificar cualquier código que afecte a la presentación de informes y asegurarse de que todos los detalles parezcan completos antes de enviar las declaraciones.
Encontrará orientación adicional sobre la presentación de informes salariales en nuestra Formularios de impuestos sobre nómina y empleo sección.
Cuándo utilizaría el formulario W-2 (2020) del IRS
Los empleados utilizan el formulario durante la preparación de la declaración de impuestos porque en él figuran los impuestos federales retenidos, los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare y los salarios estatales. Cada empleado se basa en las anotaciones salariales del formulario W-2 para determinar los ingresos, los montos totales pagados y los montos adeudados en virtud de la ley federal. Los representantes usan la información para confirmar los registros del empleador.
Un empleado usa el formulario para verificar los datos personales porque las entradas precisas respaldan la presentación correcta de informes. El formulario ayuda a los trabajadores a comparar los ingresos de varios trabajos durante el año. Los empleados guardan una copia para necesidades futuras y registran cualquier artículo elegible.
El uso oportuno del formulario contribuye a una presentación precisa porque las entradas completas evitan problemas. La información ayuda a los empleados a preparar documentos para responder a las preguntas sobre los datos salariales.
Reglas o detalles clave para 2020
Los empleadores deben seguir las reglas de presentación de informes de 2020 que cubren los salarios sujetos a impuestos, los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare y la cobertura médica patrocinada por el empleador. El formulario puede incluir las contribuciones a un plan de compensación diferida, los montos de las pensiones, los gastos, las entradas de intereses y los costos del seguro médico. Los empleados deben confirmar los números de Seguro Social y el monto total declarado, ya que cada corrección afecta a los cálculos de impuestos.
El año tributario 2020 permitió abreviar los números de Seguro Social en las copias del formulario para los empleados. Los empleadores aún tenían que informar el número completo a la Administración del Seguro Social para que la agencia pudiera actualizar los registros de ingresos. Cada empleador también debía cumplir con los requisitos federales de declaración de impuestos sobre la renta para todos los salarios pagados.
Los empleadores deben mantener registros de pagos y los empleados deben revisar todas las entradas. Este proceso ayuda a prevenir posibles sanciones.
Paso a paso (nivel alto)
Paso 1: Los empleados obtienen el formulario W-2 (2020) del IRS por correo o mediante acceso seguro en línea. Los empleados revisan los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare, los salarios sujetos a impuestos y el impuesto federal sobre la renta retenidos para verificar su exactitud. Los empleados se comunican con el empleador cuando la información salarial e impositiva parece incompleta o claramente incorrecta.
Paso 2: Los empleadores calculan los salarios, las propinas, los pagos en efectivo y las contribuciones que califican como salarios sujetos a impuestos. Los empleadores completan cada declaración de salarios e impuestos, verifican los números de seguro social y preparan los datos para su presentación. Los empleadores envían los formularios a la Administración del Seguro Social y proporcionan a los empleados copias para las declaraciones de impuestos.
Paso 3: Los empleados solicitan correcciones cuando alguna entrada salarial o cifra impositiva parece incorrecta. Los empleados utilizan los registros de cheques de pago para respaldar cada solicitud de formulario corregida. Los empleadores presentan las correcciones para mantener los registros precisos.
Errores comunes y cómo evitarlos
Muchos contribuyentes experimentan demoras cuando las presentaciones del formulario W-2 del IRS contienen errores de presentación evitables. Estos errores interrumpen la equiparación salarial del IRS y la SSA y requieren una verificación adicional. Una revisión clara de los problemas refuerza el cumplimiento y respalda la actualización precisa de los registros. La preparación minuciosa por parte del empleador limita las solicitudes de seguimiento de las agencias federales.
- Números de seguro social incorrectos: Este error ocurre cuando los empleadores registran un número que no coincide con el documento oficial de la SSA del empleado. Los empleadores evitan este error al verificar el número con el registro del empleado antes de presentar la solicitud.
- Números de identificación del empleador que no coinciden: Este error aparece cuando el EIN del formulario difiere del EIN utilizado en los informes de nómina. Los empleadores evitan este problema cuando confirman el número correcto en todas las presentaciones.
- Salarios imponibles mal declarados: Este error se produce cuando los sistemas de nómina incluyen o excluyen artículos de forma incorrecta. Los empleadores evitan las discrepancias cuando comparan los resúmenes salariales con los registros de nóminas de fin de año.
- Códigos de cobertura médica patrocinados por el empleador omitidos: Este error aparece cuando los montos de cobertura requeridos no aparecen en la casilla designada. Los empleadores evitan esta omisión al revisar los registros de beneficios antes de generar el formulario.
- Totales de retención incorrectos: Este error ocurre cuando el impuesto federal sobre la renta retenido no coincide con los informes del sistema de nómina. Los empleadores evitan este error al conciliar los registros de retenciones con los totales declarados.
Qué sucede después de presentar la solicitud
El IRS recibe cada declaración de impuestos y compara la información salarial e impositiva con los datos declarados por el empleador. La Administración del Seguro Social actualiza el registro de ingresos del empleado utilizando los salarios del Seguro Social y los salarios de Medicare. Los informes precisos respaldan los cálculos adecuados de los beneficios para futuras solicitudes.
El IRS puede solicitar información adicional cuando aparezcan diferencias en los salarios sujetos a impuestos o los montos retenidos. Es posible que los empleadores deban presentar formularios corregidos para actualizar los salarios estatales, el impuesto federal sobre la renta retenido y otros campos salariales declarados. Los empleados deben conservar copias de todos los formularios para respaldar los esfuerzos de verificación posteriores.
Los empleados reciben reembolsos cuando los montos retenidos superan las obligaciones tributarias del año tributario. Los empleados pagan los saldos restantes cuando los montos mostrados no cubren el pasivo requerido.
Para obtener más ayuda para la presentación de solicitudes y orientación sobre formularios del IRS, visite nuestro Centro de ayuda para formularios del IRS.
Preguntas frecuentes
¿Recibo un formulario por separado cuando los empleadores declaran los salarios del Seguro Social y los salarios de Medicare para diferentes trabajos?
Cada empleador debe emitir un formulario por separado porque cada empleador declara los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare, los salarios sujetos a impuestos y el impuesto federal sobre la renta retenidos durante el año tributario. Los contribuyentes deben conservar todos los formularios para que la declaración de impuestos sobre la renta refleje todos los ingresos. Los informes precisos ayudan a evitar demoras o solicitudes adicionales de información.
¿Por qué el monto retenido del impuesto federal sobre la renta difiere del ingreso bruto que figura en mis registros de cheques de pago?
El recuadro 1 excluye las entradas antes de impuestos, como los costos del seguro médico o las contribuciones al plan de compensación diferida. Los registros de cheques de pago muestran los ingresos brutos, que incluyen todos los ingresos antes de los ajustes. La diferencia garantiza que los salarios imponibles correctos aparezcan en la declaración de impuestos sobre la renta.
¿Qué debe hacer un contribuyente cuando un empleador no puede proporcionar la información salarial e impositiva necesaria para declarar los salarios?
El contribuyente debe comunicarse primero con el empleador porque el empleador mantiene la información salarial e impositiva del año tributario. Si el contribuyente no puede obtener el formulario, puede comunicarse con el IRS para obtener más instrucciones. Es posible que el contribuyente necesite los registros de sus cheques de pago para firmar y presentar una declaración a tiempo.
¿Puede un contribuyente presentar una declaración de impuestos sin incluir en el formulario los salarios estatales, los salarios del Seguro Social o los salarios de Medicare?
El contribuyente debe esperar a recibir el formulario porque el documento informa sobre los salarios estatales, los salarios del Seguro Social, los salarios de Medicare y los salarios sujetos a impuestos. La presentación sin el formulario aumenta la probabilidad de que las entradas sean incorrectas. El IRS puede solicitar la información corregida más adelante.
¿Qué sucede cuando un contribuyente recibe un formulario corregido que cambia el impuesto federal sobre la renta retenido o los montos de los impuestos de Medicare?
El contribuyente debe comparar todas las entradas corregidas con el formulario original. Un formulario corregido puede actualizar el impuesto federal sobre la renta retenido, el impuesto de Medicare o los salarios imponibles. Es posible que el contribuyente deba presentar una declaración de impuestos sobre la renta modificada si los números corregidos cambian el cálculo.